Đăng ký Doanh nghiệp tại Hồng Kông: BRC, BRN, UBI

Đăng ký Doanh nghiệp tại Hồng Kông

Đăng ký doanh nghiệp tại Hồng Kông là bước bắt buộc đối với tất cả các công ty có kế hoạch hoạt động trong khu vực pháp lý này.

Đăng ký doanh nghiệp tại Hồng Kông lần đầu tiên trở thành bắt buộc vào đầu thế kỷ 20, với việc ban hành Pháp lệnh Công ty (Companies Ordinance). Kể từ đó, khi thuộc địa này dưới sự quản lý của Anh, hệ thống đăng ký và quy định kinh doanh đã phát triển theo hướng đơn giản hóa quy trình và tạo điều kiện thuận lợi để thu hút các nhà đầu tư nước ngoài. Sau khi chuyển giao chủ quyền cho Trung Quốc vào năm 1997, Hồng Kông đã duy trì hệ thống kinh tế và pháp lý độc lập trong khuôn khổ nguyên tắc “Một quốc gia, hai hệ thống”. Điều này cho phép duy trì vị thế của nó như một trung tâm kinh doanh quốc tế.

Theo các quy định của Pháp lệnh Đăng ký Doanh nghiệp (Chương 310) (“BRO”), tất cả các cá nhân tiến hành hoạt động kinh doanh tại Hồng Kông phải đăng ký doanh nghiệp của họ tại Văn phòng Đăng ký Doanh nghiệp (Business Registration Office) thuộc Sở Thuế vụ (Inland Revenue Department), trừ các doanh nghiệp được miễn.

Tại Hồng Kông, thuật ngữ “doanh nghiệp” bao gồm bất kỳ hoạt động nào được thực hiện nhằm mục đích lợi nhuận, bao gồm thương mại, buôn bán, nghề thủ công, nghề nghiệp hoặc câu lạc bộ. Theo Pháp lệnh Công ty (Chương 622), mọi công ty trong nước hoặc nước ngoài đăng ký tại Hồng Kông, cũng như các công ty quỹ mở (open-ended fund companies) và các quỹ hợp danh trách nhiệm hữu hạn (limited partnership funds) được đăng ký hoặc tái định cư tại Hồng Kông, đều được coi là đang tiến hành kinh doanh và phải được đăng ký theo Pháp lệnh Đăng ký Doanh nghiệp (BRO). Điều này cũng áp dụng cho các tập đoàn nước ngoài có cơ sở kinh doanh hoặc văn phòng tại Hồng Kông, hoặc cho thuê tài sản tại Hồng Kông.

Để đăng ký doanh nghiệp tại Hồng Kông, các công ty phải đáp ứng các yêu cầu của một số văn bản pháp luật quan trọng:

1. Pháp lệnh Đăng ký Doanh nghiệp (BRO, Business Registration Ordinance) – quy định quy trình đăng ký doanh nghiệp và việc cấp BRC. Theo BRO, mọi thực thể kinh doanh tại Hồng Kông phải đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động.
2. Pháp lệnh Công ty (CO, Companies Ordinance) – xác định các quy tắc và yêu cầu đối với cơ cấu công ty, báo cáo tài chính và cách thức tiến hành công việc tại Hồng Kông.
3. Pháp lệnh Thuế trực thu (Inland Revenue Ordinance) – thiết lập các quy tắc thuế cho tất cả các công ty đã đăng ký và xác định thủ tục nộp tờ khai và báo cáo thuế.

Một số loại hình doanh nghiệp tại Hồng Kông được miễn đăng ký bắt buộc theo BRO. Chúng bao gồm:

1. Các hoạt động của các tổ chức từ thiện được phê duyệt, tuân theo các điều kiện nhất định.
2. Doanh nghiệp trong lĩnh vực nông nghiệp, làm vườn, chăn nuôi hoặc đánh bắt cá, ngoại trừ các công ty trong nước và nước ngoài đã đăng ký.
3. Nghề đánh giày.
4. Hoạt động của những người bán hàng rong (hawkers), đòi hỏi phải có giấy phép theo Quy định về Người bán hàng rong (Hawker Regulation), trừ khi việc kinh doanh được tiến hành bên trong một tòa nhà chính.
5. Hoạt động FiT (Biểu giá hỗ trợ) đủ điều kiện, như được định nghĩa trong Lệnh miễn thuế lợi nhuận (Chương trình Biểu giá hỗ trợ).

