A condução e o armazenamento corretos dos documentos primários da empresa em Hong Kong não são apenas uma obrigação perante o Estado, mas também a base para uma gestão empresarial sustentável e bem-sucedida. No mundo moderno, os dados são tudo, e para os negócios, uma documentação precisa e transparente tem importância primordial.
Hong Kong, com seu ambiente de negócios desenvolvido, oferece amplas oportunidades para as empresas, mas, ao mesmo tempo, exige a estrita observância das normas e regras de prestação de contas. O descumprimento desses requisitos pode levar a sérias consequências financeiras e jurídicas.
Neste artigo, examinaremos os principais requisitos de armazenamento de documentos enfrentados pelas empresas em Hong Kong. Nossos especialistas prepararam recomendações práticas para melhorar o sistema de fluxo de documentos, o que ajudará não apenas a atender aos requisitos legais, mas também a otimizar a gestão dos negócios.
A Necessidade de Manter Documentos Primários do Negócio em Hong Kong
Manter documentos primários não é apenas uma obrigação estabelecida por lei, mas também a base para a gestão empresarial, que ajuda a:
- Controlar a validade ou legalidade do fluxo de fundos da empresa.
- Prevenir riscos comerciais relacionados à falta de informações ou à sua indisponibilidade.
Manter os documentos primários ajuda a empresa a operar legalmente no território da RAS de Hong Kong e cria uma abordagem saudável para a gestão dos negócios e a formação de sua “história”. Essa “história” pode ser necessária para apresentação aos órgãos tributários, bancos, investidores, auditores e para controle interno.
A legislação tributária de Hong Kong, nomeadamente a IRO (Inland Revenue Ordinance), exige que todas as empresas mantenham a documentação primária relativa às atividades da empresa em inglês ou chinês. Esses documentos devem estar disponíveis para verificação a qualquer momento, dentro de 7 anos a partir da data da transação. O não cumprimento desse requisito pode resultar na imposição de uma multa de até HKD 100.000.
Se as despesas e perdas de períodos anteriores reduzirem a receita nos exercícios financeiros subsequentes, os documentos primários relativos a tais despesas devem ser mantidos não pelo período de 7 anos a partir da data da transação, mas a partir do momento em que essa despesa foi aceita como crédito da receita para redução da base de cálculo do imposto.
Quais Documentos Devem Ser Mantidos
Documentos que Comprovam as Receitas da Empresa
Em Hong Kong, as empresas são obrigadas a manter documentos primários que comprovem a receita e os rendimentos, para garantir a contabilidade precisa e a conformidade com a lei de receitas internas. Aqui estão os principais tipos de documentos que precisam ser mantidos:
- Faturas/Notas Fiscais (Invoices). Devem conter as seguintes informações:
- Número da fatura em uma sequência cronológica compreensível;
- Data da fatura;
- Nome do cliente e seu endereço;
- Descrição dos bens ou serviços, sua quantidade e valor;
- Valor total da fatura;
- Extratos Bancários (Bank Statements). Registros de todas as transações nas contas bancárias da empresa, que são usados para conciliação de recebimentos. Incluem também transações de maquininha (cartão).
- Notas Fiscais de Venda ao Consumidor/Recibos (Receipts). Comprovam o recebimento de pagamento em dinheiro e contêm:
- Data do pagamento;
- Valor do pagamento;
- Descrição e quantidade dos bens ou serviços.
- Contratos, Acordos, Convênios (Contracts and Agreements). Devem conter:
- Nome, endereço e dados cadastrais (CNPJ/CPF, etc.) das partes;
- Objeto da venda;
- Condições de venda;
- Condições de pagamento;
- Obrigações das partes.
- Quaisquer outros documentos que comprovem a venda de bens, trabalhos, serviços aos clientes.
Documentos que Comprovam as Despesas da Empresa
Em Hong Kong, as empresas são obrigadas a manter documentos primários que comprovem as despesas, para garantir a contabilidade precisa e a conformidade com os requisitos fiscais. Abaixo estão listados os principais tipos de documentos que precisam ser mantidos:
- Faturas/Notas Fiscais (Invoices):
• Número da fatura;
• Data da fatura;
• Nome do fornecedor e seu endereço;
• Nome do pagador;
• Descrição dos bens ou serviços, sua quantidade e valor;
• Valor total da fatura; - Extratos Bancários (Bank Statements). Registros de todas as transações nas contas bancárias da empresa, que são usados para conciliação de despesas.
