Persyaratan Regulasi Tahunan untuk Perusahaan di Hong Kong

Hong Kong adalah lokasi yang menarik bagi perusahaan. Sebagai salah satu pusat keuangan terkemuka di dunia, wilayah administratif Cina ini setiap tahun menjadi objek daya tarik bagi bisnis dari semua ukuran. Iklim bisnis yang menguntungkan, sistem hukum yang stabil dan aliran inovasi yang konstan memberikan kondisi kerja terbaik bagi perusahaan. 

Namun, seperti negara bagian lainnya, Hong Kong memiliki sejumlah persyaratan peraturan wajib yang diperlukan untuk keberhasilan fungsi bisnis Anda. Mari kita bahas yang utama dalam artikel ini. 

• Perpanjangan tahunan pendaftaran perusahaan. Ini adalah implementasi dari serangkaian persyaratan hukum seperti perpanjangan alamat terdaftar perusahaan dan layanan sekretaris perusahaan berlisensi, menerbitkan sertifikat pendaftaran bisnis (BRC) yang valid di Departemen Pendapatan Pedalaman dan mengajukan Pengembalian Tahunan ke Kantor Pendaftaran Perusahaan, dll. 
• Laporan keuangan tahunan, audit, dan Surat Pemberitahuan Pajak Penghasilan. Persyaratan wajib dari otoritas Hong Kong untuk semua perusahaan yang menjalankan bisnis di wilayahnya. Penutupan tahun keuangan mencakup persiapan dan audit laporan keuangan tahunan, serta pengajuan pengembalian pajak pada formulir BIR-51.  
• Pengarsipan laporan personalia. Setiap perusahaan diwajibkan untuk menyerahkan dua jenis laporan sepanjang tahun – Formulir 6 (F) 1 (upah dan kontribusi pensiun) dan survei ketenagakerjaan dan lowongan kerja triwulanan yang dilakukan setiap tahun oleh Departemen Sensus dan Statistik. Jika perusahaan mempekerjakan staf lokal, maka laporan tambahan untuk Dana Pensiun Wajib harus diberikan setiap bulan. 

Kami akan membahas setiap poin secara lebih rinci dan memberi tahu Anda tentang semua prosedur yang diperlukan untuk keberhasilan dan kelancaran fungsi perusahaan Anda di Hong Kong. 

Pembaruan Annua 

Apa yang dimaksud dengan pembaruan perusahaan Hong Kong dan apa saja yang terlibat di dalamnya? 

Pembaruan perusahaan sama pentingnya dengan pendaftaran awal dan dilakukan setahun sekali pada tanggal ulang tahun perusahaan. Kewajiban perpanjangan terkait dengan pemenuhan persyaratan Ordonansi Perusahaan yang diadopsi di Hong Kong dan Ordonansi Pendaftaran Bisnis (Cap. 310). 

Ada sejumlah kewajiban khusus yang diperlukan untuk mematuhi persyaratan hukum Hong Kong. Setiap perusahaan yang beroperasi di kota ini diwajibkan untuk memperbarui pendaftaran bisnisnya dan memberikan informasi terkini secara tepat waktu. 

Kepatuhan tepat waktu terhadap tenggat waktu memastikan kelancaran operasi perusahaan dan memungkinkan Anda menghindari kemungkinan masalah hukum. Mari pertimbangkan semua fitur pembaruan perusahaan secara lebih rinci, dan juga menyoroti poin-poin penting yang memengaruhi aktivitas perusahaan Anda di Hong Kong. 

Alamat resmi yang masih berlaku dan perpanjangannya untuk jangka waktu satu tahun 

Menurut Pasal 658 Undang-undang Perusahaan, setiap perusahaan harus memiliki alamat terdaftar yang sah di Hong Kong, yang berfungsi sebagai saluran komunikasi resmi antara perusahaan dan lembaga pemerintah. Dengan menggunakan alamat terdaftar, pemerintah memberitahukan kepada perusahaan tentang semua pertanyaan hukum dan perusahaan, serta perubahan dan persyaratan. 

Sekretaris Perusahaan 

Menurut Ordonansi Perusahaan (Cap. 622), semua perusahaan yang beroperasi di Hong Kong wajib memiliki sekretaris perusahaan. Sekretaris perusahaanlah yang menyediakan kantor terdaftar bagi perusahaan untuk jangka waktu 1 tahun (hingga perpanjangan berikutnya). 

