Hong Kong’da Şirket Belgeleri için Apostil: Kapsamlı Bir Kılavuz

Uluslararası iş yapmak, özellikle belgelerle çalışma söz konusu olduğunda birçok yasal inceliğin bilgisini gerektirir. Bu araçlardan biri de apostildir — bir belgenin yurtdışında kullanımı için geçerliliğini doğrulayan bir işaret. 1961 yılında, Lahey Sözleşmesi, yasal onay (legalizasyon) prosedürünü basitleştirmek amacıyla apostil uygulamasını kurdu.

Kendi yargı yetkisinin ötesinde faaliyet gösteren veya göstermeyi planlayan işletmeler için apostil kilit rollerden birini oynar. Şirket kayıt belgeleri, tüzükler veya kurumsal anlaşmalar gibi şirket belgelerinin yurtdışında geçerli olarak tanındığını onaylar.

Önde gelen uluslararası iş yargı yetkilerinden biri olan Hong Kong da Lahey Sözleşmesi’nin tarafıdır. Bu, Hong Kong’da düzenlenen belgeler için alınan apostilin dünyadaki çoğu ülkede kabul edildiği anlamına gelir, bu da uluslararası belge trafiğini önemli ölçüde basitleştirir. Bu makalede apostilin ne olduğunu, hangi belgelerin apostillenebileceğini ve apostil sürecini ayrıntılı olarak inceleyeceğiz.

Apostil ile İlgili Lahey Sözleşmesi

Apostil, Lahey Sözleşmesi’ne taraf ülkelerde kabul edilir. Belgelerin kullanılması planlanan ülkenin Sözleşme’ye taraf olduğundan emin olmak önemlidir.

Apostille İlişkin Lahey Sözleşmesi’ne Taraf Ülkeler (bölgeler dahil)

Avustralya, Avusturya, Azerbaycan, Arnavutluk, Andorra, Antigua ve Barbuda, Arjantin, Ermenistan, Bahamalar, Barbados, Bahreyn, Belarus, Belize, Belçika, Bulgaristan, Bosna-Hersek, Botsvana, Brezilya, Brunei Darüsselam, Burundi, Vanuatu, Birleşik Krallık, Macaristan, Venezuela, Honduras, Grenada, Yunanistan, Gürcistan, Hong Kong (Çin Halk Cumhuriyeti Hong Kong Özel İdari Bölgesi), Danimarka, Dominika, Dominik Cumhuriyeti, İsrail, Hindistan, İrlanda, İzlanda, İspanya, İtalya, Yeşil Burun Adaları, Kazakistan, Kıbrıs, Kırgızistan, Kolombiya, Kosova, Kosta Rika, Çin Halk Cumhuriyeti, Letonya, Lesoto, Liberya, Litvanya, Lihtenştayn, Lüksemburg, Mauritius, Makedonya, Malavi, Malta, Fas, Marshall Adaları, Makao (Çin), Meksika, Moldova, Monako, Moğolistan, Namibya, Hollanda, Nikaragua, Niue, Yeni Zelanda, Norveç, Umman, Cook Adaları, Panama, Paraguay, Peru, Polonya, Portekiz, Rusya Federasyonu, Romanya, El Salvador, Samoa, San Marino, Sao Tome ve Principe, Esvatini, Seyşeller, Saint Vincent ve Grenadinler, Saint Kitts ve Nevis, Saint Lucia, Sırbistan, Slovakya, Slovenya, Amerika Birleşik Devletleri, Surinam, Tacikistan, Tonga, Trinidad ve Tobago, Türkiye, Ukrayna, Özbekistan, Uruguay, Fiji, Finlandiya, Fransa, Almanya, Hırvatistan, Karadağ, Çek Cumhuriyeti, Şili, İsviçre, İsveç, Ekvador, Estonya, Güney Afrika, Güney Kore, Japonya.

1961 Lahey Sözleşmesi, yabancı belgelerin tanınma sürecini basitleştirmenin temellerini attı. Apostil sistemi getirilmeden önce, yurtdışında kullanılmak üzere tasarlanan belgelerin konsolosluklar ve büyükelçilikler aracılığıyla uzun bir yasal onay prosedüründen geçmesi gerekiyordu. Sözleşme, belgelerin geçerliliğini doğrulamak için tek tip bir standart oluşturarak bu süreci basitleştirdi.

