Die gesetzliche Adresse eines Unternehmens in Hongkong (oder eingetragene Adresse) ist nicht nur eine Formalität, sondern eines der Schlüsselelemente für eine erfolgreiche Registrierung und die anschließende Geschäftstätigkeit in dieser internationalen Rechtsordnung. Die Wahl der gesetzlichen Adresse beeinflusst nicht nur die Einhaltung der Gesetzgebung, sondern auch den Geschäftsruf Ihres Unternehmens. In diesem Artikel werden wir alle Aspekte im Zusammenhang mit der Auswahl, Registrierung und Aufrechterhaltung der gesetzlichen Adresse eines Unternehmens in Hongkong detailliert untersuchen.
Gesetzliche Adresse des Unternehmens in Hongkong
In Hongkong ist die gesetzliche Adresse des Unternehmens eine zwingende Voraussetzung für dessen Registrierung, und diese Adresse muss bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Gemäß Abschnitt 658 Kapitel 622 der Companies Ordinance (Gesetz über Gesellschaften) müssen alle juristischen Personen eine gesetzliche Adresse innerhalb der Grenzen Hongkongs haben. Die Adresse muss physisch sein, kein Postfach, und muss den Erhalt von Benachrichtigungen von Regierungsbehörden Hongkongs ermöglichen.
Im Falle eines Verstoßes gegen die Unterabschnitte dieser Anforderung gelten das Unternehmen und jede verantwortliche Person als einer Straftat schuldig. In diesem Fall wird eine Geldstrafe in Höhe von 50.000 Hongkong-Dollar (HKD) gegen das Unternehmen und die verantwortlichen Personen verhängt, sowie bis zu 1.000 Hongkong-Dollar für jeden Tag, an dem der Verstoß nicht behoben wird.
Es ist auch zu beachten, dass die gesetzliche Adresse des Unternehmens, selbst wenn es sich um ein ausländisches Unternehmen handelt, das jedoch eine legale Tätigkeit in Hongkong ausübt, eine eingetragene gesetzliche Adresse auf dem Gebiet der Sonderverwaltungszone haben muss.
Damit die gesetzliche Adresse Ihres Unternehmens allen erforderlichen Anforderungen entspricht, muss sie folgenden Kriterien genügen:
- Physischer Standort: Die Adresse muss sich innerhalb der Grenzen Hongkongs befinden.
- Erreichbarkeit: An dieser spezifischen Adresse muss die Möglichkeit bestehen, während der Geschäftszeiten Korrespondenz zu erhalten.
- Kennzeichnung des Unternehmensnamens: Der Name des Unternehmens muss deutlich auf einem Schild am Eingang angegeben sein.
Unterschied zwischen gesetzlicher und tatsächlicher Adresse
Es ist notwendig, klar zwischen der gesetzlichen Adresse und der tatsächlichen Geschäftsadresse zu unterscheiden. Nämlich:
- Gesetzliche Adresse: Die physische Adresse des Unternehmens, die bei den Regierungsbehörden Hongkongs registriert ist und an die Regierungsbehörden offizielle Korrespondenz senden können. Gemäß der Gesetzgebung muss sich diese Adresse auf dem Gebiet Hongkongs befinden.
- Tatsächliche Adresse: Die physische Adresse, an der das Unternehmen tatsächlich gewinnorientierte kommerzielle Aktivitäten durchführt. Der Standort der tatsächlichen Adresse ist durch die Gesetzgebung nicht eingeschränkt – er kann in Hongkong oder außerhalb Hongkongs liegen. Dies ist die Adresse, an der sich der Gründer, Direktor oder andere Mitarbeiter physisch aufhalten und tatsächlich arbeiten, operative Tätigkeiten ausführen. Dies kann auch die Privatadresse des Direktors oder Gründers sein, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.
