Hong Kong’daki Şirketler için Yıllık Düzenleyici Gereksinimler

Hong Kong, şirketler için çekici bir konumdur. Dünyanın önde gelen finans merkezlerinden biri olarak, bu Çin’in idari bölgesi her yıl her büyüklükteki işletme için bir çekim merkezi haline gelmektedir. Elverişli iş ortamı, istikrarlı bir hukuk sistemi ve sürekli yenilik akışı, şirketlere en iyi çalışma koşullarını sağlar. 

Ancak, diğer herhangi bir devlet gibi, Hong Kong’un işinizin başarılı bir şekilde işleyebilmesi için gerekli olan bir dizi zorunlu düzenleyici gereksinimi vardır. Bu makalede ana olanları ele alalım. 

• Şirket kayıt yenilemesinin yıllık olarak yapılması. Bu, şirketin kayıtlı adresinin ve lisanslı kurumsal sekreter hizmetlerinin uzatılması, İç Gelir Departmanında geçerli bir iş kayıt sertifikası (BRC) çıkarılması ve Şirketler Siciline Yıllık Beyanname sunulması gibi bir dizi yasal gereksinimin uygulanmasıdır. 
• Yıllık mali tablo, denetim ve Kâr Vergisi Beyannamesi. Hong Kong yetkililerinin, topraklarında iş yapan tüm şirketler için zorunlu bir gereksinimidir. Mali yılın kapanışı, yıllık mali tabloların hazırlanması ve denetimi ile BIR-51 formunda vergi beyannamesinin sunulmasını içerir. 
• Personel raporlarının sunulması. Her şirketin yıl içinde iki tür rapor sunması gerekmektedir – Form 6(F)1 (ücretler ve emeklilik katkıları) ve yıllık olarak Nüfus ve İstatistik Departmanı tarafından yapılan üç aylık istihdam ve boş pozisyon anketi. Şirket yerel personel istihdam ediyorsa, Zorunlu Emeklilik Fonu’na ek bir raporun aylık olarak sunulması gerekmektedir. 

Her bir noktayı daha ayrıntılı olarak inceleyeceğiz ve Hong Kong’daki şirketinizin başarılı ve sorunsuz bir şekilde işleyebilmesi için gerekli tüm prosedürleri anlatacağız. 

Yıllık yenileme 

Hong Kong şirket yenilemesi ne anlama gelir ve neleri içerir? 

Şirketin yenilenmesi, ilk kaydı kadar önemlidir ve şirketin yıldönümü tarihinde yılda bir kez gerçekleşir. Yenileme yükümlülükleri, Hong Kong’da kabul edilen Şirketler Yönetmeliği ve İş Kayıt Yönetmeliği (Cap. 310) gereksinimlerinin yerine getirilmesiyle ilgilidir. 

Hong Kong’un yasal gereksinimlerine uymak için gerekli olan bir dizi özel yükümlülük vardır. Şehirde faaliyet gösteren her şirketin iş kaydını yenilemesi ve belirli güncel bilgileri zamanında sağlaması gerekmektedir. 

Son tarihlere zamanında uyulması, şirketin sorunsuz çalışmasını sağlar ve olası yasal sorunlardan kaçınmanıza olanak tanır. Şirket yenilemesinin tüm özelliklerini daha ayrıntılı olarak ele alalım ve Hong Kong’daki şirketinizin faaliyetlerini etkileyen ana noktaları vurgulayalım. 

Geçerli bir yasal adres ve bir yıl süreyle uzatılması 

Şirketler Yönetmeliği’nin 658. Bölümüne göre, her işletmenin Hong Kong’da geçerli bir kayıtlı adresi olmalıdır ve bu adres, şirket ile devlet kurumları arasındaki resmi iletişim kanalı olarak hizmet eder. Kayıtlı adres kullanılarak, hükümet şirketlere tüm yasal ve kurumsal taleplerin yanı sıra değişiklikler ve gereksinimler hakkında bildirimde bulunur. 

Şirket Sekreteri 

Şirketler Yönetmeliği’ne (Cap. 622) göre, Hong Kong’da faaliyet gösteren tüm şirketlerin bir şirket sekreterine sahip olması zorunludur. Şirket sekreteri, şirketin bir yıl süreyle (bir sonraki yenilemeye kadar) kayıtlı bir ofis sağlamasını sağlar. 

