হংকংয়ে কোম্পানির নথি অ্যাপোস্টিল: সম্পূর্ণ নির্দেশিকা

আন্তর্জাতিক ব্যবসা পরিচালনার জন্য অসংখ্য আইনি সূক্ষ্মতার জ্ঞান প্রয়োজন, বিশেষ করে যখন নথিপত্র নিয়ে কাজ করার কথা আসে। অ্যাপোস্টিল হল এমনই একটি উপকরণ — এটি একটি স্বীকৃতিচিহ্ন যা বিদেশে ব্যবহারের জন্য একটি নথির সত্যতা নিশ্চিত করে। ১৯৬১ সালে, হেগ কনভেনশন লেজালাইজেশন প্রক্রিয়া সহজীকরণের উদ্দেশ্যে অ্যাপোস্টিলেশন চালু করে।

যেসব ব্যবসা তাদের এখতিয়ারের বাইরে কাজ করে বা কাজ করার পরিকল্পনা করে, তাদের জন্য অ্যাপোস্টিল একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। এটি নিশ্চিত করে যে কোম্পানির নথি, যেমন নিবন্ধন শংসাপত্র, সংবিধি বা কর্পোরেট চুক্তি, বিদেশে বৈধ বলে স্বীকৃত হয়।

হংকং, একটি শীর্ষস্থানীয় আন্তর্জাতিক ব্যবসায়িক এখতিয়ার হিসাবে, হেগ কনভেনশনেরও একজন সদস্য। এর অর্থ হল, হংকংয়ে জারি করা নথির অ্যাপোস্টিল বিশ্বের অধিকাংশ দেশেই গ্রহণযোগ্য, যা ঘুরে আন্তর্জাতিক নথি বিনিময়কে ব্যাপকভাবে সহজ করে তোলে। এই নিবন্ধে আমরা বিস্তারিতভাবে আলোচনা করব অ্যাপোস্টিল কী, কোন নথিগুলি অ্যাপোস্টিলের জন্য যোগ্য, এবং অ্যাপোস্টিলেশন প্রক্রিয়া কেমন।

অ্যাপোস্টিল সম্পর্কিত হেগ কনভেনশন

অ্যাপোস্টিল হেগ কনভেনশনের সদস্য দেশগুলিতে গ্রহণযোগ্য। যে দেশে নথি ব্যবহারের পরিকল্পনা করা হচ্ছে সেটি কনভেনশনের সদস্য কিনা তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ।

অ্যাপোস্টিল সম্পর্কিত হেগ কনভেনশনের সদস্য দেশসমূহ (অঞ্চল সহ):

অস্ট্রেলিয়া, অস্ট্রিয়া, আজারবাইজান, আলবেনিয়া, অ্যান্ডোরা, অ্যান্টিগুয়া ও বারবুডা, আর্জেন্টিনা, আর্মেনিয়া, বাহামাস, বার্বাডোস, বাহরাইন, বেলারুশ, বেলিজ, বেলজিয়াম, বুলগেরিয়া, বসনিয়া ও হার্জেগোভিনা, বতসোয়ানা, ব্রাজিল, ব্রুনাই-দারুসসালাম, বুরুন্ডি, ভানুয়াটু, যুক্তরাজ্য, হাঙ্গেরি, ভেনেজুয়েলা, হন্ডুরাস, গ্রেনাডা, গ্রিস, জর্জিয়া, হংকং (গণপ্রজাতন্ত্রী চীনের বিশেষ প্রশাসনিক অঞ্চল), ডেনমার্ক, ডোমিনিকা, ডোমিনিকান প্রজাতন্ত্র, ইসরায়েল, ভারত, আয়ারল্যান্ড, আইসল্যান্ড, স্পেন, ইতালি, কাবো ভের্দে, কাজাখস্তান, সাইপ্রাস, কিরগিজস্তান, কলম্বিয়া, কসোভো, কোস্টা রিকা, গণপ্রজাতন্ত্রী চীন, লাতভিয়া, লেসোথো, লাইবেরিয়া, লিথুয়ানিয়া, লিশটেনস্টাইন, লুক্সেমবুর্গ, মরিশাস, মেসিডোনিয়া, মালাউই, মাল্টা, মরক্কো, মার্শাল দ্বীপপুঞ্জ, ম্যাকাও (চীন), মেক্সিকো, মলদোভা, মোনাকো, মঙ্গোলিয়া, নামিবিয়া, নেদারল্যান্ডস, নিকারাগুয়া, নিউয়ে, নিউজিল্যান্ড, নরওয়ে, ওমান, কুক দ্বীপপুঞ্জ, পানামা, প্যারাগুয়ে, পেরু, পোল্যান্ড, পর্তুগাল, রাশিয়ান ফেডারেশন, রোমানিয়া, এল সালভাদোর, সামোয়া, সান মারিনো, সাও টোমে ও প্রিন্সিপি, ইসোয়াতিনি, সেশেলস, সেন্ট ভিনসেন্ট ও গ্রেনাডাইনস, সেন্ট কিটস ও নেভিস, সেন্ট লুসিয়া, সার্বিয়া, স্লোভাকিয়া, স্লোভেনিয়া, মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র, সুরিনাম, তাজিকিস্তান, টোঙ্গা, ত্রিনিদাদ ও টোবাগো, তুরস্ক, ইউক্রেন, উজবেকিস্তান, উরুগুয়ে, ফিজি, ফিনল্যান্ড, ফ্রান্স, জার্মানি, ক্রোয়েশিয়া, মন্টিনিগ্রো, চেক প্রজাতন্ত্র, চিলি, সুইজারল্যান্ড, সুইডেন, ইকুয়েডর, এস্তোনিয়া, দক্ষিণ আফ্রিকা, দক্ষিণ কোরিয়া, জাপান।

