Requisitos de presentación de una sociedad limitada local después de la incorporación | Company formation in Hong Kong

Requisitos de presentación de una sociedad limitada local después de la incorporación

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Toda sociedad limitada local y sus funcionarios deben realizar la entrega oportuna de las declaraciones reglamentarias al Registrador de Empresas.

De modo que, se pueda realizar un registro estricto del cumplimiento de los diferentes requisitos establecidos por la Ordenanza de Empresas (CO según sus siglas en inglés).

Por lo que, si estás comenzando una sociedad limitada local y no sabes cuales son las declaraciones reglamentarias, a continuación, expondremos una guía general que destaque las principales declaraciones legales que deben entregar los responsables de esta sociedad al Registro de Empresas.

Tabla de contenido

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Sociedad Limitada Local: Principales declaraciones legales

Dependiendo de las diferentes acciones que realice la compañía, esta debe presentar declaraciones reglamentarias en un lapso de tiempo establecido al Registro de empresas.

Las principales declaraciones que debe presentar una sociedad limitada local, son las siguientes:

NAR1 Retorno anual

Toda empresa en Hong Kong debe presentar una declaración anual con el formulario NAR1 para su registro. Este formulario está diseñado para proporcionar distintos datos actualizados de la empresa, tales como: dirección del domicilio social, información y cantidad de accionistas, directores, secretarios etc.

Ahora bien, dependiendo del tipo de compañía, dependerá la fecha de entrega de esta declaración.

  • Empresa privada. Dentro de los 42 días posteriores a la fecha de la junta general anual de la compañía.
  • Empresa pública. Si comienza el año financiero, antes de cumplir los 42 días siguientes a la realización de la junta general anual. O, dentro de los 42 días posteriores a la fecha establecida para la devolución de la empresa, es decir, 6 meses después del final del periodo de referencia contable de la compañía.
  • Empresa limitada por garantía. Si comienza el año financiero, antes de transcurrir 42 días tras la realización de la junta general anual. O, dentro de los 42 días posteriores a la fecha de devolución de la compañía, es decir, 9 meses antes de realizarse el final de período de referencia contable.

Por otra parte, también debes tener presente lo siguiente:

  1. Si se realiza la entrega de la declaración anual por correo, este no se considerará recibido hasta que el Registrador no haya confirmado la recepción del documento.
  2. En caso de incumplir los plazos de entrega de las declaraciones anuales se generará una multa de máximo HK $50.000. Además, de una multa diaria por defecto de HK $1.000.

NR1 Aviso de cambio de dirección de domicilio social

Toda compañía local en Hong Kong debe contar con una oficina registrada en este país a la cual se envían todas las comunicaciones y avisos importantes para la misma.

En el caso de realizarse un cambio de dirección de domicilio social, la empresa debe anunciar al registrador dentro de los 15 días después a haberse realizado el cambio de forma oficial.

De no ser entregada en el tiempo establecido la notificación de cambio de domicilio o, no asegurarse que el registrador realice este cambio, se generará una multa económica que puede alcanzar los HK $50.000 y, una multa diaria por defecto de HK $1.000.  

ND2A Aviso de cambio de secretario y director de la empresa (cese del puesto o nombramiento)

Las empresas privadas deben contar con al menos un director y un secretario para la administración de la compañía. Mientras que, las empresas públicas o sociedad limitadas por garantía deben contar con un mínimo de dos directores y un secretario.
No obstante, sin importar el tipo de empresa, bajo ninguna circunstancia se permite que un director ejerza también el papel de secretario o que una persona jurídica sea nombrada como director de una compañía.
Ahora bien, toda empresa debe notificar al registro máximo 15 días después el nombramiento o cese de actividades de un secretario o director en la empresa.
Teniendo presente que el nuevo secretario debe ser una persona física que resida de forma constante o habitual en Hong Kong. En el caso del nombramiento de una persona jurídica, esta debe contar con un domicilio social o un lugar de negocios en el país.
En el caso de no cumplir con el envío en el tiempo establecido del formulario ND2A y una declaración de consentimiento para que la persona actué como director, se genera una multa.
La multa económica puede llegar a alcanzar hasta los HK $25.000 y, una multa diaria por incumplimiento de HK $700.

