Cómo elegir la mejor secretaria corporativa en Hong Kong | Company formation in Hong Kong

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August 08, 2021

Cómo elegir la mejor secretaria corporativa en Hong Kong

Hong Kong es una excelente región para comenzar un negocio en el extranjero. No obstante, al igual que cualquier país se deben cumplir ciertos requisitos para la apertura de una empresa.

Un requisito indispensable para la apertura de una compañía en Hong Kong es el nombramiento de una secretaría corporativa.

Si aún no conoces que son las secretarias corporativas, sus funciones e importancia para una compañía, entonces te invito a leer este artículo hasta el final.

¿Qué es una secretaria corporativa?

Lo primero que debes tener presente es que una secretaria corporativa no es una secretaria tradicional.

Una secretaria corporativa es una persona con alto rango en la compañía, ya que trabaja e interactúa directamente con los directores y accionistas. También se encargan de mantener una buena comunicación entre la empresa y los entes gubernamentales y organismo reguladores (tales como Registro de Empresas, IRD, SFC, la bolsa de valores de Hong Kong, entre otros).

Por otra parte, la Ordenanza de Empresas (sección 474, capítulo 626) establece que, toda empresa tiene que contar con una secretaria/o corporativa para poder completar el registro de la misma en Hong Kong.

Funciones de una secretaria corporativa en Hong Kong

Una secretaria corporativa tiene que cumplir con amplia variedad de deberes y responsabilidades tanto administrativas como generales.

A continuación, te contaré cuales son las tareas que debe realizar una secretaria corporativa en tu compañía.

Manejar la correspondencia

Toda la correspondencia de entes gubernamentales y organismos reguladores es recibida por la secretaria de la compañía. La cual se encarga de abordar cualquier información que requiera acciones de la compañía y comunicarse con las autoridades si es necesario.

Ayudar en la preparación y presentación de la declaración anual

La declaración anual es un documento que se entrega al Registro de Empresas de Hong Kong anualmente. El cual contiene información relevante de su compañía y debe estar firmado por el director, secretaria corporativa o un representante autorizado.

La presentación de este documento es importante para el buen funcionamiento de su compañía. Y en caso de no entregarlo a tiempo, el gobierno puede establecer sanciones y multas a la empresa por cada día de retraso.

Ahora bien, la secretaria corporativa es la responsable de garantizar la preparación y la entrega puntual de los documentos al Registro de Empresas.

Asegurarse del mantenimiento y actualización de los libros estatutarios de la compañía

Para que su compañía funcione de forma adecuada es crucial que funcione de forma ordenada y lleve un registro preciso de todas las acciones que se realizan.

La secretaria de la empresa tiene que mantener actualizados todos los documentos legales de su compañía. Y ante cualquiera de los siguientes cambios, notificar a las autoridades competentes:

  • Agregar o eliminar un accionista o director de la empresa.
  • Cambios de razón social.
  • Ajustes del capital social de la compañía.
  • En el caso de reubicación de la oficina comercial registrada.

Mantener al día los libros estatutarios ayudará a garantizar que su empresa esté lista para presentar sus libros legales a cualquier autoridad que los solicite.

Organizar y asistir a reuniones de la compañía

Una función básica de la secretaria corporativa es organizar y asistir a reuniones de su empresa.

En Hong Kong, toda reunión que requiera la presencia de la junta directiva y los accionistas, debe ser organizada por la secretaria de la compañía. La secretaria también debe encargarse de preparar las agendas de la reunión, asistir y redactar actas con las conclusiones o acuerdos realizados durante las mismas.

Ayudar a emitir y transferir acciones en la compañía

Al igual que en cualquier empresa del mundo, es normal que se desarrollen procesos de compra, venta o transferencia de acciones.

Sin embargo, para realizar un proceso de compra/venta/transferencia de acciones, el gobierno de Hong Kong exige el cumplimiento de leyes y procedimientos estrictos.

Ahora bien, es responsabilidad de la secretaria de la empresa garantizar el cumplimiento de las leyes y procedimientos y, notificar al ente encargado los cambios realizados.

En el caso de no realizar el proceso de compra/venta/transferencia de acciones de forma adecuada, es posible que el gobierno de Hong Kong sancione a la compañía con el pago de una multa.

Requisitos para el nombramiento de una secretaria corporativa

Como te mencioné antes, el puesto de secretaria corporativa es importante dentro de tu compañía.

Por lo que, antes de escoger a una persona, es fundamental que te asegures de que cumpla con requisitos básicos para garantizar su buen desenvolvimiento en las tareas que debe realizar en la empresa.

La Ordenanza de Empresas de Hong Kong (sección 474 (4), capítulo 622) y Bolsa de Valores (según la regla de cotización 3.28) establecen que la secretaria de la compañía debe cumplir los siguientes requisitos:

  1. Si es una persona física, debe ser residente de Hong Kong.
  2. Si es una persona judicial, la corporación debe tener un domicilio social registrado o al menos un negocio activo ubicado en Hong Kong.
  3. Debe ser miembro del Instituto de Secretarios Colegiados de Hong Kong.
  4. La secretaria debe ser abogada o procuradora de profesión.
  5. Tener experiencia demostrable para desempeñar las funciones laborales. Te recomiendo asegurarte que la persona que sea candidata tenga experiencia con: las reglas de cotización y otras leyes relacionadas, experiencia como secretaria, etc.

Por otra parte, debes tener presente que todos estos requisitos están diseñados para facilitar tu trabajo en la búsqueda de personal capacitado para tu compañía.

Recuerda que, la secretaria corporativa es la responsable de entregar a tiempo documentos de la compañía a los entes gubernamentales. Cualquier atraso o incumplimiento de estas normativas generarán multas y sanciones para la empresa.

Documentos para el registro de una secretaria corporativa

Si ya has entrevistado a posibles candidatos y crees haber encontrado a una persona capacitada para unirse a tu compañía, entonces es momento de registrarlo.

Para registrar a una persona en el puesto de secretaria de la empresa debes presentar documentos específicos, tales como:

  • De ser una persona física se debe presentar: nombres y apellidos actuales (si hubo cambios, el nombre anterior), alias (si lo hay), dirección de residencia, numero de identificación o número del pasaporte y país emisor.
  • De ser una persona jurídica se debe presentar: la razón social y la dirección de domicilio social o central.

Importancia de una secretaria corporativa en Hong Kong

Ya te mencioné todo lo que necesitas saber acerca de las responsabilidades y deberes que realizará la secretaria de la empresa.   

Ahora bien, es momento de conocer los beneficios o importancia de contar con una secretaria corporativa en tu negocio.

  • Un secretario de la empresa es una persona importante para garantizar el crecimiento y la sostenibilidad de cualquier negocio. Ya que ayuda a mantener una buena relación entre la compañía y los entes gubernamentales y, el orden interno de la misma.
  • Actúa como representante legal de la empresa ante los entes encargados de regular el funcionamiento y las actividades de la empresa.
  • Garantiza la entrega puntual de cualquier documento a los entes gubernamentales.

Cabe señalar que una compañía que no cuente con una secretaria corporativa puede no tener la posibilidad de cotizar en la Bolsa de Valores de Hong Kong. Debido a que no cuenta con un personal calificado que lo represente.

Resumen final

Para finalizar, una secretaria corporativa es crucial para mantener el buen funcionamiento de su negocio. Especialmente para contribuir en las entregas puntuales de documentos exigidos por la ley de Hong Kong.

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