১৯৬১ সালের হেগ কনভেনশন বিদেশী নথি স্বীকৃতির প্রক্রিয়া সহজীকরণের ভিত্তি স্থাপন করে। অ্যাপোস্টিল পদ্ধতি চালু হওয়ার আগে, বিদেশে ব্যবহারের উদ্দেশ্যে নথিগুলিকে কনস্যুলেট এবং দূতাবাসের মাধ্যমে একটি দীর্ঘ লেজালাইজেশন প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে হত। কনভেনশন নথির সত্যতা যাচাইয়ের জন্য একটি একক মান তৈরি করে এই প্রক্রিয়াটিকে সরলীকরণ করে।

হেগ কনভেনশনের একজন সদস্য হিসাবে, হংকং সরকারী কর্তৃপক্ষ বা নোটারি দ্বারা জারি করা কর্পোরেট নথির সত্যতা নিশ্চিত করতে অ্যাপোস্টিল ব্যবহার করে। হংকংয়ে অ্যাপোস্টিল প্রদানের জন্য দায়ী প্রধান কর্তৃপক্ষ হল হংকং-এর উচ্চ আদালত। এই ব্যবস্থাটি নিশ্চিত করে যে হংকংয়ে অ্যাপোস্টিল করা নথিগুলি কনভেনশনের অন্যান্য সদস্য দেশগুলিতে স্বীকৃত হবে।

কোন উদ্দেশ্যে নথির অ্যাপোস্টিল প্রয়োজন?

নথির অ্যাপোস্টিল হংকংয়ের বাইরে তাদের সরকারী স্বীকৃতি এবং ব্যবহারের জন্য প্রয়োজনীয়। এটি নথির সত্যতা নিশ্চিত করে এবং হেগ কনভেনশনে স্বাক্ষরকারী অন্যান্য দেশে সেগুলিকে আইনীভাবে বৈধ করে তোলে। যেসব প্রধান ক্ষেত্রে অ্যাপোস্টিল প্রয়োজন সেগুলির মধ্যে রয়েছে:

• বিদেশী ব্যাংকে ব্যাংক অ্যাকাউন্ট খোলা।
• বিদেশী অংশীদার এবং ব্যবসায়িক সহযোগীদের কাছে নথি জমা দেওয়া।
• আন্তর্জাতিক টেন্ডারে অংশগ্রহণ।
• অন্যান্য এখতিয়ারে কোম্পানির প্রতিনিধিত্ব করা।
• বিদেশী শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে ভর্তি হওয়া।
• বিদেশী রাষ্ট্রে বিবাহ সম্পন্ন করা।
• অন্য দেশে কাজের অনুমতি, বসবাসের অনুমতি বা নাগরিকত্ব প্রাপ্তি।
• অন্য দেশে কর নিবন্ধন।

অ্যাপোস্টিল অতিরিক্ত লেজালাইজেশনের প্রয়োজনীয়তা দূর করে নথি স্বীকৃতির প্রক্রিয়াকে উল্লেখযোগ্যভাবে ত্বরান্বিত করে এবং হেগ কনভেনশনের সদস্য দেশগুলিতে তাদের ব্যবহার সহজ করে তোলে।

হংকংয়ে কোন নথিতে অ্যাপোস্টিল প্রদান করা যেতে পারে?

