Requisitos Regulatorios Anuales para Empresas en Hong Kong

Hong Kong es un lugar atractivo para las empresas. Como uno de los principales centros financieros del mundo, esta región administrativa de China se convierte anualmente en un objeto de atracción para negocios de todos los tamaños. Un clima empresarial favorable, un sistema legal estable y un flujo constante de innovaciones proporcionan a las empresas las mejores condiciones de trabajo. 

Sin embargo, como cualquier otro estado, Hong Kong tiene una serie de requisitos regulatorios obligatorios necesarios para el funcionamiento exitoso de su negocio. Consideremos los principales en este artículo. 

• Renovación anual del registro de la empresa. Esto implica un conjunto de requisitos legales como la extensión de la dirección registrada de la empresa y los servicios de un secretario corporativo licenciado, la emisión de un certificado de registro comercial válido (BRC) en el Departamento de Ingresos Internos y la presentación de una Declaración Anual en el Registro de Empresas, etc. 
• Estado financiero anual, auditoría y declaración de impuestos sobre las ganancias.** Un requisito obligatorio de las autoridades de Hong Kong para todas las empresas que hacen negocios en su territorio. El cierre del año financiero incluye la preparación y auditoría de los estados financieros anuales, así como la presentación de una declaración de impuestos en el formulario BIR-51. 
• Presentación de informes sobre el personal.** Cada empresa está obligada a presentar dos tipos de informes durante el año: el Formulario 6(F)1 (salarios y contribuciones a pensiones) y la encuesta trimestral de empleo y vacantes realizada anualmente por el Departamento de Censos y Estadísticas. Si la empresa emplea personal local, entonces también debe proporcionar un informe adicional al Fondo de Previsión Obligatoria mensualmente. 

Examinaremos cada punto en detalle y le informaremos sobre todos los procedimientos necesarios para el funcionamiento exitoso y sin problemas de su empresa en Hong Kong. 

Renovación anual 

¿Qué significa y qué implica la renovación de una empresa en Hong Kong? 

La renovación de una empresa es tan importante como su registro inicial y ocurre una vez al año en la fecha de aniversario de la empresa. Las obligaciones de renovación están relacionadas con el cumplimiento de los requisitos de la Ordenanza de Empresas adoptada en Hong Kong y la Ordenanza de Registro Comercial (Cap. 310). 

Hay una serie de obligaciones específicas necesarias para cumplir con los requisitos legales de Hong Kong. Cada empresa que opera en la ciudad está obligada a renovar su registro comercial y proporcionar cierta información actualizada de manera oportuna. 

El cumplimiento oportuno de los plazos garantiza el funcionamiento sin problemas de la empresa y le permite evitar posibles problemas legales. Consideremos todas las características de la renovación de la empresa en más detalle y también destaquemos los puntos clave que afectan las actividades de su empresa en Hong Kong. 

Una dirección legal válida y su extensión por un período de un año 

Según la Sección 658 de la Ordenanza de Empresas, cada negocio debe tener una dirección registrada válida en Hong Kong, que sirve como el canal oficial de comunicación entre la empresa y las agencias gubernamentales. Usando la dirección registrada, el gobierno notifica a las empresas sobre todas las consultas legales y corporativas, así como cambios y requisitos. 

Secretario Corporativo 

Según la Ordenanza de Empresas (Cap. 622), es obligatorio para todas las empresas que operan en Hong Kong tener un secretario corporativo. Es el secretario corporativo quien proporciona a la empresa una oficina registrada por un período de 1 año (hasta la próxima renovación). 

El secretario es el enlace entre la empresa y las autoridades gubernamentales. Su función principal es garantizar que el negocio cumpla con todos los requisitos regulatorios. 

Certificado de Registro Comercial (BRC) 

Marco Legal 

Bajo la Ordenanza de Registro Comercial (Cap. 310) (“BRO”), todas las personas y entidades que realicen negocios en Hong Kong, a menos que estén específicamente exentas, deben registrar su negocio en la Oficina de Registro Comercial del Departamento de Ingresos Internos. 

Definición de Negocio 

El término “negocio” abarca cualquier forma de comercio, comercio, artesanía, profesión, vocación u otras actividades realizadas con fines de lucro. Esta definición también incluye clubes. 

