Requisitos regulatórios anuais para empresas em Hong Kong

Hong Kong é um local atraente para empresas. Sendo um dos principais centros financeiros do mundo, esta região administrativa da China torna-se anualmente objeto de atração para empresas de todos os tamanhos. Um clima empresarial favorável, um sistema jurídico estável e um fluxo constante de inovações proporcionam às empresas as melhores condições de trabalho. 

No entanto, como qualquer outro estado, Hong Kong tem uma série de requisitos regulamentares obrigatórios necessários para o bom funcionamento do seu negócio. Consideremos os principais neste artigo. 

• Renovação anual do registo empresarial. Trata-se da implementação de um conjunto de requisitos legais, como a extensão do endereço registrado da empresa e os serviços de um secretário corporativo licenciado, a emissão de um certificado de registro comercial (BRC) válido na Receita Federal e a apresentação de uma Declaração Anual. junto ao Registro de Empresas, etc. 
• Demonstrativo financeiro anual, auditoria e Declaração de Imposto de Lucro. Um requisito obrigatório das autoridades de Hong Kong para todas as empresas que fazem negócios no seu território. O encerramento do exercício inclui a preparação e auditoria das demonstrações financeiras anuais, bem como a apresentação da declaração fiscal no formulário BIR-51.  
• Arquivamento de relatórios de pessoal. Cada empresa é obrigada a apresentar dois tipos de relatórios durante o ano – Formulário 6(F)1 (salários e contribuições para pensões) e o inquérito trimestral de emprego e vagas realizado anualmente pelo Departamento de Censos e Estatística. Se a empresa empregar pessoal local, um relatório adicional ao Fundo de Previdência Obrigatório deverá ser fornecido mensalmente. 

Analisaremos cada ponto com mais detalhes e contaremos todos os procedimentos necessários para o bom e bom funcionamento da sua empresa em Hong Kong. 

Renovação anual  

O que significa e envolve a renovação da empresa em Hong Kong? 

A renovação de uma empresa é tão importante quanto o seu registro inicial e ocorre uma vez por ano, na data de aniversário da empresa. As obrigações de renovação estão relacionadas com o cumprimento dos requisitos da Portaria de Sociedades adotada em Hong Kong e da Portaria de Registo Comercial (Cap. 310). 

Há uma série de obrigações específicas necessárias para cumprir os requisitos legais de Hong Kong. Toda empresa que opera na cidade é obrigada a renovar seu registro comercial e fornecer informações atualizadas em tempo hábil. 

O cumprimento atempado dos prazos garante o bom funcionamento da empresa e permite evitar possíveis problemas jurídicos. Vamos considerar mais detalhadamente todas as características da renovação da empresa, e também destacar os pontos-chave que afetam as atividades da sua empresa em Hong Kong. 

Um endereço legal válido e sua prorrogação por um período de um ano 

De acordo com a Seção 658 da Portaria das Sociedades, toda empresa deve ter um endereço registrado válido em Hong Kong, que serve como canal oficial de comunicação entre a empresa e as agências governamentais. Através do endereço cadastrado, o governo notifica as empresas sobre todas as dúvidas jurídicas e societárias, bem como sobre alterações e exigências. 

Secretário Corporativo 

De acordo com a Portaria das Sociedades (Cap. 622), é obrigatório que todas as empresas que operam em Hong Kong tenham um secretário corporativo. É o secretário corporativo quem confere à sociedade a sede social pelo período de 1 ano (até à próxima renovação). 

O secretário é o elo entre a empresa e as autoridades governamentais. Sua principal função é garantir que o negócio cumpra todos os requisitos regulatórios.  

Certificado de Registro Comercial (BRC) 

Quadro Legal

De acordo com a Portaria de Registro de Empresas (Cap. 310) (“BRO”), todos os indivíduos e entidades que realizam negócios em Hong Kong, a menos que especificamente isentos, devem registrar seus negócios no Escritório de Registro de Empresas do Departamento de Receita Federal. 

Definição de Negócio

O termo “negócio” abrange qualquer forma de comércio, comércio, artesanato, profissão, vocação ou outras atividades realizadas com fins lucrativos. Esta definição também inclui clubes. 

