Pendaftaran Merek di Tiongkok: Panduan Langkah demi Langkah untuk Pelaku Usaha Indonesia

Produk Anda turun dari lini produksi di Tiongkok dengan logo yang selama ini Anda pakai — padahal secara hukum nama itu sudah lama tercatat atas nama orang yang sama sekali tidak Anda kenal. Bagi para pemburu merek milik orang lain, ini bukan kecelakaan, melainkan model bisnis yang sudah tertata rapi.

Tiongkok tetap menjadi pusat manufaktur terbesar di dunia sekaligus salah satu pasar konsumen terdalam — dan sudah lama menjadi mitra dagang utama Indonesia. Namun perisai hukum atas merek Anda baru aktif setelah prosedur resmi dituntaskan. Lewati langkah itu, dan hak eksklusif jatuh kepada pihak yang mendaftar lebih dulu: logo yang Anda kenal berubah menjadi aset orang lain, sementara produk Anda sendiri secara formal berubah menjadi barang tiruan. Berikut rute praktis dari gagasan hingga sertifikat: bagaimana perlindungan merek benar-benar berjalan di Administrasi Kekayaan Intelektual Nasional Tiongkok (CNIPA), di mana pemohon paling sering tersandung, dan berapa biaya keseluruhan perjalanan ini.

Mengapa mendaftarkan merek di Tiongkok dan siapa yang membutuhkannya

Mengamankan hak atas merek di Tiongkok bukan sekadar mencentang satu kolom administratif. Ini adalah kendali nyata atas saluran distribusi, citra perusahaan, dan hak paling dasar untuk berjualan dengan nama sendiri.

Risiko berbisnis dengan merek yang belum terdaftar

Selama sebuah tanda belum menjadi milik siapa pun secara hukum, siapa saja bisa mendahului Anda: pabrik yang mengerjakan pesanan Anda, seorang distributor, atau orang yang sama sekali asing. Hukum Tiongkok berpihak kepada pihak yang mendaftar lebih dulu, dan bagi Anda itu berarti rentetan masalah:

• kiriman dengan logo yang «kini milik orang lain» berisiko tertahan di bea cukai saat diekspor;
• pemegang hak yang baru menguasai penjualan produk tersebut di dalam negeri;
• ia juga dapat mendaftarkan tanda yang sama di negara lain dan menutup jalur ekspor Anda;
• barang palsu dengan tanda milik Anda sendiri bisa masuk kembali ke pasar dalam negeri.

Skenarionya terasa pahit karena begitu lazim: produsen memperhatikan merek laris milik kliennya, diam-diam mendaftarkannya atas nama sendiri, lalu entah memperketat syarat negosiasi atau menyingkirkan pemilik merek yang asli. Mengurai simpul ini belakangan memakan waktu, mahal, dan tidak selalu berhasil.

Fenomena ini sempat kembali ramai ketika konten media sosial mengekspos harga pabrik produk-produk bermerek langsung dari vendor di Tiongkok. Di balik peluang harga itu ada risiko yang jarang dibicarakan: jika merek Anda diproduksi di sana tetapi belum terdaftar, pihak lain bisa mendaftarkannya lebih dulu dan mengklaim kepemilikan.

Kapan pendaftaran mendesak dan kapan bisa ditunda

Jangan menunda jika produksi berada di Tiongkok dan penjualan memakai merek Anda sendiri — baik ke pasar Tiongkok maupun ke luar. Sebaliknya: bila produk tidak membawa tanda apa pun milik Anda dan belum ada rencana keluar dari pasar domestik, pendaftaran boleh ditunda — dengan risiko tetap dalam pengawasan.

Kaidah praktis. Anda membubuhkan merek pada produk dan bergantung pada Tiongkok setidaknya sebagai tempat produksi? Ajukan permohonan sebelum pengiriman dimulai, bukan setelah konflik pertama muncul.

Prinsip “first-to-file”: aturan inti sistem Tiongkok

Di sinilah letak perbedaan yang menentukan. Indonesia sebenarnya juga menganut sistem first-to-file — hak atas merek lahir setelah didaftarkan, sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2016. Namun di Tiongkok penerapannya jauh lebih keras: nyaris tidak ada katup pengaman bagi pemakai terdahulu, dan reputasi internasional pun umumnya tidak menolong kecuali merek diakui sebagai merek terkenal. Siapa yang berkasnya lebih dulu sampai di CNIPA, dialah pemegang haknya. Pengenalan pasar, penjualan bertahun-tahun, maupun sejarah merek — semuanya tidak memberi keunggulan dengan sendirinya.