Obligaciones de Registro 

• Empresas Locales: Cada empresa incorporada en Hong Kong se considera que está realizando negocios y debe registrarse bajo el BRO. 
• Empresas Extranjeras: Las empresas no hongkonesas registradas bajo la Ordenanza de Empresas también se consideran que están realizando negocios y deben cumplir con los requisitos de registro. 
• Oficinas Representativas: Cualquier corporación no hongkonesa con una oficina representativa o de enlace en Hong Kong debe registrarse bajo el BRO. 
• Arrendamiento de Propiedades: Las corporaciones no hongkonesas que arriendan propiedades ubicadas en Hong Kong también deben registrarse. 

Registro Comercial Válido 

Todas las empresas que operan en Hong Kong están obligadas a poseer un Certificado de Registro Comercial (BRC) válido. Este certificado, emitido por el Departamento de Ingresos Internos (IRD) de Hong Kong, puede ser válido por uno o tres años. Operar un negocio sin un BRC válido es ilegal. 

Requisitos de Exhibición 

El BRC actual debe exhibirse prominentemente en el lugar de negocio o sucursal. Debe estar disponible para inspección oficial a solicitud. Si el BRC se emite como un registro electrónico, se debe exhibir una copia impresa en un área visible. 

Proceso de Renovación 

Renovar el BRC implica pagar una tasa gubernamental y obtener una versión actualizada del certificado anualmente. No renovar el BRC puede resultar en una multa de hasta HK$3,500. Las violaciones repetidas pueden llevar a sanciones más severas, incluida la suspensión temporal de las actividades comerciales en Hong Kong. 

Formulario de Informe Anual (NAR1) 

Todas las empresas que operan legalmente en Hong Kong están obligadas a presentar el Informe Anual (formulario NAR1) (descargar formulario) en el Registro de Empresas. En términos simples, esta es una notificación anual al estado sobre los cambios que han ocurrido en su empresa durante el año. 

Hong Kong impone un plazo estricto para la presentación de un informe anual: 42 días desde la fecha de aniversario de la empresa. No cumplir con este plazo para presentar un informe NAR1 puede resultar en multas sustanciales y, en algunos casos, acciones legales. Para garantizar el cumplimiento y evitar cualquier riesgo legal, contacte a los expertos de Vita Liberta Limited. Ayudaremos a su empresa a mantenerse en cumplimiento y operativa. 

No cumplir con el plazo para presentar un informe anual puede resultar en una multa de hasta HK$3,480. Además, las empresas que no cumplan con los plazos corren el riesgo de ser eliminadas del Registro, lo que resultará en la suspensión de las operaciones. En Hong Kong, hay una gradación de multas por no cumplir con el plazo para presentar un informe anual; veamos más de cerca el ejemplo de una empresa privada local. 

Desglose Detallado del Informe Anual (Formulario NAR1) 

El formulario NAR1 contiene información esencial sobre una empresa. A continuación se presenta una explicación detallada de las secciones incluidas en el formulario: 

• Número de Empresa:que se puede encontrar en la esquina superior derecha del documento Certificado de Incorporación. 
• Nombre de la Empresa: El nombre completo de la empresa, ya sea en inglés o chino tradicional, debe coincidir con el nombre en el Certificado de Incorporación o en el Certificado de cambio de nombre. 
• Tipo de Empresa: Solo tres tipos de entidades comerciales de Hong Kong están obligadas a presentar el Informe Anual: Empresa Pública, Empresa Limitada por Garantía, Empresa Privada Limitada. 
• Fecha de Incorporación: La fecha oficial en que se estableció la empresa, según se indica en el Certificado de Incorporación. 
• Dirección: La dirección de la oficina registrada donde la empresa recibe notificaciones oficiales del gobierno de Hong Kong. 
• Capital Social: El capital invertido se muestra en la cantidad y el valor de las acciones, representando el capital aportado de la empresa. 
• Secretario de la Empresa: Información sobre la persona o empresa que actúa como secretario de la empresa, incluyendo nombre, dirección en Hong Kong e información de contacto. Es legalmente obligatorio tener un secretario de empresa. 
• Directores: Información sobre los directores, incluyendo nombre completo, número de documento de identidad y dirección postal. Una entidad corporativa también puede actuar como director. El requisito mínimo es tener al menos un director. 
• Accionistas: Para las empresas no cotizadas en el mercado de valores, el formulario incluye detalles específicos sobre los accionistas, como nombre, número de documento de identidad y la cantidad de acciones que posee cada uno. 

Vale la pena tener en cuenta que el Informe Anual solo registra los detalles de su empresa en una fecha determinada (fecha de aniversario de la empresa). 

