চীনে প্রতিনিধি অফিস খোলার নিয়ম: কাগজপত্র, সময় ও কর

বিদেশি কোম্পানিগুলো চীনের মূল ভূখণ্ডে সাধারণত শুরুতেই বড় বিনিয়োগ করে না। প্রথম ধাপ হিসেবে তারা সেখানে একটি ছোট উপস্থিতি তৈরি করে। এতে চাহিদা বোঝা, সরবরাহকারীদের কাছ থেকে তদারকি করা এবং ব্র্যান্ডের প্রতি আস্থা তৈরি করা সহজ হয়। এই কাজটি সাধারণত করে প্রতিনিধি অফিস (Representative Office, RO)। সীমিত বাজেটে এটি কোম্পানিকে চীনে আইনি উপস্থিতি দেয়। এই গাইডে জানবেন কী কী কাগজপত্র লাগে, নিবন্ধনে কত সময় লাগে এবং কোন কোন কর দিতে হয়।

আইনি দিক থেকে প্রতিনিধি অফিস কী

প্রতিনিধি অফিস একটি বিদেশি কোম্পানির অধীন ইউনিট, এবং এর নিজস্ব আলাদা আইনি সত্তা নেই। অর্থাৎ এটি স্বাধীন কোনো কোম্পানি নয়, বরং চীনে মূল কোম্পানিরই সম্প্রসারণ। তাই এর সব দায়দায়িত্ব মূল কোম্পানির। আবেদন যাচাই করে রাষ্ট্রীয় বাজার নিয়ন্ত্রণ প্রশাসন (SAMR)। SAMR যে নিবন্ধন সনদ দেয়, সেটির ভিত্তিতেই পরে ব্যাংক হিসাব খোলা, কর্মী সংক্রান্ত কাজ এবং কর নিবন্ধন করা হয়।

শুরুতেই একটি শর্ত পূরণ করতে হয়: মূল কোম্পানিকে অন্তত দুই বছর ধরে কার্যক্রমে থাকতে হবে এবং তার ব্যবসায়িক রেকর্ড পরিষ্কার হতে হবে। ফলে নতুন প্রতিষ্ঠিত কোম্পানি আবেদন করতে পারে না। এ কারণেই চীনে সম্প্রসারণের পরিকল্পনা করা প্রতিষ্ঠানগুলো আগে থেকেই কাঠামো সাজিয়ে রাখে।

সুবিধা ও সীমাবদ্ধতা

প্রতিনিধি অফিসের সবচেয়ে বড় সুবিধা হলো এটি খোলা সহজ। সবচেয়ে বড় সীমাবদ্ধতা হলো এর কাজের পরিধি খুবই ছোট।

অফিস যা করতে পারে। এটি বাজার গবেষণা করতে পারে, দামের গতিবিধি দেখতে পারে এবং সরবরাহকারী কারখানা বাছাই করতে পারে। এটি প্রধান কার্যালয় ও চীনা অংশীদারদের মধ্যে আলোচনা ও যোগাযোগের কাজ করতে পারে। উৎপাদনস্থলে পণ্যের মান পরীক্ষা করতে পারে এবং অর্ডারের অগ্রগতি তদারকি করতে পারে। ব্র্যান্ডের পণ্যের প্রচার করতে পারে, তবে বিক্রয় চুক্তি মূল কোম্পানিকেই করতে হবে। এছাড়া অফিস ভাড়া নিতে পারে, কর্মী রাখতে পারে এবং বিদেশি কর্মীদের ভিসার কাজে সহায়তা করতে পারে।

আরেকটি সুবিধা হলো নিবন্ধিত মূলধনের প্রয়োজন নেই। তাছাড়া সত্যিকারের অফিস থাকলে চীনা অংশীদাররা বোঝে যে কোম্পানিটি গুরুত্বের সঙ্গে ও দীর্ঘ মেয়াদে বাজারে এসেছে।

অফিস যা করতে পারে না। এটি বাণিজ্যিক চুক্তিতে সই করতে পারে না এবং দেওয়া সেবার বিনিময়ে টাকা নিতে পারে না। এর হিসাবে বিক্রির আয় জমা হতে পারে না, আর এটি চীনের আনুষ্ঠানিক চালান অর্থাৎ ফাপিয়াও (fapiao) দিতে পারে না। নিজের নামে আমদানি-রপ্তানি করতে পারে না, ভ্যাট ফেরতের আবেদনও করতে পারে না।

⚠️ ব্যাংক হিসাবের দিকে খেয়াল রাখুন। অফিসের হিসাবে শুধু সেই টাকাই আসতে পারে, যা মূল কোম্পানি অফিসের দৈনন্দিন খরচের জন্য পাঠায়। এই নিয়ম ভাঙলে প্রথমে জরিমানা হয়। গুরুতর ক্ষেত্রে নিবন্ধন বাতিলও হতে পারে।

