为什么您的香港公司需要一名公司秘书

香港经常被评为世界上最自由的经济体之一，吸引了新公司并为其开辟了前所未有的增长机会。该城市在吸引外国直接投资方面在亚洲排名第二，全球排名第三。 

然而，仅仅有在香港开展业务的愿望是不够的——如果不了解所有法律细节并遵守监管要求，您的业务可能从一开始就注定失败。其中一项义务是必须有一名公司秘书。不遵守此要求不仅会导致罚款，还可能引发诉讼。 

公司秘书在法律实体的成功运作中发挥着重要作用。秘书协助管理您在香港的公司，并与政府机构进行互动。 

在本文中，我们将讨论公司秘书的职能，并提供如何选择一家可靠的专业公司秘书的建议，以免出错。 

香港公司秘书要求 

强制任命   

根据《公司条例》（第622章），在香港运营的每家公司都必须任命一名公司秘书。 

公司秘书的角色   

• 公司秘书确保公司遵守法定和监管要求，维护官方记录，并处理行政任务，如向公司注册处提交年度申报和其他必要文件。   
• 公司秘书负责为公司提供注册办公地址。通常，该地址提供为期一年，并且必须每年续订。   
• 公司秘书必须可靠地向政府机构提供有关公司的信息。 

与办公室秘书的区别   

了解公司秘书与办公室秘书不同是有益的。与传统办公室角色涉及的行政任务（如接听电话和管理办公室职责）不同，公司秘书充当“强制性公司治理顾问”。他们的主要责任是确保公司遵守适用的香港法律和法规。 

角色的演变   

自公司秘书角色在香港设立以来，其职能已显著演变。在2018年之前，执行该工作的具体限制并不存在。然而，随着2018年3月1日《反洗钱及恐怖分子资金筹集条例》（AMLO）的引入，只有持有信托或公司服务提供者（TCSP）牌照的本地居民或本地公司才能执行公司秘书职能。获得TCSP牌照确认秘书符合香港政府的规定。通常，这些要求包括遵守AML和CTF（反洗钱和反恐怖主义资金筹集）法规、公司诚信和尽职调查的义务、在秘书的工资单上拥有必要的员工，以及在香港拥有实体营业地点。 

合格公司秘书的重要性   

任命一名合格的公司秘书对于确保企业遵守当地法律至关重要，从而降低违规风险并促进积极的公司形象。公司秘书在维护公司的法律地位和支持其治理框架方面发挥着关键作用。 

通过理解和履行这些责任，公司秘书有助于维护公司的合规性和诚信，为其整体成功和声誉做出贡献。 

公司秘书的职责是什么？ 

公司秘书负责在香港注册和持续维护公司的事务。他们的主要职责包括与香港公司注册处、税务局及其他行政机构进行联络。 

主要职责 

• 协助选择公司类型：根据业务需求和目标，提供有关最合适的公司结构类型的建议。   
• 公司注册：为公司注册过程提供全面支持，包括准备所有必要文件和提交申请。   
• 提供注册地址：为公司提供香港的官方注册地址。   
• 提交年度申报表（表格NAR1）：向香港公司注册处提交年度申报表，以确保符合法定要求。   
• 商业登记证：在公司注册办事处更新并保持有效的商业登记证。   
• 付款和职责：组织并履行向公司注册处和香港税务局的所有必要付款和职责。   
• 维护登记册：维护和更新重要控制人登记册及其他强制性公司登记册。   
• 官方通信：接收和处理来自政府机构的官方通信，并代表公司与这些机构保持联系。   
• 更新公司信息：更新公司及其授权人员在公司注册处的信息。   
• 年度会议：组织和准备召开股东或董事年度会议的所有必要文件。   
• 利益相关者互动：与包括股东在内的利益相关者互动，以确保顺畅沟通并遵循治理实践。 

公司秘书在确保公司遵守香港的监管框架方面发挥着重要作用，从而维护公司的法律地位并为其整体成功和声誉做出贡献。 

公司秘书的重要性 

在香港，任命公司秘书是所有公司的强制法律要求。没有持牌公司秘书可能导致重大罚款，在某些情况下，还可能引发法律诉讼。 

根据《公司条例》第622章，第476部分，规定了公司任命公司秘书的义务。在香港没有公司秘书是违法行为。如果公司未能遵守本节规定的指示，公司及其每位负责人均构成违法行为，并可被处以第6级罚款；若为持续性违法行为，则每天可被处以额外2,000港元的罚款。 

罚款级别： 

• 第1级：HK$2,000   
• 第2级：HK$5,000   
• 第3级：HK$10,000   
• 第4级：HK$25,000   
• 第5级：HK$50,000   
• 第6级：HK$100,000 

公司秘书必须遵守所有法律要求，并持有确认的营业执照。Vita Liberta Limited就是这样的一家公司。我们在香港法律框架内运作，确保您的业务顺利运营和成功运作。 

选择Vita Liberta Limited将为您的业务在与政府机构互动方面提供全面支持，并帮助避免罚款和可能的法律问题。 

如何在香港选择公司秘书？ 

有效的TCSP执照： 

• 确认公司秘书持有有效的信托或公司服务提供者（TCSP）执照。这对于在香港的法律合规至关重要，并确保遵守反洗钱和反恐融资法规。 

服务费用： 

• 评估各种公司秘书的定价和服务。确保费用具有竞争力并符合市场标准。力求在成本、价值和服务质量之间取得平衡。 

专业知识： 

• 评估团队的专业知识。他们应熟悉香港的合规要求和公司法律。经验丰富的专业人士可以提供有见地的建议，帮助您的公司履行所有法律义务。 

声誉和反馈： 

• 通过查看客户反馈和推荐信调查公司秘书的声誉。信誉良好的公司秘书更有可能提供可靠和高质量的服务。 

客户支持： 

• 考虑客户支持的质量。高效和响应迅速的沟通对于解决可能出现的任何问题或疑问至关重要。 

通过考虑这些因素，您可以选择一位能够有效支持公司合规和治理需求的公司秘书，确保在香港的业务顺利高效地运营。 

谁可以担任公司秘书？ 

无论是个人还是专业公司都可以被任命为公司秘书。然而，双方都必须满足一些严格的要求。 

香港的公司秘书应具备哪些技能？ 

为了避免在选择公司秘书时出错，确保他们具备以下技能和属性至关重要： 

1. 合规专业知识： 
   • 公司秘书必须善于就遵守政府法规向公司管理层提供咨询。这包括及时了解香港法律的变化，并确保公司遵守所有法律要求。 
2. 运营和行政管理： 
   • 强大的运营和行政管理技能至关重要。公司秘书应能够高效管理公司的合规和行政责任。 

在Vita Liberta Limited，我们提供全面的公司秘书服务，确保遵守所有法律法规，让您专注于业务发展。我们是您在香港的可靠合作伙伴。