Según la Ley de Sociedades de Hong Kong (Cap. 622), el nombre de una empresa debe ser único y cumplir determinados requisitos. Comprobar el nombre de la empresa antes del registro es un paso obligatorio para minimizar el riesgo de denegación del registro por parte del gobierno y la pérdida de la tasa estatal pagada.

Certificación de documentos para el registro estatal en línea, identificación de representantes de la empresa.

Le informamos sobre los documentos requeridos para el registro como parte de su caso, los verificamos para que cumplan con los requisitos de la ley y el registro de empresas, verificamos la integridad de la información especificada en los cuestionarios. Mantenemos una reunión con representantes de la empresa para confirmar la identidad.

Traducción y certificación de documentos para el registro en línea

Como secretario corporativo con licencia de Hong Kong, certificamos una copia de los documentos de identidad para el registro de la empresa en el Registro de Empresas de Hong Kong.

También proporcionamos traducción de los documentos de identidad necesarios para cumplir con el procedimiento de constitución de una empresa.

Formamos documentos constitutivos y sobre la base de todos los datos preparados registramos la entidad jurídica en el  en el Registro de Empresas de Hong Kong.

El Registro de Empresas de Hong Kong y el Departamento de Impuestos Internos generan el siguiente conjunto exhaustivo de documentos de la empresa después de registrar la empresa:

• Certificado de incorporación;
• formulario de registro NNCI;
• Memorándum y artículos de Asociación;
• Certificado de registro de negocios.

Además, la empresa debe emitir un Certificado de Acciones, que está firmado por el director de la empresa.

Para cumplir con los requisitos de la Ordenanza de Empresas de Hong Kong, preparamos los documentos posteriores al registro requeridos. A saber:

• la primera resolución de la sociedad por la que se establece y nombra director;
• consentimiento del director para el nombramiento;
• registro de controladores significativos (SCR);
• registro de miembros;
• registro de directores;
• registro de secretarias;
• registro de representantes designados.

Un certificado de acciones es un documento emitido por una empresa a sus accionistas que confirma su propiedad sobre la empresa.

Si posee acciones de una empresa de Hong Kong, debe obtener un certificado de acciones con todos los detalles de sus acciones.

Un certificado de acciones generalmente incluye la siguiente información:

• nombre completo de la empresa emisora;
• nombre del accionista y domicilio;
• información sobre el número de acciones poseídas;
• información sobre el importe del capital social;
• clases o tipos de acciones;
• número de certificado de acciones.

El certificado de acciones puede incluir otra información diversa.

Un certificado de acciones lo emite una empresa y lo firma el director de la empresa (o directores).

El certificado de acciones no tiene una forma claramente definida y puede emitirse en cualquier forma. Una vez firmado por el director, el certificado podrá ser transferido a los accionistas.

El Secretario Corporativo es un requisito de la Ley de Sociedades de Hong Kong (Cap 622) para la constitución y el funcionamiento continuado de su entidad jurídica. El Registrador actúa como enlace entre su organización y las autoridades gubernamentales.

En el primer año de existencia, su secretario realiza las siguientes funciones:

• registra una empresa;
• paga el impuesto estatal al registrar una entidad legal;
• mantiene un registro de beneficiarios reales (en virtud del capítulo 622 de la Ley de Sociedades);
• notifica las fechas de presentación de informes: renovación del registro comercial con el Departamento de Impuestos Internos, presentación del formulario de registro anual NAR1;
• recibe notificaciones de agencias gubernamentales en la dirección legal y le informa (autoridades estadísticas, departamento de trabajo, departamento de impuestos internos);
• es el punto de contacto oficial para las agencias gubernamentales de Hong Kong durante todo el año.

