Fechas clave que el propietario de una empresa en Hong Kong debe conocer | Company formation in Hong Kong

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May 26, 2021

Fechas clave que el propietario de una empresa en Hong Kong debe conocer

En Hong Kong se le exige a todos los accionistas, directores y gerentes de una sociedad limitada, entregar documentos de presentación legal en un plazo de tiempo específico.

Y, en caso de no hacerlo (sin importar el motivo) se genera una imposición de sanciones, castigos o enjuiciamientos en contra de los responsables.

Para ayudarte a evitar multas o enjuiciamientos por retrasos en la entrega de documentos, en este artículo te mencionaremos todas las fechas claves de obligaciones de presentación que como propietario de una empresa en Hong Kong debes conocer.

Fecha de aniversario de la constitución

Podemos decir que el aniversario de una compañía es el día del “nacimiento” de la misma, es decir su cumpleaños.

Ahora bien, en esta fecha, el gobierno de Hong Kong, específicamente el Registro de Empresas y el Departamento de Impuestos Internos, exigen una declaración anual.

Este documento es necesario para poder realizar la renovación del Certificado de Incorporación y la Renovación del Registro de Empresas.

Retorno anual

La declaración anual es un documento que exige la presentación de detalles importantes de la compañía, tales como: domicilio social, datos de los socios, razón social, capital, entre otros. Requisitos muy similares a los exigidos en el formulario de incorporación de la empresa (NNC1).

Este documento debe ser entregado a través de un formulario especifico, cuyo nombre en código es NAR1.

Además, debes tener presente lo siguiente:

  • La fecha límite para la entrega de este documento son 42 días después de la fecha de aniversario de la compañía.
  • La tarifa estándar de pago en HK $105.
  • El incumplimiento de la entrega del documento en el plazo establecido dará lugar a un proceso judicial en los tribunales de magistrados. Se puede imponer una multa máxima de HK $50.000 más una multa diaria por defecto de HK $1.000.

Por otra parte, si has realizado cambios importantes en la empresa como reemplazo de directores o secretarios, cambio de domicilio social, cambio del nombre, etc.

No podrás presentar esta nueva información en el documento hasta que hayas notificado al Registro de Empresas a través de un formulario especifico dependiendo del cambio realizado.

En otras palabras, en la declaración anual se debe reflejar el cambio ocurrido, más no es un medio para informar de los cambios realizados.

Renovación de registro comercial

El Certificado de Registro Comercial es una licencia en Hong Kong que te permite realizar negocios y el registro del contribuyente en este país.

Aproximadamente unas dos semanas antes de la fecha de vencimiento del certificado actual, el Departamento de Impuestos Internos (IRD según sus siglas en inglés) publicará una nota de demanda que incluye la nueva licencia de la compañía.

Sin embargo, para completar la renovación y que el certificado nuevo entre en vigor es necesario cancelar la tasa de pago y el gravamen del gobierno.

Ahora bien, otros aspectos que debes tener presente son:

  • Este documento no es una autorización para realizar actividades comerciales en Hong Kong. Ya que para ello debe solicitar una licencia especifica dependiendo de la actividad que realizará la compañía.
  • El uso del certificado es únicamente para fines tributarios en Hong Kong.
  • Puedes optar por una licencia de 1 o 3 años del registro comercial. Sin embargo, no tendrás derecho a ningún descuento en la opción de 3 años.
  • El incumplimiento de las disposiciones de la Ordenanza de Empresas, puede generar la imposición de una multa de HK $5.000 y un año de encarcelamiento.

Fecha de finalización del año fiscal del gobierno de Hong Kong

Cada año fiscal en Hong Kong comienza el 1ero de abril y finaliza el 31 de marzo del próximo año. Por ejemplo, el año fiscal 2020/21 se refiere al período comprendido entre el 1 de abril de 2020 y el 31 de marzo de 2021.

Estas fechas son realmente importantes tanto para los empleadores como para los empleados.

Para los empleadores porque deben preparar los registros de nómina de sus empleados y presentarlos en la Declaración del empleador dentro del año fiscal. Mientras que, para los empleados los ingresos personales provenientes del empleo estarán sujetos a impuestos sobre salarios.

Los aspectos que debes tener presentes durante el año fiscal son:

  • El IRD enviará el 1ero de abril una nota de demanda de declaración anual del empleador a cada compañía. Luego contarán con un plazo de un mes (después de la fecha de emisión) para la presentación de la Declaración del empleador.
  • El IRD también enviará el primer día hábil del mes de mayo una Declaración de Contribución Individual y Declaración de contribución. La fecha límite de entrega es un mes después de la fecha de emisión.
  • Las demoras en la presentación de impuestos generarán la imposición de sanciones y podrían dar lugar a un enjuiciamiento.

Fecha contable

La fecha contable es la fecha de finalización del año financiero para un contribuyente corporativo en Hong Kong. Esta fecha establece un periodo de tiempo en el cual la compañía deberá informar de todos sus asuntos fiscales y contables.

Por ejemplo, la fecha contable de una compañía es el 31 de mayo y, el período de presentación de informes es del 1 de junio de 2019 al 31 de mayo de 2020 en el año fiscal 2020/21.

Este se debe a que el IRD puede exigir legalmente el impuesto sobre las ganancias que la compañía haya obtenido. Cuando recibe la declaración de impuestos en mayo de 2021, solo cuenta con los asuntos contables fiscales que reflejan su último período contable completo.

Una vez se haya determinado la fecha contable, se deben tener al día los siguientes documentos:

  • Auditoria legal.
  • Presentación de declaraciones de impuestos sobre beneficios.

Por otra parte, las empresas extranjeras cuentan con flexibilidad para establecer la fecha de contabilidad. Esto está dispuesto para ayudarles a alinear sus asuntos contables y tributarios en Hong Kong en conjunto con los de su país de origen.

Esta flexibilidad puede ser una opción sin costo para ganar 12 meses antes de la fecha límite.

Auditoria contable y legal

El producto obtenido de la auditoria contable y legal son un conjunto de libros de contabilidad auditados y un informe de auditoría. Al conjunto de ambos se le conoce como “informe de auditoría”.

Debido a que solo se exige la presentación de impuestos sobre las ganancias con el informe de auditoría, es posible comenzar con esta tarea días después de la fecha de contabilidad.

Presentación de declaración de impuestos

El paso final para cumplir con todos los requisitos y ordenanzas del gobierno de Hong Kong es la presentación de la declaración de impuestos.

Para ello deberás realizar un cálculo preciso de impuestos generados durante el año fiscal y luego registrarlos en el formulario.

Resumen final

Una excelente manera no olvidar de las fechas claves de presentación de documentos es llevando un registro de ellas.

Además, puedes utilizar un calendario o alguna aplicación que te recuerde un par de semanas antes cuando se acerca la fecha. De modo que, puedas prepararte con antelación y tener todos los documentos listos antes de la fecha establecida.  

Por otra parte, si no confías en tu memoria para realizar esta tarea ¡no te preocupes! En Vita Liberta contamos con personal plenamente capacitado para mantener tus requisitos de presentación obligatoria al día y evitar fallas en su entrega.

¡No esperes más y contáctanos para conocer sobre nuestros servicios!

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