A condução de negócios internacionais exige conhecimento de muitas sutilezas legais, especialmente quando se trata de trabalhar com documentos. Uma dessas ferramentas é o apostilamento — uma marcação que confirma a autenticidade de um documento para seu uso no exterior. Em 1961, a Convenção de Haia estabeleceu o apostilamento com o objetivo de simplificar o procedimento de legalização.
Para empresas que operam ou planejam operar fora de sua jurisdição, o apostilamento desempenha um dos papéis-chave. Ele certifica que os documentos da empresa, como certidões de registro, estatutos ou acordos corporativos, são reconhecidos como válidos no exterior. Hong Kong, como uma das principais jurisdições comerciais internacionais, também é parte da Convenção de Haia. Isso significa que o apostilamento de documentos emitidos em Hong Kong é aceito na maioria dos países do mundo, o que, por sua vez, simplifica significativamente a circulação internacional de documentos. Neste artigo, examinaremos em detalhes o que é um apostilamento, quais documentos estão sujeitos ao apostilamento e o processo de apostilamento.
Convenção de Haia sobre Apostilamento
O apostilamento é aceito nos países signatários da Convenção de Haia. É importante verificar se o país onde se planeja usar os documentos é signatário da Convenção.
Países signatários da Convenção de Haia sobre Apostilamento (incluindo territórios)
Austrália, Áustria, Azerbaijão, Albânia, Andorra, Antígua e Barbuda, Argentina, Armênia, Bahamas, Barbados, Bahrein, Bielorrússia, Belize, Bélgica, Bulgária, Bósnia e Herzegovina, Botsuana, Brasil, Brunei Darussalam, Burundi, Vanuatu, Reino Unido, Hungria, Venezuela, Honduras, Granada, Grécia, Geórgia, Hong Kong (RAE da República Popular da China), Dinamarca, Dominica, República Dominicana, Israel, Índia, Irlanda, Islândia, Espanha, Itália, Cabo Verde, Cazaquistão, Chipre, Quirguistão, Colômbia, Kosovo, Costa Rica, República Popular da China, Letônia, Lesoto, Libéria, Lituânia, Liechtenstein, Luxemburgo, Maurício, Macedônia, Malawi, Malta, Marrocos, Ilhas Marshall, Macau (China), México, Moldávia, Mônaco, Mongólia, Namíbia, Países Baixos, Nicarágua, Niue, Nova Zelândia, Noruega, Omã, Ilhas Cook, Panamá, Paraguai, Peru, Polônia, Portugal, Federação Russa, Romênia, El Salvador, Samoa, San Marino, São Tomé e Príncipe, Essuatíni, Seychelles, São Vicente e Granadinas, São Cristóvão e Nevis, Santa Lúcia, Sérvia, Eslováquia, Eslovênia, Estados Unidos da América, Suriname, Tajiquistão, Tonga, Trinidad e Tobago, Turquia, Ucrânia, Uzbequistão, Uruguai, Fiji, Finlândia, França, Alemanha, Croácia, Montenegro, República Tcheca, Chile, Suíça, Suécia, Equador, Estônia, África do Sul, Coreia do Sul, Japão
A Convenção de Haia de 1961 estabeleceu as bases para simplificar o processo de reconhecimento de documentos estrangeiros. Antes da introdução do sistema de apostilamento, os documentos destinados ao uso no exterior precisavam passar por um longo procedimento de legalização por meio de consulados e embaixadas. A Convenção simplificou esse processo, criando um padrão único de certificação da autenticidade de documentos.
Como signatário da Convenção de Haia, Hong Kong utiliza o apostilamento para confirmar a autenticidade de documentos corporativos emitidos por órgãos governamentais ou certificados por notários. A principal autoridade responsável pela aplicação do apostilamento em Hong Kong é o Tribunal Superior. Esse procedimento garante que os documentos apostilados em Hong Kong sejam reconhecidos em outros países signatários da Convenção.
Para quais finalidades é exigido o apostilamento de documentos?
O apostilamento de documentos é necessário para seu reconhecimento oficial e uso fora de Hong Kong. Ele confirma a autenticidade dos documentos e os torna juridicamente válidos em outros países signatários da Convenção de Haia. Os principais casos em que o apostilamento é exigido incluem:
- Abertura de conta bancária em bancos estrangeiros.
- Fornecimento de documentos a parceiros e contrapartes estrangeiras.
- Participação em licitações internacionais.
- Representação dos interesses da empresa em outras jurisdições.
- Ingresso em uma instituição de ensino estrangeira.
- Formalização de casamento em um Estado estrangeiro.
- Obtenção de autorização de trabalho, residência ou cidadania em outro país.
- Registro fiscal em outro país.
