Гонконг регулярно занимает первые места в рейтинге самых свободных экономик мира, привлекая все новые компании и открывая для них невиданные возможности роста. Город занимает второе место в Азии и третье в мире по объему получения прямых иностранных инвестиций.
Однако одного желания вести бизнес в Гонконге недостаточно – без понимания всех юридических тонкостей и соблюдения регуляторных требований ваше дело может быть обречено на провал с первых дней. Одним из таких обязательств является наличие корпоративного секретаря. Несоблюдение этого требования может привести не только к штрафам, но и к судебным искам.
Корпоративный секретарь выполняет важную функцию для успешного функционирования юридического лица. Секретарь помогает в администрировании вашей фирмы на территории Гонконга и во взаимодействии с государственными структурами.
В этой статье мы расскажем о функциях корпоративного секретаря, а также дадим рекомендации, как выбрать проверенную специализированную компанию и не ошибиться.
Кто является корпоративным секретарем в Гонконге
Наличие корпоративного секретаря – обязательное требование законодательства Гонконга для каждой компании с ограниченной ответственностью. В его функции входит соблюдение компанией всех законодательных требований, а также за взаимодействие с контролирующими лицами и государственными органами. Одна из его ключевых обязанностей – своевременное предоставление информации о компании государственным органам.
Важно отметить, что корпоративный секретарь не имеет отношения к привычному понятию офисного секретаря. Это не привычная нам «должность в компании» – он не занимается администрированием офиса, ответами на звонки или сбором подписей руководства. Корпоративного секретаря можно считать “менеджером по соблюдению норм” или консультантом по корпоративному управлению. В его обязанности входит исключительно исполнение действующего законодательства Гонконга в отношении компаний.
Роль корпоративного секретаря значительно преобразовалась с момента введения этой должности в Гонконге. До 2018 года не существовало ограничений на его деятельность, однако сегодня выполнять его функции может только человек или компания, имеющие специальную Лицензию на профессиональную деятельность (TCSP).
Постановление о борьбе с отмыванием денег и финансированием терроризма (AMLO), введенное 1 марта 2018 года, установило, что наличие лицензии TCSP является обязательным условием для предоставления секретарских услуг, юридического адреса и сопутствующих услуг. Получение лицензии TCSP подтверждает, что секретарь соответствует правилам правительства Гонконга. Как правило, эти требования включают обязательство соблюдать постановления AML и CTF (Anti-Money Laundering & Counter-Financing of Terrorism), корпоративную честность и экспертизу, иметь в штате секретаря необходимый персонал и физическое место ведения бизнеса на территории государства.
В соответствии с Постановлением о борьбе с отмыванием денег и финансированием терроризма, гл. 615 («AMLO»), лицо совершает преступление, если оно оказывает услуги корпоративного секретаря в Гонконге без наличия действующей лицензии. Раздел 53F(2) AMLO предусматривает, что лицо, совершившее правонарушение, предусмотренное разделом 53F(1), в случае признания его виновным подлежит штрафу в размере 100 000 гонконгских долларов и тюремному заключению сроком на 6 месяцев.
Раздел 474 главы 622 Закона о компаниях Гонконга определяет корпоративного секретаря как представителя фирмы, ответственного за соблюдение всех требований законодательства. Говоря простым языком, он выполняет функции административного сопровождения в любой компании, будь то публичная или частная.
Назначение компетентного корпоративного секретаря обеспечивает бизнесу соблюдение местных законов, что снижает риски нарушений и способствует созданию положительного имиджа компании.
Что входит в обязанности корпоративного секретаря
Корпоративный секретарь отвечает за регистрацию компании и её ежегодное продление на территории Гонконга. Основные обязанности корпоративного секретаря включают взаимодействие с Реестром компаний Гонконга, Департаментом внутренних доходов и другими административными органами.
Основные обязанности корпоративного секретаря включают:
- Помощь в выборе типа компании: консультирование по наиболее подходящей структуре компании в зависимости от потребностей и целей бизнеса.
- Регистрация компании: полная поддержка в процессе регистрации компании, включая подготовку всех необходимых документов и подачу заявлений.
- Предоставление зарегистрированного адреса: предоставление компании официального юридического адреса в Гонконге.
- Подача ежегодного отчета (Форма NAR1): подача ежегодного отчета в Реестр компаний Гонконга для обеспечения соблюдения законодательных требований.
- Сертификат о регистрации бизнеса: обновление и поддержание действующего сертификата о регистрации бизнеса в зарегистрированном налоговом органе Гонконга.
- Платежи и сборы: организация и выполнение всех необходимых платежей и сборов в Реестр компаний и Налоговое управление Гонконга.
- Ведение реестров: ведение и обновление Реестра контролирующих ли и других обязательных реестров компании.
- Официальная переписка: получение и обработка официальной корреспонденции от государственных органов и поддержание связи с этими органами от имени компании.