Karena itu bahaya terbesarnya adalah keraguan. Sementara Anda menimbang perlu tidaknya mendaftar, pihak lain sudah mengajukan permohonan, dan hukum berdiri di sisinya. Anda harus bergerak lebih dulu.

Hak prioritas berdasarkan Konvensi Paris

Aturan ini menyediakan satu celah yang sah. Ketika permohonan pertama Anda ajukan di salah satu negara anggota Konvensi Paris (Indonesia dan Tiongkok sudah lama menjadi pihak di dalamnya), terbuka jendela enam bulan untuk meminta CNIPA mengakui prioritas terhitung sejak tanggal permohonan pertama Anda.

Contoh konkretnya: pada Juli berkas masuk ke DJKI; pada September seseorang yang tidak Anda kenal mengamankan tanda serupa di Tiongkok; sementara Anda baru mengajukan di Tiongkok pada Oktober. Dengan mendalilkan hak prioritas, tanggal permohonan Tiongkok Anda ditarik mundur ke Juli — dan merek tetap menjadi milik Anda. Untuk mengaktifkan tuas ini, permohonan dilampiri klaim prioritas tersendiri beserta dokumen yang membuktikan permohonan pertama.

Tanda apa saja yang dapat didaftarkan

Tiongkok melindungi beberapa jenis tanda dengan persyaratan masing-masing — dan bagi merek asing ada satu lapisan bahasa yang menyertainya.

Jenis merek dan persyaratannya

Yang dapat didaftarkan:

• merek kata — nama, slogan, atau kombinasi huruf dan angka;
• merek lukisan — logo, simbol grafis, atau gambar;
• merek kombinasi — teks yang dipadukan dengan unsur grafis;
• merek tiga dimensi — bentuk khas produk atau kemasannya;
• merek suara — melodi atau sinyal audio yang khas.

Kriteria penentunya adalah daya pembeda: merek harus memisahkan produk Anda dari produk di sebelahnya pada rak. Aroma tidak dapat didaftarkan di Tiongkok, dan sebagian kategori barang tertutup bagi pendaftaran. Sebelum permohonan diajukan, tanda ditelusuri di basis data CNIPA — tujuannya agar tidak berbenturan dengan tanda yang identik atau mirip hingga menimbulkan kebingungan.

Merek dalam karakter Mandarin

Di sinilah jebakan bagi perusahaan asing: perlindungan atas versi huruf Latin tidak otomatis mencakup padanannya dalam karakter Mandarin. Versi «Mandarin» dari tanda Anda bisa diambil pihak luar. Penyesuaian merek menempuh tiga jalur: melalui makna (Apple menjadi 苹果, «apel»), melalui bunyi (McDonald’s — 麦当劳, Siemens — 西门子, Audi — 奥迪), atau menggabungkan keduanya (Coca-Cola — 可口可乐, yang terbaca sebagai «lezat dan menyenangkan»).

Contoh yang memberi pelajaran tidak sedikit. Ralph Lauren sempat lama dijuluki «kuda berkaki tiga» di Tiongkok, karena publik mengalihaksarakan namanya sendiri. Sedangkan sengketa New Balance atas versi karakter 新百伦, yang sudah lebih dulu didaftarkan pihak ketiga, membuat perusahaan itu harus membayar ganti rugi jutaan. Pelajarannya jelas: nama Mandarin merek Anda sebaiknya dirancang dan didaftarkan sendiri, bukan diserahkan kepada pasar atau pesaing.

«Karakter Mandarin bukan alfabet, tempat sebuah tanda berpindah dari huruf Latin ke Kiril nyaris tanpa perubahan. Nama Mandarin sebuah merek harus dirancang secara sadar dan didaftarkan berdampingan dengan merek utamanya — jika tidak, Anda meninggalkan celah bagi siapa pun yang akan mendaftarkannya menggantikan Anda», tegas para ahli perlindungan kekayaan intelektual di Tiongkok.

Kelas dan subkelas Nice: agar tidak keliru menyusun daftar

Dasarnya adalah klasifikasi Nice yang sama seperti di Indonesia, tetapi dengan tambahan khas Tiongkok: kelas dipecah lagi menjadi subkelas yang tidak dipakai negara lain. Dalam permohonan dicantumkan kelas, subkelas, dan rumusan persis setiap item. Kekeliruan pada tahap ini langsung menggerogoti perlindungan — merek bisa berakhir terlindungi untuk sesuatu yang bukan barang dagangan Anda sebenarnya.

