香港公司文件海牙认证：完整指南

开展国际业务需要了解许多法律细节，特别是在处理文件方面。海牙认证（Apostille）就是此类工具之一——一种用于确认文件真实性以便在国外使用的标记。1961年，《海牙公约》确立了海牙认证制度，旨在简化文件合法化程序。

对于在本司法管辖区以外运营或计划运营的企业而言，海牙认证发挥着关键作用之一。它证明公司的文件，如注册证书、章程或公司协议，在国外被承认为有效。

香港作为主要的国际商业司法管辖区之一，也是《海牙公约》的成员。这意味着，在香港签发的文件经过海牙认证后，在全球大多数国家均可被接受，这反过来极大地简化了国际文件流转。本文将详细探讨什么是海牙认证、哪些文件需要进行海牙认证以及海牙认证的流程。

海牙认证公约

海牙认证在《海牙公约》成员国被接受。重要的是要确认计划使用文件的国家是该公约的成员国。

海牙认证公约成员国（包括地区）

澳大利亚、奥地利、阿塞拜疆、阿尔巴尼亚、安道尔、安提瓜和巴布达、阿根廷、亚美尼亚、巴哈马、巴巴多斯、巴林、白俄罗斯、伯利兹、比利时、保加利亚、波斯尼亚和黑塞哥维那、博茨瓦纳、巴西、文莱达鲁萨兰国、布隆迪、瓦努阿图、英国、匈牙利、委内瑞拉、洪都拉斯、格林纳达、希腊、格鲁吉亚、香港（中华人民共和国香港特别行政区）、丹麦、多米尼克、多米尼加共和国、以色列、印度、爱尔兰、冰岛、西班牙、意大利、佛得角、哈萨克斯坦、塞浦路斯、吉尔吉斯斯坦、哥伦比亚、科索沃、哥斯达黎加、中华人民共和国、拉脱维亚、莱索托、利比里亚、立陶宛、列支敦士登、卢森堡、毛里求斯、马其顿、马拉维、马耳他、摩洛哥、马绍尔群岛、澳门（中国）、墨西哥、摩尔多瓦、摩纳哥、蒙古、纳米比亚、荷兰、尼加拉瓜、纽埃、新西兰、挪威、阿曼、库克群岛、巴拿马、巴拉圭、秘鲁、波兰、葡萄牙、俄罗斯联邦、罗马尼亚、萨尔瓦多、萨摩亚、圣马力诺、圣多美和普林西比、斯威士兰、塞舌尔、圣文森特和格林纳丁斯、圣基茨和尼维斯、圣卢西亚、塞尔维亚、斯洛伐克、斯洛文尼亚、美利坚合众国、苏里南、塔吉克斯坦、汤加、特立尼达和多巴哥、土耳其、乌克兰、乌兹别克斯坦、乌拉圭、斐济、芬兰、法国、德国、克罗地亚、黑山、捷克共和国、智利、瑞士、瑞典、厄瓜多尔、爱沙尼亚、南非、韩国、日本

1961年的《海牙公约》为简化外国文件的承认程序奠定了基础。在海牙认证制度引入之前，供国外使用的文件必须通过领事馆和大使馆经历漫长的合法化程序。该公约通过创建统一的标准来验证文件真实性，从而简化了这一过程。

作为《海牙公约》的参与者，香港使用海牙认证来确认由政府机构签发或经公证人认证的公司文件的真实性。在香港，负责加盖海牙认证的主要机构是高等法院。这一程序保证了在香港进行海牙认证的文件能够在公约的其他成员国得到承认。

文件为何需要办理海牙认证？

文件海牙认证对于在香港境外获得官方承认和使用是必需的。它确认文件的真实性，并使文件在签署《海牙公约》的其他国家具有法律效力。需要海牙认证的主要情况包括：

• 在海外银行开立银行账户。
• 向外国合作伙伴和交易方提供文件。
• 参与国际招标。
• 在其他司法管辖区代表公司利益。
• 进入外国教育机构学习。
• 在外国办理结婚手续。
• 在另一个国家获得工作许可、居留许可或公民身份。
• 在另一个国家进行税务登记。

