Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu công ty tại Hồng Kông: hướng dẫn đầy đủ

Việc kinh doanh quốc tế đòi hỏi kiến thức về nhiều sắc thái pháp lý, đặc biệt khi làm việc với tài liệu. Một trong những công cụ đó là hợp pháp hóa lãnh sự (apostille) — một dấu xác nhận tính xác thực của tài liệu để sử dụng ở nước ngoài. Năm 1961, Công ước La Hay đã thiết lập thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự với mục đích đơn giản hóa quy trình hợp pháp hóa.

Đối với doanh nghiệp hoạt động hoặc dự định hoạt động ngoài phạm vi quyền tài phán của mình, hợp pháp hóa lãnh sự đóng một trong những vai trò then chốt. Nó chứng nhận rằng các tài liệu của công ty, chẳng hạn như giấy chứng nhận đăng ký, điều lệ hoặc thỏa thuận doanh nghiệp, được công nhận là hợp lệ ở nước ngoài.

Hồng Kông, với tư cách là một trong những khu vực tài phán kinh doanh quốc tế hàng đầu, cũng là thành viên của Công ước La Hay. Điều này có nghĩa là hợp pháp hóa lãnh sự đối với tài liệu được cấp tại Hồng Kông được chấp nhận ở hầu hết các quốc gia trên thế giới, từ đó giúp đơn giản hóa đáng kể việc lưu thông tài liệu quốc tế. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét chi tiết hợp pháp hóa lãnh sự là gì, những tài liệu nào cần được hợp pháp hóa lãnh sự và quy trình hợp pháp hóa.

Công ước La Hay về hợp pháp hóa lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự được chấp nhận tại các quốc gia thành viên của Công ước La Hay. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng quốc gia dự định sử dụng tài liệu là thành viên của Công ước.

Các quốc gia thành viên của Công ước La Hay về hợp pháp hóa lãnh sự (bao gồm các lãnh thổ)

Úc, Áo, Azerbaijan, Albania, Andorra, Antigua và Barbuda, Argentina, Armenia, Bahamas, Barbados, Bahrain, Belarus, Belize, Bỉ, Bulgaria, Bosnia và Herzegovina, Botswana, Brazil, Brunei Darussalam, Burundi, Vanuatu, Vương quốc Anh, Hungary, Venezuela, Honduras, Grenada, Hy Lạp, Georgia, Hồng Kông (Đặc khu hành chính Hồng Kông thuộc Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa), Đan Mạch, Dominica, Cộng hòa Dominica, Israel, Ấn Độ, Ireland, Iceland, Tây Ban Nha, Ý, Cabo Verde, Kazakhstan, Síp, Kyrgyzstan, Colombia, Kosovo, Costa Rica, Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa, Latvia, Lesotho, Liberia, Litva, Liechtenstein, Luxembourg, Mauritius, Macedonia, Malawi, Malta, Morocco, Quần đảo Marshall, Ma Cao (Trung Quốc), Mexico, Moldova, Monaco, Mông Cổ, Namibia, Hà Lan, Nicaragua, Niue, New Zealand, Na Uy, Oman, Quần đảo Cook, Panama, Paraguay, Peru, Ba Lan, Bồ Đào Nha, Liên bang Nga, Romania, El Salvador, Samoa, San Marino, São Tomé và Príncipe, Eswatini, Seychelles, Saint Vincent và Grenadines, Saint Kitts và Nevis, Saint Lucia, Serbia, Slovakia, Slovenia, Hoa Kỳ, Suriname, Tajikistan, Tonga, Trinidad và Tobago, Thổ Nhĩ Kỳ, Ukraine, Uzbekistan, Uruguay, Fiji, Phần Lan, Pháp, Đức, Croatia, Montenegro, Cộng hòa Séc, Chile, Thụy Sĩ, Thụy Điển, Ecuador, Estonia, Nam Phi, Hàn Quốc, Nhật Bản

Công ước La Hay năm 1961 đặt nền móng cho việc đơn giản hóa quá trình công nhận tài liệu nước ngoài. Trước khi hệ thống hợp pháp hóa lãnh sự được áp dụng, các tài liệu dự định sử dụng ở nước ngoài phải trải qua một thủ tục hợp pháp hóa dài thông qua lãnh sự quán và đại sứ quán. Công ước đã đơn giản hóa quá trình này bằng cách tạo ra một tiêu chuẩn thống nhất để xác minh tính xác thực của tài liệu.

Là một bên tham gia Công ước La Hay, Hồng Kông sử dụng hợp pháp hóa lãnh sự để xác nhận tính xác thực của các tài liệu doanh nghiệp do cơ quan nhà nước cấp hoặc được công chứng viên chứng thực. Cơ quan chính chịu trách nhiệm đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự tại Hồng Kông là Tòa án Tối cao (High Court). Thủ tục này đảm bảo rằng các tài liệu được hợp pháp hóa lãnh sự tại Hồng Kông sẽ được công nhận tại các quốc gia thành viên khác của Công ước.

Tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự cho mục đích nào?

Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu là cần thiết để chúng được công nhận chính thức và sử dụng bên ngoài Hồng Kông. Nó xác nhận tính xác thực của tài liệu và làm cho chúng có hiệu lực pháp lý tại các quốc gia khác đã ký kết Công ước La Hay. Các trường hợp chính yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

• Mở tài khoản ngân hàng tại các ngân hàng nước ngoài.
• Cung cấp tài liệu cho các đối tác và bên đối tác nước ngoài.
• Tham gia đấu thầu quốc tế.
• Đại diện cho lợi ích của công ty tại các khu vực tài phán khác.
• Nhập học vào một cơ sở giáo dục nước ngoài.
• Đăng ký kết hôn tại một quốc gia nước ngoài.
• Nhận giấy phép lao động, thẻ cư trú hoặc quốc tịch tại một quốc gia khác.
• Đăng ký thuế tại một quốc gia khác.

Hợp pháp hóa lãnh sự tăng tốc đáng kể quá trình công nhận tài liệu bằng cách loại bỏ sự cần thiết phải hợp pháp hóa bổ sung và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng chúng tại các quốc gia thành viên của Công ước La Hay.

Những tài liệu nào có thể được hợp pháp hóa lãnh sự tại Hồng Kông?

Các tài liệu sau đây phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Hồng Kông:

Tài liệu do cơ quan nhà nước Hồng Kông cấp liên quan đến pháp nhân:

• Giấy Chứng nhận Đăng ký Thành lập Công ty (Certificate of Incorporation).
• Mẫu đơn Đăng ký (NNC1).
• Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh (BRC – Business Registration Certificate).
• Điều lệ Công ty (Memorandum and Articles of Association).
• Báo cáo Chi tiết Công ty (Company particulars report – tương tự như trích lục sổ đăng ký thương mại).
• Giấy Chứng nhận Đăng ký Liên tục (Certificate of Continuing registration – xác nhận tình trạng hoạt động hiện tại của công ty).
• Mẫu Đăng ký Hàng năm – Báo cáo Thường niên (Annual Return – NAR1).
• Mẫu ND2A/ND2B (thay đổi thành phần giám đốc/thư ký).
• Tài liệu về việc thay đổi tên công ty (Certificate on change of name).
• Giấy Chứng nhận Cư trú Thuế.
• Và bất kỳ tài liệu nào khác được cấp bởi Sổ đăng ký Công ty Hồng Kông (Companies Registry) hoặc Sở Thuế Vụ Hồng Kông (Inland Revenue Department).

Tài liệu do thư ký công ty cấp:

• Giấy Chứng nhận Nhân sự Đương nhiệm (Certificate of Incumbency – chứng chỉ xác nhận thông tin về người hưởng lợi thực sự của công ty).

Tài liệu do công ty phát hành:

• Giấy Chứng nhận Cổ phiếu (Share certificate).
• Biên bản họp, nghị quyết của hội đồng quản trị và đại hội cổ đông.
• Hợp đồng/thỏa thuận với các bên đối tác.
• Giấy ủy quyền.
• Tài liệu xác nhận việc thay đổi cổ đông (Sold & Bought note, Instrument of Transfer).
• Sổ đăng ký Cổ đông (register of members).
• Sổ đăng ký Giám đốc (register of directors).
• Sổ đăng ký Thư ký (register of secretaries).
• Sổ đăng ký Người Kiểm soát Đáng kể (register of significant controllers).

Tài liệu do kiểm toán viên phát hành:

• Báo cáo Kiểm toán.

Tài liệu cá nhân được cấp bởi cơ quan nhà nước hoặc cơ sở giáo dục:

• Giấy khai sinh.
• Giấy đăng ký kết hôn.
• Giấy chứng tử.
• Bằng cấp đại học và chứng chỉ học vấn.
• Giấy chứng nhận lý lịch tư pháp (phiếu lý lịch tư pháp).
• Bản sao hộ chiếu.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tại Hồng Kông

Tại Hồng Kông, có 3 (ba) cách chính để hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu:

1. Chứng thực tài liệu bởi cơ quan nhà nước đã cấp tài liệu đó và đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự tại Tòa án Tối cao Hồng Kông.

Phương pháp này thường được áp dụng nhiều nhất đối với các tài liệu do cơ quan nhà nước cấp.

Quy trình:

• Đặt yêu cầu tài liệu tại cơ quan nhà nước.
• Chứng thực tài liệu bởi cơ quan nhà nước (người có thẩm quyền).
• Chuyển tài liệu đến Tòa án Tối cao để đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự.

Người có thẩm quyền của cơ quan nhà nước liên quan chứng thực tài liệu và tòa án tối cao xác nhận, thông qua dấu hợp pháp hóa lãnh sự, tính xác thực của chữ ký người có thẩm quyền, chức vụ của họ và/hoặc con dấu của cơ quan nhà nước.

