В каждом государстве своя нормативная база, принципы и процедуры получения официальной документации. Если вы ведёте трансграничную торговлю, то рано или поздно неизбежно столкнётесь с необходимостью «интернационализации», признания документов. Для этого предусмотрены специальные международно-правовые процедуры: консульская легализация и апостиль.
В некоторых государствах достаточно предоставить нотариальный перевод. Например, у России заключены соглашения о взаимном признании официальной документации с 9 странами-участниками Содружества Независимых Государств и несколькими десятками европейских, азиатских и американских юрисдикций, в том числе – с Бразилией и Китаем.
Китаем, но не Гонконгом – здесь по-прежнему применяется апостиль, несмотря на то что в 1997 году остров и прилегающие территории официально перешли под китайскую юрисдикцию.
1. Что такое апостиль?
Апостиль – метка, штамп или наклейка, служащая для признания юридической силы документа в государствах, ратифицировавших Гаагскую конвенцию 1961 года.
Важно отметить, что апостилем удостоверяется лишь подпись, полномочия того, кто её поставил и правильность печати или штампа на документе, но не содержание самого документа.
2. Конвенция апостиль
Также известна, как Гаагская конвенция 1961 года, полностью — Гаагская конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года (Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents). Окончательный текст документа утверждён 9-ой сессией конференции в Гааге 26 октября 1960 года, первые подписи под ним появились 5 октября 1961 года.
Это международное соглашение отменяет требование о легализации иностранных документов из стран, участвующих в нём, и вводит апостиль – отметку, которая ставится на документы и заменяет легализацию в консульстве.
Документы, заверенные апостилем в одной юрисдикции, участвующей в конвенции, могут использоваться в остальных без ограничений.
По состоянию на январь 2021 года участниками Конвенции были 120 государств, последней 3 июля 2020 года к ней присоединилась Ямайка. Официальными языками конвенции признаны французский (основной) и английский.
3. Как выглядит апостиль?
Форма апостиля определена Гаагской конвенцией 1961 года и представляет собой квадрат со стороной не менее 9 сантиметров, в целом соответствующий прилагаемому к Конвенции образцу. А. быть выполнен в формате наклейки, голографической марки, аллонжа (бумажная полоска, которую прикрепляют к документу и уже на ней проставляют апостиль).
Апостиль содержит одиннадцать обязательных реквизитов, десять (2-11) представляют собой поля для заполнения:
- Заголовок на французском языке
- Страна, где была проставлена отметка о легализации
- ФИО должностного лица, выдающего апостиль
- Его должность
- Название организации, чья печать стоит на документе
- Город/местность, где проводится легализация
- Дата заверения
- Название организации, выдающей апостиль
- Порядковый номер
- Печать организации, проставившей метку заверения
- Подпись лица, заверившего документ
Конечный вид апостиля может варьироваться в достаточно широких пределах: апостиль может содержать герб, эмблему органа власти, заверившего документ, а также дополнительный текст, в том числе ссылку, при помощи которой можно проверить подлинность апостиля, примечание о юридической силе, отметка о том, к чему относится апостиль – к подлиннику или копии.
4. На какие документы нужно получать апостиль?
Апостилем могут быть заверены как подлинники, так и копии документов, выдаваемых органами госвласти, в т. ч.:
- Персональные документы (в т. ч. – свидетельствующие о факте брака/развода, доверенности, свидетельства, дипломы и аттестаты об образовании и т. п.)
- Уставы и учредительные договоры организаций
- Нотариальная документация
- Судебная документация (решения, постановления, определения, выписки и т. д.)
5. Сколько действителен апостиль?
Апостиль не имеет срока годности. Однако, в случае, когда документ утратил силу, его необходимо получить заново, и лишь затем легализовать.
6. В чем разница между легализацией, апостилем и нотариальным заверением документов?
- Нотариальное заверение – процедура, согласно которой нотариус своими подписью и печатью заверяет документ после установления подлинности и засвидетельствования стоящих на нём подписей.
- Консульская легализация – непростая многоэтапная процедура, применяющаяся в странах, не являющихся членами Конвенции 1961 года. Требования к легализации в разных юрисдикциях отличаются: обычно необходимо перевести заверяемый документ, заверить его перевод нотариально, повторить процедуру заверения с подписью нотариуса в уполномоченном органе государственной власти, после чего удостоверить документ в консульстве той юрисдикции, где вы планируете его использовать.
Кроме того, в отличие от апостилированной, консульски легализованную документацию можно будет предоставлять лишь в той стране, в чьём консульстве он легализован.
- Апостиль действителен в странах, ратифицировавших конвенцию 1961 года.
7. Можно ли заверять апостилем копии?
Да. Отметка в равной мере проставляется как на подлинниках, так и на их копиях. В последнем случае копию придётся нотариально заверять.
