हांगकांग में कंपनी दस्तावेजों का एपोस्टिल: एक संपूर्ण मार्गदर्शिका

अंतरराष्ट्रीय व्यापार का संचालन कई कानूनी बारीकियों के ज्ञान की मांग करता है, खासकर जब दस्तावेजों के साथ काम करने की बात आती है। ऐसे ही एक उपकरण है एपोस्टिल (Apostille) — दस्तावेज की प्रामाणिकता की पुष्टि करने वाला एक निशान ताकि उसे विदेश में उपयोग किया जा सके। 1961 में, हेग कन्वेंशन ने वैधीकरण की प्रक्रिया को सरल बनाने के उद्देश्य से एपोस्टिलेशन को स्थापित किया।

उन व्यवसायों के लिए जो अपने अधिकार क्षेत्र से बाहर काम करते हैं या करने की योजना बनाते हैं, एपोस्टिल महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। यह प्रमाणित करता है कि कंपनी के दस्तावेज, जैसे पंजीकरण प्रमाण पत्र, संविधान या कॉर्पोरेट समझौते, विदेश में मान्य माने जाते हैं।

हांगकांग, एक प्रमुख अंतरराष्ट्रीय व्यापारिक अधिकार क्षेत्र होने के नाते, हेग कन्वेंशन का भी एक हस्ताक्षरकर्ता है। इसका मतलब है कि हांगकांग में जारी किए गए दस्तावेजों के लिए एपोस्टिल दुनिया के अधिकांश देशों में स्वीकार किया जाता है, जिससे अंतरराष्ट्रीय दस्तावेज़ प्रवाह काफी सरल हो जाता है। इस लेख में हम विस्तार से देखेंगे कि एपोस्टिल क्या है, कौन से दस्तावेज एपोस्टिलेशन के अधीन हैं, और एपोस्टिलेशन की प्रक्रिया।

एपोस्टिल के संबंध में हेग कन्वेंशन

एपोस्टिल हेग कन्वेंशन के हस्ताक्षरकर्ता देशों में स्वीकार किया जाता है। यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि जिस देश में दस्तावेजों का उपयोग करने की योजना है, वह कन्वेंशन का हस्ताक्षरकर्ता है।

हेग कन्वेंशन के हस्ताक्षरकर्ता देश (क्षेत्रों सहित)

ऑस्ट्रेलिया, ऑस्ट्रिया, अज़रबैजान, अल्बानिया, अंडोरा, एंटीगुआ और बारबुडा, अर्जेंटीना, आर्मेनिया, बहामास, बारबाडोस, बहरीन, बेलारूस, बेलीज़, बेल्जियम, बुल्गारिया, बोस्निया और हर्जेगोविना, बोत्सवाना, ब्राज़ील, ब्रुनेई दारुस्सलाम, बुरुंडी, वनुआतू, यूनाइटेड किंगडम, हंगरी, वेनेज़ुएला, होंडुरास, ग्रेनेडा, ग्रीस, जॉर्जिया, हांगकांग (चीनी जनवादी गणराज्य का हांगकांग विशेष प्रशासनिक क्षेत्र), डेनमार्क, डोमिनिका, डोमिनिकन गणराज्य, इज़राइल, भारत, आयरलैंड, आइसलैंड, स्पेन, इटली, केप वर्डे, कजाकिस्तान, साइप्रस, किर्गिस्तान, कोलंबिया, कोसोवो, कोस्टा रिका, चीनी जनवादी गणराज्य, लातविया, लेसोथो, लाइबेरिया, लिथुआनिया, लिक्टेंस्टीन, लक्जमबर्ग, मॉरीशस, मैसेडोनिया, मलावी, माल्टा, मोरक्को, मार्शल द्वीप, मकाओ (चीन), मेक्सिको, मोल्दोवा, मोनाको, मंगोलिया, नामीबिया, नीदरलैंड, निकारागुआ, नीयू, न्यूजीलैंड, नॉर्वे, ओमान, कुक द्वीप, पनामा, पैराग्वे, पेरू, पोलैंड, पुर्तगाल, रूसी संघ, रोमानिया, अल सल्वाडोर, समोआ, सैन मैरिनो, साओ टोम और प्रिंसिपे, एस्वाटिनी, सेशेल्स, सेंट विंसेंट और ग्रेनेडाइंस, सेंट किट्स और नेविस, सेंट लूसिया, सर्बिया, स्लोवाकिया, स्लोवेनिया, संयुक्त राज्य अमेरिका, सूरीनाम, ताजिकिस्तान, टोंगा, त्रिनिदाद और टोबैगो, तुर्की, यूक्रेन, उज़्बेकिस्तान, उरुग्वे, फिजी, फिनलैंड, फ्रांस, जर्मनी, क्रोएशिया, मोंटेनेग्रो, चेक गणराज्य, चिली, स्विट्जरलैंड, स्वीडन, इक्वाडोर, एस्टोनिया, दक्षिण अफ्रीका, दक्षिण कोरिया, जापान।

