Продолжающиеся сложности, вызванные эпидемией нового коронавируса COVID-19, потребовали от законодателей по всему миру с одной стороны своевременной реакции, некоторой гибкости и готовности идти навстречу гражданам и организациям, а с другой – должной жёсткости в соблюдении карантинных и других мер, направленных на охрану здоровья и благополучия человека.
Одной из таких мер стало социальное дистанцирование. С полным пакетом мер, предпринимаемых администрацией САР Гонконг в рамках борьбы с коронавирусной инфекцией можно ознакомиться на специальной странице сервера администрации https://www.coronavirus.gov.hk/, а мы, тем временем, предметно поговорим об одном из направлений, а именно – проведении ежегодных общих собраний акционеров в режиме онлайн.
1. Законодательное закрепление обязательности общих ежегодных собраний
Гонконгское законодательство в части регулирования деятельности частных компаний с ответственностью, ограниченной акциями или гарантией, гласит, что компании должны проводить годовые общие собрания (annual general meetings, AGM) в отношении каждого финансового года (раздел 610 Ордонанса о компаниях (Companies Ordinance) (Cap. 622 of the Laws of Hong Kong)
Общее собрание должно быть проведено по истечении 9 месяцев после завершения отчётного периода, а в случае, если это первое общее собрание – через три месяца после завершения отчётного периода или спустя 9 месяцев после первой годовщины регистрации компании.
2. Какие ограничения были предприняты в сфере регулирования общих собраний в рамках борьбы с COVID-19?
Администрация Гонконга предлагает несколько решений, направленных на снижение риска распространения коронавирусной инфекции при проведении собраний, в том числе общих ежегодных собраний акционеров. Это:
- Гибридные собрания
- Голосование по доверенности
- Электронное голосование
- Использование нескольких помещений
- Применение разумных мер предосторожности
2.1. Какие ограничения предусмотрены законом при проведении общих собраний?
Администрация САР Гонконг приняла положение о профилактике и контроле заболеваний (в части запрета на общественные собрания) – главу 599G Закона Гонконга, вступившее в силу 29 марта 2020 года, которой был введён запрет на проведение собраний в общественном месте с более чем двумя участниками.
Постановление № 202 «О профилактике и борьбе с заболеваниями» смягчило ограничение, установив максимальную численность участников собрания в общественном месте в 4 человека, это положение вступило в силу 24 февраля 2021 года.
2.2. Подпадают ли общие годовые собрания под ограничения, предусмотренные Постановлением 202 о профилактике и контроле заболеваний?
Общие годовые собрания подпадают под ограничения, предусмотренные постановлением 202 о профилактике и контроле заболеваний лишь в случае, если проводятся в общественном месте.
«Общественное место», согласно применяемой в постановлении терминологии – место, в которое общественность или её отдельные представители имеют доступ время от времени, за плату или на других условиях.
Таким образом, если ежегодное собрание проводится в коворкинге делового центра, на него будут распространяться ограничения в соответствии с постановлением 202, если в частном офисе – нет.
2.3. Какие ограничения налагаются на проведение собраний в локациях, не подпадающих под определение общественного места?
- Во время проведения собрания не должны подаваться еда и напитки;
- В случае, если численность участников собрания превышает 20 человек, их следует разместить в нескольких помещениях группами не более 20 человек, либо в изолированных зонах в одном помещении.
2.4. Что такое гибридные собрания?
В соответствии с принципами общего права термин «собрание» не ограничивается формой присутствия людей в одном месте, речь идёт скорее об общих интересах и «единстве умов».
Современные технологические решения, сотовая связь, Интернет и другие электронные средства позволяют провести собрание без физической встречи, либо провести общее собрание в нескольких местах при сохранении возможности увидеть и услышать оппонентов.
Таким образом, в соответствии с положениями устава компании, общие собрания могут проводиться на гибридной основе (частично путём физического присутствия в определенном месте и частично с помощью электронных средств) или даже полностью на виртуальной основе.
Раздел 584 Ордонанса о компаниях разрешает проводить общие собрания в нескольких местах (от 2 и более) с применением технологий, позволяющих находящимся в различных местах участникам выступать, заслушивать выступления и сообщения других участников, а также голосовать.
Возможность проведения гибридных общих собраний должна быть закреплена в уставе.
В соответствии с Разделом 576 Ордонанса о компаниях, сведения об основном месте проведения общего собрания и используемых дополнительных площадках (в случае, если собрание гибридное) должны быть указаны в уведомлении о проведении такого собрания.
Для обеспечения контроля над количеством участников ежегодного общего собрания организации могут рассматривать возможность введения механизма предварительной регистрации для тех участников (либо их доверенных лиц), кто намерен присутствовать на собрании лично.
2.5. Голосование по доверенности
Другим механизмом может стать голосование по доверенности.
Правила и процедура назначения доверенных лиц подробно описаны в разделах 596–608 Ордонанса о компаниях.
2.6. Голосование письменными резолюциями
Ордонанс о компаниях предусматривает, что решения могут быть приняты без созыва собрания, в письменной форме (раздел 548). При принятии такого решения следует учитывать следующие моменты:
- Проект решения предлагается директором(-ами) или акционером(-ами) компании в письменной форме;
- Проект решения должен быть направлен акционерам на бумажном носителе, в электронной форме путём рассылки по электронной почте или публикации на сайте компании;
- Проект решения действителен в течение срока, предусмотренного уставом компании, а в случае отсутствия такового – в течение 28 дней с момента внесения предложения;
- Законом не определён механизм выражения согласия с предлагаемым проектом; наиболее распространён способ – подписание копий с последующей передачей в адрес компании;
- Компания обязана уведомить о принятых решениях своих акционеров и аудитора; отказ от уведомления или несвоевременное уведомление является правонарушением и влечёт ответственность для компании и её должностных лиц.
2.7. Кворум на ежегодном общем собрании
В соответствии с положениями пункта 3 раздела 585 Ордонанса в случае, если организация состоит из двух и более участников, два акционера, присутствующие на собрании лично или через представителя, составляют кворум общего собрания акционеров компании.
Таким образом, для принятия правомочных решений достаточно присутствие всего двух акционеров.
3. Может ли компания отказаться от проведения годового общего собрания?
Да. Законодательство предусматривает такую возможность.
Отказ от проведения общего собрания возможен при соблюдении хотя бы одного из следующих условий:
- У компании лишь один акционер
- Акционеры компании принимают письменное решение по всем вопросам, которые должны были быть рассмотрены в ходе ежегодного общего собрания (копии всех документов должны быть своевременно предоставлены каждому акционеру);
- Компания солидарным решением акционеров отказалась от проведения годового общего собрания, решение не было отозвано и не оспорено ни одним акционером.
4. Что необходимо предпринять для проведения общего собрания онлайн?
Для того, чтобы провести онлайн общее годовое собрание, необходимо:
- Удостовериться, что устав компании предусматривает возможность проведения гибридных общих собраний и оговаривается ли в этом документе требование физического присутствия каких-либо категорий участников общего собрания (акционеров, директора/директоров, членов совета директоров, уполномоченных представителей);
- Уведомить правомочных участников годового общего собрания в предусмотренные законом сроки: не позднее 21 дня до даты проведения собрания. Срок может быть сокращён в случае, если все имеющие право голоса участники собрания примут консолидированное решение (раздел 571 (1) и 571 (3));
- В уведомлении должны содержаться адреса всех площадок, на которых будет проводиться общее собрание.
4.1. Каковы правила решений при проведении онлайн-собраний?
- В случае, если компания получила запрос от участников, контролирующих 5% акций или более (либо меньшее количество, что определяется Уставом), она должна разослать проект письменного решения всем участникам, имеющим право голоса (раздел 552 Ордонанса).
- Участник, который внёс проект, может попросить компанию приложить к проекту решения заявление с обоснованием в объёме не более тысячи слов (553).
- Компания освобождается от обязанности распространять заявление в случае, если оно содержит клеветнические измышления, либо если заявитель злоупотребляет своим правом (данные факты должны быть установлены в судебном порядке (554)
- Рассылка проектов может осуществляться в бумажном виде, электронной форме или посредством публикации на веб-сайте (553).
- Участники могут выразить свою позицию по проекту как в письменной (для присутствующих физически акционеров), так и в электронной форме (556); срок согласования по общим правилам составляет 28 дней, либо меньше, если это закреплено Уставом (558).
- После принятия решения в письменной форме организация должна уведомить всех участников и аудиторов компании в течение 15 дней (559).
5. Некоторые вопросы относительно порядка проведения собраний онлайн
5.1. Может ли собрание проводиться в двух местах одновременно?
Да.
Ордонанс о компаниях консолидирует и развивает положения общего права, прямо дозволяя проведение общих собраний в двух и более местах с применением любых технологий, позволяющих участникам компании, находящихся в различных местах, выступать, слушать и голосовать в ходе собрания (раздел 584).
5.2. Может ли собрание проводиться без видеотрансляции?
Да.
Формулировка раздела 584 позволяет с уверенностью сказать, что телефонная конференция, либо онлайн-конференция без видеотрансляции, либо с частичной видеотрансляцией является допустимым средством для участия в общем собрании онлайн – при условии наличия механизма точной и корректной фиксации результатов голосования.
5.3. Может ли собрание проводиться в полностью виртуальной форме?
На этот счёт существует правовая неопределённость, так как разделом 584 Ордонанса предусматривается, что общее собрание может проводиться в двух и более местах – что, по всей вероятности, предполагает физическое присутствие в как минимум в одном месте (о котором, кроме того, необходимо заблаговременно уведомить акционеров компании).