Смена секретаря компании в Гонконге

Ордонанс о компаниях требует, чтобы каждое работающее в гонконгской юрисдикции предприятие назначило секретаря для выполнения ряда обязанностей. Секретарские услуги – высококонкурентная сфера, и работающие здесь организации, как правило, обладают высокой квалификацией.

Что, однако, не является гарантией добросовестности и здоровых деловых отношений. Если вы решили сменить корпоративного секретаря, наша статья расскажет вам, как это делается.

1. Процедура смены секретаря компании в Гонконге

1.1. Отказ от услуг действующего секретаря

Прежде всего, вам необходимо будет уведомить нынешнего корпоративного секретаря о том, что вы приняли решение прекратить предоставление услуг секретарской компании. Так как секретарские фирмы в большинстве случаев оказывают услуги по предоставлению офисных помещений или виртуальных офисов, вам надлежит также уведомить о прекращении пользования этой услугой.

Вы можете сделать это одним из двух способов:

Направить письмо на аналоговом носителе в адрес компании, предоставляющей секретарские услуги
Направить электронное письмо.

Форма письма – свободная; необходимо указать дату прекращения пользования услугами секретаря. Можете воспользоваться представленным образцом:

Тема письма: Запрос на прекращение предоставления услуг секретаря компании и юридического адреса

Содержание:

«Добрый день, господин N!

Мы должны уведомить Вас о принятом решении прекратить пользование предоставляемыми Вами услугами, а именно: услугами секретаря компании и предоставления юридического адреса.

Мы хотели бы прекратить пользование указанными услугами начиная с 20.04.2021.

Благодарим Вас за оказанные нам услуги.

Просим ответить на это письмо для подтверждения».

Далее, вам потребуется заполнить одну или две формы и направить их в Регистр компаний.

1.2. Уведомление о смене секретаря Компании

Первая – уведомление о смене секретаря компании, форма ND2A.

Её можно направить как в электронном виде, так и распечатав и заполнив, предоставить в Регистр в ходе личного визита.

Форма содержит следующую информацию:

Номер в Регистре и название вашей компании;
Имя и фамилия секретаря компании, освобождаемого от занимаемой должности, на английском и китайском языках, номер документа, удостоверяющего личность (например, гонконгской идентификационной карты, HKID) – при условии, что секретарь является физическим лицом;
В случае, если секретарь – юридическое лицо, необходимо указать китайское и английское название текущей секретарской компании;
Дата прекращения полномочий секретаря;
Контактные данные (имя, адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты) – ваши или Вашего представителя;
Имя и фамилия нового секретаря компании на английском и китайском языках, сведения о смене имени в прошлом (в случае наличия такой информации), псевдоним (если есть), адрес, адрес электронной почты, номер гонкгонской идентификационной карты, HKID, дату назначения;
В случае, если новый секретарь – юридическое лицо, необходимо предоставить название на англйиском и китйском языках, адрес электронной почты, юридический адрес и дату заключения договора. Новая компания должна быть зарегистрирована в Гонконге.
Указание количества страниц в заявлении
Дата
Ваше имя, фамилия и подпись

1.3. Уведомление о смене юридического адреса

Следующий этап – смена юридического адреса; для этого, вам необходимо подать в Регистр заявление по форме NR1 – уведомление о смене юридического адреса.

Форма содержит следующую информацию:

Номер и название компании, совпадающее с указанным в Регистре и Свидетельстве о регистрации;
Полный адрес нового офиса и дата вступления в силу решения о перемене юридического адреса;
Контактные данные (имя, адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты) – ваши или Вашего представителя; для обратной связи.

2. Чек-лист

Если вы приняли решение сменить секретаря, этот чек-лист будет Вам полезен – сверьтесь с ним при смене секретаря.

Выберите нового поставщика секретарских услуг. Не гонитесь за дешевизной, дёшево хорошо не бывает. Обратите внимание на качество обслуживания, репутацию, отзывы других клиентов, и лишь затем – на цену.
Подготовьте заверенные копии подлинников паспортов или других удостоверяющих личность документов;
Проверьте актуальность свидетельства о регистрации бизнеса (BRC): его срок составляет 1 или 3 года;
Соберите копии всех форм, направленных органам власти САР Гонконг после подачи последнего годового отчёта – они понадобятся новому секретарю для работы;
Получите у уходящего секретаря компании всю корпоративную документацию, в том числе – свидетельство о регистрации, реестр акционеров, устав, реестр секретарей, реестр значимых акционеров и реестр директоров.