Yêu cầu quản lý hàng năm đối với các công ty tại Hồng Kông

Hồng Kông là một địa điểm hấp dẫn đối với các công ty. Là một trong những trung tâm tài chính hàng đầu thế giới, khu vực hành chính này của Trung Quốc hàng năm trở thành đối tượng thu hút đối với các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Môi trường kinh doanh thuận lợi, hệ thống pháp lý ổn định và dòng chảy đổi mới liên tục mang đến cho các công ty điều kiện làm việc tốt nhất. 

Tuy nhiên, giống như bất kỳ tiểu bang nào khác, Hồng Kông có một số yêu cầu pháp lý bắt buộc cần thiết để doanh nghiệp của bạn hoạt động thành công. Hãy cùng xem xét những yêu cầu chính trong bài viết này. 

• Gia hạn đăng ký công ty hàng năm. Đây là việc thực hiện một loạt các yêu cầu theo luật định như mở rộng địa chỉ đã đăng ký của công ty và các dịch vụ của thư ký công ty được cấp phép, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ (BRC) tại Cục Thuế vụ Nội địa và nộp Báo cáo thường niên cho Cơ quan đăng ký công ty, v.v. 
• Báo cáo tài chính hàng năm, kiểm toán và Báo cáo thuế lợi nhuận. Yêu cầu bắt buộc của chính quyền Hồng Kông đối với tất cả các công ty kinh doanh trên lãnh thổ của mình. Việc kết thúc năm tài chính bao gồm việc lập và kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm, cũng như nộp tờ khai thuế theo mẫu BIR-51. 
• Nộp báo cáo nhân sự. Mỗi công ty được yêu cầu nộp hai loại báo cáo trong năm – Biểu mẫu 6(F)1 (tiền lương và đóng góp lương hưu) và khảo sát việc làm và việc làm trống hàng quý do Cục Thống kê và Điều tra dân số tiến hành hàng năm. Nếu công ty sử dụng nhân viên địa phương, thì phải cung cấp báo cáo bổ sung cho Quỹ dự phòng bắt buộc hàng tháng. 

Chúng tôi sẽ xem xét từng điểm chi tiết hơn và cho bạn biết về tất cả các thủ tục cần thiết để công ty của bạn hoạt động thành công và suôn sẻ tại Hồng Kông. 

Annua gia hạn 

Việc gia hạn công ty tại Hồng Kông có ý nghĩa và liên quan tới những gì? 

Gia hạn công tyquan trọng như việc đăng ký ban đầu và diễn ra một lần một năm vào ngày kỷ niệm của công ty. Nghĩa vụ gia hạn liên quan đến việc thực hiện các yêu cầu của Pháp lệnh công ty được thông qua tại Hồng Kông và Pháp lệnh đăng ký doanh nghiệp (Chương 310). 

Có một số nghĩa vụ cụ thể cần thiết để tuân thủ các yêu cầu pháp lý của Hồng Kông. Mọi công ty hoạt động tại thành phố này đều phải gia hạn đăng ký kinh doanh và cung cấp thông tin cập nhật nhất định kịp thời. 

Việc tuân thủ đúng thời hạn đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ và giúp bạn tránh được các vấn đề pháp lý có thể xảy ra. Hãy cùng xem xét tất cả các tính năng gia hạn công ty chi tiết hơn và cũng nêu bật các điểm chính ảnh hưởng đến hoạt động của công ty bạn tại Hồng Kông. 

Địa chỉ hợp pháp hợp lệ và thời hạn gia hạn là một năm 

Theo Mục 658 của Sắc lệnh Công ty, mọi doanh nghiệp phải có địa chỉ đăng ký hợp lệ tại Hồng Kông, đóng vai trò là kênh liên lạc chính thức giữa công ty và các cơ quan chính phủ. Sử dụng địa chỉ đãđăng ký, chính phủ thông báo cho các công ty về mọi thắc mắc pháp lý và doanh nghiệp, cũng như các thay đổi và yêu cầu. 

Thư ký công ty 

Theo Sắc lệnh Công ty (Chương 622), tất cả các công ty hoạt động tại Hồng Kông đều bắt buộc phải có thư ký công ty. Thư ký công ty là người cung cấp cho công ty một văn phòng đã đăng ký trong thời hạn 1 năm (cho đến lần gia hạn tiếp theo). 