Ambil contoh jaringan penginapan kecil dengan sarapan: ia memakai kelas 43 («jasa penyediaan makanan dan minuman serta akomodasi sementara»), memilih subkelas yang tepat, lalu mencantumkan item spesifik — misalnya «penyewaan akomodasi». Tanpa subkelas yang benar, jasa yang secara formal mirip dengan mudah tertinggal tanpa perlindungan.

Perlu dicatat pula bahwa CNIPA memperbarui sistem subkelasnya secara berkala, sehingga daftar yang disusun beberapa tahun lalu belum tentu masih pas hari ini.

Perhatian. Kesalahan paling umum sekaligus paling mahal bagi pemohon asing adalah daftar barang dan jasa yang disusun asal-asalan. Cocokkan subkelas bersama konsultan sejak awal, bukan menambal celah ketika surat penolakan sudah berada di tangan.

Ingin melindungi merek Anda di Tiongkok?

• Cek ketersediaan merek
• Pemilihan kelas Nice
• Penilaian peluang pendaftaran

Konsultasi gratis

Dua jalur: permohonan nasional dan Sistem Madrid

Merek dapat diamankan di Tiongkok melalui salah satu dari dua lintasan — mengajukan berkas langsung ke CNIPA, atau memperluas pendaftaran internasional yang sudah berjalan hingga mencakup Tiongkok lewat mekanisme Protokol Madrid. Pada kedua pilihan itu, pihak yang tidak memiliki tempat kedudukan di Tiongkok menjalankan prosesnya melalui konsultan merek berlisensi.

Ada satu pertimbangan praktis yang kerap menentukan. Karena sistem kelas Tiongkok berbeda dari kebanyakan negara, penunjukan lewat Madrid tidak jarang ditolak akibat ketidakcocokan klasifikasi — sementara permohonan nasional untuk merek yang sama bisa lolos. Selain itu, dalam berhadapan dengan otoritas administratif dan pengadilan setempat, sertifikat berbahasa Mandarin yang diperoleh lewat jalur nasional lebih mudah dipakai; pengguna jalur Madrid tetap dapat memintanya ke CNIPA, tetapi lewat pengajuan terpisah yang memakan waktu tersendiri.

Karena itu jalur nasional lebih dianjurkan bila Tiongkok adalah sasaran utama atau satu-satunya. Sistem Madrid menunjukkan nilainya ketika Anda masuk ke beberapa pasar sekaligus dan ingin mengelola portofolio dari satu titik.

Langkah demi langkah pendaftaran merek di Tiongkok

Secara garis besar, jalannya terbagi tiga ruas: penelusuran tanda, penyiapan dan pengajuan dokumen, lalu pemeriksaan hingga terbitnya sertifikat. Mari kita telusuri satu per satu.

Langkah 1. Penelusuran di basis data CNIPA

Semuanya dimulai dengan penelusuran pada daftar umum merek CNIPA — tujuannya menyingkirkan lebih awal merek yang identik maupun yang mirip hingga membingungkan. Daftar merek Tiongkok sangat besar, sehingga hambatan muncul secara rutin. Bila ditemukan benturan, tanda itu dipoles: mengubah satu detail, memperkuat unsur pembeda, membenahi daftar barang. Penelusuran ini memakan beberapa hari kerja, tetapi menyelamatkan yang paling berharga — anggaran dan waktu yang jika tidak akan lenyap bersama sebuah penolakan.

Langkah 2. Menyiapkan dokumen dan mengajukan permohonan

Berkas untuk CNIPA umumnya mencakup:

• surat permohonan yang disusun dalam bahasa Mandarin;
• gambar merek yang tajam dan beresolusi memadai;
• daftar barang dan jasa yang dikaitkan dengan subkelas;
• dokumen pemohon (kutipan pendaftaran perusahaan atau salinan paspor) beserta terjemahannya;
• surat kuasa untuk perwakilan;
• berkas permohonan pertama, bila Anda mendalilkan hak prioritas.

Pemohon asing hanya dapat menjangkau otoritas melalui konsultan berlisensi, dan seluruh dokumentasi diajukan dalam bahasa Mandarin — tanpa penutur asli dan perwakilan yang cakap, prosedur ini tidak akan tuntas.

