Jährliche regulatorische Anforderungen für Unternehmen in Hongkong 

Hongkong ist ein attraktiver Standort für Unternehmen. Als eines der weltweit führenden Finanzzentren wird diese Verwaltungsregion Chinas jährlich zu einem Anziehungspunkt für Unternehmen aller Größen. Ein günstiges Geschäftsklima, ein stabiles Rechtssystem und ein stetiger Innovationsfluss bieten Unternehmen die besten Arbeitsbedingungen. 

Wie jeder andere Staat hat auch Hongkong eine Reihe von obligatorischen regulatorischen Anforderungen, die für das erfolgreiche Funktionieren Ihres Unternehmens notwendig sind. Lassen Sie uns die wichtigsten in diesem Artikel betrachten. 

• Jährliche Erneuerung der Unternehmensregistrierung. Dies umfasst die Umsetzung einer Reihe gesetzlicher Anforderungen wie die Verlängerung der eingetragenen Adresse des Unternehmens und die Dienstleistungen eines lizenzierten Firmensekretärs, die Ausstellung einer gültigen Geschäftsanmeldebescheinigung (BRC) beim Inland Revenue Department und die Einreichung einer Jahresmeldung beim Companies Registry usw. 
• Jahresabschluss, Prüfung und Gewinnsteuererklärung. Eine obligatorische Anforderung der Hongkonger Behörden für alle Unternehmen, die in ihrem Gebiet tätig sind. Der Abschluss des Geschäftsjahres umfasst die Erstellung und Prüfung der Jahresabschlüsse sowie die Einreichung einer Steuererklärung auf dem Formular BIR-51. 
• Einreichung von Personalberichten. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, im Laufe des Jahres zwei Arten von Berichten einzureichen – Formular 6(F)1 (Löhne und Rentenbeiträge) und die vierteljährliche Beschäftigungs- und Vakanzumfrage, die jährlich vom Census and Statistics Department durchgeführt wird. Wenn das Unternehmen lokales Personal beschäftigt, muss monatlich ein zusätzlicher Bericht an den Mandatory Provident Fund eingereicht werden. 

Wir werden jeden Punkt genauer betrachten und Ihnen alle notwendigen Verfahren für das erfolgreiche und reibungslose Funktionieren Ihres Unternehmens in Hongkong erläutern. 

Jährliche Erneuerung 

Was bedeutet und umfasst die Erneuerung eines Unternehmens in Hongkong? 

Die Erneuerung eines Unternehmens ist ebenso wichtig wie seine ursprüngliche Registrierung und erfolgt einmal im Jahr am Jahrestag des Unternehmens. Die Erneuerungsverpflichtungen stehen im Zusammenhang mit der Erfüllung der Anforderungen der in Hongkong verabschiedeten Companies Ordinance und der Business Registration Ordinance (Cap. 310). 

Es gibt eine Reihe spezifischer Verpflichtungen, die zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen in Hongkong notwendig sind. Jedes Unternehmen, das in der Stadt tätig ist, muss seine Geschäftsanmeldung erneuern und bestimmte aktuelle Informationen rechtzeitig bereitstellen. 

Die rechtzeitige Einhaltung der Fristen gewährleistet den reibungslosen Betrieb des Unternehmens und ermöglicht es Ihnen, mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden. Lassen Sie uns alle Merkmale der Unternehmenserneuerung genauer betrachten und die wichtigsten Punkte hervorheben, die die Aktivitäten Ihres Unternehmens in Hongkong beeinflussen. 

Eine gültige rechtliche Adresse und deren Verlängerung für einen Zeitraum von einem Jahr 

Gemäß Section 658 der Companies Ordinance muss jedes Unternehmen eine gültige eingetragene Adresse in Hongkong haben, die als offizieller Kommunikationskanal zwischen dem Unternehmen und den Regierungsbehörden dient. Über die eingetragene Adresse benachrichtigt die Regierung die Unternehmen über alle rechtlichen und unternehmerischen Anfragen sowie über Änderungen und Anforderungen. 

Firmensekretär 

Gemäß der Companies Ordinance (Cap. 622) ist es für alle in Hongkong tätigen Unternehmen obligatorisch, einen Firmensekretär zu haben. Der Firmensekretär stellt dem Unternehmen ein eingetragenes Büro für einen Zeitraum von 1 Jahr zur Verfügung (bis zur nächsten Erneuerung). 

