Hongkong
China
Ausländische Unternehmen steigen in Festlandchina selten mit einer großen Investition ein. Meist gibt es zuerst eine kleine Präsenz vor Ort. Sie hilft, die Nachfrage einzuschätzen, Lieferanten enger zu begleiten und die Marke bekannt zu machen. Diese Rolle übernimmt häufig die Repräsentanz. Sie verschafft Ihrem Unternehmen mit überschaubarem Budget eine rechtlich anerkannte Präsenz im Land. Im Folgenden erfahren Sie, welche Unterlagen Sie brauchen, wie lange die Registrierung dauert und welche Steuern anfallen.
Was eine Repräsentanz rechtlich ist
Eine Repräsentanz (Representative Office, RO) ist eine Einheit eines ausländischen Unternehmens und besitzt keine eigene Rechtspersönlichkeit. Sie ist also keine eigenständige Gesellschaft, sondern ein verlängerter Arm der Muttergesellschaft auf chinesischem Boden. Für ihre Verpflichtungen haftet deshalb die Muttergesellschaft. Den Antrag prüft die Marktaufsichtsbehörde SAMR (State Administration for Market Regulation). Die von ihr ausgestellte Registrierungsurkunde brauchen Sie anschließend für Bankkonten, Personalfragen und die steuerliche Anmeldung.
Eine Voraussetzung gilt von Anfang an: Die Muttergesellschaft muss seit mindestens zwei Jahren bestehen und einen einwandfreien Geschäftsverlauf nachweisen. Junge Unternehmen scheiden damit aus. Deshalb planen viele Unternehmensgruppen ihre China-Struktur mit ausreichend zeitlichem Vorlauf.
Vorteile und Grenzen
Der größte Vorteil ist die einfache Gründung. Die größte Einschränkung ist der sehr enge Tätigkeitsrahmen.
Was die Repräsentanz darf. Sie darf Marktforschung betreiben, Preise beobachten und Herstellerbetriebe auswählen. Sie darf verhandeln und als Bindeglied zwischen Zentrale und chinesischen Geschäftspartnern auftreten. Sie darf Qualitätskontrollen durchführen und die Abwicklung von Aufträgen in der Produktion überwachen. Sie darf die Produkte der Marke bewerben, den Verkauf selbst muss aber die Muttergesellschaft abschließen. Außerdem darf sie Büroräume anmieten, Personal beschäftigen und ausländische Mitarbeiter bei Visa unterstützen.
Ein weiterer Pluspunkt: Ein Stammkapital ist nicht erforderlich. Zudem signalisiert ein eigenes Büro chinesischen Partnern, dass Ihr Unternehmen ernsthaft und langfristig im Markt aktiv sein will.
Was die Repräsentanz nicht darf. Sie darf keine Handelsverträge unterzeichnen und keine Leistungen in Rechnung stellen. Umsatzerlöse dürfen nicht auf ihr Konto fließen, und sie darf keine Fapiao (offizielle chinesische Rechnungen) ausstellen. Import- und Exportgeschäfte im eigenen Namen sind ausgeschlossen. Auch eine Erstattung der Mehrwertsteuer kann sie nicht beantragen.
⚠️ Achtung beim Bankkonto. Auf das Konto der Repräsentanz dürfen nur Mittel der Muttergesellschaft fließen, die für den laufenden Bürobetrieb bestimmt sind. Wer gegen diese Regel verstößt, muss zunächst mit einer Geldbuße rechnen. In schweren Fällen kann die Registrierung gelöscht werden.
Erforderliche Unterlagen
Die Zusammenstellung der Unterlagen ist der aufwendigste Schritt und die häufigste Ursache für Verzögerungen. Die Behörden prüfen jedes Dokument auf Echtheit. Die Unterlagen der Muttergesellschaft sollten Sie daher frühzeitig ins Chinesische übersetzen und beglaubigen lassen.
Mindestens benötigen Sie:
- Satzung bzw. Gesellschaftsvertrag sowie einen Handelsregisterauszug der Muttergesellschaft;
- eine Vollmacht zur Unterzeichnung von Dokumenten im Namen des Unternehmens;
- Beschlüsse zur Bestellung des Chefrepräsentanten und der weiteren Repräsentanten;
- ein Bankreferenzschreiben, das die finanzielle Solidität des Unternehmens bestätigt;
- einen Mietvertrag über gewerbliche Räume mit einer Laufzeit von mindestens zwölf Monaten.
Seit November 2023 gilt in China das Haager Apostille-Übereinkommen. Für die meisten Staaten, darunter Deutschland, entfällt damit die Legalisation durch das Konsulat. Eine Apostille und eine beglaubigte Übersetzung genügen. Für Unternehmen aus Hongkong gilt ein vereinfachtes Verfahren. Wichtig außerdem: Wohnraum ist als Bürostandort nicht zulässig. Die Räume müssen gewerblich genutzt werden dürfen.
Repräsentanz eröffnen?
- Ob ein RO zu Ihnen passt
- Vergleich mit der WFOE
- Grenzen des Formats erklärt
Ablauf und Dauer der Registrierung
Die Registrierung erfolgt in dieser Reihenfolge:
- Namensgenehmigung: Der Name besteht aus dem Herkunftsland, dem chinesischen Namen der Muttergesellschaft und dem Zusatz „Representative Office“;
- Einreichung der Unterlagen bei der SAMR und Ausstellung der Registrierungsurkunde;
- Genehmigung und Anfertigung der Firmenstempel über das Büro für öffentliche Sicherheit;
- steuerliche Registrierung;
- Eröffnung der Bankkonten.
