Tuyển dụng lao động tại Trung Quốc: hợp đồng và nghĩa vụ của người sử dụng lao động

Pháp luật lao động Trung Quốc không tìm sự cân bằng giữa hai bên — nó bảo vệ người lao động một cách có chủ đích. Với người sử dụng lao động nước ngoài, hệ quả rất cụ thể: một hợp đồng ký chậm vài tuần không dẫn đến khoản phạt hành chính, mà dẫn đến nghĩa vụ trả lương gấp đôi. Bài viết này đi qua các nghĩa vụ theo đúng thứ tự bạn sẽ gặp trong thực tế.

Ai được quyền tuyển dụng trực tiếp

Muốn trực tiếp sử dụng công dân Trung Quốc, doanh nghiệp phải có tư cách người sử dụng lao động. Doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài (WFOE) có tư cách này ngay khi hoàn tất đăng ký và ghi nhận sử dụng lao động tại cơ quan lao động địa phương thuộc hệ thống MOHRSS — Bộ Nhân lực và An sinh xã hội Trung Quốc. Khi đó doanh nghiệp được ký hợp đồng, trả lương, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và lưu giữ hồ sơ nhân sự.

Văn phòng đại diện thì không. Ngoài trưởng đại diện và các đại diện của chính mình, văn phòng đại diện không được ký bất kỳ hợp đồng lao động nào với nhân sự Trung Quốc; toàn bộ nhân sự phải đi qua một tổ chức cho thuê lại lao động có giấy phép, và tổ chức đó mới là người sử dụng lao động về mặt pháp lý. Nên làm rõ điểm này từ sớm, vì hình thức hiện diện quyết định toàn bộ mô hình tuyển dụng: WFOE là tuyển trực tiếp, văn phòng đại diện luôn cần trung gian.

Ký hợp đồng cho đúng

Tại Trung Quốc đại lục, không có hợp đồng bằng văn bản thì không có quan hệ lao động hợp lệ — và loại hợp đồng bạn chọn hôm nay sẽ phát huy tác dụng sau vài năm.

Ba loại hợp đồng

Có ba lựa chọn: hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng không xác định thời hạn, và hợp đồng theo công việc kết thúc khi hoàn thành nhiệm vụ đã xác định. Điểm cần chú ý nằm ở lần gia hạn. Khi đã ký hai hợp đồng xác định thời hạn liên tiếp với cùng một người, hợp đồng thứ ba bắt buộc phải là không xác định thời hạn — người sử dụng lao động không còn quyền lựa chọn. Kết quả tương tự tự động phát sinh sau 10 năm làm việc liên tục cho cùng một người sử dụng lao động. Cả hai trường hợp đều không cần người lao động đề nghị.

Nội dung bắt buộc và nội dung thỏa thuận thêm

Bốn nhóm nội dung không thể thiếu:

• thông tin các bên, gồm cả người đại diện theo pháp luật của công ty;
• thời hạn hợp đồng, chức danh và địa điểm làm việc;
• mức lương và phương thức trả lương;
• thời giờ làm việc và điều kiện tham gia bảo hiểm xã hội.

Ngoài ra thường có thêm thử việc, nghĩa vụ đào tạo, bảo mật bí mật kinh doanh và điều khoản không cạnh tranh — lưu ý rằng điều khoản không cạnh tranh chỉ có hiệu lực khi công ty trả một khoản bồi thường hằng tháng sau khi người lao động nghỉ. Một chi tiết quyết định kết quả tranh chấp: khi tồn tại song song bản tiếng Anh và bản tiếng Trung, bản tiếng Trung thường là bản có giá trị pháp lý. Vậy nên phải rà soát bản đó, không phải bản mà trụ sở chính đọc cho tiện.

⚠️ Thời hạn đắt giá nhất: hợp đồng bằng văn bản phải được ký trong vòng một tháng kể từ ngày làm việc đầu tiên. Quá hạn, doanh nghiệp phải trả gấp đôi tiền lương cho những tháng còn lại của năm đầu tiên. Nếu để trọn một năm mà vẫn chưa ký, người lao động được coi là đã giao kết hợp đồng không xác định thời hạn ngay từ đầu. Ngoại lệ duy nhất là làm việc bán thời gian, nơi thỏa thuận miệng được chấp nhận — nhưng vượt quá 4 giờ mỗi ngày tính bình quân sẽ chuyển quan hệ sang toàn thời gian và mọi nghĩa vụ nêu trên quay trở lại. Song song đó, doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động.

Thử việc được bao lâu

Thời gian thử việc không phải là nội dung thương lượng; nó gắn với thời hạn hợp đồng và chỉ được thỏa thuận một lần giữa cùng hai bên.