নিবন্ধনের জন্য প্রয়োজনীয় কাগজপত্র

কাগজপত্র প্রস্তুত করাই সবচেয়ে সূক্ষ্ম কাজ, এবং দেরির সবচেয়ে সাধারণ কারণও এটি। চীনা কর্তৃপক্ষ প্রতিটি নথির সত্যতা যাচাই করে। তাই মূল কোম্পানির কাগজপত্র আগেভাগেই চীনা ভাষায় অনুবাদ ও সত্যায়ন করিয়ে রাখা উচিত।

ন্যূনতম যা লাগবে:

• মূল কোম্পানির মেমোরেন্ডাম ও আর্টিকেলস অব অ্যাসোসিয়েশন এবং নিবন্ধন সনদ (Certificate of Incorporation);
• কোম্পানির পক্ষে সই করার ক্ষমতা দেওয়া পাওয়ার অব অ্যাটর্নি;
• প্রধান প্রতিনিধি (চিফ রিপ্রেজেন্টেটিভ) ও অন্যান্য প্রতিনিধি নিয়োগের সিদ্ধান্ত;
• কোম্পানির আর্থিক অবস্থা নিশ্চিত করা ব্যাংক রেফারেন্স লেটার;
• অন্তত বারো মাসের জন্য অনাবাসিক স্থানের ভাড়ার চুক্তি।

নভেম্বর ২০২৩ থেকে চীনে হেগ অ্যাপোস্টিল কনভেনশন কার্যকর। কনভেনশনে যুক্ত বেশিরভাগ দেশের জন্য এখন আর কনস্যুলার সত্যায়ন লাগে না, অ্যাপোস্টিল ও প্রত্যয়িত অনুবাদই যথেষ্ট। যে দেশগুলো কনভেনশনে যুক্ত নয়, তাদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য পদ্ধতি আগে থেকে জেনে নেওয়া উচিত। হংকংয়ের কোম্পানিগুলোর জন্য সহজ পদ্ধতি প্রযোজ্য। আরও একটি বিষয় মনে রাখুন: আবাসিক বাড়ি অফিস হিসেবে গ্রহণযোগ্য নয়, জায়গাটি অবশ্যই অনাবাসিক হতে হবে।

প্রতিনিধি কার্যালয় খোলার কথা ভাবছেন?

• RO আপনার জন্য উপযুক্ত কি
• WFOE-এর সঙ্গে তুলনা
• এই কাঠামোর সীমাবদ্ধতা

বিনামূল্যে পরামর্শ

নিবন্ধনের ধাপ ও সময়

নিবন্ধন এই ক্রমে হয়:

1. নাম অনুমোদন: নামে থাকে দেশের নাম, মূল কোম্পানির চীনা নাম এবং “Representative Office” শব্দটি;
2. SAMR-এ কাগজপত্র জমা দেওয়া ও নিবন্ধন সনদ গ্রহণ;
3. জননিরাপত্তা ব্যুরোর অনুমোদন নিয়ে কোম্পানির সিল তৈরি;
4. কর নিবন্ধন;
5. ব্যাংক হিসাব খোলা।

শুধু নিবন্ধনে প্রায় দুই সপ্তাহ লাগে, পরবর্তী কাজগুলোতেও মোটামুটি একই সময় লাগে। কাগজপত্র প্রস্তুতির সময় যোগ করলে পুরো প্রক্রিয়া সাধারণত ছয় সপ্তাহ থেকে তিন মাস চলে। সাংহাই ও বেইজিংয়ে ফি বেশি, কিন্তু সেখানকার কর্তৃপক্ষ অভিজ্ঞ হওয়ায় কাজ দ্রুত হয়। ছোট শহরগুলোতে প্রায়ই উল্টোটা ঘটে।

খোলা ও চালানোর খরচ

শুরুর আগে বাজেট করে নিলে অপ্রত্যাশিত খরচ এড়ানো যায়। প্রধান কার্যালয় চীনের বাইরে থাকলে এবং স্থানীয় কাজ একজন বিশ্বস্ত প্রতিনিধির মাধ্যমে চললে এটি আরও জরুরি।

প্রতিনিধি অফিসের কর কীভাবে হয়

প্রতিনিধি অফিস মুনাফা করে না, তবুও তাকে কর দিতে হয়। এখানে ডিমড প্রফিট (অনুমিত মুনাফা) পদ্ধতি প্রযোজ্য, যেখানে ভিত্তি আয় নয়, খরচ। খরচের সঙ্গে একটি আনুমানিক মুনাফার হার যোগ করা হয়। যে অঙ্ক দাঁড়ায়, সেটিকে মুনাফা ধরে তার ওপর কর্পোরেট আয়কর ও ভ্যাট আরোপ করা হয়।

