Si estás pensando en registrar un negocio o hace poco comenzaste con tu compañía en Hong Kong, seguramente habrás oído de las reuniones anuales, un requisito que la Ordenanza de Empresas exige realizar una vez al año.

Si aún no conoces que es la reunión anual y los requisitos básicos que deben cumplirse en esta, te recomendamos leer este artículo hasta el final.

Reunión general anual de compañías en Hong Kong: Todo lo que debes saber

Antes de hablar de los requisitos de la reunión general anual de las compañías en Hong Kong, consideramos fundamental explicar todo lo que deben saber de estas reuniones. De modo que, al leer los requisitos puedan entender la intención de cada uno de estos.

¿Qué es y para qué sirve la reunión anual de compañías en Hong Kong?

Según lo que establece la Ordenanza de Empresas (OE), cada negocio debe realizar una reunión general anual que le permita a los miembros con voto de la junta (directores y fundadores) tomar acciones importantes conforme al funcionamiento de la compañía.

Al ser realizada al finalizar el período contable de la compañía, estás reuniones tienen el objetivo de evaluar los resultados de la compañía durante un año, y tomar medidas que les permitan mejorar sus ventas, ingresos, etc.

¿La reunión anual debe celebrarse cada año?

Sí, según la actualización legal de la nueva Ordenanza de Empresas, todo negocio debe realizar una reunión anual al final de cada año contable.

No obstante, existen ciertas características que pueden absolver a las compañías de este proceso. Esas características son:

1. Compañías dirigidas por un solo miembro, que toman sus decisiones de manera individual.
2. La suspensión de la reunión tras la aprobación por todos los miembros de la junta de la compañía. Para ello debe generarse un acuerdo firmado por cada miembro que demuestre su apoyo en este proceso.
3. Compañías inactivas en el ámbito económico.
4. Si todos los aspectos a tratar en la reunión pueden realizarse a través de una resolución por escrito, la reunión general puede suspenderse. Además, se debe proporcionar una copia de la resolución por escrito a cada miembro de la empresa.

Inspección y suministro de copias del registro de la empresa

El Registro de la empresa es uno de los nuevos reglamentos elaborados por la Ordenanza de Empresas. Este nuevo reglamento establece lo siguiente

• Lugar para el mantenimiento de los registros. Los registros de la empresa representan los registros de directores y tenedores de obligaciones, registro de los miembros, entre otros. Anteriormente estos registros debían mantenerse en el domicilio social de la empresa, o en un espacio especial donde se guardaban todos los registros. Sin embargo, la Nueva Ordenanza de Empresas permite el almacenamiento de los registros en cualquier lugar de Hong Kong, siempre y cuando, estos sean fácilmente accesibles en caso de requerirse.
• Inspección de registros. Las inspecciones de los registros de la empresa están reguladas por la sección 356 y 657 de la Ordenanza de Empresas. La compañía debe tener a disposición los registros previamente solicitados por la persona encargada con derecho legal a realizar la inspección.

Suministro de copias de registros. En el caso de que el inspector requiera copias de los registros de la empresa, la compañía debe hacerse cargo del precio de las copias para la inspección.

Reunión anual de compañías en Hong Kong: Requisitos

En líneas generales ya les hemos expuesto los aspectos que deben conocer de las reuniones generales anuales de las compañías en Hong Kong. Ahora bien, durante esta reunión, la Ordenanza de Empresas espera que se cumpla con los siguientes requisitos.

¿Quién debe asistir?

Los asistentes de la reunión general deben ser la junta directiva y cualquier otro miembro con derecho a voto en la compañía.

En cuanto a la reunión y debido a la emergencia sanitaria mundial, los miembros pueden encontrarse en diferentes lugares, pero manteniendo una comunicación en tiempo real que les permita escuchar y debatir las resoluciones para llegar a los nuevos acuerdos. Estas reuniones pueden ser realizadas a través de cualquier dispositivo electrónico que permita una buena comunicación entre todas los participantes de la reunión.

