Юридический адрес компании в Гонконге (или адрес регистрации) — не просто формальность, но один из ключевых элементов успешной регистрации и последующего ведения бизнеса в этой международной юрисдикции. От выбора юридического адреса зависит не только соблюдение законодательства, но и деловая репутация вашей компании. В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты, связанные с выбором, регистрацией и поддержанием юридического адреса компании в Гонконге.
Юридический адрес компании в Гонконге
В Гонконге юридический адрес компании является обязательным условием для её регистрации, и этот адрес должен соответствовать определённым требованиям законодательства.
Согласно разделу 658 главы 622 Закона о компаниях, все юридические лица обязаны иметь юридический адрес в пределах Гонконга. Адрес должен быть физическим, не почтовым абонентом и должен обеспечивать возможность получения уведомлений от государственных органов Гонконга.
В случае нарушения подразделов этого требования, компания и каждое ответственное лицо считаются совершившим преступление. В таком случае, на компанию и ответственных лиц налагается штраф размером 50 000 гонконгских долларов (HKD), а также до 1000 гонконгских долларов за каждый день не исправления нарушения.
Также стоит учитывать, что юридический адрес компании, даже в том случае, если компания является иностранной, но ведет законную деятельность в Гонконге, она обязана иметь зарегистрированный юридический адрес на территории САР.
Чтобы юридический адрес вашей компании соответствовал всем необходимым требованиям, он должен отвечать следующим критериям:
- Физическое расположение: адрес должен находиться в пределах Гонконга.
- Доступность: на этом конкретном адресе должна быть возможность получать корреспонденцию в рабочее время.
- Обозначение названия компании: Название компании должно быть четко указано на вывеске у входа.
Отличие юридического адреса от фактического
Необходимо четко различать юридический адрес и адрес фактического ведения бизнеса. А именно:
- Юридический адрес — физический адрес компании, зарегистрированный в государственных органах Гонконга, по которому государственные органы могут отправлять официальную корреспонденцию. Согласно законодательству, данный адрес должен быть расположен на территории Гонконга.
- Фактический адрес — физический адрес, по которому компания фактически осуществляет коммерческую деятельность, направленную на извлечение прибыли. Законодательством не ограничена локация фактического адреса— может быть в Гонконге или за пределами Гонконга. Это адрес, по которому учредитель, директор или другие сотрудники физически находятся и действительно работают, выполняют операционную деятельность. В том числе, это может быть домашний адрес директора или учредителя, если они работают из дома.
Правительство САР Гонконг ежегодно рассылает компаниям письма от Департамента статистики и Внутренних доходов. Поскольку юридический адрес вашей компании — это единственная информация, которой располагает правительство для отправки вам официальных уведомлений, например, налоговых деклараций из Департамента внутренних доходов или опросов из Департамента переписи населения и Статистического управления, вам, как директору компании, важно выбрать правильный адрес и своевременно обрабатывать эти документы.
Для получения деловой корреспонденции от клиентов и партнеров, обмена образцами продукции, проведения деловых встреч, как правило, используется фактический адрес компании. Это помогает сохранить коммерческую тайну и обеспечивает удобство получения документов сразу в руки уполномоченных лиц.
Помимо этого, наличие у компании фактического адреса за пределами Гонконга дает дополнительный аргумент для применения территориального принципа налогообложения с целью освобождения прибыли компании от источников за пределами Гонконга от налогообложения.
Какие документы должны храниться по юридическому адресу компании
Согласно Постановлению о компаниях Гонконга, компания обязана хранить свои реестры и корпоративные документы либо по юридическому адресу, либо в другом месте, официально зарегистрированном в Гонконге. Документы, которые должны быть сохранены, включают:
- Реестр акционеров (раздел 627).
- Реестр контролирующих лиц (раздел 653H).
- Реестр директоров (раздел 641).
- Реестр корпоративных секретарей (раздел 648).
- Реестр обременений (раздел 352).
- Копии документов, создающих обременения (раздел 351).
- Реестр держателей облигаций (раздел 308).
- Протоколы заседаний совета директоров и акционеров (разделы 481, 483, 618).
Эти документы могут храниться в другом месте на территории Гонконга, но об этом необходимо уведомить Реестр компаний в течение 15 дней с момента их размещения.