Sekretaris adalah penghubung antara perusahaan dan otoritas pemerintah. Fungsi utamanya adalah memastikan bahwa bisnis mematuhi semua persyaratan peraturan.  

Sertifikat Pendaftaran Bisnis (BRC) 

Kerangka Hukum 

Berdasarkan Peraturan Pendaftaran Bisnis (Cap. 310) (“BRO”), semua individu dan entitas yang menjalankan bisnis di Hong Kong, kecuali jika secara khusus dikecualikan, harus mendaftarkan bisnis mereka ke Kantor Pendaftaran Bisnis Departemen Pendapatan Dalam Negeri. 

Definisi Bisnis 

Istilah “bisnis” mencakup segala bentuk perdagangan, perniagaan, keahlian, profesi, panggilan, atau kegiatan lain yang dilakukan untuk mendapatkan keuntungan. Definisi ini juga mencakup klub. 

Kewajiban Pendaftaran 

• Perusahaan Lokal: Setiap perusahaan yang didirikan di Hong Kong dianggap menjalankan bisnis dan harus mendaftar di bawah BRO. 
• Perusahaan Asing: Perusahaan non-Hong Kong yang terdaftar di bawah Ordonansi Perusahaan juga dianggap menjalankan bisnis dan harus mematuhi persyaratan pendaftaran. 
• Kantor Perwakilan: Setiap perusahaan non-Hong Kong yang memiliki kantor perwakilan atau kantor penghubung di Hong Kong harus mendaftar di bawah BRO. 
• Penyewaan Properti: Perusahaan non-Hong Kong yang menyewakan properti yang berlokasi di Hong Kong juga wajib mendaftar. 

Pendaftaran Bisnis yang valid 

Semua perusahaan yang beroperasi di Hong Kong diwajibkan memiliki Sertifikat Pendaftaran Bisnis (BRC) yang masih berlaku. Sertifikat ini, yang dikeluarkan oleh Departemen Pendapatan Dalam Negeri (Inland Revenue Department/IRD) Hong Kong, dapat berlaku selama satu atau tiga tahun. Menjalankan bisnis tanpa BRC yang valid adalah ilegal. 

Persyaratan Tampilan 

BRC saat ini harus dipajang dengan jelas di lokasi bisnis atau cabang. BRC harus tersedia untuk pemeriksaan resmi atas permintaan. Jika BRC diterbitkan dalam bentuk catatan elektronik, salinan cetaknya harus dipajang di tempat yang mudah terlihat. 

Proses Pembaruan 

Memperbaharui BRC berarti membayar biaya pemerintah dan mendapatkan versi terbaru dari sertifikat tersebut setiap tahunnya. Kegagalan memperbarui BRC dapat mengakibatkan denda hingga HK$3.500. Pelanggaran berulang dapat mengakibatkan hukuman yang lebih berat, termasuk penangguhan sementara kegiatan bisnis di Hong Kong. 

Formulir Pelaporan Laporan Tahunan (NAR1)  

Semua perusahaan yang beroperasi secara legal di Hong Kong diwajibkan untuk mengajukan Pengembalian Tahunan (formulir NAR1) (unduh formulir) ke Kantor Pendaftaran Perusahaan. Secara sederhana, ini adalah pemberitahuan tahunan kepada negara tentang perubahan yang telah terjadi di perusahaan Anda selama setahun. 

Hong Kong mengamanatkan tenggat waktu yang ketat untuk mengajukan laporan tahunan-42 hari dari tanggal ulang tahun perusahaan. Melewatkan tenggat waktu penyerahan laporan NAR1 ini dapat mengakibatkan denda yang cukup besar dan, dalam beberapa kasus, tindakan hukum. Untuk memastikan kepatuhan dan menghindari risiko hukum, hubungi para ahli di Vita Liberta Limited. Kami akan membantu perusahaan Anda tetap patuh dan beroperasi. 

Melewatkan tenggat waktu pengajuan laporan tahunan dapat mengakibatkan denda hingga HK$3.480. Selain itu, perusahaan yang gagal memenuhi tenggat waktu berisiko dicoret dari Daftar Perusahaan, yang akan berakibat pada penangguhan operasi. Di Hong Kong, ada gradasi denda untuk melewatkan tenggat waktu pengajuan laporan tahunan; mari kita lihat lebih dekat contoh perusahaan swasta lokal. 