Thư ký là cầu nối giữa công ty và các cơ quan chính phủ. Chức năng chính của thư ký là đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ mọi yêu cầu theo quy định. 

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (BRC) 

Khung pháp lý 

Theo Sắc lệnh Đăng ký Doanh nghiệp (Chương 310) (“BRO”), mọi cá nhân và tổ chức kinh doanh tại Hồng Kông, trừ khi được miễn trừ cụ thể, phải đăng ký doanh nghiệp của mình với Văn phòng Đăng ký Doanh nghiệp thuộc Cục Thuế vụ Nội địa. 

Định nghĩa về kinh doanh 

Thuật ngữ ”kinh doanh” bao gồm bất kỳ hình thức thương mại, buôn bán, thủ công, nghề nghiệp, nghề nghiệp hoặc các hoạt động khác được tiến hành vì lợi nhuận. Định nghĩa này cũng bao gồm các câu lạc bộ. 

Nghĩa vụ đăng ký 

• Công ty địa phương: Mọi công ty được thành lập tại Hồng Kông đều được coi là đang hoạt động kinh doanh và phải đăng ký theo BRO. 
• Công ty nước ngoài: Các công ty không phải của Hồng Kông được đăng ký theo Pháp lệnh công ty cũng được coi là đang tiến hành kinh doanh và phải tuân thủ các yêu cầu đăng ký. 
• Văn phòng đại diện: Bất kỳ công ty nào không phải của Hồng Kông có văn phòng đại diện hoặc văn phòng liên lạc tại Hồng Kông đều phải đăng ký theo BRO. 
• Cho thuê bất động sản: Các công ty không phải của Hồng Kông cho thuê bất động sản tại Hồng Kông cũng phải đăng ký. 

Đăng ký kinh doanh hợp lệ 

Tất cả các công ty hoạt động tại Hồng Kông đều phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (BRC) hợp lệ. Giấy chứng nhận này do Cục thuế nội địa (IRD) của Hồng Kông cấp, có thể có hiệu lực trong một hoặc ba năm. Hoạt động kinh doanh mà không có BRC hợp lệ là bất hợp pháp. 

Yêu cầu hiển thị 

BRC hiện tại phải được trưng bày nổi bật tại địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh. BRC phải sẵn sàng để kiểm tra chính thức khi được yêu cầu. Nếu BRC được cấp dưới dạng hồ sơ điện tử, phải trưng bày bản in ở nơi dễ thấy. 

Quy trình gia hạn 

Việc gia hạn BRC liên quan đến việc trả phí của chính phủ và xin cấp lại phiên bản chứng nhận cập nhật hàng năm. Không gia hạn BRC có thể bị phạt tới 3.500 đô la Hồng Kông. Vi phạm nhiều lần có thể dẫn đến hình phạt nghiêm khắc hơn, bao gồm cả việc tạm thời đình chỉ hoạt động kinh doanh tại Hồng Kông. 

Biểu mẫu báo cáo lợi nhuận hàng năm (NAR1) 

Tất cả các công ty hoạt động hợp pháp tại Hồng Kông đều phải nộp Báo cáo thường niên (mẫu NAR1) (tải xuống mẫu) với Cơ quan đăng ký công ty. Nói một cách đơn giản, đây là thông báo hàng năm gửi đến tiểu bang về những thay đổi đã xảy ra trong công ty của bạn trong năm. 

Hồng Kông quy định thời hạn nộp báo cáo thường niên nghiêm ngặt—42 ngày kể từ ngày kỷ niệm của công ty. Việc bỏ lỡ thời hạn nộp báo cáo NAR1 này có thể dẫn đến các khoản tiền phạt đáng kể và trong một số trường hợp, hành động pháp lý. Để đảm bảo tuân thủ và tránh mọi rủi ro pháp lý, hãy liên hệ với các chuyên gia tại Vita Liberta Limited. Chúng tôi sẽ giúp công ty của bạn tuân thủ và hoạt động. 

Việc không nộp báo cáo thường niên đúng hạn có thể dẫn đến mức phạt lên đến 3.480 đô la Hồng Kông. Ngoài ra, các công ty không nộp báo cáo thường niên đúng hạn có nguy cơ bị xóa khỏi Sổ đăng ký, dẫn đến đình chỉ hoạt động. Tại Hồng Kông, có một mức phạt đối với việc không nộp báo cáo thường niên đúng hạn; chúng ta hãy xem xét kỹ hơn ví dụ về một công ty tư nhân địa phương. 