8. Апостиль в Гонконге
Для Гонконга конвенция 1961 года вступила в силу 25 апреля 1965 года, он стал участником её участником в качестве колонии под властью британской короны. Несмотря на то, что 1 июля 1997 года Китай получил суверенные права над Гонконгом, конвенция продолжает действовать на территории САР Гонконг, являясь наглядным примером концепции «одна страна – две системы».
8.1. Кто заверяет документы апостилем в Гонконге?
В Гонконге официальный апостиль предоставляется Высоким судом Гонконга.
8.2. В чём заключается процедура апостиля в Гонконге?
Чтобы апостилировать документы в Гонконге, необходимо:
- Заверить документы:
а) для документов, выданных Реестром компаний (Companies Registry) или подлежащих регистрации в Реестре, в том числе уставов, регистрационных свидетельств, типовых форм отчётности – заверить такие документы в Реестре
б) для документов, выданных бюро регистрации бизнеса (Business Registration Office) Департамента внутренних доходов (Hong Kong Inland Revenue Department, IRD) – заверить их в Бюро.
- После соответствующего заверения документы необходимо предоставить в отдел апостиля Высокого суда Гонконга (High Court) и уплатить пошлину в размере 125 гонконгских долларов (HKD). Судебный клерк проверит документы, сверит подпись с реестром, чтобы убедиться в том, что подписавший действительно является зарегистрированным нотариусом или уполномоченными официальными лицами.
Сдача и получение бумаг возможны как лично, так и через уполномоченных.
8.3. Какие документы могут быть апостилированы в Гонконге?
8.3.1 Документы физлиц
- свидетельство о регистрации браков, рождений, смертей, свидетельство об отсутствии записи о регистрации брака, подписанные уполномоченным лицом;
- дипломы и аттестаты, школьные сертификаты и сертификаты о получении дополнительного образования
- водительские права и копии паспортов
- судебное решение о разводе.
8.3.2 Документы юрлиц
- свидетельство о регистрации компании;
- форма NNC1, NAR1, ND2A и другие формы;
- свидетельство о регистрации бизнеса;
- уставы организаций и протоколы собраний акционеров;
- свидетельство о торговой марке;
- кредитный сертификат и сертификат происхождения;
- информация о директорах/акционерах;
- сертификат происхождения;
- таможенная декларация;
- доверенности.
8.4 Сколько занимает процесс апостилирования в Гонконге?
Процесс получения отметки апостиля не превышает трех дней (за исключением субботы, воскресенья и официальных праздничных дней).
VitaLiberta – лицензированный оператор услуг в Гонконге и зарегистрированная секретарская компания. Благодаря длительному опыту работы и ежемесячной аутентификации тысяч документов, компании и физлица доверяют нам самые важные документы. Если вам нужен апостиль документов в Гонконге, свяжитесь с нами – и получите желаемое максимально качественно в минимальные сроки.
9. Список участников соглашения 1961 года об апостиле
- Австралия
- Австрия
- Азербайджан
- Албания
- Андорра
- Антигуа и Барбуда
- Аргентина
- Армения
- Багамские острова
- Барбадос
- Бахрейн
- Беларусь
- Белиз
- Бельгия
- Болгария
- Боливия
- Босния и Герцеговина
- Ботсвана
- Бразилия
- Бруней-Даруссалам
- Бурунди
- Вануату
- Великобритания
- Венгрия
- Венесуэла
- Гайана
- Гватемала
- Гондурас
- Гренада
- Греция
- Грузия
- Дания
- Доминика
- Доминиканская Республика
- Израиль
- Индия
- Ирландия
- Исландия
- Испания
- Италия
- Кабо-Верде
- Казахстан
- Кипр
- Кыргызстан
- КНР (только территории Гонконга и Макао)
- Колумбия
- Косово
- Коста-Рика
- Латвия
- Лесото
- Либерия
- Литва
- Лихтенштейн
- Люксембург
- Маврикий
- Македония
- Малави
- Мальта
- Марокко
- Маршалловы острова
- Мексиканские Соединённые Штаты
- Молдова
- Монако
- Монголия
- Намибия
- Нидерланды
- Никарагуа
- Ниуэ
- Новая Зеландия
- Норвегия
- Оман
- Острова Кука
- Панама
- Парагвай
- Перу
- Польша
- Португалия
- Россия
- Румыния
- Сальвадор
- Самоа
- Сан-Марино
- Сан Томе и Принсипи
- Свазиленд
- Сейшелы
- Сент-Винсент и Гренадины
- Сент-Китс и Невис
- Сент-Люсия
- Сербия
- Словакия
- Словения
- США
- Суринам
- Таджикистан
- Тонга
- Тринидад и Тобаго
- Тунис
- Турция
- Украина
- Узбекистан
- Уругвай
- Фиджи
- Финляндия
- Филиппины
- Франция
- ФРГ
- Хорватия
- Черногория
- Чешская Республика
- Чили
- Швейцария
- Швеция
- Эквадор
- Эстония
- ЮАР
- Южная Корея
- Япония
- Палау
- Ямайка