1961 के हेग कन्वेंशन ने विदेशी दस्तावेजों की मान्यता की प्रक्रिया को सरल बनाने की नींव रखी। एपोस्टिल प्रणाली लागू होने से पहले, विदेशों में उपयोग के लिए अभिप्रेत दस्तावेजों को वाणिज्य दूतावासों और दूतावासों के माध्यम से एक लंबी वैधीकरण प्रक्रिया से गुजरना पड़ता था। कन्वेंशन ने दस्तावेजों की प्रामाणिकता सत्यापित करने के लिए एक एकीकृत मानक बनाकर इस प्रक्रिया को सरल बनाया।

हेग कन्वेंशन के एक हस्ताक्षरकर्ता के रूप में, हांगकांग राज्य के अंगों द्वारा जारी या नोटरी द्वारा प्रमाणित कॉर्पोरेट दस्तावेजों की प्रामाणिकता की पुष्टि करने के लिए एपोस्टिल का उपयोग करता है। हांगकांग में एपोस्टिल लगाने के लिए मुख्य रूप से जिम्मेदार प्राधिकरण उच्च न्यायालय (High Court) है। यह प्रक्रिया सुनिश्चित करती है कि हांगकांग में एपोस्टिल किए गए दस्तावेजों को कन्वेंशन के अन्य हस्ताक्षरकर्ता देशों में मान्यता दी जाएगी।

किन उद्देश्यों के लिए दस्तावेजों के एपोस्टिल की आवश्यकता होती है?

दस्तावेजों के एपोस्टिल की आवश्यकता हांगकांग से बाहर उनकी आधिकारिक मान्यता और उपयोग के लिए होती है। यह दस्तावेजों की प्रामाणिकता की पुष्टि करता है और उन्हें हेग कन्वेंशन पर हस्ताक्षर करने वाले अन्य देशों में कानूनी रूप से वैध बनाता है। एपोस्टिल की आवश्यकता वाले मुख्य मामलों में शामिल हैं:

• विदेशी बैंकों में बैंक खाता खोलना।
• विदेशी भागीदारों और प्रतिपक्षों को दस्तावेज प्रदान करना।
• अंतरराष्ट्रीय निविदाओं में भागीदारी।
• अन्य न्यायालयों में कंपनी के हितों का प्रतिनिधित्व।
• विदेशी शैक्षणिक संस्थान में प्रवेश।
• विदेशी राज्य में विवाह पंजीकरण।
• किसी अन्य देश में कार्य अनुमति, निवास परमिट या नागरिकता प्राप्त करना।
• किसी अन्य देश में कर पंजीकरण।

एपोस्टिल अतिरिक्त वैधीकरण की आवश्यकता को समाप्त करके दस्तावेजों की मान्यता की प्रक्रिया को काफी तेज करता है और हेग कन्वेंशन के हस्ताक्षरकर्ता देशों में उनके उपयोग को सुविधाजनक बनाता है।

हांगकांग में किन दस्तावेजों पर एपोस्टिल लगाया जा सकता है?

हांगकांग में निम्नलिखित दस्तावेज एपोस्टिलेशन के अधीन हैं:

हांगकांग की सरकारी एजेंसियों द्वारा कानूनी संस्थाओं के संबंध में जारी किए गए दस्तावेज:

• समावेशन प्रमाणपत्र (Certificate of Incorporation).
• पंजीकरण फॉर्म (NNC1).
• व्यवसाय पंजीकरण प्रमाणपत्र (BRC – Business Registration Certificate).
• कंपनी का संविधान (Memorandum and Articles of Association).
• कंपनी विवरण रिपोर्ट (Company particulars report – व्यापार रजिस्टर सार का एनालॉग)।
• निरंतर पंजीकरण प्रमाणपत्र (Certificate of Continuing registration – कंपनी की सक्रिय स्थिति की पुष्टि)।
• वार्षिक रिपोर्ट फॉर्म – Annual Return (NAR1).
• फॉर्म ND2A/ND2B (निदेशकों/सचिवों की संरचना में परिवर्तन)।
• कंपनी के नाम परिवर्तन के दस्तावेज (Certificate on change of name).
• कर निवास प्रमाणपत्र।
• और कोई भी अन्य दस्तावेज जो हांगकांग कंपनी रजिस्टर (Companies Registry) या हांगकांग आंतरिक राजस्व विभाग (Inland Revenue Department) द्वारा जारी किए गए हों।