ND2B Aviso de cambio en datos de la empresa por parte del secretario o director

Con el apoyo de la junta directiva de la empresa y a través del cumplimiento de las normas internas de la misma y de la normativa de la Ordenanza de Empresas, un director o secretario pueden realizar cambios en los datos de la empresa.

Una vez realizado este cambio, la compañía debe informar el mismo dentro de los 15 días posteriores al mismo. De no hacerlo, recibirán una multa de máximo HK $25.000, en conjunto con una multa diaria por defecto de HK $700.

NSC1 Devolución de la asignación

La devolución de la asignación hace referencia al proceso de agregar nuevas acciones a una empresa. En este caso, no es necesario presentar el nombre de la persona que recibirá estas acciones hasta que sea presentada la declaración legal.

El formulario NSC1 debe entregarse hasta un mes después de haber adjudicado las acciones. Asimismo, el formulario debe contener un registro especifico sobre las acciones asignadas, total de las acciones, propietario etc.

Además, el formulario también debe incluir una declaración de capital que es una instantánea del último capital social de la empresa.

Si se incurre en el incumplimiento de la entrega de este formulario en el Registro, se impondrá una multa máxima de HK $25.000, con un extra por defecto de HK $700 por día.

Sociedad Limitada Local: Consejos y recomendaciones

Ya conoces los aspectos básicos de las principales declaraciones legales que toda sociedad limitada local y sus funcionarios deben realizar. Ahora te presentaremos algunos consejos y recomendaciones para realizar este proceso de forma correcta.

  • Lee está guía junto con las disposiciones de la Ordenanza de Empresas, de este modo podrás aclarar todas tus dudas.
  • Todos los formularios que hemos mencionado están disponibles de forma gratuita en la página web http://www.cr.gov.hk/. También puedes adquirir copias impresas de cada formulario en el piso 14 de la Oficina gubernamental de Queensway, 66 Queensway, Hong Kong.
  • Algunos documentos pueden requerir el pago de tarifas para ser recibidos. Un documento que no esté acompañado por el pago correcto de la tarifa es considerado insatisfactorio y por ende puede ser rechazado por el Registrador. Generando posteriormente un pago de multa por entrega tardía.
  • Para evitar errores en los formularios ND2A y ND2B lo más recomendable es que los directores de la compañía estén familiarizados con sus deberes como directores. Evitando de este modo exceder sus capacidades o, por el contrario, no cumplir con sus tareas.
  • Para facilitar la entrega puntual de las declaraciones legales, la página del Registro electrónico (eregistry.gov.hk) le ofrece a todos sus usuarios registrados un servicio de “recordatorio electrónico de declaración anual”.
  • La página del Registro proporciona folletos informativos para orientar a cualquier propietario de una compañía en diferentes aspectos, como, por ejemplo: una breve guía para la declaración anual de una empresa privada, pública o limitada por garantía.

Resumen final

El cumplimiento puntual de cualquiera de las declaraciones legales es fundamental para evitar que una sociedad limitada local y todos los funcionarios que la integran sean expuestos a multas.

Razón por la cual, es tan importante tener presente las fechas de entrega de estos documentos, y aprovechar herramientas como el recordatorio electrónico de declaración anual que el gobierno de Hong Kong le ofrece a sus ciudadanos.

Por otra parte, si aún tienes alguna duda sobre cómo realizar estas declaraciones, o realmente no creas que puedas mantener a tu empresa al día con estos aspectos legales, ¡contáctanos! En Vita Liberta te proporcionaremos toda la orientación que necesitas para cumplir con lo establecido en la Ordenanza de Empresas.

Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad y, sí fue así ¡compártelo! O déjanos saber tu opinión sobre este tema.

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