Lahey Sözleşmesi’nin bir tarafı olarak Hong Kong, devlet kurumları tarafından düzenlenen veya noterler tarafından onaylanan kurumsal belgelerin geçerliliğini doğrulamak için apostili kullanır. Hong Kong’da apostil uygulamasından birincil sorumlu yetkili makam Yüksek Mahkeme’dir. Bu prosedür, Hong Kong’da apostillenen belgelerin Sözleşme’nin diğer taraf ülkelerinde tanınacağını garanti eder.

Apostil Hangi Amaçlarla Gereklidir?

Belgelerin apostili, Hong Kong dışında resmi olarak tanınmaları ve kullanılmaları için gereklidir. Belgelerin geçerliliğini onaylar ve Lahey Sözleşmesi’ni imzalayan diğer ülkelerde yasal olarak geçerli hale getirir. Apostilin gerekli olduğu başlıca durumlar şunları içerir:

• Yabancı bankalarda banka hesabı açılması.
• Yabancı ortaklara ve muhatap firmalara belge sağlanması.
• Uluslararası ihalelere katılım.
• Şirketin çıkarlarının diğer yargı bölgelerinde temsili.
• Yabancı bir eğitim kurumuna kabul.
• Yabancı bir devlette evlilik işlemleri.
• Başka bir ülkede çalışma izni, oturma izni veya vatandaşlık alınması.
• Başka bir ülkede vergi kaydı.

Apostil, ek yasal onay ihtiyacını ortadan kaldırarak belgelerin tanınma sürecini önemli ölçüde hızlandırır ve Lahey Sözleşmesi’ne taraf ülkelerde kullanımlarını kolaylaştırır.

Hong Kong’da Hangi Belgeler Apostillenebilir?

Hong Kong’da aşağıdaki belgeler apostile tabidir:

Hong Kong devlet kurumları tarafından tüzel kişilere ilişkin olarak düzenlenen belgeler:

• Şirket Kuruluş Belgesi (Certificate of Incorporation).
• Kayıt Formu (NNC1).
• İş Kayıt Belgesi (BRC – Business Registration Certificate).
• Şirket Ana Sözleşmesi (Memorandum and Articles of Association).
• Şirket Detay Raporu (Company particulars report – ticaret sicil kaydı benzeri).
• Devam Eden Kayıt Sertifikası (Certificate of Continuing registration – şirketin aktif durumunun teyidi).
• Yıllık Bildirim Formu – Annual Return (NAR1).
• ND2A/ND2B Formu (yöneticiler/sekreterler kompozisyonundaki değişiklikler).
• Şirket adı değişiklik belgeleri (Certificate on change of name).
• Vergi Mukimlik Sertifikası.
• Hong Kong Şirketler Sicili (Companies Registry) veya Hong Kong Gelir İdaresi (Inland Revenue Department) tarafından düzenlenen diğer tüm belgeler.

Şirket sekreteri tarafından düzenlenen belgeler:

• Görevdeki Kişiler Sertifikası (Certificate of Incumbency – şirketin nihai faydalanıcılarına ilişkin bilgileri onaylayan sertifika).

Şirket tarafından düzenlenen belgeler:

• Hisse Senedi Sertifikası (Share certificate).
• Toplantı tutanakları, yönetim kurulu ve hissedar kararları.
• Muhatap firmalarla yapılan sözleşmeler/anlaşmalar.
• Vekaletnameler.
• Hissedar değişikliğini kanıtlayan belgeler (Sold & Bought note, Instrument of Transfer).
• Hissedar Sicili (register of members).
• Yöneticiler Sicili (register of directors).
• Sekreterler Sicili (register of secretaries).
• Önemli Kontrol Sahipleri Sicili (register of significant controllers).

Denetçi tarafından düzenlenen belgeler:

• Denetim Raporu.

Devlet kurumları veya eğitim kurumları tarafından düzenlenen kişisel belgeler:

• Doğum belgeleri.
• Evlilik belgeleri.
• Ölüm belgeleri.
• Üniversite diplomaları ve okul sertifikaları.
• Sabıka kaydı olmadığına dair belgeler.
• Pasaport kopyaları.

Hong Kong’da Apostil İşlemi

Hong Kong’da belgeleri apostillemenin 3 (üç) ana yolu vardır:

1. Belgenin, belgeyi düzenleyen devlet kurumu tarafından onaylanması ve Hong Kong Yüksek Mahkemesi’nde apostil uygulanması.

Bu yöntem genellikle devlet kurumları tarafından düzenlenen belgeler için en uygulanabilir olanıdır.

Prosedür:

• Devlet kurumundan belgenin sipariş edilmesi.
• Belgenin devlet kurumu (yetkili kişi) tarafından onaylanması.
• Belgenin apostil uygulanması için Yüksek Mahkeme’ye iletilmesi.