A partir del segundo año, la función de Secretario consiste en lo siguiente:

• paga el impuesto estatal sobre la renovación del registro de empresa;
• pago del impuesto estatal al presentar un formulario de registro anual;
• notificaciónde fechas de presentación de informes (renovación del registro comercial en el Departamento de Impuestos Internos, presentación del formulario de registro anual NAR1 en el Registro de Empresas de Hong Kong, presentación de declaraciones de impuestos sobre la renta en el Departamento de Ingresos Internos y preparación de estados financieros anuales);
• preparación y presentación del formulario de información NAR1;
• mantenimiento del registro de beneficiarios efectivos;
• notificación del calendario de las juntas de accionistas;
• recibe notificaciones de las autoridades públicas al domicilio social y le informa (autoridades estadísticas, Ministerio de Trabajo, Agencia Tributaria);
• es el punto de contacto oficial para las autoridades gubernamentales de Hong Kong durante todo el año.

Según la sección 658 de la Ley de Sociedades, todas las entidades deben tener una dirección registrada en Hong Kong. Esta dirección sirve como el lugar oficial de comunicación entre las agencias gubernamentales de Hong Kong y su empresa, donde llegan las notificaciones, solicitudes, requisitos y otros documentos de los funcionarios gubernamentales.

Teniendo en cuenta que el tiempo de respuesta de las solicitudes es de 7 a 30 días, es de suma importancia responder en tiempo y forma en la forma que marca la ley.

Al mismo tiempo, no se requiere que la empresa esté ubicada en la dirección de registro en Hong Kong y puede estar presente en otro país o países.

El domicilio social en Hong Kong debe mantener un certificado de registro comercial válido de su empresa, así como registros de personas controladoras de las que es responsable su Secretario.

Es importante tener en cuenta que sólo las organizaciones especializadas pueden ofrecer un domicilio social. Entre ellos figuran los secretarios de empresa autorizados por el Registro Mercantil de Hong Kong.

Ponemos a su disposición un domicilio social en el edificio comercial Woon Lee de clase A, en el prestigioso distrito comercial Tsim Sha Tsui, Kowloon.

Una empresa de Hong Kong debe designar al menos a una persona como su representante para brindar asistencia relacionada con el registro de controladores significativos de la empresa a un oficial de la ley.

El representante designado de una empresa debe ser un accionista, un director o un empleado de la empresa que sea una persona física residente en Hong Kong o, alternativamente, un profesional de la contabilidad, un profesional del derecho o una persona con licencia para realizar negocios como proveedor de servicios fiduciarios o empresariales.

Recepción de notificaciones de las autoridades públicas (autoridades estadísticas, departamento de trabajo, departamento de ingresos internos)

Recibimos todas las solicitudes de las agencias gubernamentales de Hong Kong en el lugar de registro de su empresa, las procesamos de inmediato y notificamos a las personas autorizadas de la empresa. Como regla general, las siguientes solicitudes llegan a la dirección legal:

• de las autoridades estadísticas (Encuesta Trimestral de Empleo y Vacantes): el Departamento de Censos y Estadísticas realiza una encuesta trimestral de empleo y vacantes en empresas de diversas industrias para compilar estadísticas que reflejen la situación más reciente en el mercado laboral.
• del Departamento de Trabajo (Declaración del empleador IR56A): un informe del empleador, que es un formulario anual que indica lo que sus empleados reciben en forma de salarios y beneficios.
• del Departamento de Impuestos Internos:

– El Certificado de registro comercial (BRC) es un documento emitido por el Departamento de Impuestos Internos de Hong Kong que contiene información sobre una empresa y es uno de los requisitos básicos para hacer negocios en Hong Kong.

– Declaración de impuestos anual (Profit Tax Return): las declaraciones de impuestos sobre la renta se emiten una vez al año a las empresas para efectos del impuesto sobre las ganancias. La empresa está obligada a llenar una declaración, adjuntar estados financieros auditados como confirmación de los datos.

• del Registro de Empresas de Hong Kong: un informe anual sobre la actualización de la información de la empresa en el Registro de Empresas de Hong Kong (Declaración Anual),
• de otros organismos gubernamentales como tribunales, departamento de derechos de autor, departamento de migración, departamentos de licencias y otros.