Langkah 3. Pemeriksaan, publikasi, dan penerimaan sertifikat

Selanjutnya CNIPA menjalankan dua pemeriksaan: formalitas (kelengkapan dan ketepatan berkas) serta substantif (daya pembeda dan benturan dengan merek pihak lain). Bila tidak ada hambatan, tanda itu dipublikasikan dalam berita resmi dan diberi waktu tiga bulan bagi keberatan pihak ketiga. Keputusan yang merugikan, baik seluruhnya maupun sebagian, dapat dimintakan upaya hukum. Bila tidak ada keberatan, pemohon menerima sertifikat dalam bentuk elektronik: sertifikat ini mengunci hak eksklusif selama satu dasawarsa dan dapat diperpanjang setelahnya.

Berapa biayanya dan berapa lama

Angka akhirnya terbentuk dari jumlah kelas dan item dalam daftar, serta dari luasnya pendampingan hukum. Jangka waktunya terbagi menjadi biasa dan dipercepat.

Penting. Angka-angka di atas hanyalah patokan dari sumber terbuka, bukan daftar tarif resmi. Besaran biaya terkait langsung dengan daftar barang, jadi mintalah perkiraan terbaru kepada konsultan sebelum permohonan diajukan — termasuk kemungkinan biaya tambahan bila otoritas melayangkan permintaan penjelasan.

Setelah terdaftar: pencatatan di Bea Cukai dan pembelaan merek

Memperoleh sertifikat tidak menutup perkara — justru membuka babak pertahanan. Untuk mencegat barang palsu di perbatasan, merek dicatatkan pada Bea Cukai Tiongkok (General Administration of Customs). Pencatatan ini tidak wajib, tetapi sangat dianjurkan: atas dasar itu Bea Cukai dapat secara proaktif menahan kiriman yang membawa tanda Anda, termasuk yang hendak dikirim ke luar negeri.

Pada saat yang sama, merek harus diawasi dan benar-benar digunakan — tiga tahun berturut-turut tanpa penggunaan membuka jalan bagi siapa pun yang berkepentingan untuk mengajukan pembatalan, dan beban pembuktian ada pada pemilik. Karena itu simpanlah bukti penggunaan secara tertib: faktur, katalog, materi iklan.

Perlu diingat pula reformasi 2019: otoritas Tiongkok secara tegas memasang penghalang terhadap pendaftaran dengan iktikad buruk, memperluas dasar baik untuk keberatan maupun untuk menggugat merek yang «dibajak». Hal itu jelas meringankan pemilik merek yang beriktikad baik — meski prinsip «siapa mendaftar lebih dulu, dialah pemiliknya» tetap berlaku sepenuhnya.

Siap mendaftar ke CNIPA?

• Pendaftaran merek menyeluruh
• Pendampingan hingga sertifikat
• Lindungi merek dari peniru

Konsultasi gratis

Taiwan, Makau, dan Hong Kong: mengapa perlu pendaftaran terpisah

Perlindungan yang diperoleh di Tiongkok daratan sama sekali tidak menjangkau Taiwan, Makau, maupun Hong Kong — masing-masing wilayah itu bersandar pada perangkat aturannya sendiri dan memelihara daftar mereknya sendiri. Jadi satu-satunya cara menutup merek dari segala sisi adalah mengajukan permohonan tersendiri di setiap yurisdiksi tersebut.

Di Hong Kong, misalnya, permohonan diajukan ke Departemen Kekayaan Intelektual setempat dan prosesnya tunduk pada regulasi serta tenggat waktunya sendiri. Perusahaan yang memiliki entitas di Hong Kong atau menyalurkan transaksi perdagangan luar negerinya lewat Hong Kong sebaiknya menutup kedua wilayah sekaligus — daratan dan Hong Kong — agar tidak menyisakan celah dalam pertahanan.

Sistem Tiongkok berpihak pada yang gesit: merek jatuh kepada pihak yang mendaftar lebih dulu, bukan kepada yang paling lama memakainya. Agar perlindungan benar-benar bekerja, tiga syarat harus bertemu — nama merek Mandarin yang dipikirkan matang, daftar barang yang tepat dengan subkelas yang benar, dan dukungan konsultan berlisensi. Selebihnya adalah jalur yang sudah dikenal: penelusuran di basis data CNIPA, pengajuan, pemeriksaan, dan sertifikat sepuluh tahun, disusul pencatatan di Bea Cukai serta pemantauan penggunaan. Menunda di sini hampir selalu lebih mahal daripada prosedurnya sendiri — jadi ajukan lebih awal, sebelum orang lain melakukannya.

Sergey Konon, pakar kekayaan intelektual