कॉर्पोरेट सचिव द्वारा जारी दस्तावेज:

• पदासीन व्यक्ति प्रमाणपत्र (Certificate of Incumbency – कंपनी के लाभार्थियों की जानकारी की पुष्टि करने वाला प्रमाणपत्र)।

कंपनी द्वारा जारी दस्तावेज:

• शेयर प्रमाणपत्र (Share certificate).
• बैठकों के कार्यवृत्त, निदेशक मंडल और शेयरधारकों के निर्णय।
• प्रतिपक्षों के साथ समझौते/अनुबंध।
• वकीलनामा।
• शेयरधारक परिवर्तन साबित करने वाले दस्तावेज (Sold & Bought note, Instrument of Transfer).
• शेयरधारक रजिस्टर (register of members).
• निदेशक रजिस्टर (register of directors).
• सचिव रजिस्टर (register of secretaries).
• महत्वपूर्ण नियंत्रक रजिस्टर (register of significant controllers).

ऑडिटर द्वारा जारी दस्तावेज:

• लेखा परीक्षा रिपोर्ट।

सरकारी एजेंसियों या शैक्षणिक संस्थानों द्वारा जारी किए गए व्यक्तिगत दस्तावेज:

• जन्म प्रमाण पत्र।
• विवाह प्रमाण पत्र।
• मृत्यु प्रमाण पत्र।
• विश्वविद्यालय डिप्लोमा और स्कूल प्रमाणपत्र।
• चरित्र प्रमाण पत्र (अपराधिक पृष्ठभूमि की जांच)।
• पासपोर्ट की प्रतियां।

हांगकांग में एपोस्टिलेशन प्रक्रिया

हॉन्ग कॉन्ग में दस्तावेज़ों को एपोस्टिल करने के 3 (तीन) मुख्य तरीके:

1. दस्तावेज़ को जारी करने वाले सरकारी अंग द्वारा प्रमाणित करना और हॉन्ग कॉन्ग की सर्वोच्च अदालत द्वारा एपोस्टिल लगाना।

यह तरीका आमतौर पर उन दस्तावेज़ों के लिए सबसे अधिक लागू होता है जो सरकारी निकायों द्वारा जारी किए जाते हैं।

प्रक्रिया:

• सरकारी निकाय से दस्तावेज़ का ऑर्डर देना।
• सरकारी निकाय (अधिकृत व्यक्ति) द्वारा दस्तावेज़ को प्रमाणित करना।
• एपोस्टिल लगाने के लिए दस्तावेज़ को सर्वोच्च अदालत में जमा करना।

संबंधित सरकारी निकाय का अधिकृत व्यक्ति दस्तावेज़ को प्रमाणित करता है और सर्वोच्च अदालत अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर, उसके पद और/या सरकारी निकाय के मुहर की प्रामाणिकता को एपोस्टिल के मुहर से प्रमाणित करती है।

इस मामले में, प्रत्येक दस्तावेज़ पर एक एपोस्टिल लगाया जाता है: 1 दस्तावेज़ = 1 एपोस्टिल मुहर। यदि दस्तावेज़ में कई पृष्ठ हैं, तो एपोस्टिल का मुहर आमतौर पर दस्तावेज़ के अंतिम पृष्ठ या पहले पृष्ठ पर लगाया जाता है। बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ को न तो सरकारी निकाय और न ही अदालत द्वारा सिला जाता है।

यह ध्यान देने योग्य है कि अपवाद भी हैं। उदाहरण के लिए, कंपनी के लिए कर निवास प्रमाणपत्र, जो हॉन्ग कॉन्ग आंतरिक राजस्व विभाग द्वारा जारी किया जाता है, उसे नोटरीकृत प्रमाणन के बिना प्रमाणित नहीं किया जा सकता है।

हॉन्ग कॉन्ग कंपनियों के रजिस्ट्रार द्वारा अधिकृत व्यक्ति के प्रमाणन पर आधारित एपोस्टिल मुहर का उदाहरण

हॉन्ग कॉन्ग आंतरिक राजस्व विभाग द्वारा अधिकृत व्यक्ति के प्रमाणन पर आधारित एपोस्टिल मुहर का उदाहरण

2. हॉन्ग कॉन्ग में नोटरी पब्लिक द्वारा दस्तावेज़/दस्तावेजों को प्रमाणित करना और हॉन्ग कॉन्ग की सर्वोच्च अदालत द्वारा एपोस्टिल लगाना।