Der Sekretär ist das Bindeglied zwischen dem Unternehmen und den Regierungsbehörden. Seine Hauptfunktion besteht darin, sicherzustellen, dass das Unternehmen alle regulatorischen Anforderungen erfüllt. 

Geschäftsanmeldebescheinigung (BRC) 

Rechtsrahmen 

Gemäß der Business Registration Ordinance (Cap. 310) (“BRO”) müssen alle Personen und Einheiten, die in Hongkong Geschäfte tätigen, sofern nicht ausdrücklich ausgenommen, ihr Geschäft beim Business Registration Office des Inland Revenue Department registrieren. 

Definition von Geschäft 

Der Begriff “Geschäft” umfasst jede Form von Handel, Gewerbe, Handwerk, Beruf, Berufung oder andere Aktivitäten, die zum Zweck der Gewinnerzielung durchgeführt werden. Diese Definition schließt auch Clubs ein. 

Registrierungspflichten 

• Einheimische Unternehmen: Jedes in Hongkong gegründete Unternehmen gilt als geschäftstätig und muss gemäß der BRO registriert werden. 
• Ausländische Unternehmen: Nicht in Hongkong ansässige Unternehmen, die gemäß der Companies Ordinance registriert sind, gelten ebenfalls als geschäftstätig und müssen die Registrierungspflichten erfüllen. 
• Repräsentanzbüros: Jede nicht in Hongkong ansässige Gesellschaft mit einem Repräsentanz- oder Verbindungsbüro in Hongkong muss gemäß der BRO registriert werden. 
• Immobilienvermietung: Nicht in Hongkong ansässige Gesellschaften, die Immobilien in Hongkong vermieten, müssen ebenfalls registriert werden. 

Gültige Geschäftsanmeldung 

Alle in Hongkong tätigen Unternehmen müssen über eine gültige Geschäftsanmeldebescheinigung (BRC) verfügen. Diese Bescheinigung, die vom Inland Revenue Department (IRD) von Hongkong ausgestellt wird, kann entweder für ein oder drei Jahre gültig sein. Der Betrieb eines Unternehmens ohne gültige BRC ist illegal. 

Anzeigepflichten 

Die aktuelle BRC muss an der Geschäfts- oder Zweigstelle gut sichtbar ausgehängt werden. Sie sollte auf Anfrage für eine offizielle Inspektion leicht zugänglich sein. Wenn die BRC als elektronisches Dokument ausgestellt wird, muss eine gedruckte Kopie in einem sichtbaren Bereich ausgehängt werden. 

Erneuerungsprozess 

Die Erneuerung der BRC umfasst die Zahlung einer Regierungsgebühr und die jährliche Aktualisierung der Bescheinigung. Das Versäumnis, die BRC zu erneuern, kann zu einer Geldstrafe von bis zu 3.500 HK$ führen. Wiederholte Verstöße können zu schwereren Strafen führen, einschließlich der vorübergehenden Aussetzung der Geschäftstätigkeit in Hongkong. 

Jahresmeldung (NAR1) Meldeformular 

Alle rechtmäßig in Hongkong tätigen Unternehmen sind verpflichtet, eine Jahresmeldung (Formular NAR1) (Formular herunterladen) beim Companies Registry einzureichen. Einfach ausgedrückt handelt es sich dabei um eine jährliche Benachrichtigung an den Staat über die Änderungen, die in Ihrem Unternehmen im Laufe des Jahres stattgefunden haben. 

Hongkong schreibt eine strenge Frist für die Einreichung eines Jahresberichts vor – 42 Tage ab dem Jahrestag des Unternehmens. Das Versäumnis, diese Frist für die Einreichung eines NAR1-Berichts einzuhalten, kann zu erheblichen Geldstrafen und in einigen Fällen zu rechtlichen Schritten führen. Um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und rechtliche Risiken zu vermeiden, wenden Sie sich an die Experten von Vita Liberta Limited. Wir helfen Ihrem Unternehmen, konform und betriebsbereit zu bleiben. 

Das Versäumnis, die Frist für die Einreichung eines Jahresberichts einzuhalten, kann zu einer Geldstrafe von bis zu 3.480 HK$ führen. Darüber hinaus riskieren Unternehmen, die Fristen nicht einhalten, aus dem Register gestrichen zu werden, was zur Aussetzung der Geschäftstätigkeit führt. In Hongkong gibt es eine Abstufung der Geldstrafen für das Versäumnis, die Frist für die Einreichung eines Jahresberichts einzuhalten; lassen Sie uns dies am Beispiel eines lokalen Privatunternehmens genauer betrachten. 

