香港經常被評為世界上最自由的經濟體之一，吸引了新公司並為它們開啟了前所未有的增長機會。該城市在亞洲排名第二，在吸引外國直接投資方面位居世界第三。
然而，僅僅有在香港經營業務的願望是不夠的——如果不了解所有法律細節並遵守監管要求，您的業務可能從一開始就註定失敗。其中一項義務是必須有一名公司秘書。不遵守此要求不僅會導致罰款，還可能引發訴訟。
公司秘書對於法律實體的成功運作具有重要作用。秘書協助管理您在香港的公司並與政府機構互動。
在本文中，我們將討論公司秘書的職能，並提供如何選擇一家可靠的專業公司秘書的建議，以免出錯。
香港公司秘書要求
強制委任
根據《公司條例》(第622章)，在香港運營的每間公司都必須委任一名公司秘書。
公司秘書的角色
- 公司秘書確保公司遵守法定和監管要求，維護官方記錄，並處理行政工作，如向公司註冊處提交年度申報表及其他必要文件。
- 公司秘書負責為公司提供註冊辦事處地址。通常，這個地址提供為期一年，必須每年續期。
- 公司秘書必須可靠地向政府機構提供有關公司的信息。
與辦公室秘書的區別
了解公司秘書與辦公室秘書不同是有益的。與涉及接聽電話和管理辦公室職責等行政工作的傳統辦公室角色不同，公司秘書充當“強制性公司治理顧問”。他們的主要責任是確保公司遵守適用的香港法律和法規。
角色的演變
自公司秘書在香港設立以來，其角色已經顯著演變。在2018年之前，這項工作沒有具體限制。然而，隨著2018年3月1日《反洗錢及恐怖分子資金籌集條例》(AMLO)的引入，只有持有信託或公司服務提供者(TCSP)牌照的本地居民或本地公司才能執行公司秘書職能。獲得TCSP牌照證明秘書遵守香港政府的規定。通常，這些要求包括遵守AML和CTF（反洗錢和反恐怖分子資金籌集）法規、公司誠信和盡職調查、秘書的工資單上有必要的員工，以及在香港有實體營業地點的義務。
合資格公司秘書的重要性
委任合資格的公司秘書對於確保業務遵守當地法律至關重要，從而降低違規風險並促進積極的公司形象。公司秘書在維護公司的法律地位和支持其治理框架方面發揮著關鍵作用。
通過理解和履行這些責任，公司秘書有助於保護公司的合規性和誠信，促進其整體成功和聲譽。
公司秘書的職責是什麼？
公司秘書負責在香港註冊和持續維護公司的運作。他們的主要職責包括與香港公司註冊處、稅務局及其他行政機構聯絡。
主要職責
- 協助選擇公司類型：根據業務需求和目標，建議最合適的公司結構類型。
- 公司註冊：為公司註冊過程提供全面支持，包括準備所有必要文件和提交申請。
- 提供註冊地址：為公司提供香港的正式註冊地址。
- 提交年度申報表（表格NAR1）：向香港公司註冊處提交年度申報表，以確保符合法定要求。
- 商業登記證：在公司的註冊辦事處更新並保持有效的商業登記證。
- 付款和職責：組織和履行向公司註冊處和香港稅務局的所有必要付款和職責。
- 維護登記冊：維護和更新重要控制人登記冊及其他法定公司登記冊。
- 官方通信：接收和處理來自政府機構的官方通信，並代表公司與這些機構保持聯繫。
- 更新公司信息：在公司註冊處更新有關公司及其授權人的信息。
- 年度會議：組織和準備召開股東或董事年度會議的所有必要文件。
- 利益相關者互動：與包括股東在內的利益相關者互動，以確保順暢的溝通和遵守治理實踐。
公司秘書在確保公司遵守香港的監管框架方面發揮著重要作用，從而保護公司的法律地位並促進其整體成功和聲譽。
公司秘書對公司的重要性
在香港，委任公司秘書是所有公司的強制法律要求。沒有持牌公司秘書可能會導致重大罰款，某些情況下甚至會引發法律訴訟。
《公司條例》第622章第476部分規定了公司委任公司秘書的義務。在香港沒有公司秘書是違法的。如果公司未能遵守本節的指示，該公司及其每位負責人均屬犯罪，並可被處以第6級罰款；若屬持續犯罪，則每天可被進一步罰款2,000港元。
罰款級別
- 第1級：HK$2,000
- 第2級：HK$5,000
- 第3級：HK$10,000
- 第4級：HK$25,000
- 第5級：HK$50,000
