Ордонанс о компаниях требует, чтобы каждое работающее в гонконгской юрисдикции предприятие назначило секретаря для выполнения ряда обязанностей. Секретарские услуги – высококонкурентная сфера, и работающие здесь организации, как правило, обладают высокой квалификацией.
Что, однако, не является гарантией добросовестности и здоровых деловых отношений. Если вы решили сменить корпоративного секретаря, наша статья расскажет вам, как это делается.
Ордонанс о компаниях требует, чтобы каждое работающее в гонконгской юрисдикции предприятие назначило секретаря для выполнения ряда обязанностей. Секретарские услуги – высококонкурентная сфера, и работающие здесь организации, как правило, обладают высокой квалификацией.
Что, однако, не является гарантией добросовестности и здоровых деловых отношений. Если вы решили сменить корпоративного секретаря, наша статья расскажет вам, как это делается.
1. Процедура смены секретаря компании в Гонконге
1.1. Отказ от услуг действующего секретаря
Прежде всего, вам необходимо будет уведомить нынешнего корпоративного секретаря о том, что вы приняли решение прекратить предоставление услуг секретарской компании. Так как секретарские фирмы в большинстве случаев оказывают услуги по предоставлению офисных помещений или виртуальных офисов, вам надлежит также уведомить о прекращении пользования этой услугой.
Вы можете сделать это одним из двух способов:
- Направить письмо на аналоговом носителе в адрес компании, предоставляющей секретарские услуги
- Направить электронное письмо.
Форма письма – свободная; необходимо указать дату прекращения пользования услугами секретаря. Можете воспользоваться представленным образцом:
Тема письма: Запрос на прекращение предоставления услуг секретаря компании и юридического адреса
Содержание:
«Добрый день, господин N!
Мы должны уведомить Вас о принятом решении прекратить пользование предоставляемыми Вами услугами, а именно: услугами секретаря компании и предоставления юридического адреса.
Мы хотели бы прекратить пользование указанными услугами начиная с 20.04.2021.
Благодарим Вас за оказанные нам услуги.
Просим ответить на это письмо для подтверждения».
Далее, вам потребуется заполнить одну или две формы и направить их в Регистр компаний.
1.2. Уведомление о смене секретаря Компании
Первая – уведомление о смене секретаря компании, форма ND2A.
Её можно направить как в электронном виде, так и распечатав и заполнив, предоставить в Регистр в ходе личного визита.
Форма содержит следующую информацию:
- Номер в Регистре и название вашей компании;
- Имя и фамилия секретаря компании, освобождаемого от занимаемой должности, на английском и китайском языках, номер документа, удостоверяющего личность (например, гонконгской идентификационной карты, HKID) – при условии, что секретарь является физическим лицом;
- В случае, если секретарь – юридическое лицо, необходимо указать китайское и английское название текущей секретарской компании;
- Дата прекращения полномочий секретаря;
- Контактные данные (имя, адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты) – ваши или Вашего представителя;
- Имя и фамилия нового секретаря компании на английском и китайском языках, сведения о смене имени в прошлом (в случае наличия такой информации), псевдоним (если есть), адрес, адрес электронной почты, номер гонкгонской идентификационной карты, HKID, дату назначения;
- В случае, если новый секретарь – юридическое лицо, необходимо предоставить название на англйиском и китйском языках, адрес электронной почты, юридический адрес и дату заключения договора. Новая компания должна быть зарегистрирована в Гонконге.
- Указание количества страниц в заявлении
- Дата
- Ваше имя, фамилия и подпись
1.3. Уведомление о смене юридического адреса
Следующий этап – смена юридического адреса; для этого, вам необходимо подать в Регистр заявление по форме NR1 – уведомление о смене юридического адреса.
Форма содержит следующую информацию:
- Номер и название компании, совпадающее с указанным в Регистре и Свидетельстве о регистрации;
- Полный адрес нового офиса и дата вступления в силу решения о перемене юридического адреса;
- Контактные данные (имя, адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты) – ваши или Вашего представителя; для обратной связи.
2. Чек-лист
Если вы приняли решение сменить секретаря, этот чек-лист будет Вам полезен – сверьтесь с ним при смене секретаря.
- Выберите нового поставщика секретарских услуг. Не гонитесь за дешевизной, дёшево хорошо не бывает. Обратите внимание на качество обслуживания, репутацию, отзывы других клиентов, и лишь затем – на цену.
- Подготовьте заверенные копии подлинников паспортов или других удостоверяющих личность документов;
- Проверьте актуальность свидетельства о регистрации бизнеса (BRC): его срок составляет 1 или 3 года;
- Соберите копии всех форм, направленных органам власти САР Гонконг после подачи последнего годового отчёта – они понадобятся новому секретарю для работы;
- Получите у уходящего секретаря компании всю корпоративную документацию, в том числе – свидетельство о регистрации, реестр акционеров, устав, реестр секретарей, реестр значимых акционеров и реестр директоров.