Detaillierte Aufschlüsselung der Jahresmeldung (NAR1-Formular) 

Das NAR1-Formular enthält wesentliche Informationen über ein Unternehmen. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Erklärung der im Formular enthaltenen Abschnitte: 

• Firmennummer, die in der oberen rechten Ecke des Dokuments „Certificate of Incorporation“ zu finden ist. 
• Firmenname. Der vollständige Name des Unternehmens, entweder auf Englisch oder traditionellem Chinesisch, muss mit dem Namen auf dem „Certificate of Incorporation“ oder im „Certificate of Change of Name“ übereinstimmen. 
• Unternehmensart. Nur drei Arten von Geschäftseinheiten in Hongkong sind verpflichtet, die Jahresmeldung einzureichen: Public Company, Company Limited by Guarantee, Private Limited Company. 
• Gründungsdatum. Das offizielle Datum, an dem das Unternehmen gegründet wurde, wie im „Certificate of Incorporation“ angegeben. 
• Adresse. Die eingetragene Geschäftsadresse, an der das Unternehmen offizielle Benachrichtigungen von der Regierung von Hongkong erhält. 
• Grundkapital. Das investierte Kapital wird in der Höhe und dem Wert der Aktien dargestellt, was das eingebrachte Kapital des Unternehmens repräsentiert. 
• Firmensekretär. Informationen über die Person oder das Unternehmen, das als Firmensekretär fungiert, einschließlich Name, Adresse in Hongkong und Kontaktdaten. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, einen Firmensekretär zu haben. 
• Directors. Informationen über die Direktoren, einschließlich vollständigem Namen, Identitätsdokumentnummer und Postadresse. Eine juristische Person kann auch als Direktor fungieren. Die Mindestanforderung ist, mindestens einen Direktor zu haben. 
• Aktionäre. Für nicht börsennotierte Unternehmen enthält das Formular spezifische Details über die Aktionäre, wie Name, Identitätsdokumentnummer und die Anzahl der gehaltenen Aktien. 

Es ist zu beachten, dass die Jahresmeldung nur die Unternehmensdaten zu einem bestimmten Datum (Jahrestag des Unternehmens) aufzeichnet. 

Alle Änderungen müssen innerhalb von 14 Tagen nach ihrer Einführung durch separate relevante Mitteilungen beim „Companies Registry“ gemeldet werden. Diese Änderungen sind: 

• Jede Änderung des Firmennamens. 
• Änderungen der eingetragenen Geschäftsadresse. 
• Änderungen des Ortes, an dem das Register der bedeutenden Kontrolleure geführt wird (falls an einem anderen Ort als der eingetragenen Adresse aufbewahrt). 
• Änderung der Direktoren. 
• Änderung der Angaben der Direktoren. 
• Änderungen der Informationen des Firmensekretärs, einschließlich Ernennungen und Rücktritte. 

Die rechtzeitige und genaue Meldung dieser Änderungen gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und trägt dazu bei, den guten Ruf des Unternehmens zu wahren. 

Zahlung von Regierungsgebühren 

Die Zahlung von staatlichen Gebühren ist ein obligatorisches Verfahren, dessen rechtzeitige Ausführung den legalen Betrieb eines Unternehmens in Hongkong garantiert. Staatliche Gebühren werden an das „Inland Revenue Department“ und das „Registry of Companies“ gezahlt. 

Die Regierungsgebühr für die Geschäftsanmeldung wird von der Regierung von Hongkong regelmäßig geändert, um ein Gleichgewicht zwischen der Förderung der Unternehmensentwicklung und der Auffüllung der Staatskasse zu gewährleisten. Hier sind die jüngsten historischen Trends: 

Die Regierungsgebühr für die Jahresmeldung beim „Hong Kong Companies Registry“ beträgt 105 HK$. 

Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Zahlen nur für die rechtzeitige Zahlung der Gebühren gelten – im Falle einer Verzögerung sind Strafen und eine Erhöhung der staatlichen Gebühren möglich. 

