Requisitos reglamentarios anuales para empresas en Hong Kong

Presentación de la declaración del impuesto sobre las ganancias 

Informes sobre el personal 

Hong Kong es un lugar atractivo para las empresas. Como uno de los principales centros financieros del mundo, esta región administrativa de China se convierte cada año en un objeto de atracción para empresas de todos los tamaños. Un clima empresarial favorable, un sistema jurídico estable y un flujo constante de innovaciones proporcionan a las empresas las mejores condiciones laborales. 

Sin embargo, como cualquier otro estado, Hong Kong tiene una serie de requisitos reglamentarios obligatorios necesarios para el funcionamiento exitoso de su negocio. Consideremos los principales en este artículo. 

• Renovación anual del registro de la empresa – un conjunto de medidas obligatorias, que incluyen la renovación del domicilio social de la empresa y los servicios de un secretario corporativo autorizado, un certificado de registro empresarial, la presentación de una Declaración Anual en el registro de empresas, etc. 
• Cierre del año financiero. Un requisito obligatorio de las autoridades de Hong Kong para todas las empresas que hacen negocios en su territorio. El cierre del ejercicio incluye la preparación y auditoría de los estados financieros anuales, así como la presentación de una declaración de impuestos en el formulario BIR-51. 
• Presentación de informes de personal. Cada empresa debe presentar dos tipos de informes durante el año: el formulario 6(F)1 (salarios y contribuciones a pensiones) y la encuesta trimestral de empleo y vacantes que realiza anualmente el Departamento de Censos y Estadísticas. 

Analizaremos cada punto con más detalle y le contaremos todos los procedimientos necesarios para el éxito y el buen funcionamiento de su empresa en Hong Kong. 

Renovación anual 

¿Qué significa e implica la renovación de una empresa en Hong Kong? 

La renovación de una empresa es tan importante como su registro inicial y ocurre un año después de la fecha de registro o del aniversario de la fundación de la empresa. Las obligaciones de renovación están relacionadas con el cumplimiento de los requisitos de la Ordenanza de Sociedades adoptada en Hong Kong. 

Hay una serie de obligaciones específicas necesarias para cumplir con los requisitos legales de Hong Kong. Toda empresa que opere en el país está obligada a renovar su registro anualmente y proporcionar información actualizada sobre el funcionamiento del negocio de manera oportuna. 

El cumplimiento oportuno de los plazos asegura el buen funcionamiento de la empresa y permite evitar posibles problemas legales. Consideremos todas las características de la renovación del registro comercial con más detalle y también resaltemos los puntos clave que afectan las actividades de su empresa en Hong Kong. 

Un domicilio legal válido y su prórroga por un período de un año. 

Según la Sección 658 de la Ordenanza de Sociedades, toda empresa debe tener una dirección de domicilio social válida en Hong Kong, que sirve como canal oficial de comunicación entre la empresa y las agencias gubernamentales. Utilizando la dirección del domicilio social, el gobierno notifica a las empresas sobre todas las consultas legales y corporativas, así como sobre los cambios y requisitos. 

Secretario Corporativo 

Según la Ordenanza de Empresas (Cap. 622), es obligatorio que todas las empresas que operan en Hong Kong tengan un secretario corporativo, cuyo cargo se renueva anualmente. Es el secretario corporativo quien proporciona a la empresa un domicilio social por un período de 1 año (hasta la próxima renovación). 

El secretario es el vínculo entre la empresa y las autoridades gubernamentales. Su función principal es garantizar que el negocio cumpla con todos los requisitos reglamentarios. Además, sus funciones incluyen llevar el certificado de registro empresarial y el Registro de Personas Controlantes, mantener registros de las actividades de la empresa, presentar informes oportunamente y notificar a la gerencia sobre cambios importantes (por ejemplo, en la legislación), etc. 

Business Registration Certificate (BRC) 

Es obligatorio que todas las empresas que operan legalmente en Hong Kong obtengan y renueven un Certificado de Registro Comercial (BRC). Sin un BRC válido, una empresa no tiene derecho legal a operar en la región administrativa de Hong Kong y las transacciones se considerarán inválidas. Mantener un certificado activo garantiza que el registro de su empresa ante las autoridades tributarias de Hong Kong (el Departamento de Hacienda (IRD)) esté actualizado y confirma que su empresa opera legalmente en el país. 

