Ордонанс о компаниях требует, чтобы все организации, ведущие в Гонконге деятельность, были зарегистрированы на территории Специального административного района Гонконг и имели, как минимум, одного директора и одного секретаря. В этой статье мы подробно остановимся на последнем, перечислим его основные обязанности и признаки того, что Вам нужно подыскать себе нового секретаря.
1. Кто такой секретарь компании?
Согласно Разделу 474 Главы 622 Ордонанса о компаниях, секретарь компании – это представитель фирмы, в обязанности которого входит обеспечение соответствия компании всем требованиям законодательства и подзаконных актов Гонконга.
Секретарь – не просто клерк, он занимает высокое положение в вашей фирме, работая с директорами и акционерами компании. Кроме того, секретари несут ответственность за взаимодействие с Регистром, Департаментом внутренних доходов и другими административными органами САР Гонконг.
2. Требования, предъявляемые к секретарю компании
Гонконгские компании, могут назначить секретарём физическое или юридическое лицо.
- Секретарь-физлицо обязан быть резидентом Гонконга;
- Кампании необходимо иметь юридический адрес на территории САР Гонконг и иметь лицензию на осуществление секретарской деятельности (быть поставщиком корпоративных услуг).
Начиная с марта 2018 года, любой секретарь должен иметь лицензию, выданную Реестром поставщиков корпоративных и трастовых услуг (Registry for Trust and Company Service Providers, TCSP).
Единственный директор или акционер компании не может выступать в качестве секретаря.
Одно и то же лицо не может быть директором и секретарём компании даже в том случае, если роль секретаря играет компания, а вышеупомянутое лицо выступает в качестве единственного директора этой компании.
3. Обязанности секретаря компании
Как упоминалось выше, основная ответственность секретаря компании состоит в том, чтобы гарантировать, что его компания соблюдает все необходимые законы и ордонансы, правила, распоряжения. В то время как Ордонансом о компаниях Гонконга прямо не определяется круг должностных обязанностей секретаря, уставом каждой компании определяются условия, подробно описывающие требования к этой должности и должностные инструкции.
Обычно, секретарь компании должен выполнять следующие функции:
- Содействие в регистрации и отмене регистрации гонконгской компании
Для завершения процесса регистрации гонконгской фирмы вам необходимо назначить секретаря; секретарь при необходимости также должен содействовать процессу прекращения регистрации.
- Обработка корреспонденции
Секретарь компании несёт ответственность за получение официальной корреспонденции в адрес организации, принятие необходимых мер и действий, связанных с получением такой корреспонденции и переписку по всем вопросам соблюдения требований законодательства.
- Содействие в подготовке и подаче годовой декларации
Каждый год гонконгские предприятия обязаны предоставлять в Реестр компаний Гонконга отчёт, содержащий все подробности о состоянии дел компании, он должен быть заверен подписями директора/директоров компании, секретарём или полномочным представителем.
Любая просрочка в подаче отчётности влечёт наложение штрафа, поэтому секретарь должен внимательно следить за сроками и требованиями к подаче документов.
- Ведение и обновление уставных документов компании
Секретарь обязан хранить и своевременно обновлять уставную документацию, отражая любые изменения по мере их внесения. Кроме того, на секретаре лежит ответственность за составление, публикацию и распространение публичной отчётности компаний.
В частности, секретарь обязан уведомить Реестр компаний Гонконга в случае:
— смены названия компании;
— смены юридического адреса;
— изменении размеров уставного капитала;
— изменении состава акционеров, либо директоров компании.
- Организация и участие в заседаниях Совета директоров
Любые собрания акционеров и совета директоров гонконгских фирм организуются секретарём, он же следит за тем, чтобы при проведении собрания компании следовали установленным законом процедурами, готовит и своевременно рассылает повестки и протоколы заседаний.
- Организация эмиссии и передачи акций
Гонконгские компании при выпуске или передаче акций должны следовать предусмотренным законом процедурам. Секретарь в этом случае обязан контролировать соблюдение законодательства, вести соответствующую документацию и уведомлять Реестр.
4. Как понять, что ваш секретарь не справляется с обязанностями?
Плохой секретарь способен принести много вреда; небрежное выполнение секретарских обязанностей может повлечь ответственность для директора и акционеров.
Если ваш секретарь:
- Слишком медлителен и несвоевременно отвечает на запросы органов администрации САР Гонконг, что приводит к наложению штрафов;
- Даёт неоднозначные или недостаточно подробные советы, отвечает на вопросы недостаточно быстро;
- Не имеет представлений о требованиях, применяемых именно к вашему бизнесу;
- Из-за быстрого роста компании не справляется с возрастающим количеством обязанностей
Вам следует задуматься о его замене. Крайне важно ответственно подойти к выбору секретаря или поставщика корпоративных услуг. VitaLiberta работает с сотнями компаний. Обладая богатым опытом в области регистрации компаний, бухучёта, аудита позволяет VitaLiberta понимать, а зачастую предугадывать потребности гонконгских компаний.
Прежде всего, как секретарь вашей компании, мы проследим за тем, чтобы стратегия развития фирмы соответствовала законодательным требованиям, поделимся с вами новеллами корпоративного законодательства и проинформируем о новых правилах.