Vượt giới hạn, doanh nghiệp phải bồi thường cho từng ngày làm việc vượt mức. Lương thử việc cũng có sàn: không thấp hơn 80% mức lương đã thỏa thuận và không thấp hơn lương tối thiểu tại địa phương.

Đừng áp nhầm quy định Việt Nam. Ở Trung Quốc, thử việc có thể kéo dài tới 6 tháng tùy thời hạn hợp đồng, nhưng phải đóng bảo hiểm xã hội ngay trong thời gian thử việc và việc chấm dứt trong thời gian này vẫn phải chứng minh được người lao động «không đáp ứng điều kiện tuyển dụng» đã ghi rõ từ đầu. Đây không phải là quyền chấm dứt tự do như nhiều doanh nghiệp vẫn hình dung.

Dự định tuyển nhân viên tại Trung Quốc?

• Hợp đồng theo luật lao động TQ
• Tính các khoản đóng bắt buộc
• Bao quát nghĩa vụ chủ sử dụng

Tư vấn miễn phí

Những khoản phát sinh hằng tháng cùng tiền lương

Phần lớn rủi ro tập trung vào hai việc: mức đóng và thời hạn nộp.

Năm loại bảo hiểm và quỹ nhà ở

Người sử dụng lao động và người lao động cùng đóng năm loại bảo hiểm — hưu trí, y tế, thất nghiệp, tai nạn lao động và thai sản — cộng thêm quỹ nhà ở. Bảo hiểm tai nạn lao động và thai sản thường do doanh nghiệp chịu toàn bộ. Tại Bắc Kinh, quỹ nhà ở được chia đều 12% mỗi bên; đây là con số tham chiếu, không phải tỷ lệ chung toàn quốc. Mỗi thành phố công bố tỷ lệ riêng cùng mức trần và mức sàn đóng riêng. Việc đăng ký phải hoàn tất trong 30 ngày kể từ khi bắt đầu làm việc, bao gồm cả thời gian thử việc.

Một nhân viên thực sự tốn bao nhiêu

Mức lương đã thỏa thuận không phải là số tiền rời khỏi tài khoản. Phần doanh nghiệp đóng thường cộng thêm từ một phần tư đến hơn 40% trên lương gộp, tùy thành phố và tỷ lệ quỹ nhà ở được chọn. Với vị trí 20.000 CNY mỗi tháng, chênh lệch nằm giữa khoảng 25.000 và 28.000 CNY chi ra hằng tháng — với đội ngũ 10 người, con số đó đủ để thay đổi kế hoạch nhân sự.

Ba yếu tố quyết định con số:

• Mức đóng, không phải lương của tháng đó. Mức đóng được tính trên thu nhập bình quân hằng tháng của năm dương lịch trước đó, trong phạm vi sàn và trần do địa phương ấn định. Lương cao chạm trần thì không phát sinh thêm; lương thấp dưới sàn vẫn tính theo sàn. Người mới tuyển thường lấy lương khởi điểm làm căn cứ cho năm đầu.
• Thành phố. Bắc Kinh, Thượng Hải và Thâm Quyến có biểu tỷ lệ riêng, điều chỉnh hằng năm. Thứ tự thành phố nào đắt hơn thay đổi theo mỗi lần sửa đổi ở địa phương, vì vậy hãy xác minh giá trị hiện hành tại cơ quan nhân lực – an sinh xã hội của thành phố thay vì dùng lại bảng số tìm thấy trên mạng.
• Tỷ lệ quỹ nhà ở. Đây là khoản duy nhất thực sự có thể điều chỉnh. Thành phố quy định một biên độ, doanh nghiệp tự chọn vị trí trong biên độ đó. Tại các thành phố hạng nhất, nhiều doanh nghiệp nước ngoài chủ động đóng cao hơn mức tối thiểu vì đây là một trong những công cụ giữ người hiệu quả nhất.

⚠️ Đừng tìm cách hạ mức đóng một cách hình thức. Chuyển một phần lương thành khoản hoàn chi phí, kê khai theo mức sàn, hoặc lấy văn bản từ bỏ bảo hiểm của người lao động — đều là những lỗi bị ghi nhận thường xuyên khi thanh tra. Sự đồng ý bằng văn bản không giúp miễn trách: giải thích của Tòa án nhân dân tối cao về tranh chấp lao động, có hiệu lực từ ngày 1/9/2025, khẳng định rõ thỏa thuận hoặc cam kết dạng này vô hiệu. Doanh nghiệp vẫn phải truy đóng, chịu tiền chậm nộp, và nếu người lao động nghỉ việc vì lý do đó thì phải trả trợ cấp. Một phát hiện như vậy trong quá trình thẩm định để gọi vốn hoặc mua bán doanh nghiệp đã làm đổ vỡ không ít thương vụ.

