La dirección registrada de una empresa en Hong Kong no es solo una formalidad, sino uno de los elementos clave para el registro exitoso y las operaciones comerciales posteriores en esta jurisdicción internacional. La elección de una dirección registrada afecta no solo el cumplimiento de la ley, sino también la reputación comercial de su empresa. En este artículo, examinaremos en detalle todos los aspectos relacionados con la selección, registro y mantenimiento de la dirección registrada de una empresa en Hong Kong.
Dirección Legal de una Empresa en Hong Kong: Definición
En Hong Kong, una dirección registrada es un requisito obligatorio para el registro de la empresa, y esta dirección debe cumplir con ciertos requisitos legales. Según la Sección 658 del Capítulo 622 de la Ordenanza de Empresas, todas las entidades legales están obligadas a tener una dirección registrada dentro de Hong Kong. La dirección debe ser física, no un apartado postal, y debe poder recibir notificaciones de las autoridades gubernamentales de Hong Kong.
Si se violan las disposiciones de este requisito, se considera que la empresa y cada persona responsable han cometido una infracción. En tales casos, la empresa y las personas responsables están sujetas a una multa de 50,000 dólares de Hong Kong (HKD) y hasta 1,000 dólares de Hong Kong por cada día que continúe la violación.
También es importante señalar que incluso si una empresa es extranjera pero realiza negocios legales en Hong Kong, se requiere que tenga una dirección registrada dentro de la RAE de Hong Kong.
Para asegurar que la dirección registrada de su empresa cumpla con todos los requisitos necesarios, debe adherirse a los siguientes criterios:
- Ubicación Física: La dirección debe estar dentro de Hong Kong.
- Accesibilidad: La dirección específica debe poder recibir correspondencia durante el horario laboral.
- Exhibición del Nombre de la Empresa: El nombre de la empresa debe estar claramente exhibido en un letrero en la entrada.
Diferencia entre Dirección Registrada y Dirección Comercial
Es importante distinguir claramente entre una dirección registrada y una dirección comercial. Específicamente:
- Dirección Registrada: Esta es la dirección física de la empresa registrada ante las autoridades gubernamentales de Hong Kong, donde se puede enviar correspondencia oficial. Según la ley, esta dirección debe estar ubicada dentro de Hong Kong.
- Dirección Comercial: Esta es la dirección física donde la empresa realmente lleva a cabo sus actividades comerciales con fines de lucro. La ubicación de la dirección comercial no está restringida por la ley y puede estar tanto en Hong Kong como fuera de ella. Esta es la dirección donde el fundador, director u otros empleados están físicamente presentes y trabajando activamente, realizando actividades operativas. También puede ser la dirección del hogar del director o fundador si trabajan desde casa.
El gobierno de la RAE de Hong Kong envía anualmente cartas a las empresas desde el Departamento de Censos y Estadísticas y el Departamento de Impuestos Internos. Dado que la dirección registrada de su empresa es la única información que el gobierno tiene para enviarle notificaciones oficiales, como declaraciones de impuestos del Departamento de Impuestos Internos o encuestas del Departamento de Censos y Estadísticas, es importante que usted, como director de la empresa, elija la dirección correcta y procese estos documentos de manera oportuna.
La dirección comercial de la empresa se utiliza típicamente para recibir correspondencia comercial de clientes y socios, intercambiar muestras de productos y realizar reuniones de negocios. Esto ayuda a mantener la confidencialidad comercial y asegura la conveniencia de recibir documentos directamente en manos de personas autorizadas.
Además, tener una dirección comercial fuera de Hong Kong proporciona un argumento adicional para aplicar el principio territorial de tributación para eximir de impuestos las ganancias de la empresa provenientes de fuentes fuera de Hong Kong.
Qué Documentos Deben Mantenerse en la Dirección Registrada de la Empresa
Según la Ordenanza de Empresas de Hong Kong, una empresa está obligada a mantener sus registros y documentos corporativos ya sea en su dirección registrada o en otra ubicación oficialmente registrada en Hong Kong. Los documentos que deben conservarse incluyen:
- Registro de Miembros (Sección 627).
- Registro de Controladores Significativos (Sección 653H).
- Registro de Directores (Sección 641).
- Registro de Secretarios de la Empresa (Sección 648).
- Registro de Cargos (Sección 352).
- Copias de Instrumentos que Crean Cargos (Sección 351).
- Registro de Tenedores de Obligaciones (Sección 308).
- Actas de Reuniones del Consejo y de Accionistas (Secciones 481, 483, 618).
