La gestión y almacenamiento adecuados de los documentos primarios de una empresa en Hong Kong no solo es una obligación legal, sino también la base para operaciones comerciales sostenibles y exitosas. En el mundo actual, los datos lo son todo, y para las empresas, la documentación precisa y transparente es de suma importancia.
Hong Kong, con su entorno empresarial desarrollado, ofrece vastas oportunidades para las empresas, pero también requiere un estricto cumplimiento de las normas y regulaciones de informes. No cumplir con estos requisitos puede llevar a serias consecuencias financieras y legales.
En este artículo, exploraremos los requisitos clave de retención de documentos que enfrentan las empresas en Hong Kong. Nuestros expertos han preparado recomendaciones prácticas para mejorar los sistemas de gestión de documentos, lo que ayudará no solo a cumplir con los requisitos legales, sino también a optimizar la gestión empresarial.
Necesidad de Conservar Documentos Primarios de Negocios en Hong Kong
Conservar documentos primarios no es solo una obligación legal, sino también una base de gestión empresarial que ayuda a:
- Controlar la validez o legalidad del flujo de efectivo de la empresa.
- Prevenir riesgos empresariales asociados con la falta de información o su inaccesibilidad.
Conservar documentos primarios ayuda a una empresa a operar legalmente en la RAE de Hong Kong y crea un enfoque saludable para la gestión empresarial y su “historia”. Esta “historia” puede ser requerida para su presentación a las autoridades fiscales, bancos, inversores, auditores y control interno.
La legislación fiscal de Hong Kong, específicamente la Ordenanza de Ingresos Internos (IRO), requiere que todas las empresas mantengan documentación primaria de las actividades de la empresa en inglés o chino. Estos documentos deben estar disponibles para inspección en cualquier momento dentro de los 7 años desde la fecha de la transacción. No cumplir con este requisito puede resultar en una multa de hasta 100,000 HKD.
Si los gastos y pérdidas de períodos anteriores reducen los ingresos en años fiscales posteriores, los documentos primarios para tales gastos deben conservarse no por 7 años desde la fecha de la transacción, sino desde el momento en que el gasto se compensó contra los ingresos para reducir la base imponible.
Qué Documentos Deben Conservarse
Documentos que Confirman los Ingresos de la Empresa
En Hong Kong, las empresas están obligadas a conservar documentos primarios que confirmen los ingresos para asegurar una contabilidad precisa y el cumplimiento de la Ordenanza de Ingresos Internos. Aquí están los principales tipos de documentos que deben conservarse:
- Facturas. Deben contener la siguiente información:
- Número de factura en un orden cronológico claro;
- Fecha de la factura;
- Nombre y dirección del cliente;
- Descripción de bienes o servicios, su cantidad y costo;
- Importe total de la factura.
- Extractos Bancarios. Registros de todas las transacciones en las cuentas bancarias de la empresa utilizadas para conciliar los recibos. Incluye transacciones de adquisición.
- Recibos. Confirma la recepción de pago en efectivo y contiene:
- Fecha de pago;
- Importe del pago;
- Descripción y cantidad de bienes o servicios.
- Contratos, Acuerdos. Deben contener:
- Nombre, dirección y detalles de las partes;
- Objeto de la venta;
- Términos de la venta;
- Términos de pago;
- Obligaciones de las partes.
- Cualquier otro documento que confirme la venta de bienes, trabajos, servicios a clientes.
Documentos que Confirman los Gastos de la Empresa
En Hong Kong, las empresas están obligadas a conservar documentos primarios que confirmen los gastos para asegurar una contabilidad precisa y el cumplimiento de los requisitos fiscales. A continuación se enumeran los principales tipos de documentos que deben conservarse:
- Facturas:
- Número de factura;
- Fecha de la factura;
- Nombre y dirección del proveedor;
- Nombre del pagador;
- Descripción de bienes o servicios, su cantidad y costo;
- Importe total de la factura.
- Extractos Bancarios. Registros de todas las transacciones en las cuentas bancarias de la empresa utilizadas para conciliar los gastos.
- Recibos. Confirman el hecho del pago en efectivo. Deben contener:
- Fecha de pago;
- Importe del pago;
- Descripción y cantidad de bienes o servicios adquiridos.
- Contratos, Acuerdos. Deben contener:
- Nombre, dirección y detalles de las partes;
- Objeto de la compra;
- Términos de la compra;
- Términos de pago;
- Obligaciones de las partes.
