Обязанности и требования, предъявляемые к секретарю компании в Гонконге | Company formation in Hong Kong

Обязанности и требования, предъявляемые к секретарю компании в Гонконге

Примерное время чтения статьи составляет 5 минут

Ордонанс о компаниях требует, чтобы все организации, ведущие в Гонконге деятельность, были зарегистрированы на территории Специального административного района Гонконг и имели, как минимум, одного директора и одного секретаря. В этой статье мы подробно остановимся на последнем, перечислим его основные обязанности и признаки того, что Вам нужно подыскать себе нового секретаря.

Оглавление

Главная> Блог> Обязанности и требования, предъявляемые к секретарю компании в Гонконге

1. Кто такой секретарь компании?

Согласно Разделу 474 Главы 622 Ордонанса о компаниях, секретарь компании – это представитель фирмы, в обязанности которого входит обеспечение соответствия компании всем требованиям законодательства и подзаконных актов Гонконга.
Секретарь – не просто клерк, он занимает высокое положение в вашей фирме, работая с директорами и акционерами компании. Кроме того, секретари несут ответственность за взаимодействие с Регистром, Департаментом внутренних доходов и другими административными органами САР Гонконг.

2. Требования, предъявляемые к секретарю компании

Гонконгские компании, могут назначить секретарём физическое или юридическое лицо.

  • Секретарь-физлицо обязан быть резидентом Гонконга;
  • Кампании необходимо иметь юридический адрес на территории САР Гонконг и иметь лицензию на осуществление секретарской деятельности (быть поставщиком корпоративных услуг).

Начиная с марта 2018 года, любой секретарь должен иметь лицензию, выданную Реестром поставщиков корпоративных и трастовых услуг (Registry for Trust and Company Service Providers, TCSP).

Единственный директор или акционер компании не может выступать в качестве секретаря.

Одно и то же лицо не может быть директором и секретарём компании даже в том случае, если роль секретаря играет компания, а вышеупомянутое лицо выступает в качестве единственного директора этой компании.

3. Обязанности секретаря компании

Как упоминалось выше, основная ответственность секретаря компании состоит в том, чтобы гарантировать, что его компания соблюдает все необходимые законы и ордонансы, правила, распоряжения. В то время как Ордонансом о компаниях Гонконга прямо не определяется круг должностных обязанностей секретаря, уставом каждой компании определяются условия, подробно описывающие требования к этой должности и должностные инструкции.

Обычно, секретарь компании должен выполнять следующие функции:

  • Содействие в регистрации и отмене регистрации гонконгской компании

Для завершения процесса регистрации гонконгской фирмы вам необходимо назначить секретаря; секретарь при необходимости также должен содействовать процессу прекращения регистрации.

  • Обработка корреспонденции

Секретарь компании несёт ответственность за получение официальной корреспонденции в адрес организации, принятие необходимых мер и действий, связанных с получением такой корреспонденции и переписку по всем вопросам соблюдения требований законодательства.

  • Содействие в подготовке и подаче годовой декларации

Каждый год гонконгские предприятия обязаны предоставлять в Реестр компаний Гонконга отчёт, содержащий все подробности о состоянии дел компании, он должен быть заверен подписями директора/директоров компании, секретарём или полномочным представителем.

Любая просрочка в подаче отчётности влечёт наложение штрафа, поэтому секретарь должен внимательно следить за сроками и требованиями к подаче документов.

  • Ведение и обновление уставных документов компании

Секретарь обязан хранить и своевременно обновлять уставную документацию, отражая любые изменения по мере их внесения. Кроме того, на секретаре лежит ответственность за составление, публикацию и распространение публичной отчётности компаний.

В частности, секретарь обязан уведомить Реестр компаний Гонконга в случае:

— смены названия компании;

— смены юридического адреса;

— изменении размеров уставного капитала;

— изменении состава акционеров, либо директоров компании.

  • Организация и участие в заседаниях Совета директоров

Любые собрания акционеров и совета директоров гонконгских фирм организуются секретарём, он же следит за тем, чтобы при проведении собрания компании следовали установленным законом процедурами, готовит и своевременно рассылает повестки и протоколы заседаний.

  • Организация эмиссии и передачи акций

Гонконгские компании при выпуске или передаче акций должны следовать предусмотренным законом процедурам. Секретарь в этом случае обязан контролировать соблюдение законодательства, вести соответствующую документацию и уведомлять Реестр.

4. Как понять, что ваш секретарь не справляется с обязанностями?

Плохой секретарь способен принести много вреда; небрежное выполнение секретарских обязанностей может повлечь ответственность для директора и акционеров.

Если ваш секретарь:

  • Слишком медлителен и несвоевременно отвечает на запросы органов администрации САР Гонконг, что приводит к наложению штрафов;
  • Даёт неоднозначные или недостаточно подробные советы, отвечает на вопросы недостаточно быстро;
  • Не имеет представлений о требованиях, применяемых именно к вашему бизнесу;
  • Из-за быстрого роста компании не справляется с возрастающим количеством обязанностей

Вам следует задуматься о его замене. Крайне важно ответственно подойти к выбору секретаря или поставщика корпоративных услуг. VitaLiberta работает с сотнями компаний. Обладая богатым опытом в области регистрации компаний, бухучёта, аудита позволяет VitaLiberta понимать, а зачастую предугадывать потребности гонконгских компаний.

Прежде всего, как секретарь вашей компании, мы проследим за тем, чтобы стратегия развития фирмы соответствовала законодательным требованиям, поделимся с вами новеллами корпоративного законодательства и проинформируем о новых правилах.

Офис в Гонконге

Адрес: Office room 77, 7/F, Woon Lee Commercial Building, 7-9 Austin Ave, Tsim Sha Tsui, Kowloon, Hong Kong

Связаться с нами

Эл. адрес: legal@vitaliberta.com
Офис Тел: +85268416177
Skype: ygrtima

Подпишитесь сейчас