- Обновление информации о компании: обновление информации о компании и ее уполномоченных лицах в Реестре компаний.
- Ежегодные собрания: организация и подготовка всех необходимых документов для проведения ежегодных собраний акционеров или директоров.
- Взаимодействие с заинтересованными сторонами: взаимодействие с заинтересованными сторонами, включая акционеров, для обеспечения эффективной коммуникации и соблюдения практик управления.
Корпоративный секретарь играет важную роль в обеспечении соблюдения компанией нормативной базы Гонконга, что способствует защите ее юридического статуса и вносит вклад в общий успех и репутацию компании.
Значение корпоративного секретаря для компании
Назначение корпоративного секретаря – обязательное законодательное требования Гонконга для всех компаний, ведущих деятельность на территории этого административного района КНР. Отсутствие лицензированного корпоративного секретаря может привести к значительным штрафам, а в некоторых случаях и к судебным разбирательствам.
Корпоративный секретарь обязан соответствовать всем требованиям законодательства и иметь подтвержденную лицензию на деятельность. Vita Liberta Limited является одной из таких компаний. Мы действуем в рамках закона Гонконга, обеспечивая вашему бизнесу бесперебойную работу и успешное функционирование.
Привлечение Vita Liberta Limited обеспечит комплексную поддержку вашего бизнеса в вопросах взаимодействия с государственными органами и поможет избежать штрафов и возможных юридических проблем.
Отсутствие корпоративного секретаря в гонконгской компании является нарушением и влечет за собой следующие штрафы
Согласно гл. 622 Закона о компаниях, часть 476, описывает обязательство компании назначить корпоративного секретаря. Если компания не выполняет указание в соответствии с этим разделом, компания и каждое ответственное лицо компании совершают правонарушение, и каждый из них несет ответственность в виде штрафа 6-го уровня, а в случае продолжающегося правонарушения — дополнительный штраф в размере 2000 долларов за каждый день, в течение которого правонарушение продолжается.
Уровень штрафов за правонарушения
- Уровень 1: 2000 гонконгских долларов
- Уровень 2: 5000 гонконгских долларов
- Уровень 3:10 000 гонконгских долларов
- Уровень 4: 25 000 гонконгских долларов
- Уровень 5: 50 000 гонконгских долларов
- Уровень 6: 100 000 гонконгских долларов
Как выбрать корпоративного секретаря в Гонконге?
Наличие действующей лицензии TCSP:
- Убедитесь, что корпоративный секретарь обладает действующей лицензией Trust or Company Service Provider (TCSP). Это важно для соблюдения законодательства в Гонконге и гарантирует соответствие требованиям по борьбе с отмыванием денег и финансированием терроризма.
Стоимость услуг:
- Оцените стоимость и предложения различных корпоративных секретарей. Убедитесь, что цены конкурентоспособны и соответствуют рыночным стандартам. Стремитесь к балансу между стоимостью, ценностью и качеством услуг.
Экспертиза:
- Оцените уровень экспертизы команды. Они должны хорошо разбираться в требованиях Гонконга по соблюдению законодательства и корпоративным законам. Опытные профессионалы могут предложить ценные советы и помочь вашей компании выполнить все юридические обязательства.
Репутация и отзывы:
- Изучите репутацию корпоративного секретаря, ознакомившись с отзывами и рекомендациями клиентов. Уважаемый корпоративный секретарь с большей вероятностью предоставит надежные и качественные услуги.
Поддержка клиентов:
- Обратите внимание на качество поддержки клиентов. Эффективная и оперативная коммуникация важна для решения любых возникающих вопросов или проблем.
Учитывая эти факторы, вы сможете выбрать корпоративного секретаря, который эффективно поддержит потребности вашей компании в соблюдении законодательства и управлении, обеспечивая гладкую и эффективную работу в Гонконге.
Кто может быть корпоративным секретарем
Как отдельные физические лица, так и специализированные фирмы могут быть назначены на должность корпоративного секретаря. Однако, существует ряд строгих требований, которым должны соответствовать и те, и другие.
| Тип корпоративного секретаря | Требования |
| Физическое лицо | Должен быть резидентом Гонконга, иметь опыт в сфере корпоративного управления и обладать необходимыми квалификациями. Однако важно учитывать, что, если физическое лицо ведет предпринимательскую деятельность корпоративного секретаря и получает оплату за услуги от ряда юридических лиц, где он не трудоустроен согласно трудовому законодательству, его работа может квалифицироваться как профессиональная деятельность, которая подлежит обязательно лицензированию. В противном случае, такой «секретарь» сам будет вести незаконную деятельность. |
| Юридическое лицо (компания) | Должно быть резидентом Гонконга, иметь лицензию Trust or Company Service Provider (TCSP) выданную Реестром компаний Гонконга, иметь физический офис в Гонконге и соответствующий квалифицированный персонал. Vita Liberta, Limited. является лицензированным корпоративным секретарем, и предоставляет юридический адрес в бизнес-центре Woon Lee Commercial Building в престижном деловом районе Tsim Sha Tsui, Kowloon. |
Какими навыками должен обладать корпоративный секретарь в Гонконге
Чтобы не ошибиться с выбором корпоративного секретаря, обратите внимание на то, что в его прямые обязанности входит консультирование руководителей компании по вопросам соблюдения государственных норм. Секретарь должен обладать навыками операционного и административного управления, чтобы гарантировать соблюдение компанией регуляторных требований законодательства Гонконга.
