Hong Kong se clasifica regularmente entre las economías más libres del mundo, atrayendo nuevas empresas y abriendo oportunidades de crecimiento sin precedentes para ellas. La ciudad ocupa el segundo lugar en Asia y el tercero en el mundo en términos de recepción de inversión extranjera directa.
Sin embargo, el deseo de hacer negocios en Hong Kong no es suficiente; sin comprender todas las complejidades legales y cumplir con los requisitos regulatorios, su negocio puede estar condenado al fracaso desde los primeros días. Una de estas obligaciones es la presencia de un secretario corporativo. No cumplir con este requisito puede llevar no solo a multas, sino también a demandas.
Un secretario corporativo desempeña una función importante para el funcionamiento exitoso de una entidad legal. El secretario ayuda en la administración de su empresa en Hong Kong y en la interacción con las agencias gubernamentales.
En este artículo, hablaremos sobre las funciones de un secretario corporativo y también daremos recomendaciones sobre cómo elegir un secretario corporativo especializado y no cometer errores.
Hequisito de Secretario Corporativo en Hong Kong
Nombramiento Obligatorio
Según la Ordenanza de Empresas (Cap. 622), cada empresa que opera en Hong Kong está obligada a nombrar un secretario corporativo.
Rol del Secretario Corporativo
- El secretario corporativo asegura que la empresa cumpla con los requisitos legales y regulatorios, mantiene registros oficiales y maneja tareas administrativas como la presentación de declaraciones anuales y otros documentos necesarios ante el Registro de Empresas.
- El secretario corporativo es responsable de proporcionar a la empresa una dirección de oficina registrada. Generalmente, se proporciona por un período de un año y debe renovarse anualmente.
- El secretario corporativo debe proporcionar información confiable sobre la empresa a las agencias gubernamentales.
Diferencia con el Secretario de Oficina
Es importante entender que un secretario corporativo no es lo mismo que un secretario de oficina. A diferencia de los roles de oficina tradicionales que implican tareas administrativas como contestar llamadas y gestionar deberes de oficina, un secretario corporativo actúa como un “consultor de gobernanza corporativa obligatorio”. Su responsabilidad principal es asegurar que las empresas cumplan con las leyes y regulaciones aplicables de Hong Kong.
Evolución del Rol
El rol de un secretario corporativo ha evolucionado significativamente desde su inicio en Hong Kong. Antes de 2018, no había restricciones específicas para realizar el trabajo. Sin embargo, con la introducción de la Ordenanza contra el Lavado de Dinero y la Financiación del Terrorismo (AMLO) el 1 de marzo de 2018, solo las personas residentes o las empresas residentes que posean una Licencia de Proveedor de Servicios de Confianza o Empresa (TCSP) pueden realizar funciones secretariales corporativas. Obtener una licencia TCSP confirma que el secretario cumple con las regulaciones del Gobierno de Hong Kong. Típicamente, estos requisitos incluyen la obligación de cumplir con las regulaciones AML y CTF (Anti-Lavado de Dinero y Contra la Financiación del Terrorismo), integridad corporativa y diligencia debida, tener el personal necesario en la nómina del secretario y un lugar físico de negocios en Hong Kong.
Importancia de un Secretario Corporativo Competente
Nombrar un secretario corporativo competente es esencial para asegurar que el negocio cumpla con las leyes locales, reduciendo así el riesgo de violaciones y fomentando una imagen corporativa positiva. El secretario corporativo juega un papel crucial en mantener la posición legal de la empresa y apoyar su marco de gobernanza.
Al comprender y cumplir con estas responsabilidades, un secretario corporativo ayuda a salvaguardar el cumplimiento y la integridad de la empresa, contribuyendo a su éxito y reputación general.
La importancia de un secretario corporativo para una empresa
El nombramiento de un secretario corporativo es un requisito legal obligatorio en Hong Kong para todas las empresas. La ausencia de un secretario corporativo con licencia puede llevar a multas significativas y, en algunos casos, a procedimientos legales.
El Capítulo 622 de la Ordenanza de Empresas, Parte 476, establece la obligación de una empresa de nombrar un secretario corporativo. No tener un secretario corporativo en Hong Kong es una infracción. Si una empresa no cumple con una directiva bajo esta sección, la empresa y cada persona responsable de la empresa comete una infracción y es responsable de una multa de nivel 6 y, en el caso de una infracción continua, de una multa adicional de $2,000 por cada día que continúe la infracción.
Niveles de Multas por Infracciones
- Nivel 1: HK$2,000
- Nivel 2: HK$5,000
- Nivel 3: HK$10,000
- Nivel 4: HK$25,000
- Nivel 5: HK$50,000
- Nivel 6: HK$100,000
Un secretario corporativo debe cumplir con todos los requisitos legales y tener una licencia confirmada para operar. Vita Liberta Limited es una de esas empresas. Operamos dentro del marco de la ley de Hong Kong, asegurando el funcionamiento fluido y exitoso de su negocio.
Involucrar a Vita Liberta Limited proporcionará un apoyo integral para su negocio en asuntos de interacción con agencias gubernamentales y ayudará a evitar multas y posibles problemas legales.
Cómo seleccionar un secretario corporativo en Hong Kong
Licencia TCSP válida:
- Confirme que el secretario corporativo posee una licencia válida de Proveedor de Servicios de Confianza o Empresa (TCSP). Esto es crucial para el cumplimiento legal en Hong Kong y asegura la adherencia a las regulaciones contra el lavado de dinero y la financiación del terrorismo.