La renovación del certificado de registro empresarial incluye el pago de una tasa gubernamental y la recepción de una versión actualizada anual del certificado. No renovar el certificado puede dar lugar a una multa de hasta 3.500 dólares de Hong Kong. En caso de violaciones repetidas, son posibles sanciones más graves, que pueden llegar hasta la suspensión temporal de las actividades comerciales en Hong Kong. 

Formulario de informe de declaración anual (NAR1) 

Todas las empresas que operan legalmente en Hong Kong deben presentar la Declaración Anual (formulario NAR1) (descargar formulario) en el Registro de Empresas. En términos simples, se trata de una notificación anual al estado sobre los cambios que se han producido en su empresa durante el año. 

Hong Kong tiene un plazo estricto para presentar un informe anual: 42 días a partir de la fecha del “cumpleaños” de la empresa, es decir, después de cada aniversario. No cumplir con la fecha límite para presentar un informe NAR1 amenaza con multas elevadas y, en algunos casos, litigios. Para no perderte nada, contacta con los expertos de Vita Liberta. Ayudaremos a su empresa a evitar riesgos legales y mantenerse “a flote”. 

No cumplir con el plazo para presentar un informe anual puede resultar en una multa de hasta 3.480 dólares de Hong Kong. Además, las empresas que no cumplan los plazos corren el riesgo de ser eliminadas del Registro, lo que dará lugar a la suspensión de sus operaciones. En Hong Kong, existe una gradación de multas por no cumplir con el plazo para presentar un informe anual; Echemos un vistazo más de cerca al ejemplo de una empresa privada local. 

¿Qué cambios requieren una rápida presentación de informes al Registro de Empresas de Hong Kong?: 

• Cualquier cambio de directores y accionistas, incluyendo detalles, renuncias y nombramientos, adjudicaciones. 
• Cambio de domicilio social, por ejemplo, al mudarse de oficinas. 
• Cambio de nombre de la empresa. 
• Cambio de secretario de la empresa. 

Vale la pena tener en cuenta que el informe anual sólo registra los datos de su empresa a partir de una fecha determinada; cualquier otro cambio debe informarse dentro de los 14 días siguientes a su introducción. 

Pago de tasas estatales 

El pago de las tasas estatales es un procedimiento obligatorio, cuya ejecución oportuna garantiza el funcionamiento legal de una empresa en Hong Kong. Las tasas estatales se pagan al Departamento de Hacienda y al Registro de Empresas. 

El gobierno de Hong Kong cambia periódicamente la tasa gubernamental para el registro de empresas con el fin de mantener un equilibrio entre estimular el desarrollo del espíritu empresarial y reponer el tesoro estatal. Así es como se ven sus tendencias históricas recientes: 

La tasa gubernamental por la declaración anual al Registro de Empresas de Hong Kong es de 105 dólares de Hong Kong. 

Sin embargo, tenga en cuenta que estas cifras se aplican únicamente al pago puntual de las tasas; en caso de retraso, es posible que se impongan multas y un aumento en el costo de las tasas estatales. 

Mantener un registro de controladores importantes 

Según la Ley de Enmienda de Sociedades de 2018, todas las empresas deben mantener un Registro de Controladores Significativos (SCR), que incluye a las personas: 

Una persona o entidad tiene control significativo sobre una empresa si se cumplen una o más de las siguientes condiciones: 

1. La persona posee, directa o indirectamente, más del 25% de las acciones emitidas de la empresa o, si la empresa no tiene capital social, una participación en más del 25% del capital o beneficios de la empresa. 
2. Ser titular, directa o indirectamente, de más del 25% de los derechos de voto de la sociedad. 
3. La persona ostenta, directa o indirectamente, la facultad de nombrar o remover a la mayoría de los miembros del consejo de administración de la sociedad. 
4. La persona tiene derecho a ejercer, o efectivamente ejerce, influencia o control significativo sobre la sociedad. 
5. La persona tiene derecho a ejercer, o efectivamente ejerce, influencia o control significativo sobre los asuntos de un fideicomiso o empresa que no es una persona jurídica pero cuyos fideicomisarios o miembros satisfacen cualquiera de las cuatro primeras condiciones en relación con la compañía. 

Se trata de un registro cerrado, que debe mantenerse en la dirección registrada de la empresa o en otra dirección en Hong Kong, que se declara por separado en el Registro de Empresas de Hong Kong. Además, deberá designarse una persona responsable del almacenamiento y actualización de este registro, el denominado Representante Designado. 