হংকংয়ে নিম্নলিখিত নথিগুলি অ্যাপোস্টিলের জন্য যোগ্য:

হংকংয়ের সরকারী কর্তৃপক্ষ কর্তৃক আইনী সত্ত্বাদের বিষয়ে জারি করা নথি:

• নিবন্ধন শংসাপত্র (সার্টিফিকেট অফ ইনকর্পোরেশন)
• নিবন্ধন ফর্ম (এনএনসি১)
• ব্যবসা নিবন্ধন শংসাপত্র (বিআরসি)
• কোম্পানির সংবিধি (মেমোরেন্ডাম অ্যান্ড আর্টিকেলস অফ অ্যাসোসিয়েশন)
• কোম্পানি পার্টিকুলার্স রিপোর্ট (ব্যবসায়িক রেজিস্টার থেকে নিষ্কাশনের অনুরূপ)
• কন্টিনিউয়িং রেজিস্ট্রেশন সার্টিফিকেট (কোম্পানির সক্রিয় অবস্থা নিশ্চিতকরণ)
• বার্ষিক নিবন্ধন ফর্ম বার্ষিক রিটার্ন (এনএআর১)
• ফর্ম এনডি২এ/এনডি২বি (পরিচালক/সচিবদের গঠনে পরিবর্তন)
• কোম্পানির নাম পরিবর্তনের নথি (সার্টিফিকেট অন চেঞ্জ অফ নেম)
• কর নিবাসী শংসাপত্র
• এবং হংকং কোম্পানি রেজিস্ট্রার বা হংকং ইনল্যান্ড রেভিনিউ ডিপার্টমেন্ট দ্বারা জারি করা অন্য যেকোনো নথি।

কর্পোরেট সচিব কর্তৃক জারি করা নথি:

• সার্টিফিকেট অফ ইনকাম্বেন্সি (কোম্পানির সুবিধাভোগী সম্পর্কে তথ্য নিশ্চিত করে এমন শংসাপত্র)

কোম্পানি কর্তৃক জারি করা নথি:

• শেয়ার সার্টিফিকেট
• সভার কার্যবিবরণী, পরিচালক পর্ষদ এবং শেয়ারহোল্ডারদের সিদ্ধান্ত
• ব্যবসায়িক সহযোগীদের সাথে চুক্তি/অনুबন্ধ/সমঝোতা
• ওয়াকালতনামা (পাওয়ার অফ অ্যাটর্নি)
• শেয়ারহোল্ডার পরিবর্তন নিশ্চিতকরণ নথি (সোল্ড অ্যান্ড বট নোট, ইনস্ট্রুমেন্ট অফ ট্রান্সফার)
• শেয়ারহোল্ডার রেজিস্টার (রেজিস্টার অফ মেম্বার্স)
• পরিচালক রেজিস্টার (রেজিস্টার অফ ডিরেক্টরস)
• সচিব রেজিস্টার (রেজিস্টার অফ সেক্রেটারিজ)
• নিয়ন্ত্রণকারী ব্যক্তিদের রেজিস্টার (রেজিস্টার অফ সিগনিফিকেন্ট কন্ট্রোলার্স)

অডিটর কর্তৃক জারি করা নথি:

• অডিট রিপোর্ট

সরকারী কর্তৃপক্ষ বা শিক্ষা প্রতিষ্ঠান কর্তৃক জারি করা ব্যক্তিগত নথি:

• জন্ম শংসাপত্র
• বিবাহ শংসাপত্র
• মৃত্যু শংসাপত্র
• বিশ্ববিদ্যালয় ডিপ্লোমা এবং স্কুল সার্টিফিকেট
• অপরাধমূলক রেকর্ডের শংসাপত্র
• পাসপোর্টের অনুলিপি

হংকংয়ে অ্যাপোস্টিল করার পদ্ধতি

হংকংয়ে নথি অ্যাপোস্টিল করার ৩ (তিন)টি প্রধান পদ্ধতি রয়েছে:

১. নথি জারিকারী সরকারী কর্তৃপক্ষ দ্বারা প্রত্যয়ন এবং হংকং–এর সর্বোচ্চ আদালতে অ্যাপোস্টিল সংযুক্তকরণ।

এই পদ্ধতিটি সাধারণত সেইসব নথির ক্ষেত্রে প্রযোজ্য যেগুলি সরকারী সংস্থা দ্বারা জারি করা হয়।

প্রক্রিয়া:

• সরকারী সংস্থা থেকে নথি অর্ডার করা।
• সরকারী সংস্থা (অনুমোদিত ব্যক্তি) দ্বারা নথি প্রত্যয়ন করা।
• অ্যাপোস্টিল সংযুক্ত করার জন্য নথিটি সর্বোচ্চ আদালতে জমা দেওয়া।

সংশ্লিষ্ট সরকারী সংস্থার অনুমোদিত ব্যক্তি নথিটি প্রত্যয়ন করেন এবং সর্বোচ্চ আদালত অ্যাপোস্টিলের স্ট্যাম্প দ্বারা অনুমোদিত ব্যক্তির স্বাক্ষর, তার পদমর্যাদা এবং/অথবা সরকারী সংস্থার স্ট্যাম্পের সত্যতা প্রত্যয়ন করে।

এই ক্ষেত্রে, প্রতিটি নথিতে একটি অ্যাপোস্টিল সংযুক্ত করা হয়: ১ নথি = ১টি অ্যাপোস্টিল স্ট্যাম্প। যদি নথিটি একাধিক পৃষ্ঠা নিয়ে গঠিত হয়, তাহলে অ্যাপোস্টিল স্ট্যাম্পটি সাধারণত নথির শেষ পৃষ্ঠায় বা প্রথম পৃষ্ঠায় সংযুক্ত করা হয়। বহু-পৃষ্ঠার নথিটি নিজেই সরকারী সংস্থা বা আদালত দ্বারা সেলাই করা হয় না।

এটা উল্লেখযোগ্য যে এখানে ব্যতিক্রমও রয়েছে। যেমন, উদাহরণস্বরূপ, কর নিবাসীতা শংসাপত্র, যা হংকং-এর অভ্যন্তরীণ রাজস্ব বিভাগ দ্বারা জারি করা হয়, তা নোটারি প্রত্যয়ন ছাড়া প্রত্যয়িত হতে পারে না।

হংকং কোম্পানি রেজিস্ট্রারের অনুমোদিত ব্যক্তির প্রত্যয়নের ভিত্তিতে অ্যাপোস্টিল স্ট্যাম্পের উদাহরণ

হংকং-এর অভ্যন্তরীণ রাজস্ব বিভাগের অনুমোদিত ব্যক্তির প্রত্যয়নের ভিত্তিতে অ্যাপোস্টিল স্ট্যাম্পের উদাহরণ

২. হংকং–এ নোটারি পাবলিক দ্বারা নথি/নথিসমূহ প্রত্যয়ন এবং হংকং–এর সর্বোচ্চ আদালতে অ্যাপোস্টিল সংযুক্তকরণ।

এই পদ্ধতিটি সেইসব নথির জন্য ব্যবহৃত হয় যেগুলি সরকারী সংস্থা দ্বারা জারি করা হয় না, বরং কোম্পানির অভ্যন্তরীণ নথির জন্য ব্যবহৃত হয়।

প্রক্রিয়া:

• নথি প্রস্তুত করা।
• নোটারি প্রত্যয়ন।
• হংকং-এর সর্বোচ্চ আদালতে অ্যাপোস্টিল সংযুক্তকরণ।

এই ক্ষেত্রে, অ্যাপোস্টিল নথির মূল কপি বা তার অনুলিপিতে সংযুক্ত করা যেতে পারে। নোটারির কাছে নথির মূল কপি উপস্থাপন করা হয়, এবং নোটারি এই মূল কপিটি প্রত্যয়ন করতে পারেন অথবা মূল থেকে একটি অনুলিপি তৈরি করে সেই অনুলিপিটি প্রত্যয়ন করতে পারেন। তারপর, হংকং-এর সর্বোচ্চ আদালত যথাক্রমে মূল নথি বা অনুলিপিতে নোটারির স্বাক্ষর এবং নোটারি স্ট্যাম্পের সত্যতা প্রত্যয়ন করে।