Die Regierung der Sonderverwaltungszone Hongkong sendet jährlich Schreiben des Census and Statistics Department und des Inland Revenue (Steuerbehörde) an Unternehmen. Da die gesetzliche Adresse Ihres Unternehmens die einzige Information ist, über die die Regierung verfügt, um Ihnen offizielle Benachrichtigungen, z. B. Steuererklärungen des Inland Revenue Department oder Umfragen des Census and Statistics Department, zu senden, ist es für Sie als Unternehmensdirektor entscheidend, die richtige Adresse zu wählen und diese Dokumente fristgerecht zu bearbeiten.
Für den Empfang von Geschäftskorrespondenz von Kunden und Partnern, den Austausch von Produktmustern, die Durchführung von Geschäftstreffen wird in der Regel die tatsächliche Adresse des Unternehmens verwendet. Dies hilft, Geschäftsgeheimnisse zu wahren und gewährleistet die Bequemlichkeit, Dokumente direkt in die Hände autorisierter Personen zu erhalten.
Darüber hinaus bietet das Vorhandensein einer tatsächlichen Adresse des Unternehmens außerhalb Hongkongs ein zusätzliches Argument für die Anwendung des Territorialprinzips der Besteuerung, um Gewinne des Unternehmens aus Quellen außerhalb Hongkongs von der Besteuerung zu befreien.
Dokumente, die an der gesetzlichen Adresse des Unternehmens aufbewahrt werden müssen
Gemäß der Companies Ordinance (Gesellschaftsverordnung) Hongkongs ist ein Unternehmen verpflichtet, seine Register und Unternehmensdokumente entweder an seiner gesetzlichen Adresse oder an einem anderen offiziell in Hongkong registrierten Ort aufzubewahren. Zu den aufzubewahrenden Dokumenten gehören:
- Das Aktionärsregister (Abschnitt 627).
- Das Register der Kontrollpersonen (Abschnitt 653H).
- Das Direktorenregister (Abschnitt 641).
- Das Register der Unternehmenssekretäre (Abschnitt 648).
- Das Belastungsregister (Abschnitt 352).
- Kopien von Dokumenten, die Belastungen begründen (Abschnitt 351).
- Das Inhaberschuldverschreibungsregister (Abschnitt 308).
- Die Protokolle der Sitzungen des Verwaltungsrats und der Aktionäre (Abschnitte 481, 483, 618).
Diese Dokumente können an einem anderen Ort auf dem Gebiet Hongkongs aufbewahrt werden, aber das Companies Registry (Unternehmensregister) muss innerhalb von 15 Tagen nach ihrer Hinterlegung darüber informiert werden.
Außerdem müssen am eingetragenen Sitz des Unternehmens das Gründungszertifikat (Certificate of Incorporation) und die gültige Geschäftsregistrierungsbescheinigung (Business Registration Certificate) aufbewahrt werden.
Arten gesetzlicher Adressen
Die Wahl der richtigen gesetzlichen Adresse ist ein wichtiger Schritt bei der Registrierung eines Unternehmens in Hongkong. Lassen Sie uns die wichtigsten verfügbaren Optionen betrachten:
Von einem Unternehmenssekretär bereitgestellte Adresse
In Hongkong ist es gängige Praxis, die Dienste eines lizenzierten Unternehmenssekretärs in Anspruch zu nehmen, der insbesondere berechtigt ist, Unternehmen auf der Grundlage seiner vom Companies Registry Hongkong erhaltenen Lizenz eine gesetzliche Adresse zur Verfügung zu stellen.
In der Regel ist eine gesetzliche Adresse für 1 Jahr bereits im Paket für die Unternehmensregistrierung enthalten und wird anschließend im Standardverfahren zusammen mit allen anderen gesetzlich vorgeschriebenen Verfahren verlängert.
Der Unternehmenssekretär führt seine Tätigkeit auf professioneller Basis aus, stellt den Erhalt von Korrespondenz von Regierungsbehörden sicher, bearbeitet diese zeitnah und informiert die autorisierten Personen des Unternehmens.