Die eigentliche Registrierung dauert etwa zwei Wochen, die Folgeschritte noch einmal ungefähr so lange. Rechnet man die Vorbereitung der Unterlagen hinzu, dauert das gesamte Verfahren in der Regel sechs Wochen bis drei Monate. In Shanghai und Peking sind die Gebühren höher, dafür arbeiten die Behörden dort routinierter und schneller. In kleineren Städten ist es meist umgekehrt.
Kosten für Gründung und laufenden Betrieb
| Posten | Art | Anmerkung |
|---|---|---|
| Beglaubigung und Übersetzung | einmalig | abhängig vom Umfang der Unterlagen |
| Registrierungsgebühren | einmalig | moderat |
| Firmenstempel und Kontoeröffnung | einmalig | moderat |
| Beraterhonorar | einmalig | je nach Region unterschiedlich |
| Miete, Buchhaltung, Steuern, Sozialabgaben | laufend | größter Kostenblock |
Ein vorab erstelltes Budget erspart Ihnen Überraschungen. Das gilt besonders, wenn die Zentrale außerhalb Chinas sitzt und alles vor Ort über einen Vertrauensvertreter läuft.
Wie eine Repräsentanz besteuert wird
Obwohl die Repräsentanz keinen Gewinn erzielt, zahlt sie Steuern. Grundlage ist das Verfahren des fiktiven Gewinns (Deemed Profit). Maßgeblich sind nicht die Einnahmen, sondern die Ausgaben der Repräsentanz. Auf diese wird ein pauschaler Gewinnaufschlag angesetzt. Das Ergebnis gilt als Gewinn und unterliegt der Körperschaftsteuer und der Mehrwertsteuer.
In der Praxis heißt das: Je höher die Ausgaben, desto höher die Steuer. Die Steuererklärungen werden quartalsweise abgegeben. Bei Gehaltszahlungen muss die Repräsentanz außerdem die Lohnsteuer einbehalten und abführen. Wie die Ausgaben verbucht und zugeordnet werden, wirkt sich deshalb direkt auf die Steuerlast aus.
Personal, Visa und Einstellung
Die Repräsentanz hat einen Chefrepräsentanten und einige weitere Repräsentanten. Die Zahl der ausländischen Mitarbeiter ist begrenzt. Diese benötigen ein Arbeitsvisum der Kategorie Z und eine Arbeitserlaubnis, die jährlich verlängert werden.
Chinesische Staatsangehörige darf die Repräsentanz nicht direkt einstellen. Die Einstellung erfolgt über zugelassene Personaldienstleister wie FESCO oder CIIC. Sozialversicherungsbeiträge sind Pflicht. Verstöße gegen diese Regeln gelten als schwerwiegend und können den Bürobetrieb lahmlegen.
Jahresbericht, Buchführung und Auflösung
Die Repräsentanz muss Bücher führen, jährlich einen Bericht bei der Registrierungsbehörde einreichen und der Steuererklärung einen Prüfungsbericht beifügen. Fristen sollten Sie unbedingt einhalten, denn Verspätungen können zu Bußgeldern und gesperrten Konten führen.
Die Auflösung dauert länger als die Gründung. Dazu gehören eine Prüfung, eine Kontrolle durch die Steuerbehörden, die Begleichung aller Verbindlichkeiten, die Schließung der Konten und die Rückgabe der Firmenstempel. In Großstädten nimmt allein die Steuerprüfung oft zwei bis drei Monate in Anspruch. Diesen Aufwand sollten Sie schon bei der Gründung einplanen.
Bereit zur RO-Eröffnung in China?
- RO-Registrierung aus einer Hand
- Akkreditierung und Anmeldung
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Repräsentanz oder WFOE?
Um den Markt zu erkunden, die Nachfrage zu testen und Kontakte aufzubauen, reicht eine Repräsentanz völlig aus. Sobald Sie in China verkaufen und Einnahmen erzielen wollen, brauchen Sie jedoch eine WFOE (Gesellschaft in vollständig ausländischem Besitz) oder ein Joint Venture.
„Eine Repräsentanz ist Aufklärung ohne Feuererlaubnis. Solange Sie das Gelände erkunden, ist sie unersetzlich, doch das erste Geschäft verlangt den Wechsel zu einer vollwertigen Gesellschaft“, erklärt Sergey Konon, Berater für den Markteintritt in Asien.
Wichtig zu wissen: Eine Repräsentanz lässt sich nicht direkt in eine WFOE umwandeln. Zuerst wird die Repräsentanz aufgelöst, danach wird die neue Gesellschaft registriert.
Unterm Strich bleibt die Repräsentanz ein kostengünstiger und flexibler Einstieg in China. Sie braucht kein Stammkapital und erlaubt es, legal ein Büro anzumieten und ein Team aufzubauen, aber weder Handel noch eigene Einnahmen. Sie eignet sich für Unternehmen, die Verwaltungsaufwand und regelmäßige Berichte in Kauf nehmen. Mit sorgfältig vorbereiteten Unterlagen und einem erfahrenen Berater sinkt das Risiko von Ablehnungen und Verzögerungen deutlich.
Sergey Konon, Leiter der China-Praxis.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Für die Registrierung ist eine tatsächlich genutzte gewerbliche Adresse mit Mietvertrag erforderlich. Virtuelle Büroadressen werden nicht akzeptiert.
In der Regel sechs bis zehn Wochen. Die Dauer hängt von der Stadt ab und davon, wie schnell die apostillierten Unterlagen vorliegen.
Ja, aber nur über einen zugelassenen Personaldienstleister. Eine direkte Einstellung chinesischer Staatsangehöriger ist nicht erlaubt.
Körperschaftsteuer und Mehrwertsteuer, berechnet auf Basis der Ausgaben nach dem Verfahren des fiktiven Gewinns.
Ja, mindestens ein Konto in Renminbi (RMB) für den offiziellen Zahlungsverkehr.