Phân tích chi tiết về Báo cáo thường niên (Mẫu NAR1) 

Biểu mẫu NAR1 chứa thông tin cần thiết về một công ty. Dưới đây là giải thích chi tiết về các phần có trong biểu mẫu: 

• Số công ty có thể được tìm thấy ở góc trên bên phải của giấy chứng nhận thành lập công ty. 
• Tên công ty. Tên đầy đủ của công ty, bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung phồn thể, phải trùng với tên trên Giấy chứng nhận thành lập công ty hoặc Giấy chứng nhận đổi tên. 
• Loại công ty. Chỉ có ba loại hình doanh nghiệp Hồng Kông được yêu cầu nộp Báo cáo thường niên: Công ty đại chúng, Công ty trách nhiệm hữu hạn được bảo lãnh, Công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân 
• Ngày thành lập. Ngày chính thức công ty được thành lập, như được nêu trong Giấy chứng nhận thành lập. 
• Địa chỉ. Địa chỉ văn phòng đã đăng ký nơi công ty nhận được thông báo chính thức từ chính quyền Hồng Kông. 
• Vốn cổ phần. Vốn đầu tư được thể hiện bằng số lượng và giá trị của cổ phiếu, đại diện cho vốn góp của công ty. 
• Thư ký công ty. Thông tin về cá nhân hoặc công ty làm thư ký công ty, bao gồm tên, địa chỉ tại Hồng Kông và thông tin liên lạc. Theo luật định, phải có thư ký công ty. 
• Giám đốc. Thông tin về giám đốc, bao gồm họ tên đầy đủ, số chứng minh thư và địa chỉ bưu chính. Một tổ chức công ty cũng có thể đóng vai trò là giám đốc. Yêu cầu tối thiểu là phải có ít nhất một giám đốc. 
• Cổ đông. Đối với các công ty không niêm yết trên thị trường chứng khoán, biểu mẫu bao gồm các thông tin chi tiết cụ thể về cổ đông, chẳng hạn như tên, số chứng minh thư nhân dân và số lượng cổ phiếu mà mỗi người nắm giữ. 

Điều đáng lưu ý là Báo cáo thường niên chỉ ghi lại thông tin chi tiết về công ty của bạn vào một ngày nhất định (ngày kỷ niệm thành lập công ty). 

Bất kỳ thay đổi nào cũng phải được báo cáo cho Cơ quan đăng ký công ty bằng các thông báo liên quan riêng biệt trong vòng 14 ngày kể từ ngày đưa ra. Những thay đổi này là: 

• Bất kỳ thay đổi nào đối với tên công ty. 
• Thay đổi địa chỉ văn phòng đã đăng ký. 
• Thay đổi địa điểm lưu giữ Sổ đăng ký kiểm soát viên quan trọng (nếu lưu giữ tại địa điểm thay vì địa chỉ đã đăng ký). 
• Thay đổi giám đốc 
• Thay đổi thông tin chi tiết của giám đốc 
• Thay đổi thông tin của thư ký công ty, bao gồm cả việc bổ nhiệm và từ chức. 

Việc báo cáo kịp thời và chính xác những thay đổi này sẽ đảm bảo tuân thủ các yêu cầu theo quy định và giúp duy trì uy tín của công ty. 

Thanh toán các khoản phí của chính phủ 

Việc thanh toán lệ phí nhà nước là một thủ tục bắt buộc, việc thực hiện đúng thời hạn sẽ đảm bảo hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp tại Hồng Kông. Lệ phí nhà nước được nộp cho Cục Thuế vụ Nội địa và Cơ quan Đăng ký Công ty. 

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp của chính phủ được chính quyền Hồng Kông thay đổi định kỳ nhằm duy trì sự cân bằng giữa việc thúc đẩy sự phát triển của tinh thần kinh doanh và bổ sung vào ngân khố nhà nước. Sau đây là xu hướng lịch sử gần đây của nó: 

Phí chính phủ cho Báo cáo thường niên gửi đến Cơ quan đăng ký công ty Hồng Kông là 105 đô la Hồng Kông. 

Tuy nhiên, xin lưu ý rằng những con số này chỉ áp dụng cho việc thanh toán phí đúng hạn – trong trường hợp chậm trễ, có thể bị phạt tiền và tăng phí nhà nước. 

Duy trì Sổ đăng ký bộ điều khiển quan trọng (SCR) 

Theo Đạo luật sửa đổi công ty năm 2018, tất cả các công ty đều phải lưu giữ Sổ đăng ký kiểm soát viên quan trọng (SCR), bao gồm những người: 

Một cá nhân hoặc tổ chức có quyền kiểm soát đáng kể đối với một công ty nếu một hoặc nhiều điều kiện sau đây được đáp ứng: 

1. Cá nhân đó nắm giữ trực tiếp hoặc gián tiếp hơn 25% cổ phiếu đã phát hành của công ty hoặc nếu công ty không có vốn cổ phần thì nắm giữ hơn 25% vốn hoặc lợi nhuận của công ty. 
2. Người này nắm giữ trực tiếp hoặc gián tiếp hơn 25% quyền biểu quyết của công ty. 
3. Người này nắm giữ, trực tiếp hoặc gián tiếp, quyền bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm phần lớn các thành viên hội đồng quản trị của công ty. 
4. Người đó có quyền thực hiện hoặc thực sự thực hiện ảnh hưởng hoặc quyền kiểm soát đáng kể đối với công ty. 
5. Người đó có quyền thực hiện hoặc thực sự thực hiện ảnh hưởng hoặc quyền kiểm soát đáng kể đối với các hoạt động của một quỹ tín thác hoặc công ty không phải là pháp nhân nhưng người được ủy thác hoặc thành viên của quỹ tín thác hoặc công ty đó đáp ứng bất kỳ điều kiện nào trong bốn điều kiện đầu tiên liên quan đến công ty. 

Đây là sổ đăng ký đóng và phải được lưu giữ tại địa chỉ đã đăng ký của công ty tại Hồng Kông. Nếu SCR được lưu giữ tại một địa chỉ khác tại Hồng Kông, thực tế này phải được khai báo riêng với Cơ quan đăng ký công ty Hồng Kông. Ngoài ra, phải chỉ định một người chịu trách nhiệm lưu trữ và cập nhật sổ đăng ký này, được gọi là Đại diện được chỉ định. 

Chỉ có các cơ quan chính phủ được ủy quyền (Cục Thuế vụ, Cơ quan Cảnh sát, v.v.) mới có thể truy cập. 

Chỉ định một đại diện cho Sổ đăng ký kiểm soát viên quan trọng 

Một công ty có thẩm quyền phải chỉ định ít nhất một đại diện để hỗ trợ các vấn đề liên quan đến sổ đăng ký kiểm soát viên quan trọng của công ty. 

Người đại diện được chỉ định có trách nhiệm cung cấp những hỗ trợ sau: 

1. Hỗ trợ cho Cán bộ đăng ký công ty: 
   • Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xác định xem công ty có tuân thủ các điều khoản có liên quan của Bộ phận này hay không. 
2. Hỗ trợ cho các nhân viên thực thi pháp luật: 
   • Hỗ trợ các viên chức thực thi pháp luật thực hiện các chức năng cụ thể theo luật pháp Hồng Kông. 

Bằng cách chỉ định người đại diện, các công ty đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và hỗ trợ thực thi các quy định liên quan đến sổ đăng ký kiểm soát viên quan trọng. 

Nhận thông báo từ các cơ quan chính phủ 

Như chúng tôi đã đề cập ở trên, tất cả các thông báo từ các cơ quan chính phủ đều được gửi đến địa chỉ đã đăng ký của công ty bạn. Những người gửi chính là: 

• Cục Thống kê và Điều tra dân sốgửi thông báo về nhu cầu tham gia Khảo sát việc làm và việc làm để biên soạn số liệu thống kê. 
• Bộ Lao độngyêu cầu báo cáo (Báo cáo của người sử dụng lao động IR56A) về việc nhân viên đang nhận thù lao dưới hình thức tiền lương và phúc lợi. 
• Cục Thuế Nội địagửi yêu cầu nộp lệ phí đăng ký kinh doanh và yêu cầu nộp Tờ khai thuế lợi nhuận. 
• Cơ quan đăng ký công ty Hồng Kôngthông báo về nhu cầu cung cấp báo cáo hàng năm về việc cập nhật thông tin của công ty trên Sổ đăng ký. 
• Các cơ quan chính phủ khác- Tòa án, Sở Bản quyền, Di trú, Cấp phép, v.v. cũng có thể gửi tài liệu đến địa chỉ đã đăng ký của bạn. 

Tại Vita Liberta Limited, chúng tôi nhận được mọi thông báo như vậy từ khách hàng và nhanh chóng thông báo cho khách hàng. 

Đại hội đồng thường niên (AGM) 

Cuộc họp cổ đông là bắt buộc để tuân thủ luật công ty Hồng Kông. Cuộc họp được tổ chức sau khi kết thúc năm tài chính trong vòng 9 tháng đối với công ty tư nhân hoặc 6 tháng đối với công ty đại chúng. 

Tại cuộc họp, những người kiểm soát chính của công ty phê duyệt báo cáo tài chính, quyết định về cổ tức và chỉ định kiểm toán viên. Đây là một khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp: tại cuộc họp, ban quản lý và cổ đông cùng nhau quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. 

Nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (PTR) 

Tờ khai thuế lợi nhuận (PTR) là tờ khai thuế bắt buộc đối với các doanh nghiệp hoạt động tại Hồng Kông. Tờ khai này dùng để báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận chịu thuế của công ty cho Cục Thuế vụ Nội địa (IRD) cho mục đích tính thuế. 

Tất cả các tổ chức, bao gồm các tập đoàn, quan hệ đối tác và hộ kinh doanh cá thể có lợi nhuận tại Hồng Kông đều phải nộp Tờ khai thuế lợi nhuận. 

Hạn nộp hồ sơ 

Tờ khai thuế lợi nhuận (PTR) phải được nộp trong vòng 30 ngày sau khi kết thúc năm tài chính của công ty hoặc trước ngày quy định trên biểu mẫu PTR nhận được từ Cục Thuế vụ Nội địa (IRD). 

Năm tài chính của một công ty Hồng Kông: 

• Năm tài chính đầu tiên: Kết thúc trong vòng 18 tháng kể từ ngày công ty được đăng ký. 
• Các năm tài chính tiếp theo: Kết thúc vào mỗi năm. 

Những giấy tờ cần thiết kèm theo để nộp PTR 

• Báo cáo tài chính hàng năm: PTR phải được đính kèm với báo cáo tài chính hàng năm của công ty. 
• Báo cáo kiểm toán: Bắt buộc phải kiểm toán báo cáo tài chính. Kiểm toán này bao gồm việc phân tích các tài liệu tài chính và lập báo cáo kiểm toán, báo cáo này phải được đính kèm vào báo cáo tài chính hàng năm và nộp cho Cục Thuế Hồng Kông cùng với PTR. 

Hình phạt nộp chậm 

• Không đáp ứng thời hạn báo cáo để nộp tờ khai thuế có thể dẫn đến khoản tiền phạt đáng kể từ 1.200 đô la Hồng Kông đến 10.000 đô la Hồng Kông. Ngoài ra, còn có nguy cơ mất quyền được hưởng các ưu đãi và miễn thuế. 

Việc nộp PTR kịp thời và chính xác, cùng với các báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán theo yêu cầu, là rất quan trọng để duy trì sự tuân thủ các quy định về thuế của Hồng Kông và tránh bị phạt. 

Nộp báo cáo về nhân sự 

Chính quyền Hồng Kông giám sát chặt chẽ việc làm của lực lượng lao động, vì vậy nhiệm vụ của mỗi công ty là cung cấp báo cáo về tất cả nhân viên của mình đúng hạn và đầy đủ. Hãy cùng xem xét các hình thức báo cáo chính. 

Mẫu 6F1 - tiền lương và đóng góp lương hưu 

Hàng năm, mỗi chủ lao động phải nộp báo cáo theo Mẫu 6(F)1 (chữ cái thay đổi tùy theo bộ phận của cơ quan thuế), trong đó nêu dữ liệu về tiền lương và đóng góp vào quỹ hưu trí của từng nhân viên trong công ty. Nhờ báo cáo này, Sở Lao động Hồng Kông giám sát và kiểm soát chặt chẽ việc tuân thủ luật lao động và đảm bảo quyền lợi của người lao động. 

Khảo sát việc làm và việc làm hàng quý 

Cuộc khảo sát do Cục Thống kê và Điều tra Dân số Hồng Kông tiến hành và nhằm mục đích thu thập dữ liệu cập nhật về tình hình thị trường lao động Hồng Kông. Việc tham gia khảo sát là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các công ty, vì nó cho phép chính phủ theo dõi những thay đổi về mức độ việc làm và đưa ra quyết định về chính sách kinh tế tiếp theo của Hồng Kông.