Perincian Detail Pengembalian Tahunan (Formulir NAR1) 

Formulir NAR1 berisi informasi penting tentang perusahaan. Di bawah ini adalah penjelasan terperinci mengenai bagian-bagian yang termasuk dalam formulir tersebut: 

• Nomor Perusahaan yang dapat ditemukan di sudut kanan atas dokumen Sertifikat Pendirian. 
• Nama Perusahaan. Nama lengkap perusahaan, baik dalam bahasa Inggris maupun bahasa Mandarin tradisional, harus sesuai dengan nama pada Sertifikat Pendirian atau Sertifikat perubahan nama. 
• Jenis Perusahaan. Hanya tiga jenis entitas bisnis Hong Kong yang diwajibkan untuk mengajukan Pengembalian Tahunan: Perusahaan Publik, Perusahaan Terbatas dengan Jaminan, Perusahaan Terbatas Swasta 
• Tanggal Pendirian. Tanggal resmi ketika perusahaan didirikan, sebagaimana tercantum dalam Sertifikat Pendirian. 
• Alamat. Alamat kantor terdaftar tempat perusahaan menerima pemberitahuan resmi dari pemerintah Hong Kong. 
• Modal Saham. Modal yang diinvestasikan ditunjukkan dalam jumlah dan nilai saham, yang mewakili kontribusi modal perusahaan. 
• Sekretaris Perusahaan. Informasi tentang orang atau perusahaan yang menjabat sebagai sekretaris perusahaan, termasuk nama, alamat di Hong Kong, dan informasi kontak. Secara hukum diwajibkan untuk memiliki sekretaris perusahaan. 
• Direksi. Informasi tentang direktur, termasuk nama lengkap, nomor dokumen identitas, dan alamat pos. Badan hukum perusahaan juga dapat berfungsi sebagai direktur. Persyaratan minimumnya adalah memiliki setidaknya satu direktur. 
• Pemegang saham. Untuk perusahaan yang tidak terdaftar di pasar saham, formulir tersebut mencakup rincian spesifik tentang pemegang saham, seperti nama, nomor dokumen identitas, dan jumlah saham yang dimiliki. 

Perlu diingat bahwa SPT Tahunan hanya mencatat rincian perusahaan Anda pada tanggal tertentu (tanggal ulang tahun perusahaan). 

 Setiap perubahan harus dilaporkan ke Companies Registry dengan pemberitahuan terpisah yang relevan dalam waktu 14 hari sejak perubahan tersebut diberlakukan. Perubahan-perubahan tersebut adalah: 

• Perubahan apa pun pada nama perusahaan. 
• Perubahan alamat kantor yang terdaftar. 
• Perubahan tempat penyimpanan Daftar Pengendali Signifikan (jika disimpan di tempat yang berbeda dari alamat yang terdaftar). 
• Perubahan direksi 
• Perubahan dalam data direksi 
• Perubahan informasi sekretaris perusahaan, termasuk pengangkatan dan pengunduran diri. 

Pelaporan yang tepat waktu dan akurat atas perubahan ini memastikan kepatuhan terhadap persyaratan peraturan dan membantu menjaga reputasi baik perusahaan. 

Pembayaran biaya pemerintah 

Pembayaran biaya negara adalah prosedur wajib, yang pelaksanaannya tepat waktu menjamin operasi bisnis yang sah di Hong Kong. Biaya negara dibayarkan kepada Departemen Pendapatan Dalam Negeri dan Kantor Pendaftaran Perusahaan. 

Biaya pemerintah untuk pendaftaran Bisnis diubah secara berkala oleh pemerintah Hong Kong untuk menjaga keseimbangan antara merangsang perkembangan kewirausahaan dan mengisi kas negara. Berikut ini adalah tren historisnya baru-baru ini: 

Biaya pemerintah untuk Pengembalian Tahunan ke Pendaftaran Perusahaan Hong Kong – HK$105. 

Namun, harap diperhatikan bahwa angka-angka ini hanya berlaku untuk pembayaran biaya tepat waktu – jika terjadi keterlambatan, denda dan peningkatan biaya biaya negara mungkin terjadi. 

