Apostille Dokumen Perusahaan di Hong Kong: Panduan Lengkap

Menjalankan bisnis internasional memerlukan pengetahuan tentang banyak kehalusan hukum, terutama ketika berurusan dengan dokumen. Salah satu instrumen tersebut adalah apostille — suatu tanda yang mengonfirmasi keaslian dokumen untuk penggunaannya di luar negeri. Pada tahun 1961, Konvensi Den Haag menetapkan apostilisasi dengan tujuan menyederhanakan prosedur legalisasi.

Bagi bisnis yang beroperasi atau berencana beroperasi di luar yurisdiksinya, apostille memainkan salah satu peran kunci. Apostille memastikan bahwa dokumen perusahaan, seperti sertifikat pendaftaran, anggaran dasar, atau perjanjian korporat, diakui sah di luar negeri.

Hong Kong, sebagai salah satu yurisdiksi bisnis internasional terkemuka, juga merupakan peserta Konvensi Den Haag. Ini berarti bahwa apostille pada dokumen yang diterbitkan di Hong Kong diterima di sebagian besar negara di dunia, yang pada gilirannya sangat menyederhanakan pertukaran dokumen internasional. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara rinci apa itu apostille, dokumen apa yang dapat diapostille, dan proses apostille.

Konvensi Apostille Den Haag

Apostille diterima di negara-negara peserta Konvensi Den Haag. Penting untuk memastikan bahwa negara di mana dokumen akan digunakan adalah peserta Konvensi.

Negara-Negara Peserta Konvensi Apostille Den Haag (termasuk wilayah):

Australia, Austria, Azerbaijan, Albania, Andorra, Antigua dan Barbuda, Argentina, Armenia, Bahama, Barbados, Bahrain, Belarus, Belize, Belgia, Bulgaria, Bosnia dan Herzegovina, Botswana, Brasil, Brunei-Darussalam, Burundi, Vanuatu, Britania Raya, Hungaria, Venezuela, Honduras, Grenada, Yunani, Georgia, Hong Kong (Daerah Administratif Khusus Republik Rakyat Tiongkok), Denmark, Dominika, Republik Dominika, Israel, India, Irlandia, Islandia, Spanyol, Italia, Tanjung Verde, Kazakhstan, Siprus, Kirgizstan, Kolombia, Kosovo, Kosta Rika, Republik Rakyat Tiongkok, Latvia, Lesotho, Liberia, Lituania, Liechtenstein, Luksemburg, Mauritius, Makedonia, Malawi, Malta, Maroko, Kepulauan Marshall, Makau (Tiongkok), Meksiko, Moldova, Monako, Mongolia, Namibia, Belanda, Nikaragua, Niue, Selandia Baru, Norwegia, Oman, Kepulauan Cook, Panama, Paraguay, Peru, Polandia, Portugal, Federasi Rusia, Rumania, El Salvador, Samoa, San Marino, Sao Tome dan Principe, Eswatini, Seychelles, Saint Vincent dan Grenadines, Saint Kitts dan Nevis, Saint Lucia, Serbia, Slovakia, Slovenia, Amerika Serikat, Suriname, Tajikistan, Tonga, Trinidad dan Tobago, Turki, Ukraina, Uzbekistan, Uruguay, Fiji, Finlandia, Prancis, Jerman, Kroasia, Montenegro, Republik Ceko, Chili, Swiss, Swedia, Ekuador, Estonia, Afrika Selatan, Korea Selatan, Jepang

Konvensi Den Haag 1961 meletakkan dasar untuk menyederhanakan proses pengakuan dokumen asing. Sebelum sistem apostille diperkenalkan, dokumen yang dimaksudkan untuk digunakan di luar negeri harus melalui prosedur legalisasi yang panjang melalui konsulat dan kedutaan. Konvensi menyederhanakan proses ini dengan menciptakan standar tunggal untuk mengonfirmasi keaslian dokumen.

Sebagai peserta Konvensi Den Haag, Hong Kong menggunakan apostille untuk mengonfirmasi keaslian dokumen korporat yang diterbitkan oleh otoritas negara atau yang disahkan oleh notaris. Otoritas utama yang bertanggung jawab untuk menempelkan apostille di Hong Kong adalah Pengadilan Tinggi. Prosedur ini menjamin bahwa dokumen yang diapostille di Hong Kong akan diakui di negara-negara peserta Konvensi lainnya.