O apostilamento acelera significativamente o processo de reconhecimento de documentos, eliminando a necessidade de legalização adicional, e facilita seu uso nos países signatários da Convenção de Haia.
Em quais documentos pode ser colocado um apostila em Hong Kong?
Os seguintes documentos estão sujeitos ao apostilamento em Hong Kong:
Documentos emitidos por órgãos governamentais de Hong Kong relativos a pessoas jurídicas:
• Certificado de Incorporação (Certificate of Incorporation).
• Formulário de Registro (NNC1).
• Certificado de Registro Comercial (BRC – Business Registration Certificate).
• Estatutos da Empresa (Memorandum and Articles of Association).
• Relatório de Dados da Empresa (Company particulars report – análogo a um extrato do registro comercial).
• Certificado de Registro Contínuo (Certificate of Continuing registration – confirmação do status ativo da empresa).
• Formulário de Registro Anual – Annual Return (NAR1).
• Formulário ND2A/ND2B (alterações na composição dos diretores/secretários).
• Documentos sobre alteração do nome da empresa (Certificate on change of name).
• Certificado de Residência Fiscal.
• E quaisquer outros documentos emitidos pelo Registro de Empresas de Hong Kong (Companies Registry) ou pelo Departamento de Receitas Internas de Hong Kong (Inland Revenue Department).
Documentos emitidos pelo secretário corporativo:
• Certificado de Ocupação de Cargos (Certificate of Incumbency – certificado que confirma informações sobre os beneficiários finais da empresa).
Documentos emitidos pela empresa:
• Certificado de Ações (Share certificate).
• Atas de reuniões, resoluções do conselho de administração e dos acionistas.
• Contratos/acordos com contrapartes.
• Procurações.
• Documentos que comprovem a mudança de acionistas (Sold & Bought note, Instrument of Transfer).
• Registro de Acionistas (register of members).
• Registro de Diretores (register of directors).
• Registro de Secretários (register of secretaries).
• Registro de Controladores Relevantes (register of significant controllers).
Documentos emitidos pelo auditor:
• Parecer de Auditoria.
Documentos pessoais emitidos por órgãos governamentais ou instituições de ensino:
• Certidões de Nascimento.
• Certidões de Casamento.
• Certidões de Óbito.
• Diplomas universitários e certificados escolares.
• Certificados de Antecedentes Criminais (Certificado de Não Pronúncia de Condenação).
• Cópias de passaportes.
Procedimento de Apostilamento em Hong Kong
Em Hong Kong, existem 3 (três) formas principais de apostilar documentos:
- Certificação do documento pelo órgão estatal que o emitiu e aplicação do apostilamento no Tribunal Superior de Hong Kong.
Este método é geralmente mais aplicável a documentos emitidos por órgãos estatais.
Procedimento:
- Solicitação do documento ao órgão estatal.
- Certificação do documento pelo órgão estatal (pessoa autorizada).
- Encaminhamento do documento ao Tribunal Superior para aplicação do apostilamento.
A pessoa autorizada do órgão estatal correspondente certifica o documento, e o Tribunal Superior autentica com o carimbo de apostilamento a genuinidade da assinatura da pessoa autorizada, seu cargo e/ou do carimbo do órgão estatal.
Neste caso, um apostilamento é aplicado a cada documento: 1 documento = 1 carimbo de apostilamento. Se o documento consistir em várias páginas, o carimbo de apostilamento é geralmente colocado na última página do documento ou na primeira. O próprio documento de várias páginas não é encadernado nem pelo órgão estatal nem pelo tribunal.
Vale ressaltar que há exceções. Por exemplo, o certificado de residência fiscal de uma empresa, emitido pelo Departamento de Receitas Internas de Hong Kong (Inland Revenue Department), não pode ser certificado sem reconhecimento notarial.
Exemplo de carimbo de apostilamento baseado na certificação por pessoa autorizada do Registro de Empresas de Hong Kong (Companies Registry)
Exemplo de carimbo de apostilamento baseado na certificação por pessoa autorizada do Departamento de Receitas Internas de Hong Kong (Inland Revenue Department)
2. Reconhecimento notarial do(s) documento(s) por um notário em Hong Kong e aplicação do apostilamento no Tribunal Superior de Hong Kong.
Este método é usado para documentos que não são emitidos por órgãos estatais, mas para documentos internos da empresa.
Procedimento:
- Preparação do documento.
- Reconhecimento notarial.
- Aplicação do apostilamento no Tribunal Superior de Hong Kong.
Neste caso, o apostilamento pode ser aplicado no documento original ou em sua cópia. O original do documento é apresentado ao notário, e o notário pode reconhecer este original ou fazer uma cópia do original e reconhecer a cópia. Em seguida, o Tribunal Superior de Hong Kong certifica a assinatura do notário e o carimbo notarial no original ou na cópia do documento, respectivamente.