Mempertahankan Daftar Pengontrol Signifikan (SCR) 

Berdasarkan Undang-Undang Amandemen Perusahaan 2018, semua perusahaan diwajibkan untuk menyimpan Daftar Pengendali Signifikan (Significant Controllers Register/SCR), yang mencakup orang: 

Seseorang atau entitas memiliki pengendalian signifikan atas suatu perusahaan jika satu atau lebih dari kondisi berikut terpenuhi: 

1. Orang tersebut memiliki, secara langsung atau tidak langsung, lebih dari 25% saham yang diterbitkan perusahaan atau, jika perusahaan tidak memiliki modal saham, kepentingan dalam lebih dari 25% modal atau keuntungan perusahaan. 
2. Orang tersebut memiliki, baik secara langsung maupun tidak langsung, lebih dari 25% hak suara perusahaan. 
3. Orang tersebut memegang, secara langsung atau tidak langsung, kekuasaan untuk mengangkat atau memberhentikan mayoritas anggota dewan direksi perusahaan. 
4. Orang tersebut memiliki hak untuk menggunakan, atau benar-benar menggunakan, pengaruh atau kendali yang signifikan atas perusahaan. 
5. Orang tersebut memiliki hak untuk menjalankan, atau benar-benar menjalankan, pengaruh atau kendali yang signifikan atas urusan perwalian atau firma yang bukan merupakan badan hukum, namun para pengurus atau anggotanya memenuhi salah satu dari empat syarat pertama dalam kaitannya dengan perusahaan tersebut. 

Ini adalah daftar tertutup dan harus disimpan di alamat terdaftar perusahaan di Hong Kong. Jika SCR disimpan di alamat yang berbeda di Hong Kong, fakta ini harus dinyatakan secara terpisah kepada Kantor Pendaftaran Perusahaan Hong Kong. Selain itu, seseorang yang bertanggung jawab untuk menyimpan dan memperbarui daftar ini, yang disebut Perwakilan yang Ditunjuk, harus ditunjuk. 

Hanya lembaga pemerintah yang berwenang (Departemen Pendapatan Dalam Negeri, Otoritas Kepolisian, dll.) yang dapat mengaksesnya. 

Penunjukan Perwakilan untuk Daftar Pengendali Signifikan 

Perusahaan yang bersangkutan harus menunjuk setidaknya satu orang perwakilan untuk membantu hal-hal yang berkaitan dengan daftar pengendali signifikan perusahaan. 

Perwakilan yang ditunjuk bertanggung jawab untuk memberikan bantuan berikut ini: 

1. Bantuan kepada Petugas Pendaftaran Perusahaan: 
   • Memfasilitasi proses untuk memastikan apakah perusahaan mematuhi ketentuan-ketentuan yang relevan dari Divisi ini. 
2. Bantuan kepada Aparat Penegak Hukum: 
   • Membantu petugas penegak hukum dalam menjalankan fungsi yang ditentukan berdasarkan hukum Hong Kong. 

Dengan menunjuk perwakilan, perusahaan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan mendukung penegakan peraturan yang terkait dengan daftar pengendali signifikan. 

Menerima pemberitahuan dari lembaga pemerintah 

Seperti yang telah kami sebutkan di atas, semua pemberitahuan dari lembaga pemerintah dikirimkan ke alamat perusahaan Anda yang terdaftar. Pengirim utamanya adalah: 

• Departemen Sensus dan Statistik mengirimkan pemberitahuan tentang perlunya berpartisipasi dalam Survei Ketenagakerjaan dan Lowongan Kerja untuk menyusun statistik. 
• Departemen Tenaga Kerja meminta laporan (IR56A Employer Return) bahwa karyawan menerima remunerasi dalam bentuk upah dan tunjangan. 
• Departemen Pendapatan Pedalaman mengirimkan permintaan untuk membayar biaya pendaftaran usaha dan permintaan untuk mengajukan Surat Pemberitahuan Pajak Laba. 
• Kantor Pendaftaran Perusahaan Hong Kong memberitahukan tentang perlunya memberikan laporan tahunan tentang pembaruan informasi perusahaan di Kantor Pendaftaran. 
• Instansi pemerintah lainnya – pengadilan, Hak Cipta, Migrasi, Departemen Perizinan, dll. juga dapat mengirimkan dokumen ke alamat Anda yang terdaftar. 

Di Vita Liberta Limited, kami menerima semua pemberitahuan dari klien kami dan segera memberi tahu yang sesuai.  

Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (RUPST) 

Rapat pemegang saham adalah wajib untuk mematuhi hukum perusahaan Hong Kong. Rapat ini diadakan setelah akhir tahun keuangan dalam waktu 9 bulan untuk perusahaan swasta atau 6 bulan untuk perusahaan publik. 

Dalam rapat tersebut, para pemegang saham pengendali utama perusahaan menyetujui laporan keuangan, memutuskan dividen, dan menunjuk auditor. Ini adalah aspek penting dalam bisnis: dalam rapat, manajemen dan pemegang saham berkumpul untuk memutuskan isu-isu penting terkait pengembangan bisnis di masa depan. 

Mengajukan Surat Pemberitahuan Pajak Penghasilan (SPT) 

Pengembalian Pajak Laba (PTR) adalah pengajuan pajak wajib untuk bisnis yang beroperasi di Hong Kong. PTR berfungsi untuk melaporkan pendapatan, pengeluaran, dan laba perusahaan yang dapat dinilai kepada Departemen Pendapatan Dalam Negeri (IRD) untuk tujuan perpajakan.  

Semua entitas, termasuk perusahaan, kemitraan, dan kepemilikan perseorangan, yang memperoleh laba di Hong Kong diwajibkan untuk menyerahkan Surat Pemberitahuan Pajak Laba.  

Batas waktu pengajuan 

Pengembalian Pajak Laba (PTR) harus diserahkan dalam waktu 30 hari setelah akhir tahun keuangan perusahaan atau pada tanggal yang ditentukan pada formulir PTR yang diterima dari Departemen Pendapatan Dalam Negeri (Inland Revenue Department/IRD). 

Tahun keuangan untuk perusahaan Hong Kong: 

• Tahun Keuangan Pertama: Berakhir dalam waktu 18 bulan sejak pendaftaran perusahaan. 
• Tahun-tahun Keuangan Berikutnya: Berakhir setiap tahun. 

Pendampingan yang diperlukan untuk mengajukan PTR 

• Laporan Keuangan Tahunan: PTR harus disertai dengan laporan keuangan tahunan perusahaan. 
• Laporan Audit: Audit wajib atas laporan keuangan diperlukan. Audit ini melibatkan analisis dokumen keuangan dan menghasilkan laporan audit, yang harus dilampirkan pada laporan keuangan tahunan dan diserahkan kepada Departemen Pajak Hong Kong bersama dengan PTR. 

Hukuman atas keterlambatan pengajuan 

• Kegagalan memenuhi tenggat waktu pelaporan untuk mengajukan pengembalian pajak dapat mengakibatkan denda yang signifikan mulai dari HKD 1.200 hingga HKD 10.000. Selain itu, ada peningkatan risiko kehilangan hak untuk mendapatkan insentif dan pembebasan pajak. 

Penyerahan PTR yang tepat waktu dan akurat, bersama dengan laporan keuangan dan laporan audit yang diwajibkan, sangat penting untuk menjaga kepatuhan terhadap peraturan perpajakan Hong Kong dan menghindari denda. 

Penyampaian laporan tentang personalia 

Pemerintah Hong Kong memonitor dengan ketat ketenagakerjaan tenaga kerja, sehingga tugas setiap perusahaan adalah memberikan laporan tentang semua karyawannya secara tepat waktu dan lengkap. Mari kita lihat bentuk laporan utama. 

Formulir 6F1 – upah dan kontribusi pensiun 

Setiap tahun, setiap pemberi kerja diwajibkan untuk menyerahkan laporan Formulir 6 (F) 1 (surat ini bervariasi tergantung pada departemen otoritas pajak), yang menunjukkan data tentang upah dan kontribusi ke dana pensiun untuk setiap karyawan perusahaan. Berkat laporan ini, Departemen Tenaga Kerja Hong Kong secara ketat memantau dan mengontrol kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan jaminan hak-hak karyawan. 

Survei Ketenagakerjaan dan Lowongan Kerja Triwulanan 

Survei ini dilakukan oleh Departemen Sensus dan Statistik Hong Kong dan bertujuan untuk mengumpulkan data terkini tentang keadaan pasar tenaga kerja Hong Kong. Partisipasi dalam survei ini merupakan persyaratan wajib bagi semua perusahaan, karena memungkinkan pemerintah untuk melacak perubahan dalam tingkat pekerjaan dan membuat keputusan tentang kebijakan ekonomi Hong Kong selanjutnya.