Obrigações de registro 

• Empresas locais: considera-se que todas as empresas constituídas em Hong Kong realizam negócios e devem registar-se no BRO. 
• Empresas Estrangeiras: As empresas não residentes em Hong Kong registadas ao abrigo do Regulamento das Sociedades também são consideradas como realizando negócios e devem cumprir os requisitos de registo. 
• Escritórios de Representação: Qualquer empresa fora de Hong Kong com um escritório de representação ou de ligação em Hong Kong deve registrar-se no BRO. 
• Locação de propriedades: As empresas fora de Hong Kong que alugam propriedades localizadas em Hong Kong também são obrigadas a registrar-se. 

Registro comercial válido 

Todas as empresas que operam em Hong Kong são obrigadas a possuir um Certificado de Registro Comercial (BRC) válido. Este certificado, emitido pelo Departamento de Receita Federal (IRD) de Hong Kong, pode ser válido por um ou três anos. Operar uma empresa sem um BRC válido é ilegal. 

Requisitos de exibição 
O BRC atual deve ser exibido de forma destacada na empresa ou filial. Deve estar prontamente disponível para inspeção oficial mediante solicitação. Caso o BRC seja emitido em formato eletrônico, uma cópia impressa deverá ser afixada em área visível. 

Processo de renovação 
A renovação do BRC envolve o pagamento de uma taxa governamental e a obtenção anual de uma versão atualizada do certificado. A não renovação do BRC pode resultar em multa de até HK$ 3.500. As violações repetidas podem levar a penalidades mais severas, incluindo a suspensão temporária das atividades comerciais em Hong Kong. 

Formulário de Relatório de Retorno Anual (NAR1)  

Todas as empresas que operam legalmente em Hong Kong são obrigadas a apresentar a Declaração Anual (formulário NAR1) (download do formulário) no Registro de Empresas. Em termos simples, trata-se de uma notificação anual ao estado sobre as mudanças ocorridas na sua empresa durante o ano. 

Hong Kong determina um prazo rigoroso para a apresentação de um relatório anual – 42 dias a partir da data de aniversário da empresa. A falta deste prazo para apresentação de um relatório NAR1 pode resultar em multas substanciais e, em alguns casos, em ações legais. Para garantir a conformidade e evitar quaisquer riscos legais, entre em contato com os especialistas da Vita Liberta Limited. Ajudaremos sua empresa a permanecer em conformidade e operacional.  

Perder o prazo para apresentação do relatório anual pode resultar em multa de até HK$ 3.480. Além disso, as empresas que não cumprirem os prazos correm o risco de serem excluídas do Cadastro, o que resultará na suspensão das operações. Em Hong Kong, existe uma gradação de multas por não cumprimento do prazo de apresentação do relatório anual; vamos dar uma olhada mais de perto no exemplo de uma empresa privada local.  

Detalhamento detalhado do retorno anual (formulário NAR1) 

O formulário NAR1 contém informações essenciais sobre uma empresa. Abaixo está uma explicação detalhada das seções incluídas no formulário: 

• Número da Empresa que pode ser encontrado no canto superior direito do documento Certificado de Constituição.  
• Nome da empresa. O nome completo da empresa, em inglês ou chinês tradicional, deve corresponder ao nome no Certificado de Constituição ou no Certificado de mudança de nome.  
• Tipo de Empresa. Apenas três tipos de entidades empresariais de Hong Kong são obrigadas a apresentar a Declaração Anual: Empresa Pública, Empresa Limitada por Garantia, Empresa Privada Limitada 
• Data de Incorporação. A data oficial de constituição da empresa, conforme consta do Certificado de Constituição 
• Endereço. O endereço da sede social onde a empresa recebe notificações oficiais do governo de Hong Kong.  
• Capital Social. O capital investido é demonstrado na quantidade e valor das ações, representando o capital social da empresa.  
• Secretário da Empresa. Informações sobre a pessoa ou empresa que atua como secretária da empresa, incluindo nome, endereço em Hong Kong e informações de contato. É legalmente obrigatório ter um secretário da empresa.  
• Diretores. Informações sobre os diretores, incluindo nome completo, número do documento de identidade e endereço postal. Uma pessoa jurídica também pode atuar como diretor. O requisito mínimo é ter pelo menos um diretor.  
• Acionistas. Para as empresas não listadas em bolsa, o formulário traz dados específicos sobre os acionistas, como nome, número do documento de identidade e quantidade de ações que cada um possui.  

Vale lembrar que o Retorno Anual só registra os dados da sua empresa até uma determinada data (data de aniversário da empresa).  

