Die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Originaldokumenten eines Unternehmens in Hongkong ist nicht nur eine Verpflichtung gegenüber dem Staat, sondern auch die Grundlage für eine nachhaltige und erfolgreiche Geschäftsführung. In der modernen Welt sind Daten alles, und für Unternehmen ist eine genaue und transparente Dokumentation von größter Bedeutung.
Hongkong bietet mit seiner entwickelten Geschäftsumgebung weitreichende Möglichkeiten für Unternehmen, erfordert jedoch gleichzeitig die strikte Einhaltung von Normen und Regeln für die Berichterstattung. Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen kann zu schwerwiegenden finanziellen und rechtlichen Konsequenzen führen.
In diesem Artikel betrachten wir die Schlüsselanforderungen an die Dokumentenaufbewahrung, mit denen Unternehmen in Hongkong konfrontiert sind. Unsere Experten haben praktische Empfehlungen zur Verbesserung des Dokumentenflusssystems vorbereitet, die nicht nur dabei helfen, den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, sondern auch das Geschäftsmanagement zu optimieren.
Die Notwendigkeit der Aufbewahrung von geschäftlichen Originaldokumenten in Hongkong
Die Aufbewahrung von Originaldokumenten ist nicht nur eine gesetzlich festgelegte Verpflichtung, sondern auch die Grundlage für das Geschäftsmanagement, die dabei hilft:
- Die Berechtigung oder Legalität der Geldbewegungen des Unternehmens zu kontrollieren.
- Geschäftsrisiken zu verhindern, die mit einem Informationsmangel oder deren Nichtverfügbarkeit verbunden sind.
Die Aufbewahrung von Originaldokumenten hilft dem Unternehmen, rechtmäßig auf dem Gebiet der Sonderverwaltungszone Hongkong zu arbeiten, und schafft einen gesunden Ansatz für die Geschäftsführung und die Bildung seiner “Geschichte”. Diese “Geschichte” kann zur Vorlage bei Steuerbehörden, Banken, Investoren, Wirtschaftsprüfern und für interne Kontrollen erforderlich sein.
Die Steuergesetzgebung Hongkongs, insbesondere die IRO (Inland Revenue Ordinance), verlangt, dass alle Unternehmen die Originaldokumentation über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens in englischer oder chinesischer Sprache aufbewahren. Diese Dokumente müssen jederzeit innerhalb von 7 Jahren nach dem Transaktionsdatum für eine Überprüfung verfügbar sein. Die Nichteinhaltung dieser Anforderung kann zu einer Geldstrafe von bis zu 100.000 HKD führen.
Wenn Ausgaben und Verluste vergangener Perioden das Einkommen in nachfolgenden Geschäftsjahren mindern, müssen die Originaldokumente für solche Ausgaben nicht für 7 Jahre ab dem Transaktionsdatum, sondern ab dem Zeitpunkt aufbewahrt werden, zu dem diese Ausgabe als Einkommensgutschrift zur Verringerung der steuerpflichtigen Basis angenommen wurde.
Welche Dokumente aufbewahrt werden müssen
Dokumente, die die Einnahmen des Unternehmens belegen
In Hongkong sind Unternehmen verpflichtet, Originaldokumente aufzubewahren, die den Umsatz und die Einnahmen belegen, um eine genaue Buchführung und die Einhaltung des Einkommensteuergesetzes zu gewährleisten. Hier sind die Hauptarten von Dokumenten, die aufbewahrt werden müssen:
- Rechnungen (Invoices). Müssen die folgenden Informationen enthalten:
• Rechnungsnummer in einer verständlichen chronologischen Reihenfolge;
• Rechnungsdatum;
• Name und Adresse des Kunden;
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, deren Menge und Wert;
• Gesamtrechnungsbetrag; - Bankauszüge (Bank Statements). Aufzeichnungen aller Transaktionen auf den Bankkonten des Unternehmens, die für den Abgleich der Eingänge verwendet werden. Einschließlich Transaktionen im Zusammenhang mit der Kartenzahlungsabwicklung (Acquiring).
- Kassenbons (Receipts). Bestätigen den Erhalt von Barzahlungen und enthalten:
• Zahlungsdatum;
• Zahlungsbetrag;
• Beschreibung und Menge der Waren oder Dienstleistungen. - Verträge, Vereinbarungen, Abkommen (Contracts and Agreements). Müssen enthalten:
• Name, Adresse und Details der Parteien;
• Verkaufsgegenstand;
• Verkaufsbedingungen;
• Zahlungsbedingungen;
• Verpflichtungen der Parteien. - Alle anderen Dokumente, die den Verkauf von Waren, Arbeiten, Dienstleistungen an Kunden belegen.
Dokumente, die die Ausgaben des Unternehmens belegen
In Hongkong sind Unternehmen verpflichtet, Originaldokumente aufzubewahren, die die Ausgaben belegen, um eine genaue Buchführung und die Einhaltung der steuerlichen Anforderungen zu gewährleisten. Nachfolgend sind die Hauptarten von Dokumenten aufgeführt, die aufbewahrt werden müssen:
- Rechnungen (Invoices):
• Rechnungsnummer;
• Rechnungsdatum;
• Name und Adresse des Lieferanten;
• Name des Zahlers;
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, deren Menge und Wert;
• Gesamtrechnungsbetrag; - Bankauszüge (Bank Statements). Aufzeichnungen aller Transaktionen auf den Bankkonten des Unternehmens, die für den Abgleich der Ausgaben verwendet werden.
