1. FAQ: Общее ежегодное собрание акционеров компании в Гонконге
Ежегодное проведение общих собраний – непременное требование в отношении компаний, ведущих деятельность на территории Специального административного района Гонконг. На собраниях рассматриваются отчёты, планы развития и принимаются управленческие решения. В соответствии с требованиями «Ордонанса о компаниях (Companies Ordinance, CO), дата проведения ежегодного собрания используется для исчисления сроков предоставления бухгалтерской отчётности фирмы. В отличие от других собраний акционеров, проведение ежегодного собрания обязательно, за игнорирование этого требования предусмотрена ответственность.
В этой статье мы даём краткий обзор требований законодательства Гонконга в сфере проведения годовых общих собраний.
2. Каковы сроки проведения годовых собраний в Гонконге?
В соответствии с «Ордонансом о компаниях (Companies Ordinance, CO, раздел 610 (1)), общие собрания должны проводиться в следующие сроки:
- Для частных компаний и компаний с ответственностью, ограниченной акциями – в срок не позднее 9 месяцев с момента предоставления отчётности
- Для прочих компаний – не позднее 6 месяцев
В том случае, когда отчётный период компании длится календарного года и является первым, действуют специальные сроки:
- В случае частных и компаний с ответственностью, ограниченной акциями – в срок не более 9 месяцев после первой годовщины, прошедшей с момента регистрации, либо не позднее 3 месяцев по прошествии первого отчётного периода (в зависимости от того, что из этого будет позже)
- В иных случаях – не более 6 и не позднее трех месяцев соответственно. (раздел 610 (2)).
Новым «Ордонансом о компаниях» (Companies Ordinance, CO) установлено, что проведение общих собраний увязывается не с календарным, а с финансовым годом.
3. Сроки и порядок уведомления об общем собрании
3.1. Срок уведомления
Срок уведомленияУведомление об годовом общем собрании должно проводиться не позднее 21 дня до даты собрания, в любом другом случае период уведомления составляет 14 дней для компаний с ограниченной ответственностью и частных, и не менее 7 дней – для всех прочих (раздел 571 (1) Ордонанса).
3.2. Может ли срок уведомления быть сокращён?
Может ли срок уведомления быть сокращён?Да. Для этого необходимо согласованное решение всех лиц, имеющих право присутствовать на таком собрании и обладающих правом голоса (раздел 571 (1) и 571 (3)).Сроки проведения других собраний, которые могут быть созваны путём уведомления за 14 (для обществ с ограниченной ответственностью) и 7 дней (с неограниченной) соответственно, могут быть сокращены при условии, если такое решение поддержит большинство членов организации, имеющих право голоса на собрании и владеющих не менее чем 95% обычных акций.
4. Как скоро должно пройти первое после регистрации компании общее собрание?
Как скоро должно пройти первое после регистрации компании общее собрание?В соответствии с п. 610 Ордонанса о компаниях, первое общее собрание должно быть созвано в срок не позднее 18 месяцев с момента регистрации.
4.1. Нужно ли проводить общее собрание в случае, если компания сократила первый отчётный период?
Нужно ли проводить общее собрание в случае, если компания сократила первый отчётный период?В этом случае организация должна провести общее собрание:- в случае частной компании или общества с ограниченной ответственностью – не позднее девяти месяцев после истечения сокращённого отчётного периода, либо в течение 3 месяцев со дня принятия советом директоров соответствующего решения.- в других случаях – не позднее шести месяцев после истечения первого сокращённого отчётного периода, либо в течение 3 месяцев со дня принятия решения.В обоих случаях приоритетным следует считать срок, истекающий позднее (610 (3)).
5. В каких случаях проведение общего собрания не обязательно?
В каких случаях проведение общего собрания не обязательно?В соответствии с положениями нового Ордонанса о компаниях, от обязанности проведения общих собраний компании могут быть освобождены в следующих случаях:• это компания с единственным участником (раздел 612 (2) (а) нового Ордонанса)• когда компания не ведёт экономической деятельности, имея официальный статус бездействующей, или «спящей» организации (611)• Если акционеры приняли решение об отказе от проведения собрания в письменной форме (613). Такое решение будет считаться действительным лишь в том случае, если оно принято всеми имеющими право голоса на момент предполагаемой даты собрания акционерами. Решение об отмене общего собрания, в свою очередь, может быть отменено (614).• Если все решения, которые предстоит принять на собрании, будут приниматься в письменной форме, а все подлежащие рассмотрению документы будут разосланы потенциальным участникам до дня его проведения (включительно) (611 (1)).Соответствующие положения должны быть отражены в Уставе.
5.1. Обязательность проведения собраний для организаций, зарегистрированных в соответствии со старым Ордонансом
Обязательность проведения собраний для организаций, зарегистрированных в соответствии со старым ОрдонансомПоложения Ордонанса о возможности отказа от проведения собрания имеют разрешительный характер и не носят приоритетный характер по отношению к положениям Устава компании. Поэтому, если в Уставе содержится норма об обязательности собраний, отказ от его проведения будет считаться нарушением, несмотря на Ордонанс.В этом случае в устав необходимо принять поправки. Лучшим решением будет обратиться за консультацией в VitaLiberta, наши специалисты обязательно подскажут лучшее решение.