Darüber hinaus bewahrt der Unternehmenssekretär alle gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente am eingetragenen Sitz des Unternehmens auf und ergreift die notwendigen Maßnahmen, um sie aktuell zu halten. Der Sekretär stellt auch sicher, dass der Name Ihres Unternehmens am eingetragenen Sitz zugänglich ist.
Die Nutzung der gesetzlichen Adresse des Sekretärs ist eine zuverlässige Option und vermeidet Probleme beim rechtzeitigen Erhalt oder der Bearbeitung staatlicher Benachrichtigungen.
Darüber hinaus ist diese Option die wirtschaftlichste für Unternehmen, die über keine eigenen Büroräume auf dem Gebiet Hongkongs verfügen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Nutzung der gesetzlichen Adresse des Sekretärs keine Bedingungen für die Anerkennung der Gewinnquelle des Unternehmens in Hongkong schafft. Der Unternehmenssekretär ist eine gesetzlich festgelegte Rolle im Unternehmen, und Zahlungen an den Sekretär sowie die Nutzung seiner gesetzlichen Adresse beeinflussen nicht die Gewinnquelle des Unternehmens, was wichtig ist, um das Fehlen einer Gewinnquelle auf dem Gebiet Hongkongs zum Zwecke der Steuerbefreiung von Gewinnen nachzuweisen.
Virtuelle Adresse
Dies ist eine Adresse, die von einem direkten Mieter oder Untermieter bereitgestellt wird. Normalerweise beinhaltet diese Art der Vermietung nicht die Anwesenheit des Unternehmens an dieser Adresse. Es ist wichtig sicherzustellen, dass der Vermieter den rechtzeitigen Empfang und die Bearbeitung von Korrespondenz von Regierungsbehörden gewährleisten kann. Darüber hinaus ist die Sicherstellung der Aufbewahrung der Unternehmensregister eine ziemlich problematische Frage. Da dem Unternehmen an dieser Adresse kein Arbeitsplatz zugewiesen wird, an dem die Register und Dokumente des Unternehmens aufbewahrt werden könnten.
Die Zweckmäßigkeit der Verwendung einer virtuellen Adresse getrennt von der vom Sekretär bereitgestellten ist überhaupt nicht offensichtlich und in vielerlei Hinsicht sogar kontraproduktiv. Darüber hinaus wird dies eine teurere Mietoption und in Bezug auf die Dokumentenaufbewahrung weniger sicher sein.
Miete eines Büros oder Arbeitsplatzes
Dies ist nur dann sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen eine physische Präsenz auf dem Gebiet Hongkongs benötigt und Arbeitsplätze für seine Mitarbeiter bereitstellen muss.
Dies ist zweifellos die teuerste Option, die dutzende oder sogar hunderte Male teurer ist als die Nutzung einer gesetzlichen Adresse eines Unternehmenssekretärs. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Kosten für Immobilien und deren Miete in Hongkong extrem hoch sind.
Sowohl bei der Miete eines Büros als auch eines Arbeitsplatzes muss das Unternehmen Personal haben, das Korrespondenz von Regierungsbehörden erhält und bearbeitet.
Das Vorhandensein eines physischen Büros und von Mitarbeitern in Hongkong kann sich auch auf die steuerlichen Verpflichtungen des Unternehmens auswirken, da dies darauf hindeuten kann, dass das Geschäft direkt auf dem Gebiet der Sonderverwaltungszone betrieben wird.
Außerdem muss für die sichere Aufbewahrung und Aktualisierung der obligatorischen Register und Dokumente des Unternehmens gesorgt werden.
Zu den Vorteilen zählen das Prestige für das Unternehmen und das Vorhandensein von Substanz (Substance) auf dem Gebiet Hongkongs.