Кроме этого, по адресу регистрации компании должен храниться Сертификат о регистрации и действующий сертификат о бизнес регистрации.
Виды юридических адресов
Выбор правильного юридического адреса является важным шагом при регистрации компании в Гонконге. Рассмотрим основные доступные варианты:
Юридический адрес, предоставляемый корпоративным секретарем
В Гонконге стандартной практикой является использование услуг лицензированного корпоративного секретаря, который, в частности, имеет право предоставлять юридический адрес компаниям на основе своей лицензии, полученной от Реестра компаний Гонконга.
Как правило, юридический адрес сроком на 1 год уже включен в пакет по регистрации компании и в дальнейшем в стандартном режиме продлевается со всеми другими необходимыми процедурами, предусмотренными законодательством.
Корпоративный секретарь на профессиональной основе ведет свою деятельность и обеспечивает получение корреспонденции от государственных органов, оперативно ее обрабатывает и информирует уполномоченных лиц компании.
Кроме того, корпоративный секретарь хранит все установленные законом документы по адресу регистрации компании, предпринимает необходимые действия для их актуализации. Также секретарь обеспечивает доступность наименования вашей компании на адресе регистрации.
Использование юридического адреса секретаря является надежным вариантом, позволяет избежать проблем при своевременном получении или обработке государственных уведомлений.
Кроме этого, данный вариант является самым экономически выгодным для компаний., которые не имеют собственного офиса на территории Гонконга.
Важно отметить, что использование юридического адреса от секретаря не обеспечивает условий для признания источника прибыли компании в Гонконге. Корпоративный секретарь – это законодательно установленная роль в компании и оплаты в адрес секретаря и использование его юридического адреса не влияет на источник прибыли компании, что важно при доказывании отсутствия источника прибыли на территории Гонконга для получения освобождения от налогообложения прибыли.
Виртуальный адрес в Гонконге
Это адрес, предоставляемый прямым арендатором или субарендатором. Как правило данный тип аренды не подразумевает нахождение по данному адресу компании. Важно убедиться, что арендодатель может обеспечить своевременное принятие и обработку корреспонденции от гос. органов. Кроме того, достаточно проблемный вопрос – это обеспечения хранения реестров компании. Так как по данному адресу компании не выделяется рабочее место, где можно было бы хранить реестры и документы компании.
Целесообразность использования виртуального адреса отдельно от предоставляемого секретарем совершенно не очевидна и даже во многих аспектах контрпродуктивна. Кроме того, это будет более дорогой вариант аренды и менее защищённый в плане хранения документации.
Аренда офиса или рабочего места
Целесообразен только тогда, когда вашей компании необходимо иметь фактическое присутствие на территории Гонконга и обеспечить им рабочие места.
Это безусловно самый дорогостоящий вариант, в десятки, а то сотни раз дороже использования юридического адреса от корпоративного секретаря. Это вызвано тем, что стоимость недвижимости в Гонконге и ее аренда крайне высоки.
Как при аренде офиса, так и рабочего места компании необходимо иметь персонал, который будет получать и обрабатывать корреспонденцию от государственных органов.
Наличие фактического офиса и сотрудников в Гонконге также может повлиять на налоговые обязательства компании, поскольку может свидетельствовать о том, что бизнес ведется непосредственно на территории САР.
Также, нужно позаботиться о надежном хранении и актуализации обязательных реестров и документов компании.
Среди преимуществ можно выделить престиж для компании и наличие сабстенса на территории Гонконга.
Домашний адрес
Жилой адрес может использоваться как юридический (по крайней мере прямого запрета закон не предусматривает), однако важно убедиться, что договор аренды заключенный с арендодателем позволяет использовать его для таких целей. В большинстве случаев арендодатели не заключают договоры для использования их жилой недвижимости для коммерческих целей.
Если же вы являетесь владельцем жилого помещения, то договор аренды Вам не потребуется и использование в качестве юридического адреса вашей же компании (когда владелец недвижимости совпадает с акционером или директором компании) будет возможным. Однако, в данном случае нужно убедиться в том, что такое использование вашего жилого помещения не ограничено правилами дома или здания. Также, нужно иметь ввиду, что не все виды деятельности могут быть зарегистрированы на территории жилого помещения.
Если по адресу жилой квартиры зарегистрирована компания, то на двери должна быть установлена табличка с ее названием.
