التصديق بالأبوستيل لوثائق الشركة في هونغ كونغ: دليل شامل

يتطلب إدارة الأعمال الدولية معرفة العديد من التفاصيل القانونية الدقيقة، خاصة عندما يتعلق الأمر بالعمل مع الوثائق. أحد هذه الأدوات هو “الأبوستيل” (التصديق) – وهو علامة تؤكد صحة الوثيقة لاستخدامها في الخارج. في عام 1961، رسخت اتفاقية لاهاي نظام التصديق بالأبوستيل بهدف تبسيط إجراءات المصادقة القانونية.

بالنسبة للأعمال التي تعمل أو تخطط للعمل خارج نطاق ولايتها القضائية، يلعب الأبوستيل أحد الأدوار الرئيسية. فهو يشهد على أن وثائق الشركة، مثل شهادات التسجيل والنظم الأساسية أو الاتفاقيات المؤسسية، تُعترف بها كسارية المفعول في الخارج.

هونغ كونغ، باعتبارها واحدة من الولايات القضائية الرائدة في مجال الأعمال الدولية، هي أيضًا طرف في اتفاقية لاهاي. وهذا يعني أن تصديق الأبوستيل للوثائق الصادرة في هونغ كونغ مقبول في معظم دول العالم، مما يبسط بدوره بشكل كبير تداول الوثائق دوليًا. في هذه المقالة، سنستعرض بالتفصيل ما هو الأبوستيل، وأي الوثائق تخضع للتصديق بالأبوستيل، وعملية التصديق.

اتفاقية لاهاي بشأن الأبوستيل

يُقبل الأبوستيل في الدول الأطراف في اتفاقية لاهاي. من المهم التأكد من أن الدولة المخطط استخدام الوثائق فيها هي طرف في الاتفاقية.

الدول الأطراف في اتفاقية لاهاي بشأن الأبوستيل (بما في ذلك الأقاليم)

أستراليا، النمسا، أذربيجان، ألبانيا، أندورا، أنتيغوا وباربودا، الأرجنتين، أرمينيا، جزر البهاما، باربادوس، البحرين، بيلاروسيا، بليز، بلجيكا، بلغاريا، البوسنة والهرسك، بوتسوانا، البرازيل، بروناي دار السلام، بوروندي، فانواتو، المملكة المتحدة، المجر، فنزويلا، هندوراس، غرينادا، اليونان، جورجيا، هونغ كونغ (منطقة إدارية خاصة في جمهورية الصين الشعبية)، الدنمارك، دومينيكا، جمهورية الدومينيكان، إسرائيل، الهند، أيرلندا، آيسلندا، إسبانيا، إيطاليا، الرأس الأخضر، كازاخستان، قبرص، قيرغيزستان، كولومبيا، كوسوفو، كوستاريكا، جمهورية الصين الشعبية، لاتفيا، ليسوتو، ليبيريا، ليتوانيا، ليختنشتاين، لوكسمبورغ، موريشيوس، مقدونيا، مالاوي، مالطا، المغرب، جزر مارشال، ماكاو (الصين)، المكسيك، مولدوفا، موناكو، منغوليا، ناميبيا، هولندا، نيكاراغوا، نييوي، نيوزيلندا، النرويج، عُمان، جزر كوك، بنما، باراغواي، بيرو، بولندا، البرتغال، الاتحاد الروسي، رومانيا، السلفادور، ساموا، سان مارينو، ساو تومي وبرينسيب، إسواتيني، سيشل، سانت فنسنت وجزر غرينادين، سانت كيتس ونيفيس، سانت لوسيا، صربيا، سلوفاكيا، سلوفينيا، الولايات المتحدة الأمريكية، سورينام، طاجيكستان، تونغا، ترينيداد وتوباغو، تركيا، أوكرانيا، أوزبكستان، أوروغواي، فيجي، فنلندا، فرنسا، ألمانيا، كرواتيا، الجبل الأسود، جمهورية التشيك، تشيلي، سويسرا، السويد، الإكوادور، إستونيا، جنوب أفريقيا، كوريا الجنوبية، اليابان

وضعت اتفاقية لاهاي لعام 1961 الأساس لتبسيط عملية الاعتراف بالوثائق الأجنبية. قبل إدخال نظام الأبوستيل، كانت الوثائق المخصصة للاستخدام في الخارج يجب أن تمر عبر إجراءات مطولة للمصادقة القانونية من خلال القنصليات والسفارات. قامت الاتفاقية بتبسيط هذه العملية من خلال إنشاء معيار موحد للتحقق من صحة الوثائق.

كطرف في اتفاقية لاهاي، تستخدم هونغ كونغ الأبوستيل لتأكيد صحة الوثائق المؤسسية الصادرة عن الهيئات الحكومية أو المصدقة من قبل كاتب عدل (نوتاريوس). الهيئة الرئيسية المسؤولة عن وضع الأبوستيل في هونغ كونغ هي المحكمة العليا (High Court). يضمن هذا الإجراء الاعتراف بالوثائق المصدقة بالأبوستيل في هونغ كونغ من قبل الدول الأطراف الأخرى في الاتفاقية.