海牙认证通过消除额外合法化的需要，显著加快了文件承认的流程，并便于文件在《海牙公约》成员国使用。

哪些文件可以在香港办理海牙认证？

在香港，以下文件可进行海牙认证：

由香港政府机构签发的关于法律实体的文件：

• 公司注册证书（Certificate of Incorporation）。
• 注册表格（NNC1）。
• 商业登记证（BRC）。
• 公司章程（Memorandum and Articles of Association）。
• 公司详情报告（Company particulars report，类似于商业登记摘录）。
• 持续注册证明书（Certificate of Continuing registration，确认公司现行状态）。
• 周年申报表（Annual Return，NAR1）。
• 表格ND2A/ND2B（董事/秘书组成的变更）。
• 公司名称变更文件（Certificate on change of name）。
• 税收居民身份证明
• 以及由香港公司注册处或香港税务局签发的任何其他文件。

由公司秘书签发的文件：

• 现任职位证明（Certificate of Incumbency，确认公司受益所有人信息的证书）。

由公司签发的文件：

• 股份证书（Share certificate）。
• 会议记录、董事会和股东决议。
• 与交易方签订的合同/协议；
• 授权书；
• 证明股东变更的文件（股份买卖凭据、转让文书）
• 股东名册（register of members）
• 董事名册（register of directors）
• 秘书名册（register of secretaries）
• 重要控制人登记册（register of significant controllers）

由审计师签发的文件：

• 审计报告

由政府机构或教育机构签发的个人文件：

• 出生证明
• 结婚证明
• 死亡证明
• 大学文凭和学校证书
• 无犯罪记录证明
• 护照复印件

香港海牙认证流程

在香港，主要有3（三）种方式可以对文件进行海牙认证：

1. 由签发文件的政府机构认证文件并在香港高等法院加盖海牙认证。

这种方式通常最适用于由政府机构签发的文件。

流程：

• 向政府机构申请文件。
• 由政府机构（授权人员）认证文件。
• 将文件递交给高等法院以加盖海牙认证。

相应政府机构的授权人员对文件进行认证，然后高等法院通过海牙认证印章来证明授权人员签名、其职务和/或政府机构印章的真实性。

在此情况下，每份文件加盖一个海牙认证：1 份文件 = 1 个海牙认证印章。如果文件由多页组成，海牙认证印章通常加盖在文件的最后一页或第一页。该多页文件本身既不由政府机构也不由法院装订。

值得注意的是，也存在例外。例如，由香港税务局签发的公司税收居民身份证明，未经公证认证则无法被认证。

基于香港公司注册处授权人员认证的海牙认证印章示例

基于香港税务局授权人员认证的海牙认证印章示例

2. 在香港由公证人公证文件/文件组合并在香港高等法院加盖海牙认证。

此方法用于非政府机构签发、而是公司内部文件的情况。

流程：

• 准备文件。
• 公证人公证。
• 在香港高等法院加盖海牙认证。

在此情况下，海牙认证可以加盖在文件原件或其副本上。将文件原件提交给公证人，公证人可以认证该原件，或者根据原件制作副本并认证该副本。然后，香港高等法院相应地认证公证人在原件或文件副本上的签名和公证印章。

此方法通常适用于非由政府机构签发，而是由公司（内部文件）签发的文件。或者当需要对由内部文件和政府机构签发的文件组合进行海牙认证时。在此情况下，公证人将整套文件装订起来，并在文件装订处加盖公证印章。随后，海牙认证印章也加盖在装订处。在此情况下，可以是多个文件由一个海牙认证印章认证：

多个文件装订在一起 = 1 个海牙认证覆盖整个装订文件。

基于香港公证人公证的海牙认证印章示例

3. 由宣誓专员认证文件/文件组合并在香港高等法院加盖海牙认证。

当无法通过政府机构或公证人的签名和印章来认证文件时，则使用此方法。

流程：

• 准备文件。
• 在专门的内务部门办理宣誓书（就文件进行宣誓/发誓）。
• 在香港高等法院加盖海牙认证。

谁可以主持宣誓？- 法院以及以司法程序行事的人员，可以使合法传唤或自愿到庭的证人宣誓。

常规的宣誓程序要求宣誓者需向主持宣誓的官员宣读或复述法律规定的誓词。

通常这种认证方式用于与法律诉讼相关的情况，当法律要求或允许其作为所陈述事项的证据时。但是，在认证其他文件（例如公司内部文件或政府机构签发的文件）的情况下，它们也可以通过此类宣誓书进行认证，随后由香港高等法院进行海牙认证。然而，对于在标准模式下可以通过政府机构或公证人认证的文件，这种方法更多地是一种例外，而非常规做法。

基于香港宣誓专员认证的海牙认证印章示例