Ищете проверенного корпоративного секретаря в Гонконге? Компания Vita Liberta Limited предоставляет такие услуги, даже если ваша компания зарегистрирована в другой стране или районе КНР. Мы обеспечиваем соблюдение всех законодательных норм и берем на себя решение всех административных вопросов с государством, чтобы вы сосредоточились на развитии своего бизнеса. Мы – ваш надежный партнер для легального ведения бизнеса в Гонконге.
Назначение лицензированной компании на роль корпоративного секретаря снижает риски, связанные с ведением бизнеса в Гонконге, а также обеспечивает доступ к исчерпывающей экспертизе, что позволяет полностью избежать возможных проблем с государственными органами. Рассмотрим основные преимущества найма организации в качестве корпоративного секретаря.
| Экономическая эффективность | Назначение специализированной компании позволяет сократить расходы за счет «пакетных» предложений. |
| Профессиональная экспертиза | Лицензированные фирмы имеют глубокие знания и опыт в области корпоративного управления, что позволяет им эффективно выполнять обязанности корпоративного секретаря компании. |
| Снижение или полное нивелирование рисков | Секретарские компании следят за всеми изменениями в законодательстве Гонконга и оперативно на них реагируют, информируя руководство и обеспечивая своевременное выполнение всех нормативных требований государства. |
| Удобство | Компания берет на себя все заботы, связанные с коммуникацией с государственными органами, организацией документов и необходимых мероприятий, а также отслеживанием сроков предоставления информации. |
| Представительство | Физическое присутствие в Гонконге и осведомленность в вопросах регуляторных требований дают корпоративному секретарю преимущество в работе с компаниями, особенно если они из других стран. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Корпоративный секретарь в Гонконге — закрепленная законом функция. Он является официальным представителем компании – без него ни один бизнес не может вести законную деятельность. Секретарь отвечает за соблюдение компанией нормативных актов и законов, а также выступает в роли связующего звена между компанией, её контролирующими лицами и государственными органами.
Корпоративный секретарь не имеет никакого отношения к привычному понятию «секретаря». Он не занимается администрированием офиса, ответами на звонки или сбором подписей руководства.
Корпоративный секретарь выполняет множество функций, связанных с взаимодействием компании с государством.
Основные обязанности корпоративного секретаря включают:
– Помощь в выборе типа компании.
– Регистрация компании. Полное сопровождение процесса регистрации компании, включая подготовку всех необходимых документов и подачу заявлений.
– Предоставление юридического адреса. Обеспечение компании официальным юридическим адресом для регистрации и ведения законной деятельности на территории Гонконга.
– Подача ежегодного отчета по форме NAR1 (Annual Return) в Реестр компаний Гонконга.
– Обеспечение, обновление и поддержвание актуальности действующего Сертификата о бизнес-регистрации по адресу регистрации вашей компании.
– Организация и выполнение всех необходимых платежей и пошлин в Реестр компаний и Департамент Внутренних Доходов Гонконга.
– Ведение и обновление реестра контролирующих лиц, а также других обязательных реестров компании.
– Прием и обработка официальной корреспонденции от государственных органов. Ведение переписки и взаимодействие с государственными органами от имени компании.
– Обновление информации о компании и ее уполномоченных лицах в Реестре компаний.
– Организация и подготовка всех необходимых документов для проведения ежегодного собрания акционеров или директоров.
Взаимодействие с заинтересованными лицами, включая акционеров компании.
Как правило, директор также может быть секретарем компании, если он резидент Гонконга
Однако в частной компании с одним директором этот директор не может быть также секретарем компании, даже если он резидент Гонконга.
Кроме того, если в частной компании только один директор, она не может назначить юридическое лицо своим секретарем компании, если единственным директором этого лица является то же лицо, которое является единственным директором частной компании.
Мы обладаем специальной лицензией Реестра компаний и можем легально действовать на территории Гонконга. Имея значительный опыт взаимодействия с государственными органами, мы предоставляем качественный сервис для наших клиентов, позволяя им заниматься тем, что действительно важно — развитием бизнеса. В свою очередь, мы полностью берем на себя все обязанности корпоративного секретаря, обеспечивая своевременное соблюдение всех норм и законов Гонконга.