Apostille für Unternehmensdokumente in Hongkong: Ein umfassender Leitfaden

Die Führung internationaler Geschäfte erfordert Kenntnisse vieler rechtlicher Feinheiten, insbesondere wenn es um die Arbeit mit Dokumenten geht. Eines dieser Werkzeuge ist die Apostille – eine Bescheinigung, die die Echtheit eines Dokuments für seine Verwendung im Ausland bestätigt. Im Jahr 1961 legte das Haager Übereinkommen die Apostillierung mit dem Ziel fest, das Verfahren der Legalisation zu vereinfachen.

Für Unternehmen, die außerhalb ihres eigenen Rechtsraums tätig sind oder tätig werden möchten, spielt die Apostille eine der Schlüsselrollen. Sie bescheinigt, dass Unternehmensdokumente wie Registrierungsbescheinigungen, Satzungen oder Unternehmensvereinbarungen im Ausland als gültig anerkannt werden.

Hongkong, als eine der führenden internationalen Geschäftsrechtsordnungen, ist ebenfalls Vertragspartei des Haager Übereinkommens. Dies bedeutet, dass die Apostille von Dokumenten, die in Hongkong ausgestellt wurden, in den meisten Ländern der Welt akzeptiert wird, was wiederum den internationalen Dokumentenaustausch erheblich vereinfacht. In diesem Artikel werden wir im Detail betrachten, was eine Apostille ist, welche Dokumente apostilliert werden müssen und den Prozess der Apostillierung.

Haager Apostille-Übereinkommen

Die Apostille wird in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens akzeptiert. Es ist wichtig sicherzustellen, dass das Land, in dem die Dokumente verwendet werden sollen, Vertragspartei des Übereinkommens ist.

Vertragsstaaten des Haager Apostille-Übereinkommens (einschließlich Gebiete)

Australien, Österreich, Aserbaidschan, Albanien, Andorra, Antigua und Barbuda, Argentinien, Armenien, Bahamas, Barbados, Bahrain, Belarus, Belize, Belgien, Bulgarien, Bosnien und Herzegowina, Botswana, Brasilien, Brunei Darussalam, Burundi, Vanuatu, Vereinigtes Königreich, Ungarn, Venezuela, Honduras, Grenada, Griechenland, Georgien, Hongkong (Sonderverwaltungsregion der Volksrepublik China), Dänemark, Dominica, Dominikanische Republik, Israel, Indien, Irland, Island, Spanien, Italien, Kap Verde, Kasachstan, Zypern, Kirgisistan, Kolumbien, Kosovo, Costa Rica, Volksrepublik China, Lettland, Lesotho, Liberia, Litauen, Liechtenstein, Luxemburg, Mauritius, Mazedonien, Malawi, Malta, Marokko, Marshallinseln, Macau (China), Mexiko, Moldawien, Monaco, Mongolei, Namibia, Niederlande, Nicaragua, Niue, Neuseeland, Norwegen, Oman, Cookinseln, Panama, Paraguay, Peru, Polen, Portugal, Russische Föderation, Rumänien, El Salvador, Samoa, San Marino, São Tomé und Príncipe, Swasiland, Seychellen, St. Vincent und die Grenadinen, St. Kitts und Nevis, St. Lucia, Serbien, Slowakei, Slowenien, Vereinigte Staaten von Amerika, Suriname, Tadschikistan, Tonga, Trinidad und Tobago, Türkei, Ukraine, Usbekistan, Uruguay, Fidschi, Finnland, Frankreich, Deutschland, Kroatien, Montenegro, Tschechische Republik, Chile, Schweiz, Schweden, Ecuador, Estland, Südafrika, Südkorea, Japan

Das Haager Übereinkommen von 1961 schuf die Grundlagen für die Vereinfachung des Anerkennungsverfahrens ausländischer Dokumente. Bevor das Apostillesystem eingeführt wurde, mussten Dokumente, die zur Verwendung im Ausland bestimmt waren, ein langwieriges Legalisationverfahren durch Konsulate und Botschaften durchlaufen. Das Übereinkommen vereinfachte diesen Prozess, indem es einen einheitlichen Standard für die Echtheitsbestätigung von Dokumenten schuf.

Als Vertragspartei des Haager Übereinkommens verwendet Hongkong die Apostille, um die Echtheit von Unternehmensdokumenten zu bestätigen, die von staatlichen Stellen ausgestellt oder von Notaren beglaubigt wurden. Die für die Anbringung der Apostille in Hongkong hauptverantwortliche Behörde ist der High Court (Obergericht). Dieses Verfahren gewährleistet, dass in Hongkong apostillierte Dokumente in anderen Vertragsstaaten des Übereinkommens anerkannt werden.