Untuk tujuan apa apostille dokumen diperlukan?

Apostille dokumen diperlukan untuk pengakuan resmi dan penggunaannya di luar Hong Kong. Apostille mengonfirmasi keaslian dokumen dan membuatnya sah secara hukum di negara lain yang menandatangani Konvensi Den Haag. Kasus utama di mana apostille diperlukan, meliputi:

• Pembukaan rekening bank di bank luar negeri.
• Penyediaan dokumen kepada mitra asing dan rekanan.
• Partisipasi dalam tender internasional.
• Representasi kepentingan perusahaan di yurisdiksi lain.
• Pendaftaran ke institusi pendidikan asing.
• Pencatatan pernikahan di negara asing.
• Memperoleh izin kerja, izin tinggal, atau kewarganegaraan di negara lain.
• Pendaftaran pajak di negara lain.

Apostille secara signifikan mempercepat proses pengakuan dokumen, menghilangkan kebutuhan akan legalisasi tambahan, dan memudahkan penggunaannya di negara-negara peserta Konvensi Den Haag.

Dokumen apa yang dapat diberi apostille di Hong Kong?

Dokumen-dokumen berikut tunduk pada apostille di Hong Kong:

Dokumen yang dikeluarkan oleh otoritas negara Hong Kong terkait entitas hukum:

• Sertifikat Pendaftaran (Certificate of Incorporation).
• Formulir Pendaftaran (NNC1).
• Sertifikat Pendaftaran Bisnis (BRC).
• Anggaran Dasar Perusahaan (Memorandum and Articles of Association).
• Laporan rincian perusahaan (analog ekstrak dari register perdagangan).
• Sertifikat Pendaftaran Berkelanjutan (konfirmasi status aktif perusahaan).
• Formulir Pendaftaran Tahunan Tahunan (NAR1).
• Formulir ND2A/ND2B (perubahan komposisi direktur/sekretaris).
• Dokumen perubahan nama perusahaan (Certificate on change of name).
• Sertifikat Kependudukan Pajak
• Dan dokumen lain apa pun yang dikeluarkan oleh Pendaftar Perusahaan Hong Kong atau Departemen Pendapatan Dalam Negeri Hong Kong.

Dokumen yang dikeluarkan oleh sekretaris korporat:

• Sertifikat Keberadaan dan Jabatan (Certificate of Incumbency) (sertifikat yang mengonfirmasi informasi tentang penerima manfaat perusahaan).

Dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan:

• Sertifikat Saham (Share certificate).
• Notulen rapat, keputusan dewan direksi dan pemegang saham.
• Perjanjian/Kontrak/Kesepakatan dengan rekanan;
• Surat Kuasa;
• Dokumen yang mengonfirmasi perubahan pemegang saham (Sold & Bought note, Instrument of Transfer)
• Daftar Pemegang Saham (register of members)
• Daftar Direktur (register of directors)
• Daftar Sekretaris (register of secretaries)
• Daftar Pengendali (register of significant controllers)

Dokumen yang dikeluarkan oleh auditor:

• Laporan Auditor

Dokumen pribadi yang dikeluarkan oleh otoritas negara atau institusi pendidikan:

• Akte Kelahiran
• Akte Perkawinan
• Akte Kematian
• Diploma universitas dan sertifikat sekolah
• Sertifikat Catatan Kriminal
• Salinan Paspor

Prosedur Apostille di Hong Kong

Di Hong Kong, terdapat 3 (tiga) cara utama untuk mengapostille dokumen:

1. Pengesahan dokumen oleh lembaga negara yang menerbitkannya dan penempelan apostille di Pengadilan Tinggi Hong Kong.

Cara ini biasanya paling berlaku untuk dokumen yang diterbitkan oleh lembaga negara.

Prosedur:

• Memesan dokumen di lembaga negara.
• Pengesahan dokumen oleh lembaga negara (oleh orang yang berwenang).
• Penyerahan dokumen ke Pengadilan Tinggi untuk penempelan apostille.

Orang yang berwenang dari lembaga negara terkait mengesahkan dokumen dan pengadilan tinggi mengkonfirmasi keaslian tanda tangan orang yang berwenang, jabatannya, dan/atau stempel lembaga negara dengan stempel apostille.