لأي أغراض يتطلب تصديق الأبوستيل للوثائق؟

التصديق بالأبوستيل للوثائق ضروري من أجل الاعتراف الرسمي بها واستخدامها خارج هونغ كونغ. فهو يؤكد صحة الوثائق ويجعلها سارية قانونيًا في الدول الأخرى الموقعة على اتفاقية لاهاي. تشمل الحالات الرئيسية التي تتطلب الأبوستيل ما يلي:

• فتح حساب بنكي في بنوك أجنبية.
• تقديم الوثائق للشركاء والجهات المقابلة الأجنبية.
• المشاركة في المناقصات الدولية.
• تمثيل مصالح الشركة في ولايات قضائية أخرى.
• الالتحاق بمؤسسة تعليمية أجنبية.
• عقد الزواج في دولة أجنبية.
• الحصول على تصريح عمل، أو إقامة، أو جنسية في بلد آخر.
• التسجيل الضريبي في بلد آخر.

يعمل الأبوستيل على تسريع عملية الاعتراف بالوثائق بشكل كبير، من خلال إلغاء الحاجة إلى المصادقة القانونية الإضافية، ويسهل استخدامها في الدول الأطراف في اتفاقية لاهاي.

ما هي الوثائق التي يمكن تصديقها بالأبوستيل في هونغ كونغ؟

الوثائق التالية تخضع للتصديق بالأبوستيل في هونغ كونغ:

الوثائق الصادرة عن الهيئات الحكومية في هونغ كونغ فيما يتعلق بالكيانات القانونية:

• شهادة التأسيس (Certificate of Incorporation).
• نموذج التسجيل (NNC1).
• شهادة تسجيل الأعمال (BRC – Business Registration Certificate).
• النظام الأساسي للشركة (Memorandum and Articles of Association).
• تقرير تفاصيل الشركة (Company particulars report – شبيه بمستخرج من السجل التجاري).
• شهادة التسجيل المستمر (Certificate of Continuing registration – تأكيد حالة الشركة النشطة).
• النموذج السنوي للإبلاغ – الإقرار السنوي (Annual Return – NAR1).
• نموذج ND2A/ND2B (التغييرات في تشكيل المديرين/الأمناء).
• وثائق تغيير اسم الشركة (Certificate on change of name).
• شهادة الإقامة الضريبية.
• وأي وثائق أخرى تصدر عن سجل الشركات في هونغ كونغ (Companies Registry) أو عن دائرة الإيرادات الداخلية في هونغ كونغ (Inland Revenue Department).

الوثائق الصادرة عن سكرتير الشركة (المحامي العام للشركة):

• شهادة شاغلي المناصب (Certificate of Incumbency – شهادة تؤكد معلومات عن المالكين المستفيدين للشركة).

الوثائق الصادرة عن الشركة:

• شهادة الأسهم (Share certificate).
• محاضر الاجتماعات، وقرارات مجلس الإدارة والمساهمين.
• العقود/الاتفاقيات مع الجهات المقابلة.
• التوكيلات.
• الوثائق التي تثبت تغيير المساهمين (Sold & Bought note, Instrument of Transfer).
• سجل المساهمين (register of members).
• سجل المديرين (register of directors).
• سجل الأمناء (register of secretaries).
• سجل الأشخاص ذوي السيطرة الفعلية (register of significant controllers).

الوثائق الصادرة عن المدقق المالي (المحاسب القانوني):

• تقرير التدقيق.

الوثائق الشخصية الصادرة عن الهيئات الحكومية أو المؤسسات التعليمية:

• شهادات الميلاد.
• شهادات الزواج.
• شهادات الوفاة.
• شهادات التخرج الجامعية والشهادات المدرسية.
• شهادات السجل العدلي (عدم وجود سوابق جنائية).
• نسخ من جوازات السفر.

إجراءات التصديق بالأبوستيل في هونغ كونغ

هناك 3 (ثلاث) طرق رئيسية لتصديق الوثائق بالأبوستيل في هونغ كونغ:

1. توثيق الوثيقة من قبل الهيئة الحكومية المصدرة لها ووضع الأبوستيل في المحكمة العليا في هونغ كونغ.

هذه الطريقة تنطبق عادةً بشكل أكبر على الوثائق الصادرة عن الهيئات الحكومية.

الإجراءات:

• طلب الوثيقة من الهيئة الحكومية.
• توثيق الوثيقة من قبل الهيئة الحكومية (الشخص المخول).
• نقل الوثيقة إلى المحكمة العليا لوضع الأبوستيل.

يقوم الشخص المخول في الهيئة الحكومية المعنية بتوثيق الوثيقة، وتقوم المحكمة العليا، من خلال ختم الأبوستيل، بمصادقة صحة توقيع الشخص المخول، ومنصبه و/أو ختم الهيئة الحكومية.

