¿Deseas empezar un negocio fuera de Hong Kong? ¿Estás planeando realizar algún estudio fuera del país? ¿Necesitas presentar algún documento legal para trámites personales?
Si tu respuesta a cualquiera de estas preguntas es “sí”, entonces necesitas apostillar uno o más documentos para conseguir lo que deseas.
Ahora bien, si estás planeando apostillar algún documento en Hong Kong en el 2021, a continuación, te diremos todo lo que debes saber acerca de qué es una apostilla y como realizar este proceso en el país.
¿Qué es una apostilla y para qué sirve?
Una apostilla es básicamente un sello o una pegatina que determina la autenticidad de la firma de un funcionario en cualquier documento. Estableciendo que, la información que se encuentra en este es legalmente correcta y no un fraude.
Además, este sello es considerado como una certificación internacional (válida para diferentes documentos) bajo el tratado llamado “Convenio de Apostilla de la Haya”. Es decir, cualquier país miembro de este convenio puede confiar en la autenticidad de un escrito que cuente con esta apostilla.
¿Qué es una apostilla electrónica?
En medio de una era dominada por la tecnología, algunos Estados han tomado la decisión de digitalizar diferentes documentos públicos. Es por esta razón que surgen las apostillas electrónicas.
Sin embargo, para que se genere una apostilla electrónica de copias escaneadas o documentos electrónicos (y esta sea aceptada en otro país), el documento público debe cumplir con la Ley del Estado de origen, garantizando la legalidad y veracidad del escrito.
Diferencias entre la apostilla de papel y la apostilla electrónica
La principal diferencia entre una apostilla de papel y una apostilla electrónica es el formato de entrega, es decir, en papel o de forma electrónica.
Ahora bien, su proceso de apostilla es idéntico. Sin importar el formato de entrega, el ente gubernamental responsable se encarga de verificar que la firma del documento sea legal y del funcionario encargado.
¿Quién puede solicitar una apostilla?
Cualquier persona puede solicitar la apostilla de un documento propio o de un hijo menor de edad.
¿Los documentos a apostillar deben ser obligatoriamente los originales?
Los documentos a apostillar pueden ser originales o copias auténticas (certificadas por un notario). El único requisito para apostillar es que los documentos estén en buena condición (sin tachones, roturas, rayas, manchas, etc), con todos los sellos requeridos y que, los sellos y las firmas se vean de forma clara y legible.
Documentos que se pueden apostillar
Los documentos que se pueden apostillar son realmente variados y, en la mayoría de los casos, depende del uso que se les vaya a dar.
Si aún no sabes que documentos puedes apostillar, a continuación, te presentaremos una lista de los escritos más comunes que suelen ser apostillados, dependiendo del objetivo para el cual quiere ser utilizado.
Documentos emitidos por el gobierno
Los documentos emitidos por el gobierno pueden utilizarse para numerosos trámites fuera del país, tales como: tramitar la nacionalidad desde el extranjero, validar un divorcio para poder contraer matrimonio, poder notarial para ser representado en diferentes asuntos por otras personas, etc.
Entre los documentos más comunes emitidos por el gobierno que se suelen apostillar, tenemos los siguientes:
- Certificado de nacimiento.
- Acta de defunción.
- Certificado de matrimonio.
- Declaración jurada de estado soltero.
- Certificado de origen.
- Decreto de divorcio.
- Verificación de antecedentes penales.
- Poder notarial.
- Copia del pasaporte.
Documentos de estudiantes
Si estás planeando estudiar una temporada fuera de Hong Kong, los siguientes escritos apostillados te serán realmente útiles, ya seas menor o mayor de edad:
- Reportes escolares.
- Diplomas obtenidos.
- Copia de la licencia de conducir (si eres mayor de edad).
- Transcripciones.
- Certificado de buena conducta.
- Carta de consentimiento de viaje (en el caso de un menor de edad).
Documentos de trabajadores
Si estás optando por un trabajo o la apertura de una compañía o subsidiaria fuera de Hong Kong es común que te pidan una serie de escritos apostillados para comenzar, entre los documentos más comunes tenemos:
- Artículos de incorporación.
- Certificados.
- Registros fiscales.
- Decisiones judiciales.
- Certificado de libre venta.
- Extractos del registro mercantil.
- Documentos notariales: autorizaciones, declaraciones, última voluntad.
- Documentos comerciales legalizados por un registro estatal: artículos de incorporación, registro, factura comercial.