Privatadresse
Eine Wohnadresse kann als gesetzliche Adresse verwendet werden (zumindest sieht das Gesetz kein direktes Verbot vor), jedoch ist es wichtig sicherzustellen, dass der mit dem Vermieter geschlossene Mietvertrag eine solche Nutzung erlaubt. In den meisten Fällen schließen Vermieter keine Verträge ab, die die Nutzung ihrer Wohnimmobilie für kommerzielle Zwecke erlauben.
Wenn Sie Eigentümer der Wohnimmobilie sind, benötigen Sie keinen Mietvertrag und die Nutzung als gesetzliche Adresse Ihres eigenen Unternehmens (wenn der Immobilieneigentümer mit dem Aktionär oder Direktor des Unternehmens übereinstimmt) wird möglich sein. In diesem Fall muss jedoch sichergestellt werden, dass eine solche Nutzung Ihrer Wohnung nicht durch die Haus- oder Gebäudeordnung eingeschränkt ist. Es ist auch zu beachten, dass nicht alle Arten von Tätigkeiten in einer Wohnimmobilie registriert werden können.
Wenn ein Unternehmen an der Adresse einer Wohnung registriert ist, muss ein Schild mit seinem Namen an der Tür angebracht werden.
Außerdem ist zu berücksichtigen, dass Kurierdienste von Regierungsbehörden oder Partnern Korrespondenz an die gesetzliche Adresse liefern werden, und diese ständige Bewegung kann für andere Bewohner unbequem sein und deren Unzufriedenheit hervorrufen.
Änderung der gesetzlichen Adresse: Richtig vorgehen
Die in den Registrierungsdokumenten angegebene eingetragene Adresse des Unternehmens gilt vom Datum der staatlichen Registrierung an als offizielle eingetragene Adresse des Unternehmens, bis die Registrierungsbehörde eine Benachrichtigung über die Änderung der eingetragenen Adresse gemäß Unterabschnitt 3 der Verordnung erhält.
Um die gesetzliche Adresse eines Unternehmens zu ändern, muss Folgendes benachrichtigt werden:
- Das Companies Registry (Unternehmensregister) Hongkong durch Einreichung des Formulars NR1 («Notice of Change of Address of Registered Office» – Anzeige der Änderung der Adresse des eingetragenen Sitzes).
- Das Finanzamt (Inland Revenue Department) durch Einreichung des Formulars IRC3111A.
- Wenn das Unternehmen über eine spezielle Lizenz verfügt, muss die zuständige Aufsichtsbehörde benachrichtigt werden.
Die staatlichen Behörden müssen innerhalb von 15 Tagen nach dem Änderungsdatum benachrichtigt werden.
Darüber hinaus muss vor der Einreichung der Formulare ein interner Beschluss des Unternehmens verfasst werden, der vom Direktor genehmigt werden muss.
Wenn Sie die Adressänderung nicht angezeigt haben, gilt dies als schwerwiegende Ordnungswidrigkeit. Gemäß Abschnitt 658(5) der Companies Ordinance (Kapitel 622) stellt die Nichtanzeige der Adressänderung durch das Unternehmen und seine verantwortlichen Personen einen Gesetzesverstoß dar. Dies kann zu einer Geldstrafe der Stufe 5 führen, wobei das Gericht eine Geldstrafe von bis zu 50.000 Hongkong-Dollar verhängen kann. Darüber hinaus kann für jeden Tag, an dem die Ordnungswidrigkeit andauert, eine zusätzliche Geldstrafe in Höhe von 1.000 Dollar verhängt werden.
Bei der Änderung der gesetzlichen Adresse ist es auch wichtig, nicht zu vergessen, Ihre Partner, Banken und Finanzinstitute zu benachrichtigen.