সহজ কথায়, খরচ যত বেশি, কর তত বেশি। কর রিটার্ন দিতে হয় প্রতি ত্রৈমাসিকে। কর্মীদের বেতন দেওয়ার সময় অফিসকে কর কেটে জমাও দিতে হয়। তাই খরচ কীভাবে লেখা ও শ্রেণিবদ্ধ করা হয়, তার সরাসরি প্রভাব পড়ে করের অঙ্কে।

কর্মী, ভিসা ও নিয়োগ

অফিসে থাকেন একজন প্রধান প্রতিনিধি ও কয়েকজন প্রতিনিধি, আর বিদেশি কর্মীর সংখ্যা সীমিত। বিদেশি কর্মীদের Z ক্যাটাগরির ওয়ার্ক ভিসা ও ওয়ার্ক পারমিট নিতে হয়, এবং প্রতি বছর দুটোই নবায়ন করতে হয়।

প্রতিনিধি অফিস চীনা নাগরিকদের সরাসরি নিয়োগ দিতে পারে না। নিয়োগ হয় FESCO বা CIIC-এর মতো লাইসেন্সপ্রাপ্ত এইচআর এজেন্সির মাধ্যমে। সামাজিক বীমার চাঁদা বাধ্যতামূলক। এই নিয়ম ভাঙা গুরুতর লঙ্ঘন হিসেবে গণ্য হয় এবং এতে অফিসের কাজ বন্ধ হয়ে যেতে পারে।

বার্ষিক প্রতিবেদন, হিসাবরক্ষণ ও অফিস বন্ধ

অফিসকে হিসাবের খাতা রাখতে হয়, প্রতি বছর নিবন্ধন কর্তৃপক্ষের কাছে প্রতিবেদন দিতে হয় এবং কর রিটার্নের সঙ্গে অডিট প্রতিবেদন জমা দিতে হয়। সময়সীমা কঠোরভাবে মানতে হবে, কারণ দেরি হলে জরিমানা ও হিসাব জব্দ হতে পারে।

অফিস বন্ধ করতে খোলার চেয়ে বেশি সময় লাগে। এর মধ্যে আছে অডিট, কর পরিদর্শন, দায়দেনা পরিশোধ, হিসাব বন্ধ করা ও সিল ফেরত দেওয়া। বড় শহরে শুধু কর পরিদর্শনেই দুই থেকে তিন মাস লাগতে পারে। তাই এই কাজের বোঝা শুরু থেকেই হিসাবে রাখা বুদ্ধিমানের কাজ।

চীনে RO খুলতে প্রস্তুত?

• সম্পূর্ণ RO নিবন্ধন
• স্বীকৃতি ও নিবন্ধন
• চালুতে পূর্ণ সহায়তা

বিনামূল্যে পরামর্শ

প্রতিনিধি অফিস নাকি WFOE?

লক্ষ্য যদি বাজার বোঝা, চাহিদা যাচাই ও যোগাযোগ গড়ে তোলা হয়, তাহলে প্রতিনিধি অফিসই যথেষ্ট। কিন্তু কোম্পানি যদি চীনে বিক্রি করে আয় করতে চায়, তাহলে WFOE (সম্পূর্ণ বিদেশি মালিকানাধীন কোম্পানি) বা যৌথ উদ্যোগ গঠন করতে হবে।

“প্রতিনিধি অফিস হলো এমন এক পর্যবেক্ষক দল, যার গুলি চালানোর অনুমতি নেই। মাঠ বোঝার সময় এর কোনো বিকল্প নেই, কিন্তু প্রথম চুক্তি হলেই পূর্ণাঙ্গ কোম্পানিতে যেতে হয়,” ব্যাখ্যা করেন এশীয় বাজারে প্রবেশ বিষয়ক পরামর্শক সের্গেই কোনন (Sergey Konon)।

একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়: প্রতিনিধি অফিসকে সরাসরি WFOE-তে রূপান্তর করা যায় না। আগে অফিসটি বন্ধ করতে হয়, তারপর নতুন কোম্পানি নিবন্ধন করতে হয়।

সব মিলিয়ে, প্রতিনিধি অফিস চীনে কম খরচে ও নমনীয়ভাবে উপস্থিতি গড়ার একটি উপায়। নিবন্ধিত মূলধন লাগে না, আইনিভাবে অফিস ভাড়া ও দল গঠন করা যায়, তবে ব্যবসা বা নিজস্ব আয়ের সুযোগ নেই। প্রশাসনিক প্রক্রিয়া ও নিয়মিত প্রতিবেদনের জন্য প্রস্তুত প্রতিষ্ঠানের জন্য এটি উপযুক্ত। ভালোভাবে প্রস্তুত কাগজপত্র ও অভিজ্ঞ পরামর্শকের সহায়তা আবেদন বাতিল ও দেরির ঝুঁকি অনেকটাই কমায়।

সের্গেই কোনন, চীন প্র্যাকটিস প্রধান।