Designación de un apoderado

Si uno de los miembros con derecho a voto de la compañía no puede asistir a la reunión puede nombrar a un apoderado, siempre y cuando cumpla con las siguientes normas:

• En el caso de que el apoderado deba participar en un proceso de votación, se debe realizar un preaviso del nombramiento del apoderado para que todos los miembros de la compañía estén al tanto del cambio.
• El apoderado debe contar con un instrumento de poder emitido por la empresa o el miembro ausente para votar a favor o en contra de cualquier resolución.
• Toda empresa tiene derecho a designar a otra persona como su apoderado para ser representado en diferentes reuniones.

Fecha de la reunión anual

No existe una fecha predeterminada para llevar a cabo las reuniones anuales, ya que, esta fecha dependerá del final del período contable de la compañía. Para saber cuando deberías celebrar la reunión anual general debes tener presente:

• Las empresas limitadas por garantía y las empresas privadas que no cuenten con un subsidio de alguna empresa pública: 9 meses después del primer aniversario de registro de la empresa, o 3 meses después del final del período de referencia contable.
• Cualquier otro tipo de empresa: 6 meses después del registro de la empresa, o 3 meses luego de finalizar el período de referencia contable.

Preaviso de la reunión anual

El preaviso para una reunión anual debe ser de al menos 21 días de antelación. De no realizarse en este periodo de tiempo, las sociedades limitadas deben informar por lo menos 14 días antes y, las sociedades ilimitadas al menos 7 días antes.

Resoluciones

Los acuerdos son documentos propuestos por diferentes miembros de la empresa que deben ser discutidos y posteriormente aprobados o negados durante la reunión general anual. Todas las resoluciones presentadas deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Los miembros que envíen una propuesta escrita (de no más de 1.000 palabras) pueden solicitar que esta sea pública para toda la empresa. Sin embargo, los directivos pueden decidir no circular la declaratoria a los miembros de la compañía si consideran que la propuesta es difamatoria o para generar publicidad innecesaria sobre un suceso pasado.
• La difusión de las resoluciones puede efectuarse de forma impresa o electrónica, a través de correos o añadiendo la información a una página web especifica.
• El tiempo para aceptar o denegar una resolución es de 28 días. Esto puede variar dependiendo a los artículos de la empresa.

¿quién puede presentar una propuesta?

Fundadores, directivos, consejeros y el cualquier miembro de una sociedad pueden proponer una resolución por escrito.

Anuncio de los acuerdos

Una vez sea aprobado un acuerdo, la junta directiva debe comunicar a todos los miembros y al auditor de la empresa las resoluciones aprobadas en un período no mayor a 15 días.

¿Se puede aprobar una propuesta sin una reunión?

Sí, si los artículos de una empresa les permiten a los miembros de la directiva aprobar propuestas sin una reunión. No obstante, la Ordenanza de Empresas establece que los artículos de una empresa pueden declararse como nulos si estos no cumplen con las normas expuestas por la Ordenanza de Empresas para este caso.

Sucursales en el extranjero

Toda compañía en Hong Kong que cuente con sucursales en el extranjero debe notificar al Registrador de Compañías, la ubicación (país y dirección especifica) de cada una de estas sucursales. Y en caso de ocurrir un cambio de dirección de las sucursales o el cierre de estas, debe ser informado a más tardar 15 días después del suceso.

Resumen final

Las reuniones anuales de las compañías en Hong Kong son un procedimiento bastante común que le permite a todos los miembros con derecho a voto reunirse una vez al año y evaluar y discutir diferentes propuestas que favorezcan el desarrollo y crecimiento de la empresa en los próximos meses.

Para garantizar la mayor eficacia de estas reuniones la Ordenanza de Empresas ha determinado una serie de requisitos a cumplir, los cuales les hemos expuesto a lo largo de todo el artículo. De modo que, la reunión se realice dentro de unos parámetros generales que beneficien al crecimiento de cualquier negocio en Hong Kong.

Por otra parte, deben tener presente que la Ordenanza de Empresas ha realizado actualizaciones a sus normativas, por lo que, si alguna información de la expuesta les resulta extraña, puede deberse a los cambios realizados con anterioridad.

Además, sabemos que entender este proceso puede ser un poco complicado o confuso para algunas personas. Por lo que, si tienes alguna duda ¡no dudes en escribirnos! Estaremos encantados de conocer tus inquietudes y ayudarte a resolverlas para que puedas realizar las reuniones anuales de tu compañía de la mejor manera posible.

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