- Notas de Crédito y Débito. Confirman ajustes en las facturas y se utilizan para contabilizar devoluciones de bienes o ajustes de precios.
- Contratos de Arrendamiento y Alquiler. Confirman los gastos por alquiler o arrendamiento de propiedades. Incluyen información sobre términos, condiciones y montos de los pagos de alquiler.
- Registros de Nómina. Registros de todos los pagos a empleados. Incluyen información sobre montos, fechas y destinatarios de los pagos.
Documentos que Confirman la Contabilidad de Activos
Cada empresa está obligada a llevar registros de activos como equipos de oficina, vehículos, terrenos y edificios. Esto requiere registrar la fecha de compra, el costo del activo y cualquier gasto de mejora. Un registro de activos ayuda a controlar el uso de los recursos de la empresa y minimizar pérdidas.
Ejemplo de Contabilidad para Activos Adquiridos por la Empresa
| Descripción del Activo | Fecha de Compra | Costo |
| Equipos de Oficina | 15/10/2024 | 10 000 HKD |
| Vehicular | 10/01/2025 | 50 000 HKD |
Inventario y Efectivo
Todas las empresas comerciales deben realizar inventarios regulares al final del período de informe. Esto es importante para determinar las ganancias y calcular los impuestos con precisión. El inventario también debe documentarse para fines de auditoría.
Cómo Almacenar Documentos Primarios en Hong Kong
Las empresas pueden elegir uno o más métodos para almacenar documentos simultáneamente.
- Almacenamiento en Papel
- Organizar documentos por categoría (por ejemplo, facturas, recibos, extractos bancarios) y almacenarlos en carpetas y archivos.
- Usar cajas de archivo para almacenamiento a largo plazo para proteger los documentos de daños.
- Almacenar documentos importantes en cajas fuertes para protegerlos contra robos o daños.
- Almacenamiento Electrónico
- Convertir documentos en papel a formato digital mediante escaneo.
- Usar un disco duro, servidor estacionario o servicios en la nube (por ejemplo, Google Drive, Dropbox, otros) para almacenar y acceder a documentos desde cualquier lugar.
- Hacer copias de seguridad regularmente y crear copias de respaldo para minimizar el riesgo de pérdida de datos.
- Software de Contabilidad, Sistemas de Gestión de Documentos
- Usar programas especializados para organizar la contabilidad, almacenar y buscar documentos.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
Todas las empresas en Hong Kong están obligadas a conservar documentos primarios durante al menos 7 años desde la fecha de la transacción. Esto incluye todos los registros financieros, como facturas, extractos bancarios, cintas de caja, recibos y otros documentos que confirmen ingresos y gastos. Incluso después de cesar operaciones, los documentos deben permanecer archivados hasta que expire este período.
Sí, la ley permite que los documentos se almacenen electrónicamente si son accesibles a solicitud de las autoridades reguladoras. Es importante que los documentos electrónicos se conserven en un formato inalterable, como PDF/A. Si los documentos se almacenan fuera de Hong Kong, deben estar disponibles para inspección dentro de los 7 días de una solicitud de las autoridades fiscales.
Si una empresa no puede proporcionar los documentos necesarios dentro de los 7 días a solicitud de las autoridades fiscales, enfrenta multas que pueden alcanzar hasta 100,000 HKD. Además, el incumplimiento de las reglas de retención de documentos puede llevar a inspecciones y auditorías adicionales. Por lo tanto, es importante que todos los documentos se mantengan en orden y sean accesibles en cualquier momento.
Todas las empresas están obligadas a conservar los siguientes tipos de documentos:
– Facturas.
– Extractos bancarios y cheques.
– Recibos.
– Contratos y acuerdos.
– Otros documentos que registren y confirmen de manera confiable los ingresos y gastos de la empresa.
Al almacenar documentos electrónicamente, es importante usar sistemas confiables con un alto nivel de protección. Las siguientes medidas ayudarán a proteger los datos:
– Usar servicios en la nube con cifrado de datos (por ejemplo, Google Drive o OneDrive).
– Hacer copias de seguridad de la información regularmente.
– Designar personas responsables para monitorear el acceso a los datos y la seguridad del almacenamiento.
– Asegurar el acceso a los datos solo para usuarios autorizados.