Führung eines Registers der bedeutenden Kontrolleure (SCR) 

Gemäß dem „Companies Amendment Act 2018“ sind alle Unternehmen verpflichtet, ein Register der bedeutenden Kontrolleure (SCR) zu führen, das Personen umfasst: 

Eine Person oder Einheit hat eine bedeutende Kontrolle über ein Unternehmen, wenn eine oder mehrere der folgenden Bedingungen erfüllt sind: 

1. Die Person hält direkt oder indirekt mehr als 25 % der ausgegebenen Aktien des Unternehmens oder, wenn das Unternehmen kein Aktienkapital hat, einen Anteil von mehr als 25 % am Kapital oder Gewinn des Unternehmens. 
2. Die Person hält direkt oder indirekt mehr als 25 % der Stimmrechte des Unternehmens. 
3. Die Person hat direkt oder indirekt die Befugnis, die Mehrheit der Mitglieder des Verwaltungsrats des Unternehmens zu ernennen oder abzuberufen. 
4. Die Person hat das Recht, oder übt tatsächlich einen erheblichen Einfluss oder Kontrolle über das Unternehmen aus. 
5. Die Person hat das Recht, oder übt tatsächlich einen erheblichen Einfluss oder Kontrolle über die Angelegenheiten eines Trusts oder einer Firma aus, die keine juristische Person ist, deren Treuhänder oder Mitglieder jedoch eine der ersten vier Bedingungen in Bezug auf das Unternehmen erfüllen. 

Dies ist ein geschlossenes Register und muss an der eingetragenen Adresse des Unternehmens in Hongkong aufbewahrt werden. Wenn das SCR an einer anderen Adresse in Hongkong aufbewahrt wird, muss dies separat beim „Hong Kong Companies Registry“ gemeldet werden. Darüber hinaus muss eine Person, die für die Aufbewahrung und Aktualisierung dieses Registers verantwortlich ist, der sogenannte „Designated Representative“, ernannt werden. 

Nur autorisierte Regierungsbehörden (Inland Revenue Department, Polizeibehörden usw.) können darauf zugreifen. 

Ernennung eines Vertreters für das Register der bedeutenden Kontrolleure 

Ein anwendbares Unternehmen muss mindestens einen Vertreter ernennen, der bei Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Register der bedeutenden Kontrolleure des Unternehmens hilft. 

Der designierte Vertreter ist verantwortlich für die Bereitstellung der folgenden Unterstützung: 

1. Unterstützung für Beamte des „Companies Registry“: 
   • Erleichterung des Prozesses zur Feststellung, ob das Unternehmen die relevanten Bestimmungen dieser Abteilung einhält. 
2. Unterstützung für Strafverfolgungsbeamte: 
   • Unterstützung der Strafverfolgungsbeamten bei der Ausübung ihrer spezifischen Funktionen gemäß dem Recht von Hongkong. 

Durch die Ernennung eines Vertreters stellen Unternehmen die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicher und unterstützen die Durchsetzung der Vorschriften im Zusammenhang mit dem Register der bedeutenden Kontrolleure. 

Empfang von Benachrichtigungen von Regierungsbehörden 

Wie bereits erwähnt, kommen alle Benachrichtigungen von Regierungsbehörden an die eingetragene Adresse Ihres Unternehmens. Die Hauptabsender sind: 

• Das Volkszählungs- und Statistikamt  sendet Benachrichtigungen über die Notwendigkeit der Teilnahme an der Beschäftigungs- und Vakanzumfrage zur Erstellung von Statistiken. 
• Das Arbeitsministerium fordert einen Bericht (IR56A Employer Return) an, dass die Mitarbeiter Vergütungen in Form von Löhnen und Leistungen erhalten. 
• Das Finanzamt  sendet Anfragen zur Zahlung einer Geschäftsanmeldegebühr und fordert die Einreichung der Gewinnsteuererklärung. 
• Das Handelsregister Hongkong  benachrichtigt über die Notwendigkeit, einen Jahresbericht zur Aktualisierung der Unternehmensinformationen im Register vorzulegen. 
• Andere Regierungsbehörden – Gerichte, Urheberrecht, Migration, Lizenzabteilungen usw. können ebenfalls Dokumente an Ihre eingetragene Adresse senden. 

Bei Vita Liberta Limited erhalten wir alle solchen Benachrichtigungen unserer Kunden und benachrichtigen sie entsprechend. 

Jahreshauptversammlung (AGM) 

Eine Aktionärsversammlung ist obligatorisch, um die Einhaltung des Unternehmensrechts von Hongkong zu gewährleisten. Sie findet nach dem Ende des Geschäftsjahres innerhalb von 9 Monaten für Privatunternehmen oder 6 Monaten für öffentliche Unternehmen statt. 

