在香港正確管理與保存公司的原始文件——不僅是對政府的義務，更是業務可持續、成功營運的基礎。 在現代世界，數據就是一切，而對商業而言，準確透明的文件記錄至關重要。
香港擁有發達的商業環境，為企業提供了廣闊機遇，但同時也要求嚴格遵守報告編制的規範與規則。不遵守這些要求可能導致嚴重的財務與法律後果。
本文將探討香港公司面臨的文件保存關鍵要求。我們的專家準備了改善文件流轉系統的實用建議，這不僅有助於符合法規要求，還能優化業務管理。
在香港保存企業原始文件的必要性
保存原始文件不僅是法律規定的義務，更是業務管理的基礎，它有助於：
- 監督公司資金流動的合理性或合法性。
- 預防因資訊缺乏或無法獲取而產生的商業風險。
保存原始文件有助於公司在香港特別行政區內合法運營，並建立健康的業務管理方法及其「歷史」的構建。這段「歷史」可能需要提供給稅務機關、銀行、投資者、審計師以及用於內部控制。
香港的稅務法規，即《稅務條例》（IRO），要求所有公司必須以英文或中文保存公司業務活動的原始文件。這些文件必須在交易發生之日起的7年內隨時可供核查。不遵守此要求可能導致最高100,000港元的罰款。
如果過往期間的支出及虧損減少了後續財政年度的收入，則與此類支出相關的原始文件不應從交易發生之日起保存7年，而應從該支出被接受用以抵減收入從而降低應稅稅基之日起開始計算保存期。
必須保存哪些文件
證明公司收入的文件
在香港，公司有義務保存證明營業額與收入的原始文件，以確保準確核算並遵守《稅務條例》。以下是必須保存的主要文件類型：
- 發票 (Invoices)。必須包含以下資訊：
• 清晰且按時間順序排列的發票號碼；
• 發票日期；
• 客戶名稱及其地址；
• 商品或服務的描述、數量與價值；
• 發票總金額； - 銀行月結單 (Bank Statements)。 記錄公司銀行帳戶中所有交易的憑證，用於核對收款情況。亦包括收單交易記錄。
- 收據 (Receipts)。 證明收到現金付款，並包含：
• 付款日期；
• 付款金額；
• 商品或服務的描述與數量。 - 合約、協議、合約 (Contracts and Agreements)。 必須包含：
• 各方名稱、地址及詳細資料；
• 銷售標的；
• 銷售條件；
• 付款條件；
• 各方義務。 - 任何其他能證明向客戶銷售商品、提供工程、服務的文件。
證明公司支出的文件
在香港，公司有義務保存證明支出的原始文件，以確保準確核算並符合稅務要求。以下列舉了必須保存的主要文件類型：
- 發票 (Invoices)：
• 發票號碼；
• 發票日期；
• 供應商名稱及其地址；
• 付款方名稱；
• 商品或服務的描述、數量與價值；
• 發票總金額； - 銀行月結單 (Bank Statements)。 記錄公司銀行帳戶中所有交易的憑證，用於核對支出情況。
- 收據 (Receipts)。 證明已進行現金付款的事實。必須包含：
• 付款日期；
• 付款金額；
• 所購商品或服務的描述與數量。 - 合約、協議、合約 (Contracts and Agreements)。 必須包含：
• 各方名稱、地址及詳細資料；
• 採購標的；
• 採購條件；
• 付款條件；
• 各方義務。 - 貸項及借項通知單 (Credit and Debit Notes)。 證明對發票的調整，用於核算退貨或價值調整。
- 租賃及租約協議 (Lease and Rental Agreements)。 證明租賃或租用資產所產生的費用。包含關於租期、條件和租金金額的資訊。
- 薪資記錄 (Payroll Records)。 所有向員工支付的記錄。包含關於支付金額、日期和收款人的資訊。
證明資產核算的文件
每家公司都有義務對資產進行核算，例如辦公設備、機器、土地和建築物。為此，必須記錄購買日期、資產成本以及任何改善支出。資產登記冊有助於控制公司資源的使用並最大限度地減少損失。
公司購置資產核算示例
| 資產描述 | 購買日期 | 成本 |
| 辦公設備 | 15/10/2022 | 10 000港元 |
| 運輸工具 | 05/05/2023 | 50 000港元 |
存貨與現金
所有從事貿易的公司都必須在報告期末進行定期存貨盤點。這對於確定利潤和正確計算稅款非常重要。同時，還需要為審計目的提供存貨盤點的文件證明。
如何在香港保存原始文件
公司可以選擇一種或同時使用多種文件保存方式。
- 實體儲存 (Paper Storage)。
• 將文件按類別（例如發票、收據、銀行月結單）整理，並存放於資料夾和檔案袋中。
• 對於長期儲存，請使用能保護文件免受損壞的檔案盒。
• 重要文件應存放於保險箱中，以防盜竊或損壞。 - 電子儲存 (Electronic Storage)：
• 透過掃描將紙本文件轉換為數位格式。
• 使用硬碟、本機伺服器或雲端儲存服務（例如 Google Drive、Dropbox 等）來儲存和從任何地方存取文件。
• 定期進行複製並建立備份，以最大限度地降低資料遺失風險。 - 會計軟體和/或文件管理系統 (Accounting software, Document management systems)：
• 使用專門程式來組織會計核算、儲存和檢索文件。
常見問題 (FAQ)
香港的所有公司都必須將原始文件自交易發生之日起至少保存7年。這包括所有財務記錄，例如發票、銀行月結單、收銀機紙帶、收據以及其他證明收入和支出的文件。即使公司停止營運，其文件也必須在此期限屆滿前一直存檔。
可以，只要能夠應監管機構要求提供文件，法律允許以電子形式保存文件。重要的是，電子文件應以不可變更的格式保存，例如 PDF/A。如果文件儲存在香港境外，則必須在稅務機關提出要求後的7天內可供核查。
如果公司未能在稅務機關提出要求後的7天內提供所需文件，將面臨最高可達100,000港元的罰款。此外，不遵守文件保存規定可能導致額外的核查和審計。因此，確保所有文件都井然有序並隨時可用非常重要。
所有公司都必須保存以下類型的文件：
• 發票。
• 銀行月結單和支票。
• 收據。
• 合約和協議。
• 其他能可靠記錄並證明公司收入和支出的文件。
以電子格式儲存文件時，重要的是要使用具有高級別保護功能的可靠系統。以下措施有助於保護資料：
• 使用具有資料加密功能的雲端服務（例如 Google Drive 或 OneDrive）。
• 定期備份資訊。
• 指定負責人，負責監督資料存取和儲存的安全性。
• 確保只有授權使用者才能存取資料。
