Hongkong
China
Perusahaan asing jarang masuk ke China daratan dengan investasi besar sejak awal. Biasanya, langkah pertama adalah membangun kehadiran kecil di lapangan. Kehadiran ini membantu mengukur permintaan, mengawasi pemasok dari dekat, dan membangun kepercayaan terhadap merek. Peran tersebut umumnya dijalankan oleh kantor perwakilan. Dengan anggaran terbatas, kantor perwakilan memberi perusahaan kehadiran yang sah di China. Panduan ini menjelaskan dokumen yang diperlukan, lama proses pendaftaran, dan pajak yang perlu diperhitungkan.
Apa itu kantor perwakilan secara hukum
Kantor perwakilan (Representative Office, RO) adalah unit dari perusahaan asing dan tidak memiliki status badan hukum sendiri. Artinya, kantor ini bukan perusahaan yang berdiri sendiri, melainkan perpanjangan perusahaan induk di wilayah China. Karena itu, seluruh kewajibannya menjadi tanggung jawab perusahaan induk. Permohonan diperiksa oleh Administrasi Negara untuk Regulasi Pasar (SAMR). Sertifikat pendaftaran yang diterbitkan SAMR menjadi dasar untuk membuka rekening bank, mengurus administrasi karyawan, dan mendaftar pajak.
Ada satu syarat sejak awal: perusahaan induk harus sudah beroperasi minimal dua tahun dan memiliki rekam jejak usaha yang bersih. Perusahaan yang baru berdiri belum memenuhi syarat. Karena itu, grup usaha yang menargetkan China biasanya menyiapkan struktur jauh-jauh hari.
Kelebihan dan batasan
Kelebihan terbesar kantor perwakilan adalah mudah didirikan. Batasan terbesarnya adalah ruang lingkup kegiatan yang sangat sempit.
Yang boleh dilakukan kantor perwakilan. Kantor ini boleh melakukan riset pasar, memantau harga, dan memilih pabrik pemasok. Kantor ini dapat bernegosiasi dan menjadi penghubung antara kantor pusat dan mitra di China. Kantor ini juga boleh mengawasi mutu produk dan memantau pelaksanaan pesanan di lokasi produksi. Promosi produk merek diperbolehkan, tetapi kontrak penjualan tetap harus ditandatangani oleh perusahaan induk. Selain itu, kantor ini boleh menyewa tempat, mempekerjakan staf, dan membantu pengurusan visa karyawan asing.
Kelebihan lainnya, tidak ada kewajiban modal disetor. Kantor fisik juga menunjukkan kepada mitra di China bahwa perusahaan serius dan berkomitmen jangka panjang.
Yang tidak boleh dilakukan kantor perwakilan. Kantor ini tidak boleh menandatangani kontrak dagang atau menerima pembayaran atas jasa yang diberikan. Rekeningnya tidak boleh menerima pendapatan penjualan, dan kantor ini tidak boleh menerbitkan fapiao, yaitu faktur resmi China. Kantor ini juga tidak boleh melakukan ekspor-impor atas namanya sendiri dan tidak dapat mengajukan restitusi PPN.
⚠️ Perhatikan rekening bank. Rekening kantor perwakilan hanya boleh menerima dana dari perusahaan induk untuk biaya operasional kantor. Jika aturan ini dilanggar, sanksi pertama berupa denda. Dalam kasus berat, pendaftaran kantor dapat dicabut.
Dokumen pendaftaran
Menyusun berkas adalah tahap paling rumit sekaligus penyebab keterlambatan yang paling umum. Otoritas China memeriksa keaslian setiap dokumen. Karena itu, dokumen perusahaan induk perlu diterjemahkan ke bahasa Mandarin dan dilegalisasi jauh sebelum pengajuan.
Dokumen minimal yang diperlukan:
- akta pendirian beserta anggaran dasar dan bukti pendaftaran perusahaan induk (misalnya NIB);
- surat kuasa untuk menandatangani dokumen atas nama perusahaan;
- keputusan pengangkatan kepala perwakilan (chief representative) dan perwakilan lainnya;
- surat referensi bank yang menunjukkan kondisi keuangan perusahaan;
- perjanjian sewa properti non-hunian dengan jangka waktu minimal dua belas bulan.
Sejak November 2023, China memberlakukan Konvensi Apostille Den Haag. Bagi sebagian besar negara, termasuk Indonesia, legalisasi konsuler tidak lagi diperlukan. Cukup apostille dan terjemahan tersumpah. Perusahaan Hong Kong mengikuti prosedur yang disederhanakan. Perlu diingat juga: rumah tinggal tidak dapat dipakai sebagai kantor, sehingga properti yang disewa harus berstatus non-hunian.
Sedang mempertimbangkan kantor perwakilan?
- Apakah RO cocok untuk Anda
- Perbandingan dengan WFOE
- Penjelasan batasan bentuk ini
Tahapan dan lama pendaftaran
Pendaftaran berlangsung dengan urutan berikut:
- Persetujuan nama: nama terdiri atas nama negara asal, nama perusahaan induk dalam bahasa Mandarin, dan frasa “Representative Office”;
- Pengajuan berkas ke SAMR dan penerbitan sertifikat pendaftaran;
- Persetujuan dan pembuatan stempel perusahaan melalui Biro Keamanan Publik;
- Pendaftaran pajak;
- Pembukaan rekening bank.