Trong trường hợp này, một dấu hợp pháp hóa lãnh sự được đóng trên mỗi tài liệu: 1 tài liệu = 1 dấu hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu tài liệu bao gồm nhiều trang, dấu hợp pháp hóa lãnh sự thường được đóng trên trang cuối cùng của tài liệu hoặc trang đầu tiên. Bản thân tài liệu nhiều trang không được đóng thành tập (khâu chỉ) bởi cơ quan nhà nước cũng không bởi tòa án.

Điều đáng chú ý là có những ngoại lệ. Ví dụ: Giấy chứng nhận cư trú thuế của công ty, do Sở Thuế Vụ Hồng Kông cấp, không thể được chứng thực nếu không có chứng thực của công chứng viên.

Ví dụ về dấu hợp pháp hóa lãnh sự dựa trên việc chứng thực bởi người có thẩm quyền của Sổ đăng ký Công ty Hồng Kông

Ví dụ về dấu hợp pháp hóa lãnh sự dựa trên việc chứng thực bởi người có thẩm quyền của Sở Thuế Vụ Hồng Kông

2. Chứng thực tài liệu/các tài liệu bởi một công chứng viên tại Hồng Kông và đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự tại Tòa án Tối cao Hồng Kông.

Phương pháp này được sử dụng cho các tài liệu không do cơ quan nhà nước cấp, mà cho các tài liệu nội bộ của công ty.

Quy trình:

• Chuẩn bị tài liệu.
• Chứng thực bởi công chứng viên.
• Đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự tại Tòa án Tối cao Hồng Kông.

Trong trường hợp này, hợp pháp hóa lãnh sự có thể được đóng trên bản gốc của tài liệu hoặc trên bản sao của nó. Bản gốc tài liệu được trình cho công chứng viên, và công chứng viên có thể chứng thực bản gốc này hoặc sao chụp từ bản gốc và chứng thực bản sao. Sau đó, Tòa án Tối cao Hồng Kông xác nhận tương ứng chữ ký của công chứng viên và con dấu công chứng trên bản gốc hoặc bản sao của tài liệu.

Phương pháp này thường áp dụng cho các tài liệu được phát hành không phải bởi một cơ quan nhà nước, mà bởi công ty (tài liệu nội bộ). Hoặc khi cần hợp pháp hóa lãnh sự một bộ tài liệu kết hợp, bao gồm cả tài liệu nội bộ và tài liệu do cơ quan nhà nước cấp. Trong trường hợp này, công chứng viên đóng thành tập toàn bộ bộ tài liệu và đóng dấu công chứng lên chỗ đóng gáy của tài liệu. Sau đó, dấu hợp pháp hóa lãnh sự cũng được đóng lên chỗ đóng gáy. Trong trường hợp này, có thể có một số tài liệu được chứng thực bằng 1 dấu hợp pháp hóa lãnh sự:

nhiều tài liệu được đóng chung thành một tập = 1 hợp pháp hóa lãnh sự trên toàn bộ phần gáy.

Ví dụ về dấu hợp pháp hóa lãnh sự dựa trên chứng thực bởi một công chứng viên tại Hồng Kông

3. Chứng thực tài liệu/các tài liệu bởi Ủy viên Tuyên thệ (Commissioner for Oaths) và đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự tại Tòa án Tối cao Hồng Kông.

Phương pháp này được sử dụng khi không có khả năng chứng thực tài liệu bằng chữ ký và con dấu của một cơ quan nhà nước hoặc công chứng viên.

Quy trình:

• Chuẩn bị tài liệu.
• Lập tờ khai có tuyên thệ (việc tuyên thệ/thề liên quan đến tài liệu) tại một bộ phận chuyên trách của Sở Nội vụ (Home Affairs Department).
• Đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự tại Tòa án Tối cao Hồng Kông.

Ai có thể nhận lời tuyên thệ? – Tòa án và một người hành động trong trình tự tố tụng có thể nhận lời tuyên thệ của một nhân chứng được triệu tập hợp pháp hoặc tự nguyện ra trình diện trước họ.

Trình tự thông thường để nhận lời tuyên thệ giả định rằng người tuyên thệ phải đọc hoặc lặp lại theo viên chức nhận tuyên thệ những lời thề được quy định bởi luật pháp.

Thông thường loại chứng thực này được sử dụng liên quan đến các thủ tục tố tụng, khi nó được yêu cầu hoặc cho phép bởi luật như một bằng chứng cho các vấn đề được nêu trong đó. Nhưng, trong trường hợp chứng thực các tài liệu khác, chẳng hạn như tài liệu công ty (nội bộ hoặc do cơ quan nhà nước cấp), chúng cũng có thể được chứng thực bằng một tờ khai có tuyên thệ như vậy và sau đó được hợp pháp hóa lãnh sự bởi Tòa án Tối cao Hồng Kông. Tuy nhiên, phương pháp này vẫn là một ngoại lệ nhiều hơn là một quy tắc trong việc chứng thực những tài liệu mà trong chế độ tiêu chuẩn có thể được chứng thực bởi một cơ quan nhà nước hoặc một công chứng viên.

Ví dụ về dấu hợp pháp hóa lãnh sự, được chứng thực bởi một Ủy viên Tuyên thệ tại Hồng Kông