Sekreter, şirket ile devlet yetkilileri arasındaki bağlantıdır. Ana işlevi, işin tüm düzenleyici gereksinimlere uygun olmasını sağlamaktır. 

İş Kayıt Sertifikası (BRC) 

Yasal Çerçeve 

İş Kayıt Yönetmeliği (Cap. 310) (“BRO”) uyarınca, özel olarak muaf tutulmadıkça, Hong Kong’da iş yapan tüm bireyler ve kuruluşlar, işlerini İç Gelir Departmanı İş Kayıt Ofisi’ne kaydettirmelidir. 

İş Tanımı 

“İş” terimi, kar amacı güden herhangi bir ticaret, ticaret, zanaat, meslek, çağrı veya diğer faaliyetleri kapsar. Bu tanım ayrıca kulüpleri de içerir. 

Kayıt Yükümlülükleri 

• Yerel Şirketler: Hong Kong’da kurulan her şirket iş yapıyor olarak kabul edilir ve BRO kapsamında kayıt yaptırmalıdır. 
• Yabancı Şirketler: Şirketler Yönetmeliği uyarınca kayıtlı olan Hong Kong dışı şirketler de iş yapıyor olarak kabul edilir ve kayıt gereksinimlerine uymalıdır. 
• Temsilcilik Ofisleri: Hong Kong’da temsilcilik veya irtibat ofisi bulunan herhangi bir Hong Kong dışı kuruluş, BRO kapsamında kayıt yaptırmalıdır. 
• Mülk Kiralama: Hong Kong’da mülk kiralayan Hong Kong dışı kuruluşlar da kayıt yaptırmak zorundadır. 

Geçerli İş Kayıt 

Hong Kong’da faaliyet gösteren tüm şirketlerin geçerli bir İş Kayıt Sertifikasına (BRC) sahip olması gerekmektedir. Bu sertifika, Hong Kong İç Gelir Departmanı (IRD) tarafından verilir ve bir veya üç yıl geçerli olabilir. Geçerli bir BRC olmadan iş yapmak yasadışıdır. 

Görüntüleme Gereksinimleri 

Geçerli BRC, iş yerinde veya şube konumunda belirgin bir şekilde sergilenmelidir. Resmi denetim talebi üzerine hazır olmalıdır. BRC elektronik kayıt olarak verilmişse, basılı bir kopyası görünür bir alanda sergilenmelidir. 

Yenileme Süreci 

BRC’nin yenilenmesi, bir devlet ücretinin ödenmesini ve sertifikanın güncellenmiş bir versiyonunun yıllık olarak alınmasını içerir. BRC’yi yenilememek, 3.500 HK$’a kadar para cezasına neden olabilir. Tekrarlanan ihlaller, Hong Kong’da iş faaliyetlerinin geçici olarak askıya alınması da dahil olmak üzere daha ciddi cezalara yol açabilir. 

Yıllık Beyanname (NAR1) Raporlama Formu 

Hong Kong’da yasal olarak faaliyet gösteren tüm şirketlerin, Şirketler Siciline Yıllık Beyanname (form NAR1) (formu indir) sunması gerekmektedir. Basitçe söylemek gerekirse, bu, yıl içinde şirketinizde meydana gelen değişiklikler hakkında devlete yıllık bir bildirimdir. 

Hong Kong, yıllık rapor sunmak için katı bir son tarih belirlemiştir – şirketin yıldönümü tarihinden itibaren 42 gün. NAR1 raporunu sunma son tarihini kaçırmak, önemli para cezalarına ve bazı durumlarda yasal işlemlere neden olabilir. Uygunluğu sağlamak ve yasal risklerden kaçınmak için Vita Liberta Limited’deki uzmanlarla iletişime geçin. Şirketinizin uyumlu ve operasyonel kalmasına yardımcı olacağız. 