Quaisquer alterações devem ser comunicadas ao Registo Comercial através de notificações relevantes separadas no prazo de 14 dias após a sua introdução. Essas mudanças são:  

• Qualquer alteração no nome da empresa.  
• Alterações no endereço da sede social.  
• Mudanças no local de manutenção de um registro de controladores significativos (se mantido no local e não no endereço registrado).  
• Mudança de diretores 
• Mudança nos dados dos diretores 
• Alterações nos dados do secretário da sociedade, incluindo nomeações e demissões.  

Relatórios oportunos e precisos dessas alterações garantem a conformidade com os requisitos regulamentares e ajudam a manter a situação regular da empresa.  

Pagamento de taxas governamentais 

O pagamento das taxas estaduais é um procedimento obrigatório, cuja execução atempada garante o funcionamento legal de uma empresa em Hong Kong. As taxas estaduais são pagas à Receita Federal e ao Registro de Empresas.  

A taxa governamental para registo de empresas é alterada periodicamente pelo governo de Hong Kong, a fim de manter um equilíbrio entre estimular o desenvolvimento do empreendedorismo e reabastecer o tesouro do estado. Aqui está a aparência de suas tendências históricas recentes:  

A taxa governamental para Retorno Anual ao Registro de Empresas de Hong Kong – HK$ 105.  

No entanto, observe que esses valores se aplicam apenas ao pagamento pontual de taxas – em caso de atraso, são possíveis multas e aumento no custo das taxas estaduais. 

Manutenção de um Registro de Controladores Significativos (SCR)  

De acordo com a Lei de Alteração das Empresas de 2018, todas as empresas são obrigadas a manter um Registro de Controladores Significativos (SCR), que inclui pessoas:  

Uma pessoa ou entidade tem controle significativo sobre uma empresa se uma ou mais das seguintes condições forem atendidas: 

1. A pessoa detém, directa ou indirectamente, mais de 25% das acções emitidas da sociedade ou, se a sociedade não tiver capital social, uma participação em mais de 25% do capital ou dos lucros da sociedade.  
2. A pessoa detém, direta ou indiretamente, mais de 25% dos direitos de voto da sociedade.  
3. A pessoa detém, directa ou indirectamente, o poder de nomear ou destituir a maioria dos membros do conselho de administração da sociedade.  
4. A pessoa tem o direito de exercer, ou exercer efectivamente, influência ou controlo significativo sobre a sociedade 
5. A pessoa tem o direito de exercer, ou efetivamente exercer, influência ou controle significativo sobre os negócios de um trust ou empresa que não seja uma pessoa jurídica, mas cujos administradores ou membros satisfaçam qualquer uma das quatro primeiras condições em relação ao empresa.  

Este é um registro fechado e deve ser mantido no endereço registrado da empresa em Hong Kong. Se o SCR for mantido em um endereço diferente em Hong Kong, esse fato deve ser declarado separadamente ao Registro de Empresas de Hong Kong. Além disso, deverá ser nomeado um responsável pelo armazenamento e atualização deste cadastro, o chamado Representante Designado.  

Somente agências governamentais autorizadas (Departamento da Receita Federal, Autoridades Policiais, etc.) podem acessá-lo.  

Designação de um Representante para o Registro de Controladores Significativos 

Uma empresa aplicável deverá nomear pelo menos um representante para auxiliar em assuntos relacionados ao registro de controladores significativos da empresa.  

O representante designado é responsável por fornecer a seguinte assistência:  

1. Assistência aos Conservadores do Registo Comercial:  
   • Facilitar o processo de verificação do cumprimento, pela empresa, das disposições pertinentes desta Divisão.  
2. Assistência aos Agentes Policiais:  
   • Ajudar os agentes responsáveis ​​pela aplicação da lei no desempenho das suas funções específicas ao abrigo da lei de Hong Kong.  

Ao designar um representante, as empresas garantem o cumprimento dos requisitos legais e apoiam a aplicação dos regulamentos relacionados com o registo de controladores significativos.  

