香港における会社文書のアポスティーユ：完全ガイド

国際ビジネスの遂行には、多くの法的な微妙な点を知る必要があります。特に、書類の取り扱いに関してはそうです。そのようなツールの一つがアポスティーユ（公印確認）です。これは、文書が海外で使用される際の真正性を確認する印です。1961年、ハーグ条約は、認証手続きの簡素化を目的として、アポスティーユ制度を確立しました。

自らの管轄区域外で事業を行う、または行うことを計画している企業にとって、アポスティーユは重要な役割の一つを果たします。これは、登録証明書、定款、または企業契約などの会社文書が、海外で有効であると認められることを証明します。 香港は、主要な国際ビジネス管轄区域の一つとして、ハーグ条約の加盟地域でもあります。これは、香港で発行された文書に付されたアポスティーユが世界のほとんどの国で受け入れられることを意味し、それが国際的な文書の流通を大幅に簡素化します。この記事では、アポスティーユがどのようなものであるか、どのような文書がアポスティーユの対象となるか、アポスティーユのプロセスについて詳しく説明します。

アポスティーユに関するハーグ条約

アポスティーユは、ハーグ条約加盟国で受け入れられます。文書を使用する予定の国が条約の加盟国であることを確認することが重要です。

アポスティーユに関するハーグ条約の加盟国（地域を含む）

オーストラリア、オーストリア、アゼルバイジャン、アルバニア、アンドラ、アンティグア・バーブーダ、アルゼンチン、アルメニア、バハマ、バルバドス、バーレーン、ベラルーシ、ベリーズ、ベルギー、ブルガリア、ボスニア・ヘルツェゴビナ、ボツワナ、ブラジル、ブルネイ・ダルサラーム、ブルンジ、バヌアツ、イギリス、ハンガリー、ベネズエラ、ホンジュラス、グレナダ、ギリシャ、ジョージア、香港（中華人民共和国香港特別行政区）、デンマーク、ドミニカ、ドミニカ共和国、イスラエル、インド、アイルランド、アイスランド、スペイン、イタリア、カーボベルデ、カザフスタン、キプロス、キルギス、コロンビア、コソボ、コスタリカ、中華人民共和国、ラトビア、レソト、リベリア、リトアニア、リヒテンシュタイン、ルクセンブルク、モーリシャス、マケドニア、マラウイ、マルタ、モロッコ、マーシャル諸島、マカオ（中国）、メキシコ、モルドバ、モナコ、モンゴル、ナミビア、オランダ、ニカラグア、ニウエ、ニュージーランド、ノルウェー、オマーン、クック諸島、パナマ、パラグアイ、ペルー、ポーランド、ポルトガル、ロシア連邦、ルーマニア、エルサルバドル、サモア、サンマリノ、サントメ・プリンシペ、エスワティニ、セーシェル、セントビンセント・グレナディーン、セントクリストファー・ネイビス、セントルシア、セルビア、スロバキア、スロベニア、アメリカ合衆国、スリナム、タジキスタン、トンガ、トリニダード・トバゴ、トルコ、ウクライナ、ウズベキスタン、ウルグアイ、フィジー、フィンランド、フランス、ドイツ、クロアチア、モンテネグロ、チェコ共和国、チリ、スイス、スウェーデン、エクアドル、エストニア、南アフリカ、韓国、日本

1961年のハーグ条約は、外国文書の認証プロセスを簡素化する基礎を築きました。アポスティーユ制度が導入される前は、海外で使用することを目的とした文書は、領事館や大使館を通じて長い認証手続きを経る必要がありました。この条約は、文書の真正性を証明するための統一された基準を作り出すことで、このプロセスを簡素化しました。 ハーグ条約の参加地域として、香港は、政府機関が発行した、または公証人が認証した企業文書の真正性を確認するためにアポスティーユを使用しています。香港でアポスティーユを押印する主要な機関は、高等法院です。この手順により、香港でアポスティーユが付された文書が、条約の他の加盟国で認められることが保証されます。

アポスティーユはどのような目的で必要か？

アポスティーユは、文書を香港以外で正式に認められ、使用するために必要です。これは文書の真正性を確認し、ハーグ条約を批准した他の国において法的に有効なものとします。アポスティーユが必要となる主なケースは次のとおりです：

• 海外の銀行での銀行口座開設
• 外国のパートナーや取引先への書類提出
• 国際入札への参加
• 他の法域での会社の利益の代表
• 外国の教育機関への入学
• 外国での結婚手続き
• 他国での就労許可、居住許可、または市民権の取得
• 他国での税務登録

アポスティーユは、追加の認証（領事認証）の必要性をなくすことで、文書の承認プロセスを大幅に加速し、ハーグ条約加盟国での使用を容易にします。

香港でアポスティーユを取得できる文書は？

香港では、以下の文書がアポスティーユの対象となります：

香港の政府機関によって発行された法人関連文書：

• 会社登記証明書（Certificate of Incorporation）
• 登記フォーム（NNC1）
• 商業登記証（BRC）
• 会社定款（Memorandum and Articles of Association）
• 会社概要報告書（Company particulars report）（商業登記簿謄本に類似）
• 継続的登記証明書（Certificate of Continuing registration）（会社の現状活動確認）
• 年次報告書（Annual Return、NAR1）
• ND2A/ND2Bフォーム（取締役／会社秘書の構成変更）
• 会社名変更証明書（Certificate on change of name）
• 租税居住者証明書
• 香港会社登記所（Companies Registry）または香港税務局（Inland Revenue Department）が発行するその他の文書