Khi nộp đơn đăng ký công ty, bạn được coi là đồng thời nộp đơn đăng ký doanh nghiệp. Để làm điều này, cần cung cấp thông báo cho Văn phòng Đăng ký Doanh nghiệp (IRBR1 cho công ty trong nước, IRBR2 cho công ty nước ngoài, IRBR4 cho LPF) cùng với phí đăng ký doanh nghiệp đã quy định khi nộp đơn cho Sổ đăng ký Công ty (Companies Registry). Đối với một công ty quỹ mở, thông báo (IRBR3) và phí tương ứng phải được nộp cho Ủy ban Chứng khoán và Phái sinh (Securities and Futures Commission) khi đăng ký hoặc tái định cư.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Hồng Kông (BRC)

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (BRC) là một tài liệu do Sở Thuế vụ Hồng Kông (IRD, Inland Revenue Department) cấp. Nó xác nhận rằng doanh nghiệp của bạn đã đăng ký tại Sở Thuế vụ (cơ quan thuế) Hồng Kông và có quyền tiến hành hoạt động thương mại.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành phải được đặt ở nơi dễ thấy tại địa chỉ kinh doanh và sẵn sàng để xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra chính thức. Nếu giấy chứng nhận được cấp dưới dạng điện tử, cần phải trưng bày một bản in của nó. Đây là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật Hồng Kông, việc không tuân thủ có thể dẫn đến tiền phạt.

Các dữ liệu chính có trong BRC:

• Tên doanh nghiệp đã đăng ký.
• Số đăng ký doanh nghiệp (BRN, Business Registration Number).
• Địa chỉ đăng ký kinh doanh.
• Loại hình hoạt động.
• Ngày cấp và thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận.
• Số tiền lệ phí nhà nước đã thanh toán (phí và lệ phí).

Điều quan trọng cần nhớ là việc nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không đảm bảo tuân thủ tất cả các luật và quy định liên quan. Ngoài việc đăng ký, chủ doanh nghiệp có thể cần phải có thêm giấy phép hoặc trình độ chuyên môn để hoạt động hợp pháp. Trong trường hợp nghi ngờ, nên tham khảo ý kiến từ các cơ quan có thẩm quyền.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Hồng Kông phải được gia hạn hàng năm, và lệ phí nhà nước tương ứng phải được thanh toán.

BRN (Số thuế, mã số thuế)

BRN (Số đăng ký doanh nghiệp) là một phần của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là một số duy nhất gồm tám chữ số, được Sở Thuế vụ cấp cho mỗi công ty tại Hồng Kông. Nó được sử dụng để nhận diện công ty tại cơ quan thuế khi nộp tờ khai thuế, cũng như để mở tài khoản ngân hàng và thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác.

Tuy nhiên, bản thân BRN (số thuế) không cấp quyền kinh doanh; để có quyền này, cần phải có chính xác giấy chứng nhận BRC hiện hành, và giấy chứng nhận này phải được cập nhật hàng năm. Trong khi đó, số BRN vẫn thuộc về công ty mãi mãi, còn giấy chứng nhận thì được thay thế hàng năm.

Mã định danh doanh nghiệp duy nhất (UBI)

Mã định danh doanh nghiệp duy nhất (UBI) là một số được sử dụng để định danh duy nhất một pháp nhân. Số này được đưa ra nhằm giảm thiểu sai sót liên quan đến việc sử dụng các định danh khác nhau cho cùng một thực thể. UBI tạo điều kiện kết nối và trao đổi dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp, giúp chính quyền Hồng Kông cải thiện việc cung cấp dịch vụ công và quản lý hoạt động của các tổ chức hiệu quả hơn. Ngoài ra, nó giúp các công ty thể hiện danh tính của mình với các đối tác kinh doanh hiệu quả hơn.

Nhờ những nỗ lực chung của Sở Thuế vụ, kể từ ngày 27 tháng 12 năm 2023, Số đăng ký doanh nghiệp (BRN) tại Hồng Kông, đại diện cho 8 chữ số đầu tiên của số giấy chứng nhận đăng ký do Sở Thuế vụ cấp, được chấp nhận làm Mã định danh doanh nghiệp duy nhất (UBI). Số này sẽ được sử dụng như một định danh duy nhất để nộp biểu mẫu và tài liệu cho Sổ đăng ký Công ty (Companies Registry), cũng như để tương tác với các sở, ban, ngành và doanh nghiệp nhà nước.

Đối với các công ty mới đăng ký kể từ ngày này, BRN sẽ được ghi là số trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Các công ty hiện hành được đăng ký trước ngày 27 tháng 12 năm 2023 sẽ nhận được thư từ Sổ đăng ký Công ty (Companies Registry) thông báo về những thay đổi sắp tới và việc cấp BRN.

Mã định danh doanh nghiệp duy nhất (UBI), được trình bày dưới dạng Số đăng ký doanh nghiệp (BRN), sẽ được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Để liên lạc với các sở, ban, ngành và doanh nghiệp nhà nước.
• Khi nộp các biểu mẫu và tài liệu tương ứng cho Sổ đăng ký Công ty (Companies Registry).
• Làm số chính cho các dịch vụ tìm kiếm điện tử sổ đăng ký, để tìm và định danh một công ty hoặc pháp nhân.

Lệ phí nhà nước cho việc đăng ký doanh nghiệp

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp thay đổi tùy thuộc vào thời điểm và thời hạn hiệu lực. Chúng ta có thể xem xét dữ liệu lịch sử:

Lệ phí được thanh toán tại thời điểm đăng ký công ty (khi thành lập pháp nhân) và trước ngày kỷ niệm thành lập công ty (khi gia hạn hàng năm).

Mức lệ phí nhà nước cho Đăng ký Doanh nghiệp trong năm 2024-2025 như sau:

Sau khi thanh toán phí thành công, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (BRC) hiện hành sẽ được Sở Thuế vụ cấp cho khoảng thời gian đã thanh toán tương ứng và được gửi đến địa chỉ đăng ký của công ty tại Hồng Kông trong vòng trung bình 7 ngày.

Nếu giấy chứng nhận không được gia hạn đúng hạn, ban lãnh đạo công ty có thể bị phạt tối đa lên đến 5.000 HKD, cũng như có thể bị truy tố hình sự với án tù lên đến một năm.

Các giấy phép và chứng nhận bổ sung

Trong một số trường hợp, việc đăng ký doanh nghiệp tại Hồng Kông không chỉ giới hạn ở việc nhận BRC. Tùy thuộc vào loại hình hoạt động của công ty bạn, bạn có thể cần thêm giấy phép hoặc chứng nhận bổ sung. Điều này đặc biệt phù hợp với các công ty hoạt động trong các lĩnh vực như tài chính, bán lẻ hoặc giáo dục.

Ví dụ 1: Giấy phép cho Nhà hàng

Nếu bạn có kế hoạch mở nhà hàng hoặc quán cà phê tại Hồng Kông, bạn sẽ cần giấy phép kinh doanh nhà hàng, do Sở Thực phẩm và Vệ sinh Môi trường (Food and Environmental Hygiene Department, FEHD) cấp.

Ví dụ 2: Giấy phép Quản lý Tài sản

Các công ty tài chính hoạt động trong lĩnh vực quản lý tài sản hoặc đầu tư bắt buộc phải có giấy phép từ Ủy ban Chứng khoán và Phái sinh (Securities and Futures Commission, SFC). Giấy phép này xác nhận công ty đáp ứng tất cả các tiêu chuẩn để tiến hành hoạt động trong lĩnh vực tài chính và đầu tư.

Ví dụ 3: Giấy phép cho Cơ sở Giáo dục

Để mở trung tâm giáo dục hoặc trường học tại Hồng Kông, cần phải có giấy phép từ Sở Giáo dục (Education Bureau, EDB). Giấy phép này xác nhận việc tuân thủ các tiêu chuẩn giảng dạy và đảm bảo chất lượng của các dịch vụ giáo dục được cung cấp.