Recebendo notificações de agências governamentais 

Como mencionamos acima, todas as notificações de órgãos governamentais chegam ao endereço cadastrado da sua empresa. Os principais remetentes são:  

• O Departamento de Censos e Estatística envia notificações sobre a necessidade de participação no Inquérito ao Emprego e Vagas para compilação de estatísticas 
• O Departamento do Trabalho solicita um relatório (IR56A Employer Return) de que os funcionários estão recebendo remuneração na forma de salários e benefícios.  
• O Departamento da Receita Federal envia solicitações de pagamento de taxa de registro comercial e solicitação de apresentação de Declaração de Imposto de Lucro.  
• O Registo Comercial de Hong Kong notifica sobre a necessidade de fornecer um relatório anual sobre a atualização da informação da empresa no Registo.  
• Outras agências governamentais – tribunais, direitos autorais, migração, departamentos de licenciamento, etc. também podem enviar documentos para o seu endereço registrado.  

Na Vita Liberta Limited, recebemos todas essas notificações de nossos clientes e notificamos imediatamente em conformidade.  

Assembleia Geral Anual (AGA)  

Uma assembleia de acionistas é obrigatória para conformidade com a legislação societária de Hong Kong. É realizada após o final do exercício no prazo de 9 meses para empresas privadas ou 6 meses para empresas públicas.  

Na reunião, os principais controladores da empresa aprovam as demonstrações financeiras, decidem sobre os dividendos e nomeiam auditores. Este é um aspecto importante do negócio: na assembleia, a administração e os acionistas se reúnem para decidir questões importantes relativas ao desenvolvimento futuro do negócio.  

Apresentação de declaração de imposto de lucro (PTR)  

A Declaração de Imposto de Lucro (PTR) é uma declaração fiscal obrigatória para empresas que operam em Hong Kong. Serve para reportar as receitas, despesas e lucros avaliáveis ​​de uma empresa ao Departamento de Receita Federal (IRD) para fins fiscais.  

Todas as entidades, incluindo empresas, parcerias e empresas individuais, que obtêm lucros em Hong Kong são obrigadas a apresentar uma declaração de imposto sobre lucros.  

Prazo de arquivamento 

A Declaração de Imposto de Lucros (PTR) deve ser apresentada no prazo de 30 dias após o encerramento do exercício financeiro da empresa ou até a data especificada no formulário PTR recebido da Receita Federal (IRD).  

Exercício financeiro para uma empresa de Hong Kong:  

• Primeiro Exercício Financeiro: Termina dentro de 18 meses após o registro da empresa.  
• Exercícios Financeiros Subsequentes: Terminam anualmente.  

Acompanhamentos necessários para arquivar PTR 

• Demonstrações Financeiras Anuais: O PTR deverá ser acompanhado das demonstrações financeiras anuais da empresa.  
• Relatório de Auditoria: É necessária uma auditoria obrigatória das demonstrações financeiras. Esta auditoria envolve a análise de documentos financeiros e a produção de um relatório de auditoria, que deve ser anexado às demonstrações financeiras anuais e submetido ao Departamento Fiscal de Hong Kong juntamente com o PTR.  

Penalidades por arquivamento tardio 

• O não cumprimento do prazo de apresentação de uma declaração fiscal pode resultar em multas significativas que variam entre HKD 1.200 e HKD 10.000. Além disso, existe um risco acrescido de perda de elegibilidade para incentivos e isenções fiscais.  

A apresentação oportuna e precisa do PTR, juntamente com as demonstrações financeiras e o relatório de auditoria exigidos, é crucial para manter a conformidade com os regulamentos fiscais de Hong Kong e evitar penalidades.  

Envio de relatórios sobre pessoal 

O governo de Hong Kong monitoriza de perto o emprego da força de trabalho, pelo que a tarefa de cada empresa é fornecer relatórios sobre todos os seus funcionários atempadamente e na íntegra. Vejamos as principais formas de relatórios 

Formulário 6F1 – salários e contribuições previdenciárias 

Todos os anos, cada empregador é obrigado a apresentar um relatório no Formulário 6(F)1 (a carta varia consoante o departamento da autoridade fiscal), que indica dados sobre salários e contribuições para o fundo de pensões de cada funcionário da empresa. Graças a este relatório, o Departamento do Trabalho de Hong Kong monitoriza e controla rigorosamente o cumprimento das leis laborais e as garantias dos direitos dos trabalhadores.  

Pesquisa Trimestral de Emprego e Vagas 

A pesquisa é realizada pelo Departamento de Censo e Estatística de Hong Kong e tem como objetivo coletar dados atualizados sobre a situação do mercado de trabalho de Hong Kong. A participação no inquérito é um requisito obrigatório para todas as empresas, pois permite ao governo acompanhar as mudanças no nível de emprego e tomar decisões sobre a futura política económica de Hong Kong.