Es sumamente importante recibir y responder a dichas notificaciones dentro del plazo establecido. Si, por ejemplo, no recibe la Declaración de la Renta y no la presenta a tiempo, la Agencia Tributaria emitirá una advertencia que también se enviará al domicilio social de la empresa en Hong Kong, tras lo cual iniciará un procedimiento judicial para imponer una multa.

Le notificaremos de los siguientes eventos importantes de manera oportuna:

1) La fecha de aniversario de su empresa.

La fecha de aniversario de una empresa en Hong Kong está asociada a las siguientes tareas.

• presentación de la Declaración Anual sobre la actualización de la información de la empresa en el Registro de Empresas de Hong Kong. La empresa debe presentar su Declaración Anual al Registro Mercantil dentro de los 42 días posteriores a la fecha del aniversario de su empresa, por lo que es importante realizar un seguimiento de esta fecha. Llegar tarde puede resultar en una multa de hasta 3.480 dólares de Hong Kong.
• Certificado de Registro de Empresa (BRC), que deberá renovarse en el plazo de 1 mes. Llegar tarde puede resultar en una multa de hasta 300 dólares de Hong Kong. Además, todas las operaciones y transacciones de una empresa con un certificado de registro comercial inválido pueden impugnarse ante los tribunales por insolvencia. Por eso es importante controlar esta fecha.

2) La fecha de finalización del ejercicio económico de la empresa.

• El final del ejercicio financiero de una empresa afecta la fecha de presentación de una declaración de impuesto sobre la renta ante el Departamento de Hacienda (IRD). El primer ejercicio financiero de una empresa en Hong Kong dura hasta 18 meses después del registro de la empresa. El incumplimiento de este plazo al presentar una declaración de impuestos conlleva una multa de 1.200 a 10.000 dólares de Hong Kong. Y en caso de evasión fiscal, hasta responsabilidad penal, además de multas y sanciones graves.
• La fecha de cierre del ejercicio económico de la empresa también es importante a los efectos de la celebración de la junta general anual de accionistas, que se celebra dentro de los 9 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

3) La fecha en que se realizó el cambio en los documentos de la empresa.

• Si las personas autorizadas de la empresa cambian su pasaporte, dirección, apellido o nombre, esto deberá informarse al Registro de Empresas dentro de los 15 días siguientes a la fecha del cambio. También será necesario informar sobre el cambio de directores o sobre la dimisión del director de la empresa en el plazo de 15 días. Además, realizar ajustes al Registro de Controladores Significativos.

Cualquier cambio de dirección de la empresa también deberá comunicarse al Registro Mercantil en el plazo de 15 días y al IRD en el plazo de un mes.

Almacenamos los documentos de su empresa en un almacenamiento seguro en la nube y le proporcionamos un enlace donde siempre y en cualquier momento podrá descargarlos para sus necesidades comerciales.

De acuerdo con la legislación AML de Hong Kong y las recomendaciones de MSO, preparamos y presentamos una solicitud para abrir una cuenta para su empresa. Previamente, nosotros:

• llevamos a cabo la debida diligencia de los contratos u otros materiales que documenten su actividad planificada;
• analizamos los documentos que confirman las fuentes de fondos de los beneficiarios para la legalidad y validez;
• verificamos las contrapartes para los pagos entrantes y salientes para el cumplimiento de las normas internas de los sistemas de pago;
• verificamos la geografía de sus pagos planificados para las posibilidades transaccionales de los sistemas de pago;
• ayudamos a formar un caso comercial para abrir una cuenta en Hong Kong;
• formamos una imagen completa y comprensible de su negocio para el cumplimiento del departamento de sistema de pago;
• damos recomendaciones para el sitio web de su empresa.

En caso de que, después de haber solicitado los Operadores de Servicios Monetarios que recomendamos, recibamos un rechazo en todos ellos (esto es muy poco probable, pero en ciertos casos puede deberse a diversos requisitos de los Operadores de Servicios Monetarios y restricciones en los tipos de actividades, el perfil de los accionistas, geografía de los pagos, etc.).

