在香港正确管理与保存公司的原始文件——不仅是面对政府的义务，更是业务可持续、成功运营的基础。 在现代世界，数据就是一切，而对商业而言，准确透明的文件记录至关重要。
香港拥有发达的营商环境，为企业提供了广阔机遇，但同时也要求严格遵守报告编制的规范与规则。不遵守这些要求可能导致严重的财务与法律后果。
本文将探讨香港公司面临的文件保存关键要求。我们的专家准备了改善文件流转系统的实用建议，这不仅有助于符合法规要求，还能优化业务管理。
在香港保存企业原始文件的必要性
保存原始文件不仅是法律规定的义务，更是业务管理的基础，它有助于：
- 监督公司资金流动的合理性或合法性。
- 预防因信息缺乏或无法获取而产生的商业风险。
保存原始文件有助于公司在香港特别行政区内合法运营，并建立健康的业务管理方法及其”历史”的构建。这段”历史”可能需要提供给税务机关、银行、投资者、审计师以及用于内部控制。
香港的税务法规，即《税务条例》（IRO），要求所有公司必须以英文或中文保存公司业务活动的原始文件。这些文件必须在交易发生之日起的7年内随时可供核查。不遵守此要求可能导致最高100,000港元的罚款。
如果过往期间的支出及亏损减少了后续财政年度的收入，则与此类支出相关的原始文件不应从交易发生之日起保存7年，而应从该支出被接受用以抵减收入从而降低应税税基之日起开始计算保存期。
必须保存哪些文件
证明公司收入的文件
在香港，公司有义务保存证明营业额与收入的原始文件，以确保准确核算并遵守《税务条例》。以下是必须保存的主要文件类型：
- 发票 (Invoices)。必须包含以下信息：
• 清晰且按时间顺序排列的发票号码；
• 发票日期；
• 客户名称及其地址；
• 商品或服务的描述、数量与价值；
• 发票总金额； - 银行结单 (Bank Statements)。 记录公司银行账户中所有交易的凭证，用于核对收款情况。亦包括收单交易记录。
- 收据 (Receipts)。 证明收到现金付款，并包含：
• 付款日期；
• 付款金额；
• 商品或服务的描述与数量。 - 合同、协议、合约 (Contracts and Agreements)。 必须包含：
• 各方名称、地址及详细信息；
• 销售标的；
• 销售条件；
• 付款条件；
• 各方义务。 - 任何其他能证明向客户销售商品、提供工程、服务的文件。
证明公司支出的文件
在香港，公司有义务保存证明支出的原始文件，以确保准确核算并符合税务要求。以下列举了必须保存的主要文件类型：
- 发票 (Invoices)：
• 发票号码；
• 发票日期；
• 供应商名称及其地址；
• 付款方名称；
• 商品或服务的描述、数量与价值；
• 发票总金额； - 银行结单 (Bank Statements)。 记录公司银行账户中所有交易的凭证，用于核对支出情况。
- 收据 (Receipts)。 证明已进行现金付款的事实。必须包含：
• 付款日期；
• 付款金额；
• 所购商品或服务的描述与数量。 - 合同、协议、合约 (Contracts and Agreements)。 必须包含：
• 各方名称、地址及详细信息；
• 采购标的；
• 采购条件；
• 付款条件；
• 各方义务。 - 贷项及借项通知单 (Credit and Debit Notes)。 证明对发票的调整，用于核算退货或价值调整。
- 租赁及租约协议 (Lease and Rental Agreements)。 证明租赁或租用资产所产生的费用。包含关于租期、条件和租金金额的信息。
- 工资记录 (Payroll Records)。 所有向员工支付的记录。包含关于支付金额、日期和收款人的信息。
证明资产核算的文件
每家公司都有义务对资产进行核算，例如办公设备、机器、土地和建筑物。为此，必须记录购买日期、资产成本以及任何改进支出。资产登记册有助于控制公司资源的使用并最大限度地减少损失。
公司购置资产核算示例
| 资产描述 | 购买日期 | 成本 |
| 办公设备 | 15/10/2022 | 10 000港元 |
| 运输工具 | 05/05/2023 | 50 000港元 |
存货与现金
所有从事贸易的公司都必须在报告期末进行定期存货盘点。这对于确定利润和正确计算税款非常重要。同时，还需要为审计目的提供存货盘点的文件证明。
如何在香港保存原始文件
公司可以选择一种或同时使用多种文件保存方式。
- 实体存储 (Paper Storage)。
• 将文件按类别（例如发票、收据、银行结单）整理，并存放于文件夹和档案袋中。
• 对于长期存储，请使用能保护文件免受损坏的档案盒。
• 重要文件应存放于保险箱中，以防盗窃或损坏。 - 电子存储 (Electronic Storage)：
• 通过扫描将纸质文件转换为数字格式。
• 使用硬盘、本地服务器或云存储服务（例如 Google Drive、Dropbox 等）来存储和从任何地方访问文件。
• 定期进行复制并创建备份，以最大限度地降低数据丢失风险。 - 会计软件和/或文件管理系统 (Accounting software, Document management systems)：
• 使用专门程序来组织会计核算、存储和检索文件。
常见问题 (FAQ)
香港的所有公司都必须将原始文件自交易发生之日起至少保存7年。这包括所有财务记录，例如发票、银行结单、收银机纸带、收据以及其他证明收入和支出的文件。即使公司停止运营，其文件也必须在此期限届满前一直存档。
可以，只要能够应监管机构要求提供文件，法律允许以电子形式保存文件。重要的是，电子文件应以不可更改的格式保存，例如 PDF/A。如果文件存储在香港境外，则必须在税务机关提出要求后的7天内可供核查。
如果公司未能在税务机关提出要求后的7天内提供所需文件，将面临最高可达100,000港元的罚款。此外，不遵守文件保存规定可能导致额外的核查和审计。因此，确保所有文件都井然有序并随时可用非常重要。
所有公司都必须保存以下类型的文件：
• 发票。
• 银行结单和支票。
• 收据。
• 合同和协议。
• 其他能可靠记录并证明公司收入和支出的文件。
以电子格式存储文件时，重要的是要使用具有高级别保护功能的可靠系统。以下措施有助于保护数据：
• 使用具有数据加密功能的云服务（例如 Google Drive 或 OneDrive）。
• 定期备份信息。
• 指定负责人，负责监督数据访问和存储的安全性。
• 确保只有授权用户才能访问数据。