Dalam hal ini, satu apostille ditempelkan pada setiap dokumen: 1 dokumen = 1 stempel apostille. Jika dokumen terdiri dari beberapa halaman, stempel apostille biasanya ditempelkan pada halaman terakhir atau pertama dokumen. Dokumen multi-halaman itu sendiri tidak dijahit baik oleh lembaga negara maupun pengadilan.

Perlu dicatat bahwa ada pengecualian. Misalnya, sertifikat residensi pajak untuk perusahaan, yang diterbitkan oleh Departemen Pendapatan Dalam Negeri Hong Kong, tidak dapat disahkan tanpa pengesahan notaris.

Contoh stempel apostille berdasarkan pengesahan oleh orang yang berwenang dari Pendaftar Perusahaan Hong Kong

Contoh stempel apostille berdasarkan pengesahan oleh orang yang berwenang dari Departemen Pendapatan Dalam Negeri Hong Kong

2. Pengesahan dokumen/dokumen-dokumen oleh notaris di Hong Kong dan penempelan apostille di Pengadilan Tinggi Hong Kong.

Cara ini digunakan untuk dokumen yang tidak diterbitkan oleh lembaga negara, tetapi untuk dokumen internal perusahaan.

Prosedur:

• Persiapan dokumen.
• Pengesahan notaris.
• Penempelan apostille di Pengadilan Tinggi Hong Kong.

Dalam hal ini, apostille dapat ditempelkan pada dokumen asli atau salinannya. Notaris diberikan dokumen asli, dan notaris dapat mengesahkan dokumen asli tersebut atau membuat salinan dari aslinya dan mengesahkan salinannya. Selanjutnya, Pengadilan Tinggi Hong Kong mengesahkan tanda tangan notaris dan stempel notaris pada dokumen asli atau salinannya.

Cara ini biasanya berlaku untuk dokumen yang diterbitkan bukan oleh lembaga negara, tetapi oleh perusahaan (dokumen internal). Atau ketika perlu mengapostille kombinasi dokumen yang terdiri dari dokumen internal dan dokumen yang diterbitkan oleh lembaga negara. Dalam hal ini, notaris menjahit seluruh set dokumen dan menempatkan stempel notaris pada jilidan dokumen. Selanjutnya, stempel apostille juga ditempelkan pada jilidan. Dalam hal ini, beberapa dokumen dapat disahkan dengan 1 stempel apostille:

beberapa dokumen yang dijahit bersama = 1 apostille pada seluruh jilidan.

Contoh stempel apostille berdasarkan pengesahan oleh notaris di Hong Kong

1. Pengesahan dokumen/dokumen-dokumen oleh komisaris sumpah dan penempelan apostille di Pengadilan Tinggi Hong Kong.

Cara ini digunakan ketika tidak mungkin untuk mengesahkan dokumen dengan tanda tangan dan stempel lembaga negara atau notaris.

Prosedur:

• Persiapan dokumen.
• Penempelan afidavit (pemberian sumpah/ikrar terkait dokumen) di departemen khusus Urusan Dalam Negeri.
• Penempelan apostille di Pengadilan Tinggi Hong Kong.

Siapa yang dapat memberikan sumpah? – pengadilan dan orang yang bertindak dalam kapasitas peradilan dapat memberikan sumpah kepada saksi yang dipanggil secara sah atau secara sukarela hadir di hadapannya.

Prosedur biasa pemberian sumpah mengasumsikan bahwa orang yang mengambil sumpah harus mengucapkan atau mengulangi kata-kata sumpah yang ditentukan oleh hukum di belakang petugas yang memberikan sumpah.

Biasanya jenis pengesahan ini digunakan sehubungan dengan proses pengadilan, ketika diperlukan atau diizinkan oleh hukum sebagai bukti masalah yang diuraikan di dalamnya. Namun, dalam kasus pengesahan dokumen lain, seperti dokumen perusahaan (internal atau diterbitkan oleh lembaga negara), dokumen tersebut juga dapat disahkan dengan afidavit seperti itu dan kemudian diapostille oleh Pengadilan Tinggi Hong Kong. Namun, cara ini lebih merupakan pengecualian daripada aturan dalam pengesahan dokumen-dokumen yang dalam mode standar dapat disahkan oleh lembaga negara atau notaris.

Contoh stempel apostille yang disahkan oleh komisaris sumpah di Hong Kong