Также, нужно учитывать, что курьеры от госорганов или партнеров будут доставлять корреспонденцию на юридический адрес и такое постоянное движение может создать дискомфорт для других жильцов и вызвать их недовольство.
Смена юридического адреса гонконгской компании
Адрес регистрации компании, указанный в регистрационных документах, считается официальным адресом регистрации компании с даты гос. регистрации и до тех пор, пока регистрирующий орган не получит уведомление об изменении адреса регистрации в соответствии с подразделом 3 Постановления.
Для смены юридического адреса компании необходимо уведомить:
- Реестр компаний Гонконга через подачу формы NR1 («Notice of Change of Address Registered Office»).
- Налоговый департамент через подачу формы IRC3111A.
- Если компания обладает специализированной лицензией, необходимо уведомить соответствующий надзорный орган.
Уведомить государственные органы необходимо в течение 15 дней после даты изменения.
Кроме этого, перед подачей форм необходимо оформить внутреннее решение компании, которое должно быть одобрено директором.
Если вы не уведомили о смене адреса, это считается серьезным правонарушением. В соответствии с разделом 658(5) Закона о компаниях (гл. 622), несообщение компанией и ее ответственными лицами об изменении адреса является нарушением закона. Это может привести к штрафу 5-го уровня, при этом суд может наложить штраф до 50 000 гонконгских долларов. Кроме того, может быть назначен дополнительный штраф в размере 1000 долларов за каждый день, пока продолжается правонарушение.
При изменении юридического адреса также важно не забыть уведомить своих партнеров, банки и финансовые организации.
Контрольный список действий после смены юридического адреса
После успешного изменения юридического адреса компании важно выполнить несколько ключевых шагов, чтобы проинформировать всех заинтересованных лиц и обновить информацию в документах. Оповестите клиентов и заказчиков, убедившись, что они знают о смене адреса. Уведомите банки и страховые компании, внесите изменения в их базы данных, чтобы избежать возможных проблем с операциями. Сообщите поставщикам и провайдерам услуг, так как это важно для своевременной доставки и оказания услуг. Обновите новый адрес на сайте компании и в другой корреспонденции, убедившись, что ваши контакты актуальны на всех публичных платформах. Измените адрес на фирменных бланках, конвертах, визитных карточках и счетах-фактурах. Разместите уведомление на двери нового офиса; если вывеска ещё не готова, разместите временное уведомление, чтобы почтовая корреспонденция не терялась. Эти шаги помогут обеспечить бесперебойную работу компании и поддержание актуальности информации для всех заинтересованных сторон.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Да, использование жилого адреса возможно, но он должен находиться в Гонконге и соответствовать требованиям законодательства. Почтовый ящик нельзя указывать в качестве юридического адреса. Он также должен быть доступен для получения корреспонденции в рабочие часы. Если вы арендуете жилье, необходимо получить разрешение арендодателя на использование адреса для бизнеса. Также потребуется установить вывеску с названием компании на двери, что может вызвать неудобства.
Несвоевременное уведомление об изменении юридического адреса может привести к серьезным последствиям. В случае нарушения компании грозят штрафы до 50 000 гонконгских долларов, а также дополнительные штрафы за каждый день, пока нарушение продолжается. Кроме того, это может повлиять на вашу репутацию и привести к задержкам в получении важной корреспонденции от государственных органов. Важно обеспечить своевременное уведомление не только государственных органов, но и всех ваших деловых партнеров, клиентов и финансовых учреждений.
Коммерческий адрес выгоден не только с точки зрения конфиденциальности, но и с точки зрения восприятия вашей компании. Адрес в деловом центре Гонконга придаёт вашему бизнесу солидность и повышает доверие со стороны клиентов и партнеров. Кроме того, использование коммерческого адреса избавляет вас от необходимости согласовывать использование жилого помещения с арендодателем и позволяет избежать потенциальных конфликтов с соседями или властями. Это также удобно для ведения бизнеса, требующего регулярных встреч с клиентами или партнёрами.
По закону, на юридическом адресе должны храниться регистрационные документы компании, такие как BRC (Business Registration Certificate) и реестры компании. Если вы решаете хранить их в другом месте на территории Гонконга, необходимо уведомить Реестр компаний о новом месте хранения.