Cualquier cambio debe ser informado al Registro de Empresas mediante notificaciones relevantes separadas dentro de los 14 días posteriores a su introducción. Estos cambios son: 

• Cualquier alteración del nombre de la empresa. 
• Cambios en la dirección de la oficina registrada. 
• Cambios en el lugar de mantenimiento del Registro de Controladores Significativos (si se mantiene en un lugar distinto a la dirección registrada). 
• Cambio de directores. 
• Cambio en los datos de los directores. 
• Cambios en la información del secretario de la empresa, incluyendo nombramientos y renuncias. 

La presentación oportuna y precisa de estos cambios asegura el cumplimiento de los requisitos regulatorios y ayuda a mantener la buena reputación de la empresa. 

Pago de tasas gubernamentales 

El pago de tasas estatales es un procedimiento obligatorio, cuya ejecución oportuna garantiza la operación legal de un negocio en Hong Kong. Las tasas estatales se pagan al Departamento de Ingresos Internos y al Registro de Empresas. 

La tasa gubernamental para el registro comercial se cambia periódicamente por el gobierno de Hong Kong para mantener un equilibrio entre estimular el desarrollo del emprendimiento y reponer el tesoro estatal. Aquí está cómo se ven sus tendencias históricas recientes: 

La tasa gubernamental para la Declaración Anual al Registro de Empresas de Hong Kong – HK$105. 

Sin embargo, tenga en cuenta que estas cifras solo se aplican al pago oportuno de las tasas; en caso de retraso, son posibles multas y un aumento en el costo de las tasas estatales. 

Mantenimiento de un Registro de Controladores Significativos (SCR) 

Bajo la Ley de Enmienda de Empresas de 2018, todas las empresas están obligadas a mantener un Registro de Controladores Significativos (SCR), que incluye personas: 

Una persona o entidad tiene un control significativo sobre una empresa si se cumple una o más de las siguientes condiciones: 

1. La persona posee, directa o indirectamente, más del 25% de las acciones emitidas de la empresa o, si la empresa no tiene capital social, un interés en más del 25% del capital o las ganancias de la empresa. 
2. La persona posee, directa o indirectamente, más del 25% de los derechos de voto de la empresa. 
3. La persona posee, directa o indirectamente, el poder de nombrar o destituir a la mayoría de los miembros del consejo de administración de la empresa. 
4. La persona tiene el derecho de ejercer, o realmente ejerce, una influencia o control significativo sobre la empresa. 
5. La persona tiene el derecho de ejercer, o realmente ejerce, una influencia o control significativo sobre los asuntos de un fideicomiso o firma que no es una persona jurídica, pero cuyos fideicomisarios o miembros cumplen con cualquiera de las primeras cuatro condiciones en relación con la empresa. 

Este es un registro cerrado y debe mantenerse en la dirección registrada de la empresa en Hong Kong. Si el SCR se mantiene en una dirección diferente en Hong Kong, este hecho debe ser declarado por separado al Registro de Empresas de Hong Kong. Además, se debe nombrar a una persona responsable de almacenar y actualizar este registro, el llamado Representante Designado. 

Solo las agencias gubernamentales autorizadas (Departamento de Ingresos Internos, Autoridades Policiales, etc.) pueden acceder a él. 

Designación de un Representante para el Registro de Controladores Significativos 

Una empresa aplicable debe nombrar al menos un representante para ayudar con los asuntos relacionados con el registro de controladores significativos de la empresa. El representante designado es responsable de proporcionar la siguiente asistencia: 

1. Asistencia a los Oficiales del Registro de Empresas: 
   • Facilitar el proceso de determinar si la empresa cumple con las disposiciones relevantes de esta División. 
2. Asistencia a los Oficiales de Cumplimiento de la Ley: 
   • Ayudar a los oficiales de cumplimiento de la ley en el desempeño de sus funciones especificadas bajo la ley de Hong Kong. 

Al designar un representante, las empresas aseguran el cumplimiento de los requisitos legales y apoyan la aplicación de las regulaciones relacionadas con el registro de controladores significativos. 