Tiền lương, thời giờ làm việc và nghỉ phép

Tiền lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu tại nơi thực hiện công việc; Trung Quốc không có mức lương tối thiểu chung toàn quốc, mỗi tỉnh tự quy định. Thời giờ làm việc tiêu chuẩn là 8 giờ mỗi ngày và 40 giờ mỗi tuần, với trần bình quân tuần theo luật là 44 giờ; làm thêm giờ được trả cao hơn. Doanh nghiệp cũng phải ban hành nội quy lao động và bảo đảm nghỉ phép năm có hưởng lương.

Chấm dứt quan hệ lao động

Người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt hợp đồng theo một danh mục căn cứ khép kín: không đạt yêu cầu thử việc, vi phạm nghiêm trọng nội quy, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp, bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Ngoài danh mục này chỉ còn cách thỏa thuận chấm dứt.

Trợ cấp thôi việc là chỗ các nhà quản lý nước ngoài hiểu sai nhiều nhất. Nó không chỉ phát sinh khi sa thải: người lao động nghỉ việc vì doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ — chậm trả lương, không đóng bảo hiểm, điều kiện làm việc gây nguy hiểm — vẫn được hưởng trợ cấp. Nghỉ việc thông thường cần báo trước 30 ngày, nhưng thời hạn báo trước không áp dụng khi có cưỡng bức lao động hoặc nguy cơ với sức khỏe: người lao động có thể dừng ngay trong ngày. Nếu không thỏa thuận được, trình tự là hòa giải rồi đến trọng tài lao động.

Tuyển qua công ty dịch vụ

Khi tuyển trực tiếp không khả thi hoặc không thuận tiện, cho thuê lại lao động là phương án thay thế: tổ chức dịch vụ trở thành người sử dụng lao động theo hợp đồng, còn doanh nghiệp bạn chuyển khoản tương ứng với tiền lương và các khoản đóng. Hợp đồng dịch vụ cần ghi rõ vị trí và số lượng, nguyên tắc trả công bằng nhau cho công việc như nhau, bên nào đóng khoản nào, và cách phân chia trách nhiệm.

Phạm vi áp dụng khá hẹp: chỉ dùng cho vị trí tạm thời, hỗ trợ hoặc thay thế, và số lao động thuê lại không nên vượt quá 10% tổng số lao động. Ngược lại, với văn phòng đại diện thì đây không phải một lựa chọn trong nhiều lựa chọn, mà là con đường hợp pháp duy nhất để có nhân sự vận hành.

Sẵn sàng đưa nhân viên vào biên chế?

• Hỗ trợ nhân sự trọn gói
• Tính lương và khoản đóng
• Phòng ngừa tranh chấp lao động

Tư vấn miễn phí

Bốn lỗi phổ biến của doanh nghiệp nước ngoài

• để hợp đồng bằng văn bản vượt mốc một tháng và gánh rủi ro trả gấp đôi lương;
• thỏa thuận thời gian thử việc dài hơn mức mà thời hạn hợp đồng cho phép, hoặc thử việc lần hai;
• đóng bảo hiểm chậm, thiếu, hoặc trên một mức đóng thấp không phản ánh lương thực tế;
• coi bản tiếng Anh là bản có hiệu lực mà không có bản tiếng Trung tương ứng.

«Doanh nghiệp nước ngoài hiếm khi thua kiện lao động ở Trung Quốc vì thiếu thiện chí. Họ thua vì không ai đọc phần chữ nhỏ. Suy đoán nghiêng về phía người lao động: ký muộn thì trả gấp đôi. Hồ sơ phải hoàn tất trước ngày làm việc đầu tiên, không phải sau đó.»

— Sergey Konon, chuyên gia tư vấn luật lao động Trung Quốc

Bốn trụ cột nâng đỡ toàn bộ cấu trúc: hợp đồng ký trong tháng đầu tiên, thử việc trong giới hạn, đóng đủ trên mức đóng đúng, và chấm dứt hợp đồng chỉ theo các căn cứ luật định. Thiếu một trụ, kết quả khá dễ đoán — pháp luật nghiêng về phía bên kia. Chuẩn bị xong hợp đồng tiếng Trung, hồ sơ nhân sự và bài toán chi phí thực tế trước ngày nhận việc, thì không khoản nào trong số này trở thành chi phí bất ngờ.

Lưu ý về phạm vi áp dụng: toàn bộ nội dung trên điều chỉnh Trung Quốc đại lục. Hồng Kông và Ma Cao là hai hệ thống pháp luật riêng — quan hệ lao động tại Hồng Kông chịu sự điều chỉnh của Employment Ordinance, với cơ cấu đóng góp bắt buộc khác (quỹ MPF thay vì năm loại bảo hiểm và quỹ nhà ở của đại lục). Hãy xây dựng điều khoản theo đúng nơi người lao động thực sự làm việc.