Yıllık rapor sunma son tarihini kaçırmak, 3.480 HK$’a kadar para cezasına neden olabilir. Ayrıca, son tarihleri karşılamayan şirketler, sicilden çıkarılma riski taşır ve bu da operasyonların askıya alınmasına neden olur. Hong Kong’da, yıllık rapor sunma son tarihini kaçırmak için bir para cezası derecelendirmesi vardır; yerel bir özel şirket örneğinde daha yakından inceleyelim. 

Yıllık Beyanname (NAR1 Formu) Detaylı Açıklaması 

NAR1 formu, bir şirket hakkında temel bilgileri içerir. Aşağıda formda yer alan bölümlerin detaylı açıklaması bulunmaktadır: 

• Şirket Numarası: Belge Sertifikası’nın sağ üst köşesinde bulunabilir. 
• Şirket Adı: Şirketin tam adı, İngilizce veya geleneksel Çince olarak, Kuruluş Sertifikası veya isim değişikliği sertifikasındaki adla eşleşmelidir. 
• Şirket Türü: Yıllık Beyanname sunması gereken üç tür Hong Kong iş varlığı vardır: Halka Açık Şirket, Garanti ile Sınırlı Şirket, Özel Limited Şirket. 
• Şirketin Kuruluş Tarihi: Kuruluş Sertifikasında belirtilen, şirketin kurulduğu resmi tarih. 
• Adres: Şirketin Hong Kong hükümetinden resmi bildirimler aldığı kayıtlı ofis adresi. 
• Hisse Sermayesi: Şirketin katkıda bulunduğu sermayeyi temsil eden hisse miktarı ve değeri olarak gösterilen yatırım sermayesi. 
• Şirket Sekreteri: Şirket sekreteri olarak görev yapan kişi veya şirket hakkında bilgi, Hong Kong’daki adres ve iletişim bilgileri dahil. Şirket sekreterine sahip olmak yasal olarak gereklidir. 
• Yöneticiler: Yöneticiler hakkında tam ad, kimlik belgesi numarası ve posta adresi gibi bilgiler. Bir tüzel kişi de yönetici olarak görev yapabilir. En az bir yöneticiye sahip olmak asgari gerekliliktir. 
• Hissedarlar: Borsada listelenmeyen şirketler için form, hissedarlar hakkında isim, kimlik belgesi numarası ve her birinin sahip olduğu hisse sayısı gibi özel ayrıntıları içerir. 

Yıllık Beyannamenin yalnızca belirli bir tarihe (şirketin yıldönümü tarihi) kadar şirket bilgilerinizi kaydettiğini unutmamak önemlidir. 

Herhangi bir değişiklik, tanıtımından itibaren 14 gün içinde Şirketler Siciline ayrı ilgili bildirimlerle bildirilmelidir. Bu değişiklikler şunlardır: 

• Şirketin adında herhangi bir değişiklik. 
• Kayıtlı ofis adresindeki değişiklikler. 
• Önemli Kontrolörler Kaydının tutulduğu yerin değişmesi (kayıtlı adresten farklı bir yerde tutuluyorsa). 
• Yöneticilerin değişmesi. 
• Yöneticilerin bilgilerindeki değişiklikler. 
• Şirket sekreterinin bilgilerindeki değişiklikler, atamalar ve istifalar dahil. 

Bu değişikliklerin zamanında ve doğru bir şekilde bildirilmesi, düzenleyici gereksinimlere uyumu sağlar ve şirketin iyi durumunu korur. 

Devlet ücretlerinin ödenmesi 

Devlet ücretlerinin ödenmesi zorunlu bir prosedürdür ve zamanında yapılması, Hong Kong’da bir işin yasal olarak faaliyet göstermesini garanti eder. Devlet ücretleri, İç Gelir Departmanı ve Şirketler Siciline ödenir. 

İş kayıt ücreti, girişimciliğin gelişimini teşvik etmek ve devlet hazinesini doldurmak arasında bir denge sağlamak amacıyla Hong Kong hükümeti tarafından periyodik olarak değiştirilir. İşte son tarihsel eğilimleri: 

Hong Kong Şirketler Siciline Yıllık Beyanname için devlet ücreti – HK$105. 

Ancak, bu rakamların yalnızca ücretlerin zamanında ödenmesi için geçerli olduğunu unutmayın – gecikme durumunda, cezalar ve devlet ücretlerinin maliyetinde artış mümkündür. 

