Hong Kong’da bir şirketin yasal adresi (veya kayıtlı adresi), bu uluslararası yargı yetkisinde başarılı bir kayıt ve sonraki iş yürütmenin sadece bir formalitesi değil, aynı zamanda kilit unsurlarından biridir. Yasal adres seçimi, sadece mevzuata uyumu değil, aynı zamanda şirketinizin iş itibarını da etkiler. Bu yazıda, Hong Kong’da bir şirketin yasal adresinin seçimi, kaydı ve sürdürülmesi ile ilgili tüm yönleri detaylı olarak inceleyeceğiz.
Hong Kong’da Şirketin Yasal Adresi
Hong Kong’da, bir şirketin yasal adresi, kaydı için zorunlu bir gerekliliktir ve bu adres belirli yasal gereksinimleri karşılamalıdır.
Şirketler Kanunu’nun (Companies Ordinance) 622. Bölümünün 658. Maddesine göre, tüm tüzel kişilikler Hong Kong sınırları içinde bir yasal adrese sahip olmak zorundadır. Adres fiziksel olmalı, bir posta kutusu olmamalı ve Hong Kong devlet kurumlarından bildirimlerin alınmasını sağlamalıdır.
Bu gereksinimin alt bölümlerinin ihlali durumunda, şirket ve her sorumlu kişi suç işlemiş sayılır. Böyle bir durumda, şirkete ve sorumlu kişilere 50.000 Hong Kong doları (HKD) tutarında ve ayrıca ihlalin her günü için 1.000 Hong Kong dolarına kadar para cezası uygulanır.
Ayrıca, şirketin yasal adresinin, şirket yabancı bile olsa ancak Hong Kong’da yasal faaliyet yürütüyorsa, ÖİB topraklarında kayıtlı bir yasal adrese sahip olması gerektiğini dikkate almak önemlidir.
Şirketinizin yasal adresinin tüm gerekli gereksinimleri karşılaması için aşağıdaki kriterlere uygun olmalıdır:
- Fiziksel Konum: Adres Hong Kong sınırları içinde olmalıdır.
- Erişilebilirlik: Bu belirli adreste, çalışma saatleri içinde yazışma almak mümkün olmalıdır.
- Şirket Adının Belirtilmesi: Şirket adı, girişteki bir tabelada açıkça belirtilmiş olmalıdır.
Yasal Adres ile Fiili Adres Arasındaki Fark
Yasal adres ile fiili iş yürütme adresi açıkça ayırt edilmelidir. Yani:
- Yasal Adres: Şirketin Hong Kong devlet kurumlarında kayıtlı olduğu fiziksel adrestir ve devlet kurumları bu adrese resmi yazışmalar gönderebilir. Mevzuata göre, bu adres Hong Kong topraklarında bulunmalıdır.
- Fiili Adres: Şirketin fiilen kar elde etmeye yönelik ticari faaliyet yürüttüğü fiziksel adrestir. Fiili adresin yeri mevzuatla sınırlı değildir – Hong Kong’da veya Hong Kong dışında olabilir. Bu, kurucu, yönetici veya diğer çalışanların fiziksel olarak bulunduğu ve gerçekten çalıştığı, operasyonel faaliyetleri yürüttüğü adrestir. Örneğin, yönetici veya kurucu evden çalışıyorsa bu onların ev adresi de olabilir.
Hong Kong ÖİB Hükümeti her yıl İstatistik Dairesi ve Gelir İdaresi’nden (Inland Revenue) şirketlere mektuplar gönderir. Şirketinizin yasal adresi, hükümetin size Gelir İdaresi’nden vergi beyannameleri veya Nüfus Sayımı ve İstatistik Dairesi’nden anketler gibi resmi bildirimler göndermek için sahip olduğu tek bilgi olduğundan, şirket yöneticisi olarak doğru adresi seçmek ve bu belgeleri zamanında işlemek çok önemlidir.
Müşteri ve iş ortaklarından iş yazışmalarının alınması, ürün numunelerinin değişimi, iş toplantılarının yapılması için genellikle şirketin fiili adresi kullanılır. Bu, ticari sırların korunmasına yardımcı olur ve belgelerin yetkili kişilerin eline doğrudan alınmasının kolaylığını sağlar.
Buna ek olarak, şirketin Hong Kong dışında bir fiili adrese sahip olması, şirketin Hong Kong dışındaki kaynaklardan elde ettiği karların vergilendirilmesinden muaf tutulması amacıyla, bölgesel vergilendirme ilkesinin uygulanması için ek bir argüman sağlar.
Şirketin Yasal Adresinde Saklanması Gereken Belgeler
Hong Kong Şirketler Yönetmeliği’ne göre, bir şirket defterlerini ve şirket belgelerini ya yasal adresinde ya da Hong Kong’da resmi olarak kayıtlı başka bir yerde saklamak zorundadır. Saklanması gereken belgeler şunları içerir:
- Pay Sahipleri Defteri (Bölüm 627).
- Kontrol Ediciler Defteri (Bölüm 653H).
- Yöneticiler Defteri (Bölüm 641).
- Şirket Sekreterleri Defteri (Bölüm 648).
- Rehin Defteri (Bölüm 352).
- Rehin oluşturan belgelerin kopyaları (Bölüm 351).
- Tahvil Sahipleri Defteri (Bölüm 308).
- Yönetim Kurulu ve Genel Kurul Toplantı Tutanakları (Bölüm 481, 483, 618).
Bu belgeler Hong Kong topraklarında başka bir yerde saklanabilir, ancak bu durum Şirketler Sicili’ne (Companies Registry) depolandıkları tarihten itibaren 15 gün içinde bildirilmelidir.
Ayrıca, şirketin kayıtlı adresinde Şirket Kuruluş Sertifikası (Certificate of Incorporation) ve geçerli İş Kayıt Sertifikası (Business Registration Certificate) saklanmalıdır.
Yasal Adres Türleri
Doğru yasal adresin seçilmesi, Hong Kong’da bir şirket kaydettirirken önemli bir adımdır. Mevcut başlıca seçeneklere bakalım:
Şirket Sekreteri Tarafından Sağlanan Adres
Hong Kong’da, Hong Kong Şirketler Sicili’nden aldığı lisans temelinde, özellikle şirketlere yasal adres sağlama hakkına sahip lisanslı bir şirket sekreterinin hizmetlerini kullanmak standart bir uygulamadır.
Genellikle, 1 yıllık yasal adres şirket kayıt paketine zaten dahildir ve daha sonra mevzuatla öngörülen diğer tüm gerekli prosedürlerle birlikte standart modda yenilenir.
Şirket sekreteri faaliyetlerini profesyonel bir temelde yürütür, devlet kurumlarından gelen yazışmaların alınmasını sağlar, bunları hızla işler ve şirketin yetkili kişilerini bilgilendirir.
Ayrıca, şirket sekreteri tüm yasal olarak belirlenmiş belgeleri şirketin kayıtlı adresinde saklar ve bunları güncel tutmak için gerekli işlemleri yapar. Sekreter ayrıca şirketinizin adının kayıtlı adreste erişilebilir olmasını sağlar.
Sekreterin sağladığı yasal adresin kullanılması güvenilir bir seçenektir ve devlet bildirimlerinin zamanında alınması veya işlenmesi sırasında sorunların önlenmesini sağlar.
Ayrıca, bu seçenek Hong Kong topraklarında kendi ofisine sahip olmayan şirketler için en ekonomik olarak avantajlı olanıdır.
Önemle belirtmek gerekir ki, sekreterden alınan yasal adresin kullanılması, şirketin Hong Kong’daki kar kaynağının tanınması için koşullar sağlamaz. Şirket sekreteri, şirkette yasal olarak belirlenmiş bir roldür ve sekretere yapılan ödemeler ile onun yasal adresinin kullanılması, şirketin kar kaynağını etkilemez; bu, Hong Kong topraklarında bir kar kaynağı bulunmadığını kanıtlayarak karların vergilendirilmesinden muafiyet elde etmek için önemlidir.
Sanal Adres
Bu, doğrudan bir kiracı veya alt kiracı tarafından sağlanan bir adrestir. Genellikle bu tür kiralama, şirketin bu adreste bulunmasını gerektirmez. Kiraya verenin devlet kurumlarından gelen yazışmaları zamanında alıp işleyebileceğinden emin olmak önemlidir. Ayrıca, şirket defterlerinin saklanmasının sağlanması oldukça sorunlu bir konudur. Çünkü şirkete bu adreste defterleri ve şirket belgelerini saklayabileceği bir çalışma alanı tahsis edilmemektedir.
Sekreter tarafından sağlanan adresten ayrı olarak bir sanal adres kullanmanın uygunluğu hiç açık değildir ve hatta birçok açıdan verimsizdir. Ayrıca, bu daha pahalı bir kiralama seçeneği olacak ve belge saklama açısından daha az güvenli olacaktır.
Ofis veya Çalışma Alanı Kiralama
Bu seçenek, yalnızca şirketinizin Hong Kong topraklarında fiziksel bir varlığa ihtiyacı olduğunda ve personeli için çalışma alanı sağlaması gerektiğinde uygundur.
Bu şüphesiz en pahalı seçenektir, bir şirket sekreterinden alınan yasal adres kullanımından onlarca hatta yüzlerce kat daha pahalıdır. Bunun nedeni, Hong Kong’daki gayrimenkul maliyetlerinin ve kiralarının son derece yüksek olmasıdır.
Hem ofis hem de çalışma alanı kiralarken, şirketin devlet kurumlarından gelen yazışmaları alacak ve işleyecek personele sahip olması gerekir.
Hong Kong’da fiziksel bir ofis ve çalışan bulunması, işin doğrudan ÖİB topraklarında yürütüldüğünü gösterebileceğinden, şirketin vergi yükümlülüklerini de etkileyebilir.
Ayrıca, şirketin zorunlu defterlerinin ve belgelerinin güvenli saklanmasına ve güncellenmesine dikkat edilmelidir.
Avantajlar arasında, şirket için prestij ve Hong Kong topraklarında “substance” (fiziksel varlık) bulunması sayılabilir.
Ev Adresi
Bir konut adresi yasal adres olarak kullanılabilir (en azından yasa doğrudan bir yasak öngörmemektedir), ancak kiraya verenle yapılan kira sözleşmesinin bu tür bir kullanıma izin verdiğinden emin olmak önemlidir. Çoğu durumda, kiraya verenler konut gayrimenkullerinin ticari amaçlarla kullanılmasına izin veren sözleşmeler yapmazlar.
Eğer konut mülkünün sahibiyseniz, o zaman bir kira sözleşmesine ihtiyacınız olmayacak ve kendi şirketinizin (mülk sahibi şirketin hissedarı veya yöneticisi ile aynı kişi olduğunda) yasal adresi olarak kullanılması mümkün olacaktır. Ancak bu durumda, dairenizin bu şekilde kullanımının bina veya apartman kurallarıyla kısıtlanmadığından emin olmanız gerekir. Ayrıca, tüm faaliyet türlerinin bir konut binasında kaydedilemeyeceğini de akılda tutmak gerekir.
Bir konut dairesinin adresine bir şirket kayıtlı ise, kapısına adını taşıyan bir levha takılmalıdır.
Ayrıca, devlet kurumları veya iş ortaklarından kuryelerin yasal adrese yazışma teslim edeceğini ve bu sürekli hareketliliğin diğer sakinler için rahatsızlık yaratabileceğini ve hoşnutsuzluklarına neden olabileceğini dikkate almak gerekir.
Yasal Adres Değişikliği: Doğru Adımlar
Kayıt belgelerinde belirtilen şirketin kayıtlı adresi, devlet kaydı tarihinden itibaren ve kayıt kuruluşu, Yönetmeliğin 3. alt bölümüne göre kayıtlı adresin değiştiğine dair bir bildirim alana kadar şirketin resmi kayıtlı adresi olarak kabul edilir.
Bir şirketin yasal adresini değiştirmek için aşağıdakileri bildirmek gerekir:
- NR1 formunu (“Kayıtlı Ofis Adresi Değişiklik Bildirimi”) sunarak Hong Kong Şirketler Sicili’ni (Companies Registry).
- IRC3111A formunu sunarak Vergi Dairesini (Inland Revenue Department).
- Şirket özel bir lisansa sahipse, ilgili denetim otoritesini bildirmek gerekir.
Devlet kurumları, değişiklik tarihinden itibaren 15 gün içinde bilgilendirilmelidir.
Ayrıca, formlar sunulmadan önce, şirketin yöneticisi tarafından onaylanması gereken bir şirket iç kararı düzenlenmelidir.
Adres değişikliğini bildirmediyseniz, bu ciddi bir ihlal olarak kabul edilir. Şirketler Kanunu’nun (Bölüm 622) 658(5). Maddesine göre, şirket ve sorumlu kişileri tarafından adres değişikliğinin bildirilmemesi kanun ihlalidir. Bu, 5. seviye bir para cezasına yol açabilir ve mahkeme 50.000 Hong Kong dolarına kadar para cezası verebilir. Ayrıca, ihlal devam ettiği her gün için 1.000 dolarlık ek bir para cezası verilebilir.
Yasal adres değiştirilirken ayrıca iş ortaklarınızı, bankalarınızı ve finansal kuruluşlarınızı bilgilendirmeyi unutmamak önemlidir.
Yasal Adres Değişikliği Sonrası Eylem Kontrol Listesi
Şirketin yasal adresi başarıyla değiştirildikten sonra, tüm ilgili tarafları bilgilendirmek ve belgelerdeki bilgileri güncellemek için birkaç önemli adımı gerçekleştirmek önemlidir. Müşterileri ve müşterileri bilgilendirin, adres değişikliğinden haberdar olduklarından emin olun. Bankaları ve sigorta şirketlerini bilgilendirin, işlemlerde olası sorunları önlemek için veri tabanlarında değişiklikler yapın. Tedarikçilere ve hizmet sağlayıcılara bilgi verin, çünkü bu zamanında teslimat ve hizmet sağlanması için önemlidir. Yeni adresi şirket web sitesinde ve diğer yazışmalarda güncelleyin, iletişim bilgilerinizin tüm kamu platformlarında güncel olduğundan emin olun. Antetli kağıtlar, zarf, kartvizit ve faturalardaki adresi değiştirin. Yeni ofisin kapısına bir bildirim yerleştirin; tabela henüz hazır değilse, postaların kaybolmaması için geçici bir bildirim yerleştirin. Bu adımlar, şirketin sorunsuz çalışmasını sağlamaya ve tüm ilgili taraflar için bilgilerin güncelliğini korumaya yardımcı olacaktır.
Sık Sorulan Sorular (SSS)
Evet, bir konut adresinin kullanılması mümkündür, ancak Hong Kong’da bulunmalı ve mevzuat ger-ekliliklerine uygun olmalıdır. Posta kutusu yasal adres olarak belirtilemez. Ayrıca çalışma saatleri içinde yazışma almak için erişilebilir olmalıdır. Konut kiralıyorsanız, iş için adres kullanımı için ev sahibinden izin almanız gerekir. Ayrıca kapıya şirket adını taşıyan bir tabela takılması gerekir, bu da rahatsızlıklara neden olabilir.
Yasal adres değişikliğinin zamanında bildirilmemesi ciddi sonuçlara yol açabilir. İhlal durumunda şir-ket, 50.000 Hong Kong dolarına kadar para cezaları ve ihlalin devam ettiği her gün için ek para cezaları riskiyle karşı karşıyadır. Ayrıca bu, itibarınızı etkileyebilir ve devlet kurumlarından önemli yazışmaların alınmasında gecikmelere neden olabilir. Yalnızca devlet kurumlarını değil, aynı zamanda tüm iş ortaklarınızı, müşterilerinizi ve finansal kuruluşlarınızı da zamanında bilgilendirmek önemlidir.
Ticari bir adres yalnızca gizlilik açısından değil, aynı zamanda şirketinizin algısı açısından da avantaj-lıdır. Hong Kong’un iş merkezindeki bir adres, işinize sağlamlık kazandırır ve müşteriler ile ortaklar tarafından güveni artırır. Ayrıca, ticari bir adres kullanmak, konut kullanımını ev sahibiyle koordine etme gerekliliğinden kurtarır ve komşular veya yetkililerle potansiyel çatışmalardan kaçınmanızı sağlar. Ayrıca müşteriler veya ortaklarla düzenli toplantılar gerektiren bir iş yürütmek için de uygun-dur.
Kanuna göre, şirketin kayıt belgeleri (BRC (İş Kayıt Sertifikası) ve şirket defterleri gibi) yasal adreste saklanmalıdır. Bunları Hong Kong topraklarında başka bir yerde saklamaya karar verirseniz, Şirketler Sicili’ni yeni saklama yeri hakkında bilgilendirmeniz gerekir.