Costos de servicio:
- Evalúe los precios y las ofertas de servicio de varios secretarios corporativos. Asegúrese de que las tarifas sean competitivas y se alineen con los estándares del mercado. Busque un equilibrio entre costo, valor y calidad del servicio.
Experiencia:
- Evalúe la experiencia del equipo. Deben estar bien informados sobre los requisitos de cumplimiento y las leyes corporativas de Hong Kong. Los profesionales experimentados pueden ofrecer consejos valiosos y ayudar a su empresa a cumplir con todas las obligaciones legales.
Reputación y comentarios:
- Investigue la reputación del secretario corporativo revisando los comentarios y testimonios de los clientes. Un secretario corporativo de buena reputación es más probable que ofrezca servicios confiables y de alta calidad.
Atención al cliente:
- Considere la calidad de la atención al cliente. Una comunicación eficiente y receptiva es vital para resolver cualquier problema o pregunta que pueda surgir.
Al tener en cuenta estos factores, puede seleccionar un secretario corporativo que apoyará eficazmente las necesidades de cumplimiento y gobernanza de su empresa, asegurando operaciones fluidas y eficientes en Hong Kong.
¿Quién puede ser un secretario corporativo?
Tanto individuos como empresas especializadas pueden ser nombrados como secretarios corporativos. Sin embargo, ambos deben cumplir con una serie de requisitos estrictos.
| Tipo de secretario corporativo | Requisitos |
| Individuo | El individuo debe ser residente de Hong Kong y tener experiencia en gobernanza corporativa para desempeñar las funciones de manera efectiva. La incompetencia en este rol puede llevar a problemas significativos, incluidos problemas legales y regulatorios. Si un individuo proporciona servicios secretariales corporativos a múltiples entidades legales y recibe pago por estos servicios, tales acciones pueden clasificarse como una actividad profesional. Esta clasificación requiere una licencia obligatoria según la ley de Hong Kong. Sin la licencia adecuada de Proveedor de Servicios de Confianza o Empresa (TCSP), tales actividades se considerarían ilegales. |
| Entidad legal (empresa) | Un secretario corporativo debe ser residente de Hong Kong y poseer una licencia de Proveedor de Servicios de Confianza o Empresa (TCSP) emitida por el Registro de Empresas de Hong Kong. Tener una oficina física en Hong Kong y emplear personal adecuadamente calificado es un requisito obligatorio. Vita Liberta, Limited es un secretario corporativo con licencia que cumple con todos los requisitos necesarios. |
¿Qué habilidades debe tener un secretario corporativo en Hong Kong?
Para evitar cometer un error al elegir un secretario corporativo, es esencial asegurarse de que posea las siguientes habilidades y atributos:
- Experiencia en cumplimiento:
- El secretario corporativo debe ser experto en asesorar a la dirección de la empresa sobre el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales. Esto incluye mantenerse actualizado sobre los cambios en la legislación de Hong Kong y asegurar que la empresa cumpla con todos los requisitos legales.
- Gestión operativa y administrativa:**
- Las fuertes habilidades de gestión operativa y administrativa son cruciales. El secretario corporativo debe ser capaz de gestionar de manera eficiente las responsabilidades de cumplimiento y administrativas de la empresa.
En Vita Liberta Limited, proporcionamos servicios integrales de secretaría corporativa, asegurando el cumplimiento de todas las regulaciones legales, permitiéndole enfocarse en desarrollar su negocio. Somos su socio confiable en Hong Kong.
FAQ
Un secretario corporativo en Hong Kong es una función estatutaria. Es el representante oficial de la empresa; sin él, ningún negocio puede operar legalmente. El secretario es responsable de asegurar que la empresa cumpla con las regulaciones y leyes, y también actúa como enlace entre la empresa, sus personas de control y las agencias gubernamentales.
Un secretario corporativo no tiene nada que ver con el concepto habitual de un “secretario”. No administra la oficina, no contesta llamadas ni recoge firmas de la dirección.
Principales deberes del Secretario Corporativo:
- Asistencia en el tipo de empresa: asesoramiento sobre el tipo de empresa.
- Registro de la empresa: apoyo completo y preparación de documentos.
- Oficina registrada: proporcionar una dirección oficial.
- Declaración Anual: presentación del NAR1.
- Registro comercial: asegurar y actualizar certificados.
- Pagos: gestionar pagos a las autoridades pertinentes.
- Mantenimiento de registros: actualizar registros obligatorios.
- Correspondencia: gestionar comunicaciones gubernamentales.
- Actualizaciones de información: actualizar detalles de la empresa.
- Reuniones anuales: organizar reuniones de accionistas/directores.
- Interacción con las partes interesadas: comunicación con accionistas.
Generalmente, un director también puede servir como secretario corporativo. Sin embargo, en una empresa privada con solo un director, ese director no puede ser también el secretario corporativo. Además, si una empresa privada tiene solo un director, no puede nombrar a una entidad corporativa como su secretario corporativo si el único director de esa entidad es el mismo individuo que es el único director de la empresa privada.
Tenemos una licencia especial del Registro de Empresas y podemos operar legalmente en Hong Kong. Con una experiencia significativa en la interacción con agencias gubernamentales, brindamos el mejor servicio a nuestros clientes, permitiéndoles enfocarse en lo que realmente importa: el desarrollo del negocio. A su vez, asumimos completamente todas las responsabilidades de un secretario corporativo, asegurando el cumplimiento oportuno de todas las regulaciones y leyes del estado.