Önemli Kontrolörler Kaydının (SCR) Tutulması 

2018 Şirketler Değişiklik Yasası uyarınca, tüm şirketlerin Önemli Kontrolörler Kaydını (SCR) tutması gerekmektedir. Bu, şu kişileri içerir: 

Bir kişi veya kuruluş, aşağıdaki koşullardan bir veya daha fazlası karşılandığında bir şirket üzerinde önemli kontrole sahiptir: 

1. Kişi, doğrudan veya dolaylı olarak, şirketin çıkarılmış hisselerinin %25’inden fazlasına sahiptir veya şirketin sermayesi veya karının %25’inden fazlasına ilgi duyuyorsa. 
2. Kişi, doğrudan veya dolaylı olarak, şirketin oy haklarının %25’inden fazlasına sahiptir. 
3. Kişi, doğrudan veya dolaylı olarak, şirketin yönetim kurulu üyelerinin çoğunluğunu atama veya görevden alma yetkisine sahiptir. 
4. Kişi, şirket üzerinde önemli etki veya kontrol hakkına sahiptir veya bu hakkı fiilen kullanır. 
5. Kişi, bir tüzel kişilik olmayan bir tröst veya firmanın işlerini üzerinde önemli etki veya kontrol hakkına sahiptir veya bu hakkı fiilen kullanır ve bu tröst veya firmanın üyeleri, şirketle ilgili olarak ilk dört koşuldan herhangi birini karşılar. 

Bu kapalı bir kayıttır ve Hong Kong’daki şirketin kayıtlı adresinde tutulmalıdır. SCR farklı bir adreste tutuluyorsa, bu durum Hong Kong Şirketler Siciline ayrı olarak bildirilmelidir. Ayrıca, bu kaydı saklama ve güncelleme sorumluluğunu üstlenen bir kişi, yani Temsilci atanmalıdır. 

Yalnızca yetkili devlet kurumları (İç Gelir Departmanı, Polis Yetkilileri vb.) buna erişebilir. 

Önemli Kontrolörler Kaydı için Temsilci Atanması 

Uygun bir şirket, şirketin önemli kontrolörler kaydıyla ilgili konularda yardımcı olmak için en az bir temsilci atamalıdır. 

Atanan temsilci, aşağıdaki yardımları sağlamakla sorumludur: 

1. Şirketler Sicili Memurlarına Yardım: 
   • Şirketin bu Bölümün ilgili hükümlerine uyup uymadığını belirleme sürecini kolaylaştırmak. 

2. Hukuk Uygulayıcı Memurlara Yardım: 
   • Hukuk uygulayıcı memurlara, Hong Kong yasalarına göre belirli bir işlevi yerine getirmelerinde yardımcı olmak. 

Bir temsilci atayarak, şirketler yasal gerekliliklere uyumu sağlar ve önemli kontrolörler kaydıyla ilgili düzenlemelerin uygulanmasını destekler. 

Devlet kurumlarından bildirim alma 

Yukarıda belirttiğimiz gibi, tüm bildirimler devlet kurumlarından şirketinizin kayıtlı adresine gelir. Ana göndericiler şunlardır: 

• Nüfus ve İstatistik Departmanı, istatistik derlemek için İstihdam ve Boş Pozisyonlar Anketine katılma gerekliliği hakkında bildirimler gönderir. 
• Çalışma Departmanı, çalışanların ücret ve yan haklar şeklinde tazminat aldığını bildiren bir rapor (IR56A İşveren Beyanı) talep eder. 
• İç Gelir Departmanı, iş kayıt ücretini ödemek ve Kâr Vergisi Beyannamesi sunmak için talepler gönderir. 
• Hong Kong Şirketler Sicili, Şirketler Sicilinde şirket bilgilerinin güncellenmesi hakkında yıllık rapor sunma gerekliliği hakkında bildirimde bulunur. 
• Diğer devlet kurumları – mahkemeler, Telif Hakkı, Göç, Lisans Departmanları vb. de belgeleri kayıtlı adresinize gönderebilir. 

