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Gemäß Abschnitt 658 des Companies Act muss jedes Unternehmen eine registrierte Adresse in Hongkong haben. Die registrierte Adresse des Unternehmens dient als offizieller Kommunikationsort der Regierungsbehörden von Hongkong mit dem Unternehmen. Mitteilungen, Anfragen, Forderungen und andere Dokumente von Regierungsvertretern gehen an die Adresse des Unternehmens.

In der Regel stellt der Corporate Secretary den Firmen, die im Dienst des Secretary stehen, die Legal Address zur Verfügung. Dieser Service wird für die Dauer des Sekretariatsdienstes erbracht und jährlich erneuert.

Der Gesellschaftssekretär führt in der Akte Ihres Unternehmens am Ort der Gründung eine gültige Bescheinigung über die Gewerbeanmeldung Ihres Unternehmens sowie die Register der beherrschenden Personen.

Wir bieten Ihnen einen eingetragenen Firmensitz im Woon Lee Commercial Building im renommierten Geschäftsviertel Tsim Sha Tsui, Kowloon.

Das Vorhandensein eines Corporate Secretary ist eine zwingende Anforderung des Hong Kong Companies Law (Chapter 622) für die Registrierung und den weiteren Betrieb Ihrer juristischen Person. Der Sekretär fungiert als Bindeglied zwischen Ihrer Organisation und Regierungsbehörden.

Ab dem zweiten Jahr setzt sich die Funktionalität Ihres Sekretärs wie folgt zusammen:

• Zahlung der staatlichen Abgabe bei Erneuerung der Gewerbeanmeldung;
• Zahlung der staatlichen Gebühr bei Vorlage des jährlichen Anmeldeformulars;
• Mitteilungen über Berichtsdaten (Erneuerung der Unternehmensregistrierung beim Inland Revenue Department, Einreichung des jährlichen Registrierungsformulars NAR1 beim Hong Kong Companies Registry, Einreichung von Einkommensteuererklärungen beim Inland Revenue Department und Erstellung von Jahresabschlüssen);
• Vorbereitung und Einreichung des NAR1-Meldeformulars;
• Führung des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer;
• Bekanntgabe des Zeitpunkts der Hauptversammlungen;
• nimmt unter der gesetzlichen Anschrift Mitteilungen von Behörden entgegen und informiert Sie (Statistisches Amt, Arbeitsamt, Finanzamt);
• ganzjährig offizieller Ansprechpartner für Regierungsbehörden in Hongkong.

Nach Zahlung der staatlichen Gebühr erhalten wir eine für das neue Jahr gültige, aktualisierte Gewerbeanmeldung Bescheinigung an die Kanzleiadresse und senden Ihnen eine eingescannte Kopie dieses Dokuments zu. Die Originalunterlagen sind am Ort der Eintragung der Gesellschaft aufbewahrt. Bei Bedarf und gegen Gebühr können wir das Dokument apostillieren und Ihnen dieses bereits apostillierte BRC-Dokument zusenden (wird in der Regel von Banken außerhalb Hongkongs verlangt).

Der Jahresabschluss ist ein Bericht, der alle Informationen über das Unternehmen enthält, wie z. B. die Adresse des eingetragenen Sitzes, Daten von Aktionären, Direktoren, Corporate Secretary. In Hongkong eingetragene Unternehmen müssen diesen Bericht jährlich einreichen.

Wir leisten die Zahlung der staatlichen Gebühr an das Hong Kong Inland Revenue Department. Die Kosten für die jährliche Regierungsgebühr betragen 250 Hongkong-Dollar.

Wir zahlen die staatliche Gebühr an das Hong Kong Companies Registry. Die jährliche Regierungsgebühr beträgt 105 Hongkong-Dollar (bei rechtzeitiger Zahlung).

Gemäß der Änderung des Gesellschaftsrechts von Hongkong aus dem Jahr 2018 muss eine in Hongkong gegründete Gesellschaft Personen identifizieren, die eine maßgebliche Kontrolle über die Gesellschaft haben („beherrschende Personen“), und ein Register der beherrschenden Personen („SCR“) führen. Dieses Register ist nur auf Anfrage der autorisierten zuständigen Behörden von Hongkong (Unternehmensregister, Inland Revenue Department, Polizeibehörden und andere zuständige Behörden) erhältlich.

Wir führen das Register der kontrollierten Personen Ihres Unternehmens in voller Übereinstimmung mit den Gesetzen von Hongkong.