Bei der Versammlung genehmigen die wichtigsten Kontrollpersonen des Unternehmens die Jahresabschlüsse, entscheiden über Dividenden und ernennen Prüfer. Dies ist ein wichtiger Aspekt des Geschäfts: Bei der Versammlung kommen Management und Aktionäre zusammen, um wichtige Fragen zur zukünftigen Entwicklung des Unternehmens zu entscheiden. 

Einreichung der Gewinnsteuererklärung (PTR) 

Die Gewinnsteuererklärung (PTR) ist eine obligatorische Steuererklärung für Unternehmen, die in Hongkong tätig sind. Sie dient dazu, die Einnahmen, Ausgaben und steuerpflichtigen Gewinne eines Unternehmens beim „Inland Revenue Department“ (IRD) zu Steuerzwecken zu melden. 

Alle Einheiten, einschließlich Unternehmen, Partnerschaften und Einzelunternehmen, die in Hongkong Gewinne erzielen, sind verpflichtet, eine Gewinnsteuererklärung einzureichen. 

Einreichungsfrist 

Die Gewinnsteuererklärung (PTR) muss innerhalb von 30 Tagen nach dem Ende des Geschäftsjahres des Unternehmens oder bis zu dem auf dem PTR-Formular angegebenen Datum beim „Inland Revenue Department“ (IRD) eingereicht werden. 

Geschäftsjahr für ein Unternehmen in Hongkong: 

• Erstes Geschäftsjahr: Endet innerhalb von 18 Monaten nach der Registrierung des Unternehmens. 
• Folgende Geschäftsjahre: Enden jährlich. 

Erforderliche Begleitdokumente zur Einreichung der PTR 

• Jahresabschlüsse: Die PTR muss von den Jahresabschlüssen des Unternehmens begleitet werden. 
• Prüfungsbericht: Eine obligatorische Prüfung der Jahresabschlüsse ist erforderlich. Diese Prüfung umfasst die Analyse der Finanzdokumente und die Erstellung eines Prüfungsberichts, der den Jahresabschlüssen beigefügt und zusammen mit der PTR beim Hongkonger Steueramt eingereicht werden muss. 

Strafen für verspätete Einreichung 

• Das Versäumnis, die Frist für die Einreichung der Steuererklärung einzuhalten, kann zu erheblichen Geldstrafen von 1.200 HKD bis 10.000 HKD führen. Darüber hinaus besteht ein erhöhtes Risiko, die Berechtigung für Steueranreize und -befreiungen zu verlieren. 

Die rechtzeitige und genaue Einreichung der PTR zusammen mit den erforderlichen Jahresabschlüssen und dem Prüfungsbericht ist entscheidend, um die Einhaltung der Steuervorschriften von Hongkong zu gewährleisten und Strafen zu vermeiden. 

Einreichung von Personalberichten 

Die Regierung von Hongkong überwacht genau die Beschäftigung der Arbeitskräfte, daher besteht die Aufgabe jedes Unternehmens darin, Berichte über alle seine Mitarbeiter rechtzeitig und vollständig vorzulegen. Lassen Sie uns die wichtigsten Berichtsformulare betrachten. 

Formular 6F1 – Löhne und Rentenbeiträge 

Jedes Jahr ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, einen Bericht auf Formular 6(F)1 (der Buchstabe variiert je nach Abteilung der Steuerbehörde) einzureichen, der Daten zu Löhnen und Beiträgen zum Rentenfonds für jeden Mitarbeiter des Unternehmens enthält. Dank dieses Berichts überwacht und kontrolliert das Arbeitsministerium von Hongkong strikt die Einhaltung der Arbeitsgesetze und die Gewährleistung der Rechte der Mitarbeiter. 

Vierteljährliche Beschäftigungs- und Vakanzumfrage 

Die Umfrage wird vom „Hong Kong Census and Statistics Department“ durchgeführt und zielt darauf ab, aktuelle Daten über den Zustand des Arbeitsmarktes in Hongkong zu sammeln. Die Teilnahme an der Umfrage ist eine obligatorische Anforderung für alle Unternehmen, da sie der Regierung ermöglicht, Veränderungen im Beschäftigungsniveau zu verfolgen und Entscheidungen über die weitere Wirtschaftspolitik von Hongkong zu treffen.