Für welche Zwecke wird eine Apostille benötigt?

Die Apostille von Dokumenten ist für deren offizielle Anerkennung und Verwendung außerhalb Hongkongs erforderlich. Sie bestätigt die Echtheit der Dokumente und macht sie in anderen, dem Haager Übereinkommen beigetretenen Ländern rechtsgültig. Die Hauptfälle, in denen eine Apostille erforderlich ist, umfassen:

• Eröffnung eines Bankkontos bei ausländischen Banken.
• Vorlage von Dokumenten für ausländische Partner und Geschäftspartner.
• Teilnahme an internationalen Ausschreibungen.
• Vertretung der Unternehmensinteressen in anderen Rechtsordnungen.
• Immatrikulation an einer ausländischen Bildungseinrichtung.
• Eheschließung im Ausland.
• Erlangung einer Arbeitserlaubnis, Aufenthaltserlaubnis oder Staatsbürgerschaft in einem anderen Land.
• Steuerregistrierung in einem anderen Land.

Die Apostille beschleunigt den Anerkennungsprozess von Dokumenten erheblich, indem sie die Notwendigkeit einer zusätzlichen Legalisation beseitigt, und erleichtert deren Verwendung in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens.

Welche Dokumente können in Hongkong apostilliert werden?

In Hongkong unterliegen folgende Dokumente der Apostillierung:

Von Hongkonger Regierungsbehörden ausgestellte Dokumente bezüglich juristischer Personen:

• Gesellschaftszertifikat (Certificate of Incorporation).
• Registrierungsformular (NNC1).
• Geschäftsregistrierungsbescheinigung (BRC – Business Registration Certificate).
• Gesellschaftsvertrag (Memorandum and Articles of Association).
• Unternehmensdatensbericht (Company particulars report – vergleichbar mit einem Handelsregisterauszug).
• Fortlaufende Registrierungsbescheinigung (Certificate of Continuing registration – Bestätigung des aktiven Status des Unternehmens).
• Jährliche Meldung – Annual Return (NAR1).
• Formular ND2A/ND2B (Änderungen in der Zusammensetzung der Direktoren/Sekretäre).
• Dokumente zur Namensänderung des Unternehmens (Certificate on change of name).
• Steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung.
• Und alle anderen Dokumente, die vom Hongkonger Companies Registry (Unternehmensregister) oder vom Inland Revenue Department (Steuerbehörde) Hongkongs ausgestellt wurden.

Vom Unternehmenssekretär ausgestellte Dokumente:

• Bescheinigung über die Amtsinhaber (Certificate of Incumbency – Bescheinigung, die Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten des Unternehmens bestätigt).

Vom Unternehmen ausgestellte Dokumente:

• Aktienzertifikat (Share certificate).
• Sitzungsprotokolle, Beschlüsse des Vorstands und der Aktionäre.
• Verträge/Vereinbarungen mit Geschäftspartnern.
• Vollmachten.
• Dokumente, die einen Aktionärswechsel nachweisen (Sold & Bought note, Instrument of Transfer).
• Aktionärsregister (register of members).
• Direktorenregister (register of directors).
• Sekretärsregister (register of secretaries).
• Register der bedeutenden Kontrollpersonen (register of significant controllers).

Vom Wirtschaftsprüfer ausgestellte Dokumente:

• Prüfungsbericht

Persönliche Dokumente, die von Regierungsbehörden oder Bildungseinrichtungen ausgestellt wurden:

• Geburtsurkunden.
• Heiratsurkunden.
• Sterbeurkunden.
• Universitätsabschlüsse und Schulzeugnisse.
• Polizeiliche Führungszeugnisse.
• Reisepasskopien.

Verfahren zur Apostillierung in Hongkong

In Hongkong gibt es 3 (drei) Hauptmethoden, um Dokumente zu apostillieren:

1. Beglaubigung des Dokuments durch die ausstellende staatliche Behörde und Anbringung der Apostille am High Court von Hongkong.

Diese Methode ist in der Regel am besten für Dokumente geeignet, die von staatlichen Behörden ausgestellt werden.

Verfahren:

• Bestellung des Dokuments bei der staatlichen Behörde.
• Beglaubigung des Dokuments durch die staatliche Behörde (befugte Person).
• Übermittlung des Dokuments an den High Court zur Anbringung der Apostille.

Die befugte Person der zuständigen staatlichen Behörde beglaubigt das Dokument, und der High Court bescheinigt mit dem Apostillenstempel die Echtheit der Unterschrift der befugten Person, ihre Funktion und/oder des Stempels der Behörde.