6. Принятие решений в случае отказа от проведения общего собрания
Принятие решений в случае отказа от проведения общего собранияВ случае, если фирма освобождена от обязанности проводить ежегодные общие собрания акционеров или приняла решение отказаться от собрания, лицо, бывшее аудитором компании в отчётном периоде, считается повторно назначенным на следующий финансовый год (раздел 403 (1) Ордонанса). В этом случае компания обязана направить копию отчётных документов каждому своему участнику (430 (3)).Новым Ордонансом (CO) не предусматривается порядок распределения дивидендов и процедура переизбрания директоров в условиях отказа от проведения собрания; соответствующие механизмы следует прописать в Уставе.
6.1. Правила уведомления и принятия письменных решений в соответствии с новым Ордонансом
Правила уведомления и принятия письменных решений в соответствии с новым Ордонансом• В случае, если компания получила запрос от участников, обладающих не менее 5% голосов (либо меньшим количеством, если это определено Уставом), она должна разослать проект письменного решения всем участникам, имеющим право голоса (раздел 552 Ордонанса).• Участник, который внёс проект, может попросить компанию приложить к проекту решения заявление с обоснованием в объёме не более тысячи слов (553).• Компания освобождается от обязанности распространять заявление в случае, если оно содержит клеветнические измышления, либо если заявитель злоупотребляет своим правом (данные факты должны быть установлены в судебном порядке (554)• Рассылка может осуществляться в бумажном виде, электронной форме или посредством публикации на веб-сайте (553). • Участники могут выразить свою позицию по проекту как в письменной, так и в электронной форме (556); срок согласования по общим правилам составляет 28 дней, либо меньше, если это закреплено Уставом (558).• После принятия решения в письменной форме организация должна уведомить всех участников и аудиторов компании в течение 15 дней (559).• Уставом может быть предусмотрен иной порядок принятия письменных решений при условии, что решение было поддержано всеми участниками компании (561).
6.2. Кто может предлагать проекты решений в письменной форме?
Кто может предлагать проекты решений в письменной форме?Проект решения в письменной форме может быть предложен любым директором или акционером (раздел 549 нового Ордонанса). В случае, если проект решения вносится другими лицами, компания вправе не распространять его среди своих акционеров.
6.3. Противоречия между требованиями Ордонанса и положениями Устава
Противоречия между требованиями Ордонанса и положениями УставаПоложения устава, регулирующие порядок принятия решений в письменной форме и противоречащие императивным нормам, содержащимся в Ордонансе, считаются недействительными (раздел 561 (1) Ордонанса). По всем иным вопросам Устав имеет приоритет над положениями Ордонанса, если принятое решение было единогласным (561 (3).
6.4. Документация общего собрания
Документация общего собранияВ соответствии с разделом 618 нового «Ордонанса», компания обязана сохранять копии решений, принятые за рамками общих собраний, протоколы всех общих собраний (в том числе – в случае, если у компании всего один участник) (681). Компания обязана хранить отчётность не менее 10 лет с момента принятия решения/проведения собрания (681 (2)). Записи должны храниться по адресу регистрации компании либо в месте, установленном компанией (619 (1), о месте хранения следует уведомить Регистр компаний. Изменение места хранения записей также подлежит уведомлению в пятнадцатидневный срок (619 (3).Акционеры компании имеют право на ознакомление с архивными материалами, оно должно производиться бесплатно и по запросу, сделанному в установленном порядке (620 (1)). На возмездной основе акционеры имеют право получить копии документов (620 (2)).
7. Возможно ли проведение общих собраний дистанционно?
Возможно ли проведение общих собраний дистанционно?Да. Согласно разделу 584 нового «Ордонанса», компания может проводить общее собрание в двух и более местах при помощи протоколов связи, что позволяет проводить собрания дистанционно, в том числе заслушивать выступления, обмениваться репликами и голосовать (в случае, если такая возможность предусмотрена Уставом).
8. Участие доверенных лиц
Участие доверенных лицДоверенное лицо – человек, представляющий на общем собрании отсутствующего члена компании. Все члены компании, имеющие право голоса, имеют право назначения доверенных лиц, как физических, так и юридических.Новый Ордонанс установил ряд положений назначения доверенных лиц:• Правом назначать доверенных лиц обладают все участники компании; доверенное лицо может быть участником или не являться таковым (раздел 596 (1) Ордонанса)• В случае, если компания обладает акционерным капиталом, участник может назначить нескольких доверенных лиц для представления его интересов в соответствии с количеством принадлежащих ему акций (596 (3))• При проведении общих собраний и голосований должен быть предусмотрен срок для назначения доверенных лиц – не менее 48 часов до начала мероприятия (раздел 598)• Назначение и освобождение от должности доверенных лиц может проводиться в электронной форме (раздел 599)• Юрлица, выступающие в качестве доверенных, связаны закреплённой в доверенности рекомендацией голосовать «за» или «против» (раздел 601)• Собрания могут проводиться по доверенности (раздел 602)• Права участников и доверенных лиц могут быть расширены положениями Устава (раздел 608).
Команда VitaLiberta объединяет высококлассных специалистов в различных сферах корпоративного законодательства Гонконга. Если у вас остались вопросы относительно проведения годовых общих собраний компании в Гонконге, мы готовы подробно и обстоятельно ответить на них.