Motivos para la negación de una apostilla
El convenio de la Haya no ha establecido normas que indiquen cuando una autoridad competente puede negarse a emitir una apostilla para un documento que será presentado en otro país.
Sin embargo, establece que cualquier autoridad puede negarse a emitir una apostilla si:
- El documento público no será presentado en un Estado que no sea parte o esté en proceso de convertirse en parte de la Convención.
- No se puede verificar el origen y la veracidad del documento público para el cual se solicita la apostilla.
- El documento público está expresamente excluido del ámbito de aplicación del Convenio (artículo 1 (3) del Convenio de la Haya).
- No es un documento público según la ley del Estado emisor de este.
- El contenido del documento público subyacente es ofensivo.
- La autoridad competente sospecha que la información expuesta en el documento público subyacente es fraudulenta.
- La legislación nacional de un Estado permite la negación de una apostilla en casos específicos como: el solicitante no realizó el pago de la tarifa, el solicitante no cuenta con un poder para realizar el trámite, etc.
¿El efecto de una apostilla caduca?
No, todo documento (caducado o no) puede ser apostillado, ya que este proceso solo certifica el origen y la veracidad del documento, más no el contenido del mismo. Además, la apostilla no genera ningún efecto sobre la aceptación, valor probatorio o admisibilidad del documento público en el Estado de destino.
Sin embargo, según las leyes de algunos Estados, algunos documentos públicos tienen un período de validez limitado (antecedentes penales, órdenes judiciales provisionales, documento de identidad, etc). Por lo que, en el caso de vencimiento de un documento la autoridad competente puede negarse a realizar la apostilla del mismo.
Cómo apostillar documentos en Hong Kong
El proceso de apostilla de un documento en Hong Kong puede realizarse en persona o a distancia. A continuación, les explicaremos paso a paso como es el trámite de la apostilla en cada caso:
En persona
- Para presentar la solicitud, el solicitante debe llevar el documento a la Oficina de Servicio de Apostilla, Registro del Tribunal Superior en la Sala LG115.
- Si el documento es aceptado como válido para ser apostillado, el solicitante debe dirigirse a la Oficina de Cuentas del Tribunal superior en la sala LG211 pagar la tarifa establecida (en efectivo o cheque pagadero al gobierno de Hong Kong) y se le entregará un recibo.
- Al regresar a la Oficina de Servicio de Apostilla en LG1, se debe presentar el recibo de pago y el documento. Allí se emitirá un recibo de cobro que le permitirá recoger el documento una vez transcurrido los tres días.
- En el caso de no poder retirar el documento en persona, el solicitante puede autorizar a una persona a recogerlo.
A distancia
- Para los solicitantes que residen fuera de Hong Kong, pueden enviar a una persona en Hong Kong con una autorización o poder para que realice la entrega, pago y apostilla en su nombre.
- También puede enviar por correo a la Oficina de Servicio de Apostilla, Registro del Tribunal Superior el documento y un giro bancario por la tarifa de procesamiento pagadero al gobierno de la RAE de Hong Kong. En caso de un recargo bancario por esta transacción, el solicitante debe asumir el costo.
- Una vez esté listo, el documento se enviará por correo aéreo ordinario. En caso de requerirlo, el solicitante puede solicitar que se le envíe el documento por correo aéreo certificado a su cargo y con un costo adicional de HK $ 15,5.
¿Cuántos días demora la apostilla de un documento?
En Hong Kong, la apostilla de un documento suele demorar tres días. Ya que, una vez sea aceptado el documento para su apostilla este debe enviarse al Tribunal Superior de Hong Kong para su verificación.
Allí, un secretario debe encargarse de comparar las firmas en el documento con la lista de firmas en el tribunal y, verificar que haya sido un funcionario gubernamental competente o un notario público el encargado de asegurarse de la veracidad de la información del escrito.
Por otra parte, la tarifa de pago por cada documento a apostillar son HK $125.
Resumen final
Los documentos apostillados son una garantía de la veracidad de un escrito que se presenta en un país diferente a dónde se emitió. Por lo que es fundamental que todo documento apostillado cuente con la información correcta y las firmas legales que se exigen. Ya que, de otro modo, puede ser sancionado por presentar información falsa en otro país.
Por otra parte, en Vita Liberta estaremos encantados de ayudarles para realizar de forma adecuada el servicio de apostilla de sus documentos. ¡Pruebe nuestros servicios y quedará satisfecho!
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