यह तरीका उन दस्तावेज़ों के लिए उपयोग किया जाता है जो सरकारी निकायों द्वारा जारी नहीं किए जाते हैं, बल्कि कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ों के लिए होते हैं।

प्रक्रिया:

• दस्तावेज़ तैयार करना।
• नोटरीकरण।
• हॉन्ग कॉन्ग की सर्वोच्च अदालत में एपोस्टिल लगाना।

इस मामले में, एपोस्टिल मूल दस्तावेज़ या उसकी प्रति पर लगाया जा सकता है। नोटरी को दस्तावेज़ का मूल प्रस्तुत किया जाता है, और नोटरी उस मूल को प्रमाणित कर सकता है या मूल से एक प्रति बना सकता है और उस प्रति को प्रमाणित कर सकता है। इसके बाद, हॉन्ग कॉन्ग की सर्वोच्च अदालत क्रमशः मूल दस्तावेज़ या प्रति पर नोटरी के हस्ताक्षर और नोटरी मुहर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करती है।

यह तरीका आमतौर पर उन दस्तावेज़ों के लिए लागू होता है जो किसी सरकारी निकाय द्वारा नहीं, बल्कि कंपनी द्वारा जारी किए गए हैं (आंतरिक दस्तावेज़)। या जब सरकारी निकाय द्वारा जारी दस्तावेज़ों के साथ-साथ आंतरिक दस्तावेज़ों से मिलकर बने दस्तावेज़ों के संयोजन को एपोस्टिल करने की आवश्यकता होती है। इस मामले में, नोटरी दस्तावेज़ों के पूरे सेट को सिलता है और दस्तावेज़ों की सिलाई पर नोटरी मुहर लगाता है। इसके बाद, सिलाई पर एपोस्टिल का मुहर भी लगाया जाता है। इस मामले में, कई दस्तावेज़ों को एक एपोस्टिल मुहर से प्रमाणित किया जा सकता है:

एक साथ सिले गए कई दस्तावेज़ = सभी सिलाई पर 1 एपोस्टिल।

हॉन्ग कॉन्ग में नोटरी पब्लिक द्वारा प्रमाणन पर आधारित एपोस्टिल मुहर का उदाहरण

3. शपथ आयुक्त द्वारा दस्तावेज़/दस्तावेजों को प्रमाणित करना और हॉन्ग कॉन्ग की सर्वोच्च अदालत द्वारा एपोस्टिल लगाना।

यह तरीका तब उपयोग किया जाता है जब किसी सरकारी निकाय या नोटरी के हस्ताक्षर और मुहर द्वारा दस्तावेज़ को प्रमाणित करना संभव नहीं होता है।

प्रक्रिया:

• दस्तावेज़ तैयार करना।
• गृह मामलों के विशिष्ट विभाग में एफिडेविट लगाना (दस्तावेज़ के संबंध में शपथ/सशपथ प्रतिज्ञा देना)।
• हॉन्ग कॉन्ग की सर्वोच्च अदालत में एपोस्टिल लगाना।

कौन शपथ दिला सकता है? – अदालत और न्यायिक कार्यवाही में कार्यरत व्यक्ति, उस गवाह को शपथ दिला सकता है जिसे कानूनी रूप से बुलाया गया है या स्वेच्छा से उसके सामने पेश हुआ है।

शपथ लेने की सामान्य प्रक्रिया में यह माना जाता है कि शपथ लेने वाले को शपथ दिलाने वाले अधिकारी द्वारा निर्धारित शपथ के शब्दों को बोलना या दोहराना होता है।

आम तौर पर, इस प्रकार के प्रमाणन का उपयोग न्यायिक कार्यवाही के संबंध में किया जाता है, जब कानून द्वारा इसमें निर्धारित मामलों के सबूत के रूप में इसकी आवश्यकता होती है या अनुमति दी जाती है। लेकिन, कंपनी के दस्तावेज़ों (आंतरिक या सरकारी निकाय द्वारा जारी) जैसे अन्य दस्तावेज़ों के प्रमाणन के मामले में, उन्हें भी इस तरह के एफिडेविट द्वारा प्रमाणित किया जा सकता है और बाद में हॉन्ग कॉन्ग की सर्वोच्च अदालत द्वारा एपोस्टिल किया जा सकता है। लेकिन, फिर भी यह तरीका उन दस्तावेज़ों के प्रमाणन में एक अपवाद है जिन्हें मानक रूप से या तो सरकारी निकाय द्वारा या नोटरी द्वारा प्रमाणित किया जा सकता है।

हॉन्ग कॉन्ग में शपथ आयुक्त द्वारा प्रमाणित एपोस्टिल मुहर का उदाहरण