香港公司文件海牙認證：完整指南

開展國際業務需要了解許多法律細節，特別是在處理文件方面。海牙認證（Apostille）就是此類工具之一——一種用於確認文件真實性以便在國外使用的標記。1961年，《海牙公約》確立了海牙認證制度，旨在簡化文件合法化程序。

對於在本司法管轄區以外營運或計劃營運的企業而言，海牙認證發揮著關鍵作用之一。它證明公司的文件，如註冊證書、章程或公司協議，在國外被承認為有效。

香港作為主要的國際商業司法管轄區之一，也是《海牙公約》的成員。這意味著，在香港簽發的文件經過海牙認證後，在全球大多數國家均可被接受，這反過來極大地簡化了國際文件流轉。本文將詳細探討什麼是海牙認證、哪些文件需要進行海牙認證以及海牙認證的流程。

海牙認證公約

海牙認證在《海牙公約》成員國被接受。重要的是要確認計劃使用文件的國家是該公約的成員國。

海牙認證公約成員國（包括地區）

澳大利亞、奧地利、亞塞拜然、阿爾巴尼亞、安道爾、安地卡及巴布達、阿根廷、亞美尼亞、巴哈馬、巴貝多、巴林、白俄羅斯、貝里斯、比利時、保加利亞、波士尼亞與赫塞哥維納、波札那、巴西、汶萊達魯薩蘭國、蒲隆地、萬那杜、英國、匈牙利、委內瑞拉、宏都拉斯、格瑞那達、希臘、喬治亞、香港（中華人民共和國香港特別行政區）、丹麥、多米尼克、多明尼加共和國、以色列、印度、愛爾蘭、冰島、西班牙、義大利、維德角、哈薩克、賽普勒斯、吉爾吉斯、哥倫比亞、科索沃、哥斯大黎加、中華人民共和國、拉脫維亞、賴索托、賴比瑞亞、立陶宛、列支敦斯登、盧森堡、模里西斯、馬其頓、馬拉威、馬爾他、摩洛哥、馬紹爾群島、澳門（中國）、墨西哥、摩爾多瓦、摩納哥、蒙古、納米比亞、荷蘭、尼加拉瓜、紐埃、紐西蘭、挪威、阿曼、庫克群島、巴拿馬、巴拉圭、秘魯、波蘭、葡萄牙、俄羅斯聯邦、羅馬尼亞、薩爾瓦多、薩摩亞、聖馬利諾、聖多美及普林西比、史瓦濟蘭、塞席爾、聖文森及格瑞那丁、聖克里斯多福及尼維斯、聖露西亞、塞爾維亞、斯洛伐克、斯洛維尼亞、美利堅合眾國、蘇利南、塔吉克、東加、千里達及托巴哥、土耳其、烏克蘭、烏茲別克、烏拉圭、斐濟、芬蘭、法國、德國、克羅埃西亞、蒙特內哥羅、捷克共和國、智利、瑞士、瑞典、厄瓜多、愛沙尼亞、南非、南韓、日本

1961年的《海牙公約》為簡化外國文件的承認程序奠定了基礎。在海牙認證制度引入之前，供國外使用的文件必須通過領事館和大使館經歷漫長的合法化程序。該公約通過創建統一的標準來驗證文件真實性，從而簡化了這一過程。

作為《海牙公約》的參與者，香港使用海牙認證來確認由政府機構簽發或經公證人認證的公司文件的真實性。在香港，負責加蓋海牙認證的主要機構是高等法院。這一程序保證了在香港進行海牙認證的文件能夠在公約的其他成員國得到承認。

文件為何需要辦理海牙認證？

文件海牙認證對於在香港境外獲得官方承認和使用是必需的。它確認文件的真實性，並使文件在簽署《海牙公約》的其他國家具有法律效力。需要海牙認證的主要情況包括：

• 在海外銀行開立銀行帳戶。
• 向外國合作夥伴和交易方提供文件。
• 參與國際招標。
• 在其他司法管轄區代表公司利益。
• 進入外國教育機構學習。
• 在外國辦理結婚手續。
• 在另一個國家獲得工作許可、居留許可或公民身份。
• 在另一個國家進行稅務登記。

