Основные требования к хранению первичных документов в Гонконге: полное руководство для бизнеса

Правильное ведение и хранение первичных документов компании в Гонконге — не только обязательство перед государством, но и основа для устойчивого и успешного ведения бизнеса. В современном мире данные — это всё, а для бизнеса точная и прозрачная документация имеет первостепенное значение.  

Гонконг с его развитой бизнес-средой предоставляет широкие возможности для компаний, но, в то же время, требует строгого соблюдения норм и правил ведения отчетности. Несоблюдение этих требований может привести к серьезным финансовым и юридическим последствиям. 

В этой статье рассмотрим ключевые требования к хранению документов, с которыми сталкиваются компании в Гонконге. Наши эксперты подготовили практические рекомендации по улучшению системы документооборота, что поможет не только соответствовать требованиям законодательства, но и оптимизировать управление бизнесом.  

Необходимость сохранения первичных документов бизнеса в Гонконге 

Сохранение первичных документов — не просто обязательство, установленное законодательством, но и основа для управления бизнесом, которая помогает: 

• Контролировать обоснованность или легальность движения денежных средств компании. 
• Предотвращать бизнес риски, связанные с нехваткой информации или ее недоступностью. 

Сохранение первичных документов помогае компании законно работать на территории САР Гонконг и создает здоровый подход к ведению бизнеса и формированию его «истории». Эта «история» может потребоваться для предоставления в налоговые органы, банкам, инвесторам, аудиторам и внутреннего контроля. 

Налоговое законодательство Гонконга, а именно IRO (Inland Revenue Ordinance), требует, чтобы все компании сохраняли первичную документацию по деятельности компании на английском или китайском языке. Эти документы должны быть доступны для проверки в любой момент в течение 7 лет с даты совершения транзакции. Несоблюдение этого требования может привести к наложению штрафа в размере до 100 000 HKD. 

Если расходы и убытки прошлых периодов уменьшают доход в последующих финансовых годах, первичные документы по таким расходам должны храниться не в течение 7 лет с даты транзакции, а с момента, когда данный расход был принят в зачет дохода для уменьшения налогооблагаемой базы 

Какие документы должны сохраняться 

Документы подтверждающие доходы компании  

В Гонконге компании обязаны сохранять первичные документы, подтверждающие выручку и доходы, для обеспечения точного учета и соответствия закона о внутренних доходах. Вот основные виды документов, которые необходимо сохранять: 

1. Счета на оплату (Invoices). Должны содержать следующую информацию: 
   • номер счета в понятном хронологическом порядке; 
   • дату счета; 
   • наименование клиента и его адрес; 
   • описание товаров или услуг, их количество и стоимость; 
   • общую сумму счета; 

2. Банковские выписки (Bank Statements). Записи всех транзакций на банковских счетах компании, которые используются для сверки поступлений. Включают также транзакции по эквайрингу. 

3. Кассовые чеки (Receipts). Подтверждает получение наличной оплаты и содержат: 
   • дату оплаты; 
   • сумму оплаты; 
   • описание и количество товаров или услуг. 

4. Контракты, соглашения, договоры (Contracts and Agreements). Должны содержать: 
   • наименование, адрес и реквизиты сторон; 
   • предмет продажи; 
   • условия продажи; 
   • условия оплаты; 
   • обязательства сторон. 

5. Любые другие документы, которые подтверждают продажу товаров, работ, услуг клиентам.  

Документы подтверждающие расходы компании  

В Гонконге компании обязаны сохранять первичные документы, подтверждающие расходы, чтобы обеспечить точный учет и соответствие налоговым требованиям. Ниже перечислены основные виды документов, которые необходимо сохранять: 

1. Счета на оплату (Invoices): 
   • номер счета; 
   • дату счета; 
   • наименование поставщика и его адрес; 
   • наименование плательщика; 
   • описание товаров или услуг, их количество и стоимость; 
   • общую сумму счета; 

2. Банковские выписки (Bank Statements). Записи всех транзакций на банковских счетах компании, которые используются для сверки расходов.  

3. Кассовые чеки (Receipts). Подтверждают факт осуществления оплаты наличными. Должен содержать: 
   • дату оплаты; 
   • сумму оплаты; 
   • описание и количество приобретаемых товаров или услуг. 

4. Контракты, соглашения, договоры (Contracts and Agreements). Должны содержать: 
   • наименование, адрес и реквизиты сторон; 
   • предмет закупки; 
   • условия закупки; 
   • условия оплаты; 
   • обязательства сторон. 

5. Кредитные и дебетовые ноты (Credit and Debit Notes). Подтверждают корректировки в счетах-фактурах и используются для учета возвратов товаров или корректировок стоимости. 

6. Документы по аренде и лизингу (Lease and Rental Agreements). Подтверждают расходы на аренду или лизинг имущества. Включают информацию о сроках, условиях и суммах арендных платежей. 

7. Документы по заработной плате (Payroll Records). Записи всех выплат сотрудникам. Включают информацию о суммах, датах и получателях выплат. 

Документы, подтверждающие учет активов 

Каждая компания обязана вести учет активов, таких как офисное оборудование, машины, земля и здания. Для этого необходимо фиксировать дату покупки, стоимость актива, а также любые расходы на улучшение. Реестр активов помогает контролировать использование ресурсов компании и минимизировать потери. 

Пример учета приобретенных активов компании 

Инвентаризация и денежные средства 

Все компании, занимающиеся торговлей, должны вести регулярную инвентаризацию на конец отчетного периода. Это важно для определения прибыли и корректного расчета налогов. Также необходимо документально подтверждать инвентаризацию для аудита. 

Как хранить первичные документы в Гонконге 

Компании могут выбрать один из способов хранения документов или одновременно использовать несколько из них.  

1. Физическое хранение (Paper Storage).  
   • организуйте документы по категориям (например, счета-фактуры, квитанции, банковские выписки) и храните их в папках и файлах. 
   • для долгосрочного хранения используйте архивные коробки, которые защищают документы от повреждений. 
   • важные документы храните в сейфах для защиты от кражи или повреждений. 

2. Электронное хранение (Electronic Storage): 
   • переведите бумажные документы в цифровой формат с помощью сканирования. 
   • используйте жесткий диск, стационарный сервер, или облачные сервисы (например, Google Drive, Dropbox, иные) для хранения и доступа к документам из любого места. 
   • Делайте регулярное копирование и создавайте резервные копии для минимизации риска потери данных. 

3. Системы бухгалтерского учета и/или управления документами (Accounting software, Document management systems): 
   • используйте специализированные программы для организации бухгалтерского учета, хранения и поиска документов.