- Kassenbons (Receipts). Bestätigen die Tatsache der Barzahlung. Müssen enthalten:
• Zahlungsdatum;
• Zahlungsbetrag;
• Beschreibung und Menge der erworbenen Waren oder Dienstleistungen. - Verträge, Vereinbarungen, Abkommen (Contracts and Agreements). Müssen enthalten:
• Name, Adresse und Details der Parteien;
• Einkaufsgegenstand;
• Einkaufsbedingungen;
• Zahlungsbedingungen;
• Verpflichtungen der Parteien. - Gutschriften und Lastschriften (Credit and Debit Notes). Bestätigen Korrekturen auf Rechnungen und werden für die Buchführung von Warenrückgaben oder Wertkorrekturen verwendet.
- Miet- und Leasingverträge (Lease and Rental Agreements). Belegen die Kosten für die Anmietung oder Leasing von Eigentum. Enthalten Informationen über Laufzeiten, Bedingungen und Höhe der Mietzahlungen.
- Gehaltsabrechnungen (Payroll Records). Aufzeichnungen aller Zahlungen an Mitarbeiter. Enthalten Informationen über Beträge, Daten und Empfänger der Zahlungen.
Dokumente, die die Bilanzierung von Vermögenswerten belegen
Jedes Unternehmen ist verpflichtet, eine Aufzeichnung über Vermögenswerte wie Büroausstattung, Maschinen, Land und Gebäude zu führen. Dazu müssen das Kaufdatum, die Anschaffungskosten des Vermögenswerts sowie alle Aufwendungen für Verbesserungen erfasst werden. Ein Vermögensregister hilft, die Nutzung der Unternehmensressourcen zu kontrollieren und Verluste zu minimieren.
Beispiel für die Erfassung erworbener Vermögenswerte eines Unternehmens
| Beschreibung des Vermögenswerts | Kaufdatum | Anschaffungskosten |
| Büroausstattung | 15/10/2022 | 10 000 HKD |
| Fahrzeug | 05/05/2023 | 50 000 HKD |
Inventar und Bargeld
Alle Handelsunternehmen müssen regelmäßig am Ende einer Berichtsperiode eine Bestandsaufnahme durchführen. Dies ist wichtig für die Gewinnermittlung und die korrekte Steuerberechnung. Die Bestandsaufnahme muss auch für Prüfungszwecke dokumentiert werden.
Wie Originaldokumente in Hongkong aufbewahrt werden
Unternehmen können eine der Aufbewahrungsmethoden wählen oder mehrere gleichzeitig nutzen.
- Physische Aufbewahrung (Paper Storage).
• Organisieren Sie Dokumente nach Kategorien (z.B. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) und bewahren Sie sie in Ordnern und Hängeregistern auf.
• Verwenden Sie für die Langzeitarchivierung Archivboxen, die Dokumente vor Beschädigungen schützen.
• Bewahren Sie wichtige Dokumente in Safes auf, um sie vor Diebstahl oder Beschädigung zu schützen. - Elektronische Aufbewahrung (Electronic Storage):
• Konvertieren Sie Papierdokumente durch Scannen in ein digitales Format.
• Verwenden Sie Festplatten, stationäre Server oder Cloud-Dienste (z.B. Google Drive, Dropbox, andere) zum Speichern und für den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente.
• Führen Sie regelmäßige Sicherungskopien durch und erstellen Sie Backups, um das Risiko von Datenverlust zu minimieren. - Buchhaltungssoftware und/oder Dokumentenmanagementsysteme (Accounting software, Document management systems):
• Nutzen Sie spezielle Programme zur Organisation der Buchhaltung, zur Speicherung und zum Auffinden von Dokumenten.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Alle Unternehmen in Hongkong sind verpflichtet, primäre Belege mindestens 7 Jahre ab dem Zeitpunkt der Transaktion aufzubewahren. Dies umfasst alle Finanzunterlagen wie Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenzettel, Quittungen und andere Dokumente, die Einnahmen und Ausgaben belegen. Selbst nach Beendigung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens müssen die Dokumente bis zum Ablauf dieser Frist archiviert bleiben.
Ja, das Gesetz erlaubt die Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form, sofern sie auf Anfrage der Aufsichtsbehörden verfügbar sind. Es ist wichtig, dass elektronische Dokumente in einem unveränderbaren Format, wie z.B. PDF/A, gespeichert werden. Wenn Dokumente außerhalb von Hongkong gelagert werden, müssen sie innerhalb von 7 Tagen nach einer Anfrage der Steuerbehörden zur Überprüfung verfügbar sein.
Wenn ein Unternehmen die erforderlichen Dokumente nicht innerhalb von 7 Tagen nach Aufforderung durch die Steuerbehörden vorlegen kann, drohen Geldstrafen, die bis zu 100.000 HKD betragen können. Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung der Aufbewahrungsvorschriften zu zusätzlichen Überprüfungen und einer Prüfung führen. Daher ist es wichtig, dass alle Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt und jederzeit verfügbar sind.
Alle Unternehmen sind verpflichtet, die folgenden Dokumententypen aufzubewahren:
• Rechnungen.
• Kontoauszüge und Schecks.
• Kassenzettel (Kassenbelege).
• Verträge und Vereinbarungen.
• Sonstige Dokumente, die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens zuverlässig erfassen und belegen.
Bei der Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischem Format ist die Nutzung zuverlässiger Systeme mit einem hohen Schutzniveau wichtig. Die folgenden Maßnahmen helfen, Daten zu schützen:
• Nutzung von Cloud-Diensten mit Datenverschlüsselung (z.B. Google Drive oder OneDrive).
• Regelmäßige Sicherung (Backup) der Informationen.
• Benennung verantwortlicher Personen, die die Sicherheit des Datenzugriffs und der Datenspeicherung überwachen.
• Gewährleistung des Datenzugriffs nur für autorisierte Benutzer.