في هذه الحالة، يتم وضع أبوستيل واحد على كل وثيقة: 1 وثيقة = 1 ختم أبوستيل. إذا كانت الوثيقة تتكون من عدة صفحات، فإن ختم الأبوستيل يوضع عادةً على الصفحة الأخيرة من الوثيقة أو الأولى. الوثيقة متعددة الصفحات نفسها لا تتم تجميعها (تخييطها) لا من قبل الهيئة الحكومية ولا من قبل المحكمة.

من الجدير بالذكر أن هناك استثناءات. على سبيل المثال، شهادة الإقامة الضريبية للشركة، الصادرة عن دائرة الإيرادات الداخلية في هونغ كونغ، لا يمكن توثيقها بدون توثيق من كاتب عدل.

مثال لختم أبوستيل مبني على توثيق من شخص مخول في سجل الشركات في هونغ كونغ

مثال لختم أبوستيل مبني على توثيق من شخص مخول في دائرة الإيرادات الداخلية في هونغ كونغ

2. توثيق الوثيقة/الوثائق من قبل كاتب عدل في هونغ كونغ ووضع الأبوستيل في المحكمة العليا في هونغ كونغ.

تُستخدم هذه الطريقة للوثائق التي لا تصدرها الهيئات الحكومية، بل للوثائق الداخلية للشركة.

الإجراءات:

• إعداد الوثيقة.
• التوثيق من قبل كاتب عدل.
• وضع الأبوستيل في المحكمة العليا في هونغ كونغ.

في هذه الحالة، يمكن وضع الأبوستيل على النسخة الأصلية من الوثيقة أو على نسخة منها. يتم تقديم النسخة الأصلية من الوثيقة لكاتب العدل، ويمكن لكاتب العدل أن يوثق هذه النسخة الأصلية أو أن يأخذ نسخة من الأصل ويوثق النسخة. بعد ذلك، تقوم المحكمة العليا في هونغ كونغ بمصادقة توقيع كاتب العدل والختم العدلي على النسخة الأصلية أو نسخة الوثيقة، على التوالي.

تنطبق هذه الطريقة عادةً على الوثائق الصادرة ليس عن هيئة حكومية، بل عن الشركة نفسها (وثائق داخلية). أو عندما تكون هناك حاجة لتصديق مجموعة من الوثائق، تتكون من وثائق داخلية ووثائق صادرة عن هيئة حكومية. في هذه الحالة، يقوم كاتب العدل بتجميع (تخييط) مجموعة الوثائق كاملة ويضع الختم العدلي على مكان التجميع (الخياطة). بعد ذلك، يتم وضع ختم الأبوستيل أيضًا على مكان التجميع. في هذه الحالة، يمكن أن يكون هناك عدة وثائق موثقة بختم أبوستيل واحد:

عدة وثائق مجمعة معًا = 1 أبوستيل على مكان التجميع بأكمله.

مثال لختم أبوستيل مبني على توثيق من كاتب عدل في هونغ كونغ

3. الإيمان (Commissioner for Oaths) ووضع الأبوستيل في المحكمة العليا في هونغ كونغ.

تُستخدم هذه الطريقة عندما لا يكون من الممكن توثيق الوثيقة بتوقيع وختم هيئة حكومية أو كاتب عدل.

الإجراءات:

• إعداد الوثيقة.
• تقديم إقرار خطي (أداء القسم/اليمين فيما يتعلق بالوثيقة) في قسم متخصص من دائرة الشؤون الداخلية (Home Affairs Department).
• وضع الأبوستيل في المحكمة العليا في هونغ كونغ.

من يمكنه استلام اليمين؟ – يمكن للمحكمة وللشخص الذي يتصرف في سياق قضائي أن يستلِم اليمين من شاهد تم استدعاؤه بشكل قانوني أو قدم نفسه طواعية أمامه.

يفترض الإجراء المعتاد لأداء اليمين أن من يؤدي اليمين يجب أن ينطق أو يكرر بعد الموظف الذي يستلم اليمين كلمات اليمين المنصوص عليها في القانون.

عادةً ما يُستخدم هذا النوع من التوثيق فيما يتعلق بالإجراءات القضائية، عندما يُطلب أو يُسمح به بموجب القانون كدليل على المسائل المذكورة فيه. ولكن، في حالة توثيق وثائق أخرى، مثل وثائق الشركة (الداخلية أو الصادرة عن هيئة حكومية)، فيمكن أيضًا توثيقها بمثل هذا الإقرار الخطي ومن ثم تصديقها بالأبوستيل من قبل المحكمة العليا في هونغ كونغ. ومع ذلك، تظل هذه الطريقة استثناءً أكثر من كونها قاعدة في توثيق تلك الوثائق التي يمكن في الوضع القياسي أن تُوثق إما من قبل هيئة حكومية أو كاتب عدل.

مثال لختم أبوستيل، موثق من قبل مفوض الإيمان في هونغ كونغ