Estos documentos pueden almacenarse en otra ubicación dentro de Hong Kong, pero se debe notificar al Registro de Empresas dentro de los 15 días de su reubicación.
Además, el Certificado de Incorporación y el Certificado de Registro Comercial actual deben mantenerse en la dirección registrada de la empresa.
Otros documentos en los que se basan los anteriores.
Para almacenar documentos en otra ubicación dentro de Hong Kong, debe presentar el Formulario NR2 al Registro de Empresas de Hong Kong dentro de los 15 días de su reubicación.
Tipos de Direcciones Registradas en Hong Kong
Elegir la dirección registrada adecuada es un paso importante al registrar una empresa en Hong Kong. Consideremos las principales opciones disponibles:
Dirección Registrada Proporcionada por un Secretario Corporativo
En Hong Kong, es una práctica estándar utilizar los servicios de un secretario corporativo con licencia, quien está autorizado para proporcionar una dirección registrada a las empresas en función de su licencia obtenida del Registro de Empresas de Hong Kong.
Por lo general, una dirección registrada por un año está incluida en el paquete de registro de la empresa y se renueva posteriormente junto con todos los demás procedimientos necesarios requeridos por la ley.
El secretario corporativo opera profesionalmente, asegurando la recepción de correspondencia de las autoridades gubernamentales, procesándola de manera oportuna e informando a las personas autorizadas de la empresa.
Además, el secretario corporativo mantiene todos los documentos legalmente requeridos en la dirección registrada de la empresa y toma las acciones necesarias para mantenerlos actualizados. El secretario también asegura la visibilidad del nombre de su empresa en la dirección registrada.
Usar la dirección registrada del secretario es una opción confiable, ayudando a evitar problemas con la recepción o procesamiento oportuno de notificaciones gubernamentales.
Además, esta opción es la más rentable para las empresas que no tienen su propia oficina en Hong Kong.
Es importante señalar que usar una dirección registrada de un secretario no proporciona condiciones para reconocer la fuente de ganancias de la empresa dentro de Hong Kong. El secretario corporativo es un rol legalmente establecido en la empresa, y los pagos al secretario y el uso de su dirección registrada no afectan el principio de fuente territorial de la empresa para fines de exención fiscal.
Virtual Address en Hong Kong
Esta es una dirección proporcionada por un inquilino directo o subinquilino. Por lo general, este tipo de arrendamiento no implica que la empresa esté físicamente presente en la dirección. Es importante asegurarse de que el arrendador pueda proporcionar la recepción y el procesamiento oportunos de la correspondencia de las autoridades gubernamentales. Además, un problema problemático es asegurar el almacenamiento de los registros de la empresa, ya que esta dirección no asigna espacio de trabajo para almacenar los registros y documentos de la empresa.
La justificación para usar una dirección virtual separada de la proporcionada por un secretario no es obvia y puede ser contraproducente en muchos aspectos. Además, es una opción de alquiler más costosa y menos segura en términos de almacenamiento de documentos.
Alquilar una Oficina o Espacio de Trabajo
Esta opción solo es recomendable cuando su empresa necesita tener una presencia física en Hong Kong y proporcionar espacios de trabajo.
Sin duda, es la opción más costosa, costando decenas o incluso cientos de veces más que usar una dirección registrada de un secretario corporativo. Esto se debe al costo extremadamente alto de bienes raíces y alquiler en Hong Kong.
Al alquilar una oficina o espacio de trabajo, la empresa necesita tener personal que reciba y procese la correspondencia de las autoridades gubernamentales.
Tener una oficina física y empleados en Hong Kong también puede afectar las obligaciones fiscales de la empresa, ya que puede indicar que el negocio se lleva a cabo directamente dentro de la RAE.
Además, debe asegurarse del almacenamiento seguro y la actualización de los registros y documentos obligatorios de la empresa.
Entre las ventajas están el prestigio para la empresa y tener sustancia en Hong Kong.
Dirección Domiciliaria
Una dirección residencial puede usarse como dirección registrada (al menos no hay prohibición legal directa), pero es importante asegurarse de que el contrato de arrendamiento con el arrendador permita tal uso. En la mayoría de los casos, los arrendadores no están de acuerdo en alquilar su propiedad residencial para fines comerciales.
Si usted es el propietario de la propiedad residencial, no se requiere un contrato de arrendamiento, y es posible usarla como la dirección registrada de su empresa (cuando el propietario de la propiedad también es accionista o director de la empresa). Sin embargo, debe asegurarse de que tal uso de su propiedad residencial no esté restringido por las reglas de la casa o del edificio. Además, tenga en cuenta que no todos los tipos de actividades pueden registrarse en una dirección residencial.