Recepción de notificaciones de agencias gubernamentales 

Como mencionamos anteriormente, todas las notificaciones de las agencias gubernamentales llegan a la dirección registrada de su empresa. Los principales remitentes son: 

• El Departamento de Censos y Estadísticas envía notificaciones sobre la necesidad de participar en la Encuesta de Empleo y Vacantes para compilar estadísticas. 
• El Departamento de Trabajo solicita un informe (IR56A Employer Return) que indique que los empleados están recibiendo remuneración en forma de salarios y beneficios. 
• El Departamento de Ingresos Internos envía solicitudes para pagar una tarifa de registro comercial y solicitar la presentación de la Declaración de Impuestos sobre las Ganancias. 
• El Registro de Empresas de Hong Kong notifica sobre la necesidad de proporcionar un informe anual sobre la actualización de la información de la empresa en el Registro. 
• Otras agencias gubernamentales – tribunales, Copyright, Departamentos de Migración, Licencias, etc. también pueden enviar documentos a su dirección registrada. 

En Vita Liberta Limited recibimos todas estas notificaciones de nuestros clientes y notificamos de manera oportuna. 

Reunión General Anual (AGM) 

Una reunión de accionistas es obligatoria para cumplir con la ley corporativa de Hong Kong. Se lleva a cabo después del final del año financiero dentro de los 9 meses para las empresas privadas o 6 meses para las empresas públicas. 

En la reunión, las personas clave que controlan la empresa aprueban los estados financieros, deciden sobre los dividendos y nombran a los auditores. Este es un aspecto importante del negocio: en la reunión, la administración y los accionistas se reúnen para decidir sobre cuestiones importantes relacionadas con el desarrollo futuro del negocio. 

Presentación de la Declaración de Impuestos sobre las Ganancias (PTR) 

La Declaración de Impuestos sobre las Ganancias (PTR) es una presentación fiscal obligatoria para las empresas que operan en Hong Kong. Sirve para informar los ingresos, gastos y ganancias imponibles de una empresa al Departamento de Ingresos Internos (IRD) para fines de tributación. 

Todas las entidades, incluidas corporaciones, sociedades y empresas unipersonales, que obtienen ingresos en Hong Kong están obligadas a presentar una Declaración de Impuestos sobre las Ganancias. 

Plazo de presentación 

La Declaración de Impuestos sobre las Ganancias (PTR) debe presentarse dentro de los 30 días posteriores al final del año financiero de la empresa o en la fecha especificada en el formulario PTR recibido del Departamento de Ingresos Internos (IRD). 

Año financiero para una empresa de Hong Kong: 

• Primer Año Financiero: Termina dentro de los 18 meses posteriores al registro de la empresa. 
• Años Financieros Subsiguientes: Terminan anualmente. 

Acompañamientos requeridos para presentar la PTR 

• Estados Financieros Anuales: La PTR debe ir acompañada de los estados financieros anuales de la empresa. 
• Informe de Auditoría: Se requiere una auditoría obligatoria de los estados financieros. Esta auditoría implica analizar documentos financieros y producir un informe de auditoría, que debe adjuntarse a los estados financieros anuales y presentarse al Departamento de Impuestos de Hong Kong junto con la PTR. 

Penalidades por presentación tardía 

• No cumplir con el plazo de presentación para presentar una declaración de impuestos puede resultar en multas significativas que van desde HKD 1,200 hasta HKD 10,000. Además, existe un mayor riesgo de perder la elegibilidad para incentivos y exenciones fiscales. 

La presentación oportuna y precisa de la PTR, junto con los estados financieros requeridos y el informe de auditoría, es crucial para mantener el cumplimiento de las regulaciones fiscales de Hong Kong y evitar sanciones. 

Presentación de informes sobre el personal 

El gobierno de Hong Kong monitorea de cerca el empleo de la fuerza laboral, por lo que la tarea de cada empresa es proporcionar informes sobre todos sus empleados a tiempo y en su totalidad. Veamos los principales formularios de informes. 

Formulario 6F1 – salarios y contribuciones a pensiones 

Cada año, cada empleador está obligado a presentar un informe en el Formulario 6(F)1 (la letra varía según el departamento de la autoridad fiscal), que indica datos sobre salarios y contribuciones al fondo de pensiones para cada empleado de la empresa. Gracias a este informe, el Departamento de Trabajo de Hong Kong monitorea y controla estrictamente el cumplimiento de las leyes laborales y las garantías de los derechos de los empleados. 

Encuesta Trimestral de Empleo y Vacantes 

La encuesta es realizada por el Departamento de Censos y Estadísticas de Hong Kong y tiene como objetivo recopilar datos actualizados sobre el estado del mercado laboral de Hong Kong. La participación en la encuesta es un requisito obligatorio para todas las empresas, ya que permite al gobierno rastrear los cambios en el nivel de empleo y tomar decisiones sobre la política económica futura de Hong Kong.