会社秘書によって発行された文書：

• 在職証明書（Certificate of Incumbency）（会社の受益者情報を確認する証明書）

会社によって発行された文書：

• 株券（Share certificate）
• 会議議事録、取締役会および株主総会決議
• 取引先との契約／合意書
• 委任状
• 株主変更を証明する書類（Sold & Bought note、Instrument of Transfer）
• 株主名簿（register of members）
• 取締役名簿（register of directors）
• 会社秘書名簿（register of secretaries）
• 重要管理者名簿（register of significant controllers）

監査人によって発行された文書：

• 監査報告書

政府機関または教育機関によって発行された個人文書：

• 出生証明書
• 結婚証明書
• 死亡証明書
• 大学の卒業証書および学校の成績証明書
• 無犯罪証明書
• パスポートのコピー

香港でのアポスティーユ取得手続き

香港では、文書にアポスティーユを取得する主要な方法が3つあります。

1. 文書を発行した政府機関による認証と香港高等法院でのアポスティーユ取得。

この方法は、一般的に政府機関によって発行される文書に最も適用されます。

手順：

• 政府機関での文書の請求。
• 政府機関（権限者）による文書の認証。
• アポスティーユ取得のため、文書を高等法院に提出。

該当する政府機関の権限者が文書を認証し、高等法院はアポスティーユのスタンプにより、その権限者の署名、職位、および/または政府機関の印の真正性を証明します。

この場合、各文書に1つのアポスティーユが押印されます：1文書 = 1アポスティーユスタンプ。文書が複数ページで構成されている場合、アポスティーユスタンプは通常、文書の最終ページまたは最初のページに押されます。複数ページの文書そのものは、政府機関によっても、裁判所によっても綴じられることはありません。

例外もあることに留意する必要があります。例えば、香港税務局が発行する会社の租税居住者証明書は、公証人の認証なしでは認証することができません。

香港会社登記所の権限者による認証に基づくアポスティーユスタンプの例

香港税務局の権限者による認証に基づくアポスティーユスタンプの例

2. 香港の公証人による文書／文書群の公証と香港高等法院でのアポスティーユ取得。

この方法は、政府機関によって発行されたものではなく、会社の内部文書に対して使用されます。

手順：

• 文書の準備。
• 公証人による公証。
• 香港高等法院でのアポスティーユ取得。

この場合、アポスティーユは文書の原本またはそのコピーに押印することができます。文書の原本が公証人に提出され、公証人はその原本を認証するか、原本からコピーを作成してコピーを認証することができます。その後、香港高等法院が、それぞれ原本または文書のコピー上の公証人の署名および公証印を証明します。

この方法は、一般的に、政府機関ではなく会社によって発行された文書（内部文書）に適用されます。または、内部文書と政府機関によって発行された文書の両方で構成される文書群をアポスティーユする必要がある場合にも適用されます。この場合、公証人が文書群全体を綴じ、文書の綴じ目に公証印を押します。その後、アポスティーユスタンプも同様に綴じ目に押されます。この場合、1つのアポスティーユスタンプで複数の文書が認証されることがあります：

一緒に綴じられた複数の文書 = 綴じ目全体に1つのアポスティーユ。

香港の公証人による公証に基づくアポスティーユスタンプの例

3. 宣誓供述書作成官による文書／文書群の認証と香港高等法院でのアポスティーユ取得。

この方法は、政府機関または公証人の署名および印による文書の認証が不可能な場合に使用されます。

手順：

• 文書の準備。
• 民政事務総署の専門部門での宣誓供述書（文書に関する宣誓／誓約）の作成。
• 香港高等法院でのアポスティーユ取得。

誰が宣誓をさせる（宣誓を執り行う）ことができるか？ – 裁判所および司法手続きにおいて行動する者は、合法的に召喚された、または自発的にその面前に現れた証人に宣誓をさせることができます。

通常の宣誓執り行い手順では、宣誓する者は、宣誓を執り行う公務員に、法律で定められた宣誓の言葉を復唱または繰り返さなければなりません。

通常、この種の認証は、そこに述べられた事項の証拠として法律で要求される、または許可される場合に、裁判手続きに関連して使用されます。しかし、会社の文書（内部文書または政府機関によって発行された文書）などの他の文書の認証の場合でも、そのような宣誓供述書によって認証され、その後香港高等法院によってアポスティーユを取得することができます。ただし、この方法は、標準的な手順で政府機関または公証人によって認証可能な文書の認証においては、より例外であって、通常の方法ではありません。

香港の宣誓供述書作成官による認証に基づくアポスティーユスタンプの例