Este método é geralmente aplicável a documentos emitidos não por um órgão estatal, mas pela própria empresa (documentos internos). Ou quando é necessário apostilar uma combinação de documentos, consistindo tanto de documentos internos quanto de documentos emitidos por órgãos estatais. Neste caso, o notário encaderna todo o conjunto de documentos e coloca o carimbo notarial na encadernação. Em seguida, o carimbo de apostilamento também é aplicado na encadernação. Neste caso, podem ser vários documentos certificados por 1 carimbo de apostilamento:
vários documentos encadernados juntos = 1 apostilamento em toda a encadernação.
Exemplo de carimbo de apostilamento baseado no reconhecimento por um notário em Hong Kong
3. Certificação do(s) documento(s) por um Comissário de Juramentos (Commissioner for Oaths) e aplicação do apostilamento no Tribunal Superior de Hong Kong.
Este método é utilizado quando não é possível certificar o documento com a assinatura e o carimbo de um órgão estatal ou de um notário.
Procedimento:
- Preparação do documento.
- Concessão de uma Afidávite (declaração juramentada/sob juramento em relação ao documento) em um departamento especializado de Assuntos Internos (Home Affairs Department).
- Aplicação do apostilamento no Tribunal Superior de Hong Kong.
Quem pode administrar o juramento? – o tribunal e uma pessoa que atue em processos judiciais podem fazer com que uma testemunha, legalmente convocada ou que voluntariamente se apresente perante ele, preste juramento.
O procedimento comum de administração do juramento pressupõe que a pessoa que presta o juramento deve pronunciar ou repetir para o funcionário que administra o juramento as palavras do juramento prescritas por lei.
Normalmente, este tipo de certificação é usado em conexão com processos judiciais, quando é exigido ou permitido por lei como prova das questões nele declaradas. Mas, no caso da certificação de outros documentos, como documentos da empresa (internos ou emitidos por órgãos estatais), eles também podem ser certificados por tal afidávite e posteriormente apostilados pelo Tribunal Superior de Hong Kong. No entanto, este método é mais uma exceção do que a regra na certificação daqueles documentos que no modo padrão podem ser certificados por um órgão estatal ou por um notário.
Exemplo de carimbo de apostilamento, certificado por um Comissário de Juramentos em Hong Kong
Perguntas Frequentes (FAQ)
O apostilamento é um carimbo especial que confirma a autenticidade da assinatura, carimbo ou selo em um documento, bem como sua validade jurídica para uso em outros países participantes da Convenção de Haia. O apostilamento elimina a necessidade de legalização consular complexa, o que simplifica significativamente a circulação internacional de documentos. Por exemplo, documentos corporativos apostilados podem ser usados para abertura de contas bancárias, participação em licitações e outros procedimentos oficiais no exterior.
Em Hong Kong, vários documentos corporativos estão sujeitos ao apostilamento, incluindo:
- Certificado de Incorporação (Certificate of Incorporation).
- Formulário de Registro (NNC1).
- Certificado de Registro Comercial (BRC – Business Registration Certificate).
- Estatutos da Empresa (Memorandum and Articles of Association).
- Relatório de Dados da Empresa (Company particulars report – análogo a um extrato do registro comercial).
- Certificado de Registro Contínuo (Certificate of Continuing registration – confirmação do status ativo da empresa).
- Formulário de Registro Anual – Annual Return (NAR1).
- Formulário ND2A/ND2B (alterações na composição dos diretores/secretários).
- Documentos sobre alteração do nome da empresa (Certificate on change of name).
- Certificado de Residência Fiscal.
- Certificado de Ocupação de Cargos (Certificate of Incumbency – certificado que confirma informações sobre os beneficiários finais da empresa).
- Certificado de Ações (Share certificate).
- Atas de reuniões, resoluções do conselho de administração e dos acionistas.
- Contratos/acordos com contrapartes.
- Procurações.
- Documentos que comprovem a mudança de acionistas (Sold & Bought note, Instrument of Transfer).
- Registro de Acionistas (register of members).
- Registro de Diretores (register of directors).
- Registro de Secretários (register of secretaries).
- Registro de Controladores Relevantes (register of significant controllers).
- E quaisquer outros documentos emitidos pelo Registro de Empresas de Hong Kong (Companies Registry) ou pelo Departamento de Receitas Internas de Hong Kong (Inland Revenue Department).
O prazo do apostilamento depende do tipo de documento e do método de certificação escolhido. Em média, o processo é executado no intervalo de 5 a 10 dias úteis.