İlgili devlet kurumunun yetkili kişisi belgeyi onaylar ve yüksek mahkeme, apostil damgasıyla yetkili kişinin imzasının, unvanının ve/veya devlet kurumunun mührünün geçerliliğini tasdik eder.

Bu durumda her belgeye bir apostil uygulanır: 1 belge = 1 apostil damgası. Belge birden fazla sayfadan oluşuyorsa, apostil damgası genellikle belgenin son sayfasına veya ilk sayfasına konur. Çok sayfalı belgenin kendisi ne devlet kurumu ne de mahkeme tarafından ciltlenir.

İstisnalar olduğunu belirtmekte fayda var. Örneğin, Hong Kong Gelir İdaresi tarafından düzenlenen bir şirkete ait vergi mukimlik sertifikası, noter onayı olmadan onaylanamaz.

Hong Kong Şirketler Sicili’nin yetkili bir kişisi tarafından onaylamaya dayalı apostil damgası örneği

Hong Kong Gelir İdaresi’nin yetkili bir kişisi tarafından onaylamaya dayalı apostil damgası örneği

2. Belgenin/belgelerin Hong Kong’da bir noter tarafından onaylanması ve Hong Kong Yüksek Mahkemesi’nde apostil uygulanması.

Bu yöntem, devlet kurumları tarafından değil, şirketin iç belgeleri için düzenlenen belgelerde kullanılır.

Prosedür:

• Belgenin hazırlanması.
• Noter onayı.
• Hong Kong Yüksek Mahkemesi’nde apostil uygulanması.

Bu durumda, apostil belgenin aslına veya bir kopyasına uygulanabilir. Belgenin aslı notere sunulur ve noter bu aslı onaylayabilir veya asıldan bir kopya çıkarıp kopyayı onaylayabilir. Daha sonra, Hong Kong Yüksek Mahkemesi sırasıyla belgenin aslındaki veya kopyasındaki noterin imzasını ve noter mührünü tasdik eder.

Bu yöntem genellikle bir devlet kurumu tarafından değil, şirket (iç belgeler) tarafından düzenlenen belgelere uygulanır. Veya hem iç belgelerden hem de devlet kurumu tarafından düzenlenen belgelerden oluşan bir belge kombinasyonunu apostillemek gerektiğinde de uygulanır. Bu durumda, noter tüm belge setini ciltler ve belge cildine noter mührünü vurur. Daha sonra, apostil damgası da cilde uygulanır. Bu durumda, 1 apostil damgasıyla onaylanmış birkaç belge olabilir:

birlikte ciltlenmiş birkaç belge = tüm cilt için 1 apostil.

Hong Kong’da bir noter tarafından onaylamaya dayalı apostil damgası örneği

3. Belgenin/belgelerin Yemin Komiseri (Commissioner for Oaths) tarafından onaylanması ve Hong Kong Yüksek Mahkemesi’nde apostil uygulanması.

Bu yöntem, bir belgeyi bir devlet kurumunun veya noterin imzası ve mührü ile onaylamanın mümkün olmadığı durumlarda kullanılır.

Prosedür:

• Belgenin hazırlanması.
• İçişleri Dairesi’nin (Home Affairs Department) uzman bir biriminde beyanname (belge ile ilgili yemin/ant içme) düzenlenmesi.
• Hong Kong Yüksek Mahkemesi’nde apostil uygulanması.

Kim yemin ettirebilir? – Mahkeme ve yargı sürecinde hareket eden bir kişi, yasal olarak çağrılan veya gönüllü olarak huzuruna çıkan bir tanığı yemin ettirebilir.

Yemin ettirmenin olağan prosedürü, yemin eden kişinin yemin ettiren görevliye kanunla öngörülen yemin sözlerini tekrarlaması veya söylemesi gerektiğini varsayar.

Genellikle bu tür bir onay, içinde belirtilen konuların kanıtı olarak yasada gerekli veya izin verildiğinde, yargı işlemleriyle bağlantılı olarak kullanılır. Ancak, şirket belgeleri (iç belgeler veya devlet kurumu tarafından düzenlenen) gibi diğer belgelerin onaylanması durumunda, bunlar da böyle bir beyanname ile onaylanabilir ve daha sonra Hong Kong Yüksek Mahkemesi tarafından apostillenebilir. Ancak yine de bu yöntem, standart modda bir devlet kurumu veya bir noter tarafından onaylanabilen belgelerin onaylanmasında bir kuraldan ziyade daha çok bir istisnadır.

Hong Kong’da bir Yemin Komiseri tarafından onaylanmış apostil damgası örneği