Si una empresa está registrada en la dirección de un apartamento residencial, se debe instalar una placa con el nombre de la empresa en la puerta.
También considere que los mensajeros de las autoridades gubernamentales o socios entregarán correspondencia a la dirección registrada, y tal actividad constante puede causar incomodidad a otros residentes y llevar a su insatisfacción.
Cambio de la Dirección Registrada de una Empresa en Hong Kong
La dirección registrada de una empresa, tal como se indica en los documentos de registro, se considera la dirección oficial desde la fecha de registro gubernamental hasta que la autoridad registradora reciba una notificación de cambio de dirección de acuerdo con el subapartado 3 de la Ordenanza. Para cambiar la dirección registrada de una empresa, debe notificar a:
- El Registro de Empresas de Hong Kong presentando el Formulario NR1 (“Aviso de Cambio de Dirección de la Oficina Registrada”).
- El Departamento de Impuestos Internos presentando el Formulario IRC3111A.
- Si la empresa posee una licencia especializada, notificar a la autoridad supervisora correspondiente.
Las notificaciones deben realizarse dentro de los 15 días posteriores a la fecha del cambio.
Además, antes de presentar los formularios, se debe preparar y aprobar una resolución interna de la empresa por el director.
No notificar sobre el cambio de dirección se considera una infracción grave. Según la Sección 658(5) de la Ordenanza de Empresas (Cap. 622), la falta de notificación por parte de la empresa y sus personas responsables sobre el cambio de dirección es una violación de la ley. Esto puede resultar en una multa de nivel 5, con el tribunal imponiendo una multa de hasta 50,000 HKD. Además, se puede imponer una multa adicional de 1,000 HKD por cada día que continúe la infracción.
Al cambiar la dirección registrada, también es importante notificar a sus socios, bancos e instituciones financieras.
Lista de Verificación de Acciones Después de Cambiar la Dirección Registrada
Después de cambiar con éxito la dirección registrada de la empresa, es importante tomar varios pasos clave para informar a todas las partes interesadas y actualizar la información en los documentos. Notifique a los clientes y asegurándose de que estén al tanto del cambio de dirección. Informe a los bancos y compañías de seguros, y actualice sus bases de datos para evitar posibles problemas con las transacciones. Notifique a los proveedores y prestadores de servicios, ya que esto es importante para la entrega oportuna y la prestación de servicios. Actualice la nueva dirección en el sitio web de la empresa y en otras correspondencias, asegurándose de que su información de contacto esté actualizada en todas las plataformas públicas. Cambie la dirección en membretes, sobres, tarjetas de presentación y facturas. Coloque un aviso en la puerta de la nueva oficina; si el letrero no está listo, coloque un aviso temporal para evitar que se pierda el correo. Estos pasos ayudarán a garantizar el funcionamiento fluido de la empresa y a mantener la información actualizada para todas las partes interesadas.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
Sí, se puede usar una dirección residencial, pero debe estar ubicada en Hong Kong y cumplir con los requisitos legales. No se puede usar un apartado postal como dirección registrada. También debe ser accesible para recibir correspondencia durante el horario laboral. Si está alquilando, necesita obtener permiso del arrendador para usar la dirección con fines comerciales. Además, se debe instalar una placa con el nombre de la empresa en la puerta, lo que puede causar inconvenientes.
No notificar a tiempo sobre un cambio en la dirección registrada puede tener consecuencias graves. Las empresas pueden enfrentar multas de hasta 50,000 HKD, así como multas adicionales por cada día que continúe la infracción. Además, puede afectar su reputación y provocar retrasos en la recepción de correspondencia importante de organismos gubernamentales. Es importante asegurar una notificación oportuna no solo a las autoridades gubernamentales, sino también a todos sus socios comerciales, clientes e instituciones financieras.
Una dirección comercial es beneficiosa no solo por privacidad, sino también por la percepción de su empresa. Una dirección en el distrito comercial de Hong Kong otorga credibilidad a su negocio y aumenta la confianza de clientes y socios. Además, usar una dirección comercial elimina la necesidad de coordinar el uso de locales residenciales con el arrendador y ayuda a evitar posibles conflictos con vecinos o autoridades. También es conveniente para realizar negocios que requieren reuniones regulares con clientes o socios.
Por ley, los documentos de registro, como el Certificado de Registro Comercial (BRC) y los registros de la empresa, deben mantenerse en la dirección registrada. Si decide almacenarlos en otro lugar en Hong Kong, debe notificar al Registro de Empresas sobre la nueva ubicación de almacenamiento.