Checkliste für Maßnahmen nach der Änderung der gesetzlichen Adresse
Nach erfolgreicher Änderung der gesetzlichen Adresse des Unternehmens ist es wichtig, mehrere Schlüsselschritte durchzuführen, um alle Beteiligten zu informieren und die Informationen in den Dokumenten zu aktualisieren. Informieren Sie Kunden und Auftraggeber und stellen Sie sicher, dass diese über die Adressänderung informiert sind. Benachrichtigen Sie Banken und Versicherungsgesellschaften und nehmen Sie Änderungen in deren Datenbanken vor, um mögliche Probleme bei Transaktionen zu vermeiden. Informieren Sie Lieferanten und Dienstleister, da dies für eine rechtzeitige Lieferung und Erbringung von Dienstleistungen wichtig ist. Aktualisieren Sie die neue Adresse auf der Unternehmenswebsite und in anderen Korrespondenzen und stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktdaten auf allen öffentlichen Plattformen aktuell sind. Ändern Sie die Adresse auf Geschäftspapieren, Umschlägen, Visitenkarten und Rechnungen. Bringen Sie eine Benachrichtigung an der Tür des neuen Büros an; falls das Schild noch nicht fertig ist, bringen Sie eine vorläufige Benachrichtigung an, damit Postsendungen nicht verloren gehen. Diese Schritte helfen, einen reibungslosen Betrieb des Unternehmens sicherzustellen und die Aktualität der Informationen für alle Beteiligten aufrechtzuerhalten.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ja, die Verwendung einer Privatadresse ist möglich, sie muss jedoch in Hongkong liegen und den ge-setzlichen Anforderungen entsprechen. Ein Postfach kann nicht als gesetzliche Adresse angegeben werden. Sie muss auch während der Geschäftszeiten für den Empfang von Korrespondenz zugänglich sein. Wenn Sie eine Wohnung mieten, müssen Sie die Erlaubnis des Vermieters für die geschäftliche Nutzung der Adresse einholen. Außerdem muss ein Schild mit dem Namen des Unternehmens an der Tür angebracht werden, was Unannehmlichkeiten verursachen kann.
Eine verspätete Anzeige der Änderung der gesetzlichen Adresse kann schwerwiegende Folgen haben. Bei einem Verstoß drohen dem Unternehmen Geldstrafen von bis zu 50.000 Hongkong-Dollar sowie zusätzliche Strafen für jeden Tag, an dem der Verstoß andauert. Darüber hinaus kann dies Ihren Ruf beeinträchtigen und zu Verzögerungen beim Erhalt wichtiger Korrespondenz von Regierungsbehörden führen. Es ist wichtig, nicht nur die staatlichen Behörden, sondern auch alle Ihre Geschäftspartner, Kunden und Finanzinstitute rechtzeitig zu informieren.
Eine Geschäftsadresse ist nicht nur unter Datenschutzgesichtspunkten vorteilhaft, sondern auch im Hinblick auf die Wahrnehmung Ihres Unternehmens. Eine Adresse im Geschäftszentrum von Hong-kong verleiht Ihrem Unternehmen Seriosität und stärkt das Vertrauen von Kunden und Partnern. Dar-über hinaus erspart Ihnen die Nutzung einer Geschäftsadresse die Notwendigkeit, die Nutzung von Wohnraum mit einem Vermieter abzustimmen, und ermöglicht es Ihnen, potenzielle Konflikte mit Nachbarn oder Behörden zu vermeiden. Es ist auch praktisch für die Führung eines Unternehmens, das regelmäßige Treffen mit Kunden oder Partnern erfordert.
Gemäß dem Gesetz müssen die Registrierungsdokumente des Unternehmens, wie z. B. die BRC (Bu-siness Registration Certificate) und die Unternehmensregister, an der gesetzlichen Adresse aufbewahrt werden. Wenn Sie sich entscheiden, sie an einem anderen Ort auf dem Gebiet Hongkongs aufzube-wahren, müssen Sie das Companies Registry über den neuen Aufbewahrungsort informieren.