Tahap pendaftaran sendiri memakan waktu sekitar dua minggu, dan proses lanjutannya kira-kira sama lamanya. Jika ditambah waktu persiapan dokumen, keseluruhan proses biasanya berlangsung enam minggu hingga tiga bulan. Di Shanghai dan Beijing biayanya lebih tinggi, tetapi prosesnya lebih cepat karena instansinya berpengalaman. Di kota-kota kecil, kondisinya sering kali sebaliknya.
Biaya pendirian dan operasional
| Pos biaya | Jenis | Keterangan |
|---|---|---|
| Legalisasi dan penerjemahan dokumen | sekali bayar | tergantung jumlah dokumen |
| Biaya pendaftaran | sekali bayar | relatif kecil |
| Stempel dan pembukaan rekening | sekali bayar | relatif kecil |
| Jasa konsultan | sekali bayar | berbeda menurut wilayah |
| Sewa, pembukuan, pajak, jaminan sosial | rutin | pengeluaran terbesar |
Menyusun anggaran sebelum memulai membantu menghindari biaya tak terduga. Hal ini makin penting jika kantor pusat berada di luar China dan semua urusan lokal dijalankan oleh perwakilan tepercaya.
Pajak kantor perwakilan di China
Kantor perwakilan tidak menghasilkan laba, tetapi tetap wajib membayar pajak. Perhitungannya memakai metode laba yang dianggap (deemed profit), yang berbasis biaya, bukan pendapatan. Biaya kantor ditambah margin laba perkiraan. Hasilnya dianggap sebagai laba dan dikenai pajak penghasilan badan serta PPN China.
Singkatnya, makin besar biaya, makin besar pajaknya. Pelaporan pajak dilakukan per kuartal. Saat membayar gaji, kantor perwakilan juga wajib memotong dan menyetorkan pajak karyawan. Karena itu, cara mencatat dan mengelompokkan biaya berpengaruh langsung pada jumlah pajak.
Karyawan, visa, dan perekrutan
Kantor perwakilan memiliki satu kepala perwakilan dan beberapa perwakilan, dengan jumlah tenaga asing yang dibatasi. Karyawan asing memerlukan visa kerja kategori Z dan izin kerja, yang keduanya diperpanjang setiap tahun.
Kantor perwakilan tidak boleh merekrut warga negara China secara langsung. Perekrutan dilakukan melalui agen SDM berlisensi seperti FESCO atau CIIC. Iuran jaminan sosial wajib dibayar. Pelanggaran aturan ini dianggap serius dan dapat menghentikan operasional kantor.
Laporan tahunan, pembukuan, dan penutupan
Kantor perwakilan wajib menyelenggarakan pembukuan, menyampaikan laporan tahunan kepada instansi pendaftar, dan melampirkan laporan audit bersama SPT. Tenggat waktu harus dipatuhi, karena keterlambatan dapat berujung pada denda dan pemblokiran rekening.
Menutup kantor perwakilan memakan waktu lebih lama daripada membukanya. Prosesnya mencakup audit, pemeriksaan pajak, pelunasan kewajiban, penutupan rekening, dan pengembalian stempel. Di kota besar, pemeriksaan pajak saja bisa berlangsung dua sampai tiga bulan. Karena itu, beban penutupan sebaiknya diperhitungkan sejak awal.
Siap membuka RO di Tiongkok?
- Pendaftaran RO menyeluruh
- Akreditasi dan pendaftaran
- Dukungan penuh saat mulai
Kantor perwakilan atau WFOE?
Jika tujuannya memahami pasar, menguji permintaan, dan membangun jaringan, kantor perwakilan sudah cukup. Namun, jika perusahaan ingin berjualan dan memperoleh pendapatan di China, perusahaan perlu mendirikan WFOE (perusahaan dengan modal 100% asing) atau joint venture.
“Kantor perwakilan ibarat pasukan pengintai yang tidak diizinkan melepaskan tembakan. Selama Anda masih mempelajari medan, perannya tak tergantikan, tetapi transaksi pertama menuntut peralihan ke perusahaan penuh,” jelas Sergey Konon, konsultan masuk pasar Asia.
Satu hal penting: kantor perwakilan tidak dapat diubah langsung menjadi WFOE. Kantor perwakilan harus dilikuidasi terlebih dahulu, baru kemudian perusahaan baru didaftarkan.
Pada akhirnya, kantor perwakilan tetap menjadi cara hemat dan fleksibel untuk hadir di China. Tidak ada kewajiban modal disetor, dan perusahaan dapat menyewa kantor serta membentuk tim secara sah, tetapi tidak boleh berdagang atau memiliki pendapatan sendiri. Bentuk ini cocok bagi perusahaan yang siap menghadapi urusan administrasi dan pelaporan rutin. Berkas yang disiapkan dengan baik dan dukungan konsultan berpengalaman dapat mengurangi risiko penolakan dan keterlambatan secara signifikan.
Sergey Konon, Kepala Praktik China.
Pertanyaan yang sering diajukan
Tidak. Pendaftaran mensyaratkan alamat non-hunian yang benar-benar digunakan dan dibuktikan dengan perjanjian sewa. Alamat kantor virtual tidak diterima.
Umumnya enam hingga sepuluh minggu. Lamanya tergantung kota dan kecepatan penyelesaian dokumen yang sudah diapostille.
Boleh, tetapi hanya melalui agen SDM berlisensi. Perekrutan langsung warga negara China tidak diizinkan.
Pajak penghasilan badan dan PPN China, yang dihitung dari biaya dengan metode laba yang dianggap.
Ya. Minimal satu rekening yuan (RMB) untuk transaksi resmi.