In diesem Fall wird auf jedes Dokument eine Apostille angebracht: 1 Dokument = 1 Apostillenstempel. Besteht das Dokument aus mehreren Seiten, wird der Apostillenstempel in der Regel auf die letzte Seite des Dokuments oder die erste gesetzt. Das mehrseitige Dokument selbst wird weder von der Behörde noch vom Gericht gebunden.

Es ist anzumerken, dass es auch Ausnahmen gibt. So kann beispielsweise die steuerliche Ansässigkeitsbescheinigung für ein Unternehmen, die vom Inland Revenue Department Hongkongs ausgestellt wird, nicht ohne notarielle Beglaubigung beglaubigt werden.

Beispiel eines Apostillenstempels basierend auf einer Beglaubigung durch eine befugte Person des Companies Registry Hongkong

Beispiel eines Apostillenstempels basierend auf einer Beglaubigung durch eine befugte Person des Inland Revenue Department Hongkong

2. Notarielle Beglaubigung des Dokuments/der Dokumente durch einen Notar in Hongkong und Anbringung der Apostille am High Court von Hongkong.

Diese Methode wird für Dokumente verwendet, die nicht von staatlichen Behörden, sondern für interne Unternehmensdokumente ausgestellt werden.

Verfahren:

• Vorbereitung des Dokuments.
• Notarielle Beglaubigung.
• Anbringung der Apostille am High Court von Hongkong.

In diesem Fall kann die Apostille auf das Originaldokument oder eine Kopie davon angebracht werden. Das Originaldokument wird dem Notar vorgelegt, und der Notar kann entweder dieses Original beglaubigen oder eine Kopie des Originals anfertigen und die Kopie beglaubigen. Anschließend beglaubigt der High Court von Hongkong jeweils die Unterschrift des Notars und den Notarstempel auf dem Original oder der Kopie des Dokuments.

Diese Methode ist in der Regel für Dokumente anwendbar, die nicht von einer Behörde, sondern vom Unternehmen selbst (interne Dokumente) ausgestellt wurden. Oder wenn eine Kombination aus internen Dokumenten und von Behörden ausgestellten Dokumenten apostilliert werden muss. In diesem Fall bindet der Notar den gesamten Dokumentensatz und setzt den Notarstempel auf die Bindung der Dokumente. Anschließend wird auch der Apostillenstempel auf die Bindung gesetzt. In diesem Fall können mehrere Dokumente mit 1 Apostillenstempel beglaubigt sein:

Mehrere zusammengebundene Dokumente = 1 Apostille für die gesamte Bindung.

Beispiel eines Apostillenstempels basierend auf einer Beglaubigung durch einen Notar in Hongkong

1. Beglaubigung des Dokuments/der Dokumente durch einen Commissioner for Oaths (Eidkommissar) und Anbringung der Apostille am High Court von Hongkong.

Diese Methode wird verwendet, wenn es nicht möglich ist, das Dokument mit der Unterschrift und dem Stempel einer staatlichen Behörde oder eines Notars zu beglaubigen.

Verfahren:

• Vorbereitung des Dokuments.
• Erstellung einer eidesstattlichen Versicherung (Abgabe eines Eids/einer eidesstattlichen Erklärung bezüglich des Dokuments) in einer spezialisierten Abteilung des Home Affairs Department.
• Anbringung der Apostille am High Court von Hongkong.

Wer kann einen Eid abnehmen? – Das Gericht und eine Person, die in einem gerichtlichen Verfahren handelt, können einen Zeugen vereidigen, der gesetzlich geladen oder freiwillig vor ihr erschienen ist.

Das übliche Verfahren der Vereidigung setzt voraus, dass der zu Vereidigende dem vereidigenden Beamten die gesetzlich vorgeschriebenen Eidesworte nachsprechen oder wiederholen muss.

Normalerweise wird diese Art der Beglaubigung im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren verwendet, wenn sie als Nachweis für die darin dargelegten Fragen gesetzlich erforderlich oder zugelassen ist. Im Falle der Beglaubigung anderer Dokumente, wie z. B. Unternehmensdokumente (interne oder von einer staatlichen Behörde ausgestellte), können diese jedoch auch durch eine solche eidesstattliche Versicherung beglaubigt und anschließend vom High Court von Hongkong apostilliert werden. Diese Methode ist jedoch eher eine Ausnahme als die Regel für die Beglaubigung jener Dokumente, die im Standardverfahren entweder von einer staatlichen Behörde oder einem Notar beglaubigt werden können.

Beispiel eines Apostillenstempels, beglaubigt durch einen Commissioner for Oaths in Hongkong