Wir nehmen alle Anfragen von Regierungsbehörden in Hongkong am Ort der Registrierung Ihres Unternehmens entgegen, bearbeiten sie umgehend und benachrichtigen autorisierte Personen des Unternehmens. An die rechtliche Adresse gehen in der Regel folgende Anfragen:

• von statistischen Ämtern (Quarterly Survey of Employment and Vacancies) – Das Department of Census and Statistics führt vierteljährlich eine Erhebung über Beschäftigung und offene Stellen in Unternehmen verschiedener Branchen durch, um Statistiken zu erstellen, die die aktuelle Situation auf dem Arbeitsmarkt widerspiegeln.
• vom Arbeitsministerium (IR56A Employer Return) – ein Arbeitgeberbericht, der ein jährliches Formular ist, das angibt, was Ihre Mitarbeiter in Form von Löhnen und Leistungen erhalten.

  vom Finanzamt:

  • Das Business Registration Certificate (BRC) ist ein vom Hong Kong Inland Revenue Department ausgestelltes Dokument, das Informationen über das Unternehmen enthält und eine der Grundvoraussetzungen für die Geschäftstätigkeit in Hong Kong ist.
  •  Jährliche Steuererklärung (Gewinnsteuererklärung) – Einkommensteuererklärungen werden einmal jährlich an Unternehmen für Zwecke der Gewinnsteuer ausgestellt. Das Unternehmen ist verpflichtet, eine Erklärung auszufüllen und einen geprüften Jahresabschluss als Bestätigung der Daten beizufügen.
• aus dem Hong Kong Companies Registry – ein Jahresbericht über die Aktualisierung der Unternehmensinformationen im Hong Kong Companies Registry (Annual Return),
• von anderen staatlichen Stellen wie Gerichten, Urheberrechtsabteilungen, Migrationsabteilungen, Lizenzierungsabteilungen und anderen.

1) Geburtstag Ihres Unternehmens

Der Geburtstag des Unternehmens in Hongkong ist mit folgenden Aufgaben verbunden.

• Jahresbericht über die Aktualisierung der Unternehmensinformationen im Hong Kong Companies Registry (Annual Return). Das Unternehmen muss seine Jahreserklärung innerhalb von 42 Tagen nach dem Jahrestag Ihres Unternehmens beim Handelsregister einreichen, daher ist es wichtig, dieses Datum im Auge zu behalten. Eine Verspätung kann zu einer Geldstrafe von bis zu 3.480 HK$ führen.
• Bescheinigung über die Unternehmensregistrierung (BRC), die innerhalb von 1 Monat aktualisiert werden muss.

Eine Verspätung kann zu einer Geldstrafe von bis zu 300 HK$ führen. Darüber hinaus können alle Geschäfte und Geschäfte eines Unternehmens mit gültigem Handelsregisterauszug gerichtlich als insolvent angefochten werden. Daher ist es wichtig, dieses Datum zu kontrollieren.

2) Datum des Endes des Geschäftsjahres der Gesellschaft.

• Das Ende des Geschäftsjahres eines Unternehmens wirkt sich auf das Einreichungsdatum einer Einkommensteuererklärung beim Inland Revenue Department (IRD) aus. Das erste Geschäftsjahr der Gesellschaft in Hongkong dauert bis zu 18 Monate nach der Registrierung der Gesellschaft. Das Versäumen dieser Frist bei der Abgabe einer Steuererklärung zieht eine Geldstrafe von 1.200 bis 10.000 Hongkong-Dollar nach sich. Und bei Steuerhinterziehung bis hin zur Strafbarkeit.
• Das Datum des Endes des Geschäftsjahres der Gesellschaft ist auch für die Abhaltung der jährlichen Hauptversammlung der Aktionäre wichtig, die innerhalb von 9 Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahres abgehalten wird.

3) Das Datum, an dem die Gesellschaftsdokumente geändert wurden

• Wenn die autorisierten Personen des Unternehmens ihren Pass, ihre Adresse, ihren Nachnamen oder ihren Vornamen ändern, muss dies dem Handelsregister innerhalb von 15 Tagen ab dem Datum der Änderung gemeldet werden. Es ist auch erforderlich, einen Vorstandswechsel oder den Rücktritt eines Vorstandsmitglieds innerhalb von 15 Tagen zu melden. Nehmen Sie außerdem Anpassungen im Register der beherrschenden Personen vor.
• Jede Änderung der Firmenadresse muss ebenfalls innerhalb von 15 Tagen dem Registrar of Companies und dem IRD innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Die Gesellschaft hält für jedes Geschäftsjahr während des folgenden Zeitraums eine Jahreshauptversammlung der Aktionäre ab:

• für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Hongkong, die keine Tochtergesellschaft einer Aktiengesellschaft ist, 9 Monate nach Ende des Geschäftsjahres;
• bei allen anderen Unternehmen 6 Monate nach Ende des Berichtsjahres.

Im Falle einer Hauptversammlung beträgt die Einberufungsfrist mindestens 21 Tage..

Sieht die Satzung der Gesellschaft eine längere Einberufungsfrist vor, muss die Versammlung unter Einhaltung dieser längeren Frist einberufen werden.

Es gibt auch bestimmte Ausnahmen.

Wir weisen Sie auf die Notwendigkeit hin, eine Jahreshauptversammlung der Aktionäre abzuhalten, falls sich eine solche Notwendigkeit ergibt.