Vita Liberta Limited’de, müşterilerimizin tüm bu bildirimlerini alır ve zamanında bilgilendiririz. 

Yıllık Genel Toplantı (AGM) 

Hissedar toplantısı, Hong Kong şirketler hukukuna uyum sağlamak için zorunludur. Mali yılın bitiminden sonra özel şirketler için 9 ay, halka açık şirketler için 6 ay içinde yapılır. 

Toplantıda, şirketin ana kontrolörleri mali tabloları onaylar, temettüler hakkında karar verir ve denetçileri atar. Bu, işin gelecekteki gelişimiyle ilgili önemli konuların yönetim ve hissedarlar tarafından kararlaştırıldığı önemli bir iş yönüdür. 

Kâr Vergisi Beyannamesi (PTR) Sunumu 

Kâr Vergisi Beyannamesi (PTR), Hong Kong’da faaliyet gösteren işletmeler için zorunlu bir vergi beyannamesidir. Bu, şirketin gelirini, giderlerini ve değerlendirilebilir karlarını İç Gelir Departmanına (IRD) bildirmek için kullanılır. 

Hong Kong’da kar elde eden tüm varlıklar, şirketler, ortaklıklar ve tek mülkiyetler dahil, Kâr Vergisi Beyannamesi sunmak zorundadır. 

Sunum son tarihi 

Kâr Vergisi Beyannamesi (PTR), şirketin mali yılının bitiminden itibaren 30 gün içinde veya İç Gelir Departmanından (IRD) alınan PTR formunda belirtilen tarihe kadar sunulmalıdır. 

Hong Kong şirketi için mali yıl: 

• İlk Mali Yıl: Şirketin kaydından itibaren 18 ay içinde sona erer. 
• Sonraki Mali Yıllar: Yıllık olarak sona erer. 

PTR sunmak için gerekli ekler 

• Yıllık Mali Tablolar: PTR, şirketin yıllık mali tabloları ile birlikte sunulmalıdır. 
• Denetim Raporu: Mali tabloların zorunlu denetimi gereklidir. Bu denetim, mali belgelerin analiz edilmesini ve bir denetim raporunun hazırlanmasını içerir ve bu rapor, yıllık mali tablolarla birlikte Hong Kong Vergi Dairesine PTR ile birlikte sunulmalıdır. 

Geç sunum için cezalar 

• Veri beyanı sunma son tarihine uymamak, 1.200 HKD ile 10.000 HKD arasında değişen önemli para cezalarına neden olabilir. Ayrıca, vergi teşvikleri ve muafiyetler için uygunluk kaybı riski artar. 

PTR’nin zamanında ve doğru bir şekilde sunulması, gerekli mali tablolar ve denetim raporu ile birlikte, Hong Kong’un vergi düzenlemelerine uyumu sağlamak ve cezalardan kaçınmak için önemlidir. 

Personel raporlarının sunulması 

Hong Kong hükümeti, iş gücünün istihdamını yakından izler, bu nedenle her şirketin tüm çalışanları hakkında raporları zamanında ve eksiksiz olarak sunması gerekmektedir. Ana rapor formlarına bir göz atalım. 

Form 6F1 – ücretler ve emeklilik katkıları 

Her yıl, her işveren, her bir çalışan için ücretler ve emeklilik fonuna katkılar hakkında veri içeren Form 6(F)1 (mektup, vergi dairesinin departmanına bağlı olarak değişir) üzerinde bir rapor sunmak zorundadır. Bu rapor sayesinde, Hong Kong Çalışma Departmanı, iş yasalarına ve çalışan haklarının garantilerine uyumu sıkı bir şekilde izler ve kontrol eder. 

Üç Aylık İstihdam ve Boş Pozisyon Anketi 

Anket, Hong Kong Nüfus ve İstatistik Departmanı tarafından yürütülür ve Hong Kong işgücü piyasasının durumu hakkında güncel veriler toplamak amacıyla yapılır. Ankete katılım, tüm şirketler için zorunlu bir gerekliliktir, çünkü hükümetin istihdam seviyesindeki değişiklikleri izlemesine ve Hong Kong’un ekonomik politikası hakkında kararlar almasına olanak tanır.