- Notas Fiscais de Venda ao Consumidor/Recibos (Receipts). Comprovam o fato da realização do pagamento em dinheiro. Devem conter:
• Data do pagamento;
• Valor do pagamento;
• Descrição e quantidade dos bens ou serviços adquiridos. - Contratos, Acordos, Convênios (Contracts and Agreements). Devem conter:
• Nome, endereço e dados cadastrais das partes;
• Objeto da compra;
• Condições da compra;
• Condições de pagamento;
• Obrigações das partes. - Notas de Crédito e Débito (Credit and Debit Notes). Comprovam ajustes em faturas e são usadas para a contabilidade de devoluções de mercadorias ou ajustes de valor.
- Documentos de Locação e Arrendamento (Lease and Rental Agreements). Comprovam as despesas com locação ou arrendamento de bens. Incluem informações sobre prazos, condições e valores dos pagamentos de aluguel.
- Documentos de Folha de Pagamento (Payroll Records). Registros de todos os pagamentos aos funcionários. Incluem informações sobre valores, datas e destinatários dos pagamentos.
Documentos que Comprovam a Contabilização de Ativos
Cada empresa é obrigada a manter um registro de ativos, como equipamentos de escritório, máquinas, terrenos e edifícios. Para isso, é necessário registrar a data da compra, o custo do ativo, bem como quaisquer despesas com melhorias. O registro de ativos ajuda a controlar o uso dos recursos da empresa e a minimizar perdas.
Exemplo de Registro de Ativos Adquiridos pela Empresa
| Descrição do Ativo | Data da Compra | Custo |
| Equipamento de Escritório | 15/10/2022 | 10 000 HKD |
| Veículo | 05/05/2023 | 50 000 HKD |
Inventário e Dinheiro em Caixa
Todas as empresas envolvidas em comércio devem realizar um inventário regular no final de cada período de relatório. Isso é importante para determinar o lucro e calcular os impostos corretamente. Também é necessário comprovar documentalmente o inventário para fins de auditoria.
Como Armazenar Documentos Primários em Hong Kong
As empresas podem escolher uma das formas de armazenar documentos ou usar várias delas simultaneamente.
- Armazenamento Físico (Paper Storage).
• Organize os documentos por categorias (por exemplo, faturas, recibos, extratos bancários) e guarde-os em pastas e arquivos.
• Para armazenamento de longo prazo, use caixas de arquivo que protejam os documentos contra danos.
• Guarde documentos importantes em cofres para proteção contra roubo ou danos.. - Armazenamento Eletrônico (Electronic Storage):
• Converta documentos em papel para formato digital por meio de digitalização.
• Use um disco rígido, servidor local ou serviços de nuvem (por exemplo, Google Drive, Dropbox, outros) para armazenar e acessar documentos de qualquer lugar.
• Faça cópias regulares e crie backups para minimizar o risco de perda de dados. - Sistemas de Contabilidade e/ou Gestão de Documentos (Accounting software, Document management systems):
• Use programas especializados para organizar a contabilidade, armazenar e buscar documentos.
Perguntas Frequentes (FAQ)
Todas as empresas em Hong Kong são obrigadas a guardar documentos primários por pelo menos 7 anos a partir da data da transação. Isso inclui todos os registros financeiros, como faturas, extratos bancários, bobinas de caixa, recibos e outros documentos que comprovem receitas e despesas. Mesmo após o encerramento das atividades, os documentos da empresa devem permanecer arquivados até o término desse prazo.
Sim, a lei permite o armazenamento de documentos em formato eletrônico, desde que sua disponibilidade seja garantida mediante solicitação dos órgãos reguladores. É importante que os documentos eletrônicos sejam mantidos em um formato imutável, por exemplo, PDF/A. Se os documentos estiverem armazenados fora de Hong Kong, eles devem estar disponíveis para verificação dentro de 7 dias após uma solicitação das autoridades fiscais.
Se a empresa não puder fornecer os documentos necessários dentro de 7 dias após solicitação das autoridades fiscais, ela estará sujeita a multas que podem chegar a HKD 100.000. Além disso, o descumprimento das regras de retenção de documentos pode levar a verificações e auditorias adicionais. Portanto, é importante que todos os documentos sejam mantidos em ordem e disponíveis a qualquer momento.
Todas as empresas são obrigadas a guardar os seguintes tipos de documentos:
• Faturas.
• Extratos bancários e comprovantes.
• Notas fiscais de venda ao consumidor/recibos.
• Contratos e acordos.
• Outros documentos que registrem e comprovem de forma confiável as receitas e despesas da empresa.
Ao armazenar documentos em formato eletrônico, é importante usar sistemas confiáveis com alto nível de proteção. As seguintes medidas ajudarão a proteger os dados:
• Uso de serviços em nuvem com criptografia de dados (por exemplo, Google Drive ou OneDrive).
• Backup regular das informações.
• Designação de pessoas responsáveis que supervisionarão a segurança do acesso e armazenamento de dados.
• Garantia de acesso aos dados apenas para usuários autorizados.