এই পদ্ধতিটি সাধারণত সেইসব নথির জন্য প্রযোজ্য যেগুলি সরকারী সংস্থা দ্বারা নয়, বরং কোম্পানি দ্বারা জারি করা হয়েছে (অভ্যন্তরীণ নথি)। অথবা যখন অভ্যন্তরীণ নথি এবং সরকারী সংস্থা দ্বারা জারি করা নথি উভয়ই সমন্বিত করে গঠিত নথিসমূহের সমন্বয় অ্যাপোস্টিল করতে হয়। এই ক্ষেত্রে, নোটারি নথিসমূহের সম্পূর্ণ সেট সেলাই করেন এবং নথিসমূহের সেলাইয়ের উপর নোটারি স্ট্যাম্প সংযুক্ত করেন। তারপর, সেলাইয়ের উপরেও অ্যাপোস্টিল স্ট্যাম্প সংযুক্ত করা হয়। এই ক্ষেত্রে, একাধিক নথি একটি অ্যাপোস্টিল স্ট্যাম্প দ্বারা প্রত্যয়িত হতে পারে:

একসাথে সেলাই করা একাধিক নথি = সম্পূর্ণ সেলাইয়ের উপর ১টি অ্যাপোস্টিল।

হংকং-এ নোটারি পাবলিক দ্বারা প্রত্যয়নের ভিত্তিতে অ্যাপোস্টিল স্ট্যাম্পের উদাহরণ

৩. শপথ কমিশনার দ্বারা নথি/নথিসমূহ প্রত্যয়ন এবং হংকং–এর সর্বোচ্চ আদালতে অ্যাপোস্টিল সংযুক্তকরণ।

এই পদ্ধতিটি তখন ব্যবহৃত হয় যখন সরকারী সংস্থা বা নোটারির স্বাক্ষর এবং স্ট্যাম্প দ্বারা নথি প্রত্যয়ন করা সম্ভব নয়।

প্রক্রিয়া:

• নথি প্রস্তুত করা।
• গৃহ বিষয়ক বিশেষায়িত বিভাগে অ্যাফিডেভিট সংযুক্তকরণ (নথির বিষয়ে শপথ/শপথবাক্য পাঠ করা)।
• হংকং-এর সর্বোচ্চ আদালতে অ্যাপোস্টিল সংযুক্তকরণ।

কে শপথ পাঠ করাতে পারেন? – আদালত এবং ন্যায়িক পদ্ধতিতে কাজ করা ব্যক্তি, আইনতঃ আহ্বানকৃত বা স্বেচ্ছায় তার সামনে উপস্থিত সাক্ষীকে শপথ পাঠ করাতে পারেন।

শপথ গ্রহণের সাধারণ পদ্ধতিতে ধারণা করা হয় যে, শপথ গ্রহণকারীকে শপথ পাঠ করানো কর্মকর্তার দ্বারা নির্ধারিত শপথের শব্দগুলি উচ্চারণ বা পুনরাবৃত্তি করতে হবে।

সাধারণত এই ধরনের প্রত্যয়ন বিচারিক কার্যক্রমের সাথে সম্পর্কিত হলে ব্যবহৃত হয়, যখন আইন দ্বারা এতে বর্ণিত বিষয়গুলির প্রমাণ হিসেবে এর প্রয়োজন হয় বা অনুমোদিত হয়। কিন্তু, কোম্পানির নথি (অভ্যন্তরীণ বা সরকারী সংস্থা দ্বারা জারিকৃত) এর মতো অন্যান্য নথি প্রত্যয়নের ক্ষেত্রে, সেগুলিও এই ধরনের অ্যাফিডেভিট দ্বারা প্রত্যয়িত হতে পারে এবং পরবর্তীতে হংকং-এর সর্বোচ্চ আদালত দ্বারা অ্যাপোস্টিল করা হতে পারে। কিন্তু, তবুও এই পদ্ধতিটি সেইসব নথি প্রত্যয়নে একটি ব্যতিক্রম, যেগুলি মানক পদ্ধতিতে সরকারী সংস্থা বা নোটারি দ্বারা প্রত্যয়িত হতে পারে।

হংকং-এ শপথ কমিশনার দ্বারা প্রত্যয়িত অ্যাপোস্টিল স্ট্যাম্পের উদাহরণ