Luego, aplicaremos adicionalmente y sin costo a 3 Operadores de Servicios Monetarios más dentro del paquete Premium o a 5 Operadores de Servicios Monetarios más dentro del paquete profesional Business para resolver el problema de la apertura de cuenta.

Nuestra tarea es dotar a su empresa de una cuenta bancaria confiable, y lo logramos metódicamente con las garantías que estamos en nuestras manos brindarle.

Cualquier cargo de los Operadores de Servicios Monetarios no está incluido en el precio de los paquetes.

Presentación del Formulario IRBR200 sobre la fecha de inicio del negocio y la actividad comercial (requisito legal).

Cada compañía de Hong Kong recién formada debe notificar al Departamento de Impuestos Internos de sus actividades comerciales dentro de un mes a partir de la fecha de inicio. La información que debe proporcionarse incluye la naturaleza del negocio, la descripción, la dirección y la fecha en que la empresa realmente inició operaciones. Esta información debe proporcionarse por escrito utilizando el Formulario IRBR200.

La falta de notificación está sujeta a una multa de $ 5,000 HKD y restricciones adicionales.

Tras la notificación, el Departamento de Impuestos Internos emitirá un nuevo certificado de registro comercial que identificará el tipo de negocio de su empresa.

Si necesitas realizar algún cambio de empresa, estamos para ayudarte con un trámite corporativo:

• cambio de nombre;
• cambio de director;
• cambio de datos del director;
• cambio de datos del accionista;
• cambio de domicilio registrado.

Condiciones de la opción de cambios corporativos:

• Paquete Premium: se proporciona 1 (un) cambio corporativo para elegir durante

Paquete Business Professional: se proporciona cualquier cantidad de cambios corporativos durante el año.

Preparamos y presentamos una solicitud para abrir una cuenta en uno de los bancos de su elección. Si se aprueba, ayudamos a guiar el proceso.

El número de bancos en los que brindamos asistencia para abrir una cuenta:

• Paquete Premium – en 1 (un) banco tradicional.
• Paquete profesional de negocios – en 3 (tres) bancos tradicionales.

Inicialmente hacemos lo siguiente:

• llevamos a cabo la debida diligencia de contratos u otros materiales que documentan su actividad planificada;
• analizamos los documentos que confirman las fuentes de fondos de los beneficiarios para determinar su legalidad y validez;
• verificamos que las contrapartes realicen pagos entrantes y salientes para verificar el cumplimiento de las normas internas de los bancos;
• verificamos la geografía de sus pagos planificados para conocer las capacidades transaccionales de los bancos;
• ayudamos a formular un caso de negocio para abrir una cuenta en Hong Kong;
• formamos una imagen completa y comprensible de su negocio para el cumplimiento del departamento bancario;
• Damos recomendaciones en el sitio web de la empresa.

Este enfoque maximiza las posibilidades de abrir una cuenta de empresa.

Importante: el costo de preparación y legalización de documentos, traducción notarial o legal de un documento, registro fiscal en otro país no está incluido en el costo de los servicios. Los gastos bancarios no están incluidos en el precio del paquete.

En caso de que, habiendo solicitado los bancos tradicionales que recomendamos, recibamos un rechazo en todos ellos (esto es muy poco probable, pero en ciertos casos puede deberse a diversos requisitos de los bancos y restricciones en los tipos de actividades, el perfil de los accionistas , la geografía de los pagos, etc.).

Luego, adicionalmente y sin cargo, solicitaremos a 3 bancos tradicionales más de su elección para resolver el problema de la apertura de cuenta.

Nuestra tarea es dotar a su empresa de una cuenta bancaria confiable, y lo logramos metódicamente con las garantías que estamos en nuestro poder brindarle.

Esta opción aplica sólo para el paquete profesional Business