海牙認證透過消除額外合法化的需要，顯著加快了文件承認的流程，並便於文件在《海牙公約》成員國使用。

哪些文件可以在香港辦理海牙認證？

在香港，以下文件可進行海牙認證：

由香港政府機構簽發的關於法律實體的文件：

• 公司註冊證書（Certificate of Incorporation）。
• 註冊表格（NNC1）。
• 商業登記證（BRC）。
• 公司章程（Memorandum and Articles of Association）。
• 公司詳情報告（Company particulars report，類似於商業登記摘錄）。
• 持續註冊證明書（Certificate of Continuing registration，確認公司現行狀態）。
• 週年申報表（Annual Return，NAR1）。
• 表格ND2A/ND2B（董事/秘書組成的變更）。
• 公司名稱變更文件（Certificate on change of name）。
• 稅收居民身分證明
• 以及由香港公司註冊處或香港稅務局簽發的任何其他文件。

由公司秘書簽發的文件：

• 現任職位證明（Certificate of Incumbency，確認公司受益所有人資訊的證書）。

由公司簽發的文件：

• 股份證書（Share certificate）。
• 會議記錄、董事會和股東決議。
• 與交易方簽訂的合約/協議；
• 授權書；
• 證明股東變更的文件（股份買賣憑據、轉讓文書）
• 股東名冊（register of members）
• 董事名冊（register of directors）
• 秘書名冊（register of secretaries）
• 重要控制人登記冊（register of significant controllers）

由審計師簽發的文件：

• 審計報告

由政府機構或教育機構簽發的個人文件：

• 出生證明
• 結婚證明
• 死亡證明
• 大學文憑和學校證書
• 無犯罪記錄證明
• 護照影本

香港海牙認證流程

在香港，主要有3（三）種方式可以對文件進行海牙認證：

1. 由簽發文件的政府機構認證文件並在香港高等法院加蓋海牙認證。

這種方式通常最適用於由政府機構簽發的文件。

流程：

• 向政府機構申請文件。
• 由政府機構（授權人員）認證文件。
• 將文件遞交給高等法院以加蓋海牙認證。

相應政府機構的授權人員對文件進行認證，然後高等法院透過海牙認證印章來證明授權人員簽名、其職務和/或政府機構印章的真實性。

在此情況下，每份文件加蓋一個海牙認證：1 份文件 = 1 個海牙認證印章。如果文件由多頁組成，海牙認證印章通常加蓋在文件的最後一頁或第一頁。該多頁文件本身既不由政府機構也不由法院裝訂。

值得注意的是，也存在例外。例如，由香港稅務局簽發的公司稅收居民身分證明，未經公證認證則無法被認證。

基於香港公司註冊處授權人員認證的海牙認證印章範例

基於香港稅務局授權人員認證的海牙認證印章範例

2. 在香港由公證人公證文件/文件組合並在香港高等法院加蓋海牙認證。

此方法用於非政府機構簽發、而是公司內部文件的情況。

流程：

• 準備文件。
• 公證人公證。
• 在香港高等法院加蓋海牙認證。

在此情況下，海牙認證可以加蓋在文件原件或其副本上。將文件原件提交給公證人，公證人可以認證該原件，或者根據原件製作副本並認證該副本。然後，香港高等法院相應地認證公證人在原件或文件副本上的簽名和公證印章。

此方法通常適用於非由政府機構簽發，而是由公司（內部文件）簽發的文件。或者當需要對由內部文件和政府機構簽發的文件組合進行海牙認證時。在此情況下，公證人將整套文件裝訂起來，並在文件裝訂處加蓋公證印章。隨後，海牙認證印章也加蓋在裝訂處。在此情況下，可以是多個文件由一個海牙認證印章認證：

多個文件裝訂在一起 = 1 個海牙認證覆蓋整個裝訂文件。

基於香港公證人公證的海牙認證印章範例

1. 由宣誓專員認證文件/文件組合並在香港高等法院加蓋海牙認證。

當無法透過政府機構或公證人的簽名和印章來認證文件時，則使用此方法。

流程：

• 準備文件。
• 在專門的內務部門辦理宣誓書（就文件進行宣誓/發誓）。
• 在香港高等法院加蓋海牙認證。

誰可以主持宣誓？- 法院以及以司法程序行事的人員，可以使合法傳喚或自願到庭的證人宣誓。

常規的宣誓程序要求宣誓者需向主持宣誓的官員宣讀或複述法律規定的誓詞。

通常這種認證方式用於與法律訴訟相關的情況，當法律要求或允許其作為所述事項的證據時。但是，在認證其他文件（例如公司內部文件或政府機構簽發的文件）的情況下，它們也可以透過此類宣誓書進行認證，隨後由香港高等法院進行海牙認證。然而，對於在標準模式下可以透過政府機構或公證人認證的文件，這種方法更多地是一種例外，而非常規做法。

基於香港宣誓專員認證的海牙認證印章範例