Sólo las agencias gubernamentales autorizadas (Departamento de Hacienda, autoridades policiales, etc.) pueden acceder a él. 

Recibir notificaciones de agencias gubernamentales 

Como mencionamos anteriormente, todas las notificaciones de agencias gubernamentales llegan a la dirección registrada de su empresa. Los principales remitentes son: 

• El Departamento de Censos y Estadísticas envía notificaciones sobre la necesidad de participar en la Encuesta de Empleo y Vacantes para elaborar estadísticas. 
• El Departamento de Trabajo solicita un informe (IR56A Declaración del empleador) de que los empleados reciben remuneración en forma de salarios y beneficios. 
• El Departamento de Hacienda envía una solicitud de certificado de registro empresarial y declaración de impuestos anual. 
• El Registro de Empresas de Hong Kong informa sobre la necesidad de presentar un informe anual sobre la actualización de la información de la empresa en el Registro. 
• Otras agencias gubernamentales – Los tribunales, los derechos de autor, la migración, los departamentos de licencias, etc. también pueden enviar documentos a su dirección registrada. 

Asamblea General Anual (AGM) 

La celebración de una junta de accionistas es obligatoria para cumplir con la ley corporativa de Hong Kong. Se celebra una vez finalizado el ejercicio en un plazo de 9 meses para las empresas privadas o de 6 meses para las públicas. 

En la reunión, las principales personas controladoras de la empresa aprueban los estados financieros, deciden sobre los dividendos y nombran auditores. Este es un aspecto importante del negocio: en la reunión, la dirección y los accionistas se reúnen para decidir cuestiones importantes relativas al desarrollo futuro del negocio. 

Presentación de la declaración del impuesto sobre las ganancias  (PTR) 

La declaración del impuesto sobre las ganancias debe presentarse dentro de los 30 días siguientes al final del ejercicio económico de la empresa o después de la fecha especificada en el formulario PTR recibido del IRD. 

El primer ejercicio económico de la empresa finaliza dentro de los 18 meses siguientes a su registro y, posteriormente, anualmente. 

El PTR deberá ir acompañado de los estados financieros anuales. 

Un requisito obligatorio es la auditoría de los estados financieros, que incluye un conjunto de medidas para analizar los documentos financieros y proporcionar el informe de auditoría. El informe de auditoría debe adjuntarse a los estados financieros anuales y enviarse al Departamento de Impuestos de Hong Kong junto con PTR. 

Vita Liberta realiza la auditoría de acuerdo con todos los requisitos gubernamentales y también le notifica con antelación los plazos para presentar todos los informes necesarios. 

No cumplir con la fecha de presentación de una declaración de impuestos es un error crítico que puede costarle a su empresa multas importantes (de 1.200 a 10.000 dólares de Hong Kong (HKD), incluido un mayor riesgo de perder el derecho a incentivos y exenciones fiscales.

Para evitar confusiones en las fechas y plazos de presentación de informes, confíe este trabajo a los profesionales de Vita Liberta: le ayudaremos a preparar los documentos necesarios y le notificaremos su presentación en un plazo conveniente. 

Presentación de informes de personal. 

El gobierno de Hong Kong supervisa de cerca el empleo de la fuerza laboral, por lo que la tarea de cada empresa es proporcionar informes completos y a tiempo sobre todos sus empleados. Veamos las principales formas de informes. 

Formulario 6F1 – salarios y contribuciones a pensiones 

Cada año, cada empleador debe presentar un informe en el Formulario 6(F)1 (la letra varía según el departamento de la autoridad fiscal), que indica datos sobre salarios y contribuciones al fondo de pensiones de cada empleado de la empresa. Gracias a este informe, el Departamento de Trabajo de Hong Kong supervisa y controla estrictamente el cumplimiento de las leyes laborales y las garantías de los derechos de los empleados. 

Encuesta Trimestral de Empleo y Vacantes 

La encuesta es realizada por el Departamento de Estadísticas y Censos de Hong Kong y tiene como objetivo recopilar datos actualizados sobre el estado del mercado laboral de Hong Kong. La participación en la encuesta es un requisito obligatorio para todas las empresas, ya que permite al gobierno seguir los cambios en el nivel de empleo y tomar decisiones sobre la futura política económica de Hong Kong.