- 第6級：HK$100,000
公司秘書必須遵守所有法律要求並持有確認的營運牌照。Vita Liberta Limited就是其中一間公司。我們在香港法律框架內運作，確保您的業務順利運行和成功運作。
選擇Vita Liberta Limited將為您的業務在與政府機構互動方面提供全面支持，並幫助避免罰款和可能的法律問題。
如何在香港選擇公司秘書？
有效的TCSP牌照：
- 確認公司秘書擁有有效的信託或公司服務提供者(TCSP)牌照。這對於在香港的法律合規至關重要，並確保遵守反洗錢和反恐怖分子資金籌集法規。
服務成本：
- 評估各公司秘書的定價和服務項目。確保費用具有競爭力並符合市場標準。尋求成本、價值和服務質量之間的平衡。
專業知識：
- 評估團隊的專業知識。他們應該熟悉香港的合規要求和公司法律。經驗豐富的專業人士可以提供有見地的建議，幫助您的公司履行所有法律義務。
聲譽和反饋：
- 通過查看客戶反饋和推薦來調查公司秘書的聲譽。聲譽良好的公司秘書更有可能提供可靠和高質量的服務。
客戶支持：
- 考慮客戶支持的質量。高效和快速的溝通對於解決可能出現的任何問題或疑問至關重要。
通過考慮這些因素，您可以選擇一位能夠有效支持您公司合規和治理需求的公司秘書，確保在香港的運營順利和高效。
誰可以成為公司秘書？
個人和專業公司都可以被委任為公司秘書。然而，兩者都必須符合一些嚴格的要求。
| 公司秘書類型 | 要求 |
| 個人 | 個人必須是香港居民，並且應該具有公司治理經驗，以有效履行職責。在此角色上的不稱職可能會導致重大問題，包括法律和監管問題。 如果個人向多個法人提供公司秘書服務並因此獲得報酬，這些行為可能會被歸類為專業活動。根據香港法律，這種分類需要強制性持牌。沒有適當的信託或公司服務提供者(TCSP)牌照，這些活動將被視為非法。 |
| 法人（公司） | 公司秘書必須是香港居民，並持有由香港公司註冊處頒發的信託或公司服務提供者(TCSP)牌照。 在香港設有實體辦公室並僱用具備適當資格的員工是強制性要求。 Vita Liberta, Limited是一家符合所有必要要求的持牌公司秘書。 |
香港的公司秘書應具備什麼技能？
為了避免在選擇公司秘書時出錯，確保他們具備以下技能和特質是至關重要的：
- 合規專業知識：
- 公司秘書必須擅長就遵守政府法規向公司管理層提供諮詢。這包括保持對香港法律變更的更新，並確保公司遵守所有法律要求。
- 營運和行政管理：
- 強大的營運和行政管理技能是關鍵。公司秘書應能夠高效管理公司的合規和行政責任。
在Vita Liberta Limited，我們提供全面的公司秘書服務，確保遵守所有法律法規，讓您專注於業務發展。我們是您在香港的可靠合作夥伴。
常問問題
在香港，公司秘書是一個法定職能。它是公司的正式代表，沒有它，任何業務都無法合法運作。秘書負責確保公司遵守法規和法律，並充當公司、其控制人和政府機構之間的聯繫。
公司秘書與通常概念中的「秘書」無關。它不管理辦公室、不接聽電話，也不從管理層收集簽名。
公司秘書的主要職責：
- 公司類型協助：就公司類型提供建議。
- 公司註冊：提供全面支持和文件準備。
- 註冊辦事處：提供正式地址。
- 週年申報：提交NAR1。
- 商業註冊：確保和更新證書。
- 付款：處理向相關機構的付款。
- 登記冊維護：更新法定登記冊。
- 通訊：管理政府通信。
- 信息更新：更新公司資料。
- 週年會議：組織股東/董事會議。
- 利益相關者互動：與股東溝通。
通常，董事也可以擔任公司秘書。然而，在只有一名董事的私人公司中，該董事不能同時擔任公司秘書。此外，如果私人公司只有一名董事，則不能任命一個法人實體作為其公司秘書，如果該實體的唯一董事與私人公司的唯一董事是同一人。
我們擁有公司註冊處的特別牌照，可以在香港合法運營。我們在與政府機構互動方面擁有豐富經驗，為客戶提供最佳服務，讓他們專注於真正重要的事情——業務發展。與此同時，